Kun Shirya Audit?
Marubuta: Ki James da John Boyer
Lokacin da kuka fara karanta taken wannan labarin, tabbas kun firgita kuma nan da nan kuyi tunanin binciken kuɗin ku. Wadancan na iya zama masu ban tsoro, amma menene yarda duba?
Shin kun shirya don yin bitar bitar ƙungiyar ku ga kwangila da buƙatun tsari?
Binciken bin ka'ida yana duba abubuwan sarrafawa na cikin gida, manufofin tsaro, ikon samun damar mai amfani, da sarrafa haɗari. Damar tana da yawa da kuke da ita wasu irin tsare-tsare a wurin, amma bin diddigin bin doka da ya shafi (misali) Dokar Kula da Inshorar Lafiya da Lamuni (HIPAA) za ta tabbatar da cewa ƙungiyar ku tana da akai-akai tilasta manufofi da sarrafawa, ba wai kawai suna kan littattafai ba.
Madaidaicin yanayin bitar bin ka'ida zai dogara da nau'in, amma galibi ya ƙunshi nuna cewa samun damar yin rikodin yana da tsaro, kuma bayanan da ke cikin nazarin ku da yanayin bayar da rahoto an iyakance ga ma'aikatan da suka dace.
Matsala
Bayar da tabbataccen tabbaci mai kyau da inganci na riko na iya zama babban ciwo. Don dalilai na nuni, bari mu mai da hankali ga takamaiman misali guda ɗaya.
Kowane yanayin samarwa ya kamata ya sami digital hanyar takarda. Ya kamata a fara da tunani, ci gaba ta hanyar gwaji da gyara kwari, nemo hanyar da ta wuce ƙuduri, kuma ta ƙare a amincewar ƙarshe, samfurin da aka kammala.
Wannan mataki na ƙarshe - amincewar ƙarshe - shine mafi so ga masu duba don ɗauka. Za su iya tambaya, "Shin za ku iya nuna mani yadda kuke tabbatar da cewa duk rahotannin da ke cikin yanayin samarwa sun bi tsarin aikin ku?"
Dole ne ku samar da jerin sunayen kowane rahoton hijira.
Me yasa wannan yake da mahimmanci
Samar da masu duba masu mahimmanci da isassun bayanai na iya zama mai ban tsoro, musamman idan tsarin aikin hannu ne – har ma idan ba ka shirya bikin ba.
Yana da mahimmanci ba kawai kafawa da bin manufofin ku ba, har ma ku kiyaye hanyoyin da za a tabbatar da tabbatar da bin ƙa'idodin ku.
A takaice, kuna buƙatar ku kasance cikin shiri don samar da rikodin tantancewa na wanda ya isa ga menene, menene canje-canjen da aka yi ga muhalli, duk rahotannin da mutane suka yi, waɗanda suka yi rahotanni, da yadda kowane kadara a cikin yanayin samarwa ya wuce ta hannun mai haɓakawa da hannun QA daidai. .
Dabarun
Kasancewa "a shirye" don dubawa na iya zuwa ta nau'i daban-daban, wasu daga cikinsu suna da ƙoƙari mafi girma kuma suna iya hana ku daga matsala fiye da wasu. Anan ga matsayin wasu amma ba duka ba don ƙarin zaɓuɓɓuka masu kyau.
Hargitsi da Hatsaniya
Mai yiyuwa ne kai, masoyi, mai karatu, ta hanyar wannan labarin, ka gane cewa ba ka da shiri don tabbatar da cewa ba ka aikata munanan laifukan HIPAA don gamsar da mai duba ba.
Idan haka ne, yana iya yin latti dangane da tsawon lokacin da halin ku na hafazar ya yi mulki. Kuna iya samun kanku a cikin wani yanayi mara kyau na zurfafa bincike don nemo duk wani guntun bayanan da za ku iya.
Wannan hanya ce ta gaskiya wacce aka tabbatar a cikin tarihin tarihi don samun sakamako mai muni.
Idan kuna shirin ɗaukar damar ku kuma harba wannan dabarar, kawai kada ku yi. Kai na gaba zai gode maka.
Jini, Gumi, da Hawaye
A al'adance, 'yan kasuwa sun adana bayanan da suka dace na duk abin da ke faruwa ta hanyar ƙeta da aiki. A cikin wasu manyan fayiloli a cikin tsarin su, akwai maƙunsar rubutu da aka rubuta da hannu (ko da hannu) da takaddun da ke bayyana duk abin da mai duba zai buƙaci sani.
Idan kuna ƙoƙarin tono kanku daga dabarun Hargitsi da Mayhem, wannan na iya zama mafi kyawun faren farawa. Maimakon jira don murkushewa da nemo duk mahimman bayanai a ƙarƙashin mummunan kallon mai duba, tono duk abin da kuke da shi da tattara shi a cikin mafi ƙarancin rikodin karɓuwa na iya yin shi da hannu yayin da kuke da lokaci.
Ko wannan dabarar ita ce al'adar ku ta yau da kullun ko kuma yadda kuke shirin fita daga munanan halaye, muna ba ku shawarar wannan tsari don farawa da zaran kun iya.
Software Control Sigar
Samun cikakken iko a duk sassan kasuwancin ku, ba kawai wuraren ajiyewa inda ya zo da shiri ba, yana sa wannan gabaɗayan tsari ya riƙa sarrafa kansa. Yayin da masu amfani ke yin canje-canje ga wani abu, za ta yi rikodin shiru ta atomatik wanda ke yin canjin, a wane lokaci, waɗanne hanyoyin da aka bi, duka yadi tara.
Lokacin da masu dubawa suka zo suna kwankwasa ƙofar ku kuma suna son sanin abin da ya faru, kuna iya kawai koma zuwa tarihin sigar ku na ciki. Ba za ku buƙaci yin ƙwaƙƙwara don nemo hujja ba, ba za ku buƙaci ɓata sa'o'i a cikin bayanan rikodi na ma'auni ba - software ɗin tana yin aikin a gare ku. Kuna iya mayar da hankali kawai inda ya fi mahimmanci.
Software sarrafa sigar yana da wasu manyan fa'idodi kuma; wato, da ikon jujjuya baya zuwa ga baya versions. Wannan na iya zama babban yanayin yanayin rayuwa, musamman ga shirye-shiryen da in ba haka ba basu da wannan aikin.
Samun ikon jujjuya gabaɗaya kuma daidai daidai gwargwado kuma yana ba ku bargon tsaro daga abubuwa kamar ransomware, inda goge injin ku na iya zama larura don fara gudanar da kasuwancin kuma. Maimakon rasa duk bayananku ko ma aikin da kansa, kuna iya kawai tuntuɓar sarrafa sigar, zaɓi zaɓi na baya-bayan nan, da haɓakar ɓarna, kun dawo cikin kasuwanci.
Kammalawa
Binciken binciken ba dole ba ne ya zama masu kallo masu ban tsoro a kan kasuwancin ku, suna jiran murkushe duk wani kuzarin da kuke da shi. Idan ka ɗauki matakan da suka dace kuma ka sami ingantacciyar software mai sarrafa sigar, to, damuwa na dubawa da slog na rikodi na iya ɓacewa, kamar hawaye a cikin ruwan sama.
