नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों का कार्यालय में वापस स्वागत करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है

लगभग 2 वर्षों तक घर से काम करने के बाद, कुछ चीज़ें पहले जैसी नहीं रहेंगी।

कोरोना वायरस महामारी के जवाब में, कई व्यवसायों ने अपने दरवाजे बंद कर दिए और अपने कर्मचारियों को घर से काम करने के लिए कहा। श्रमिकों को सुरक्षित रखने के नाम पर, जो नियोक्ता दूरस्थ कार्यबल में संक्रमण कर सकते थे, उन्होंने ऐसा किया। यह एक बड़ा परिवर्तन था. यह न केवल एक सांस्कृतिक बदलाव था, बल्कि कई मामलों में, आईटी और संचालन को व्यक्तियों के वितरित नेटवर्क का समर्थन करने के लिए संघर्ष करना पड़ा। अपेक्षाएँ यह थीं कि हर कोई अभी भी समान संसाधनों तक पहुँचने में सक्षम होगा, भले ही वे अब भौतिक रूप से नेटवर्क पर न हों।

कुछ उद्योगों के पास अपने कर्मचारियों को दूर से काम करने की अनुमति देने का विकल्प नहीं था। मनोरंजन, आतिथ्य, रेस्तरां और खुदरा बिक्री के बारे में सोचें। किन उद्योगों ने महामारी का सबसे अच्छा सामना किया? बेशक, बड़ी फार्मास्युटिकल कंपनियां, मास्क निर्माता, होम डिलीवरी सेवाएं और शराब की दुकानें। लेकिन, हमारी कहानी इस बारे में नहीं है। टेक कंपनियाँ फली-फूलीं। ज़ूम, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और स्काइप जैसी टेक कंपनियां वर्चुअल मीटिंग की नई मांग में अन्य उद्योगों का समर्थन करने के लिए तैयार थीं। अन्य, काम से बाहर, या अपने लॉकडाउन का आनंद लेते हुए, ऑनलाइन गेमिंग की ओर रुख कर गए। चाहे लोग दूर से काम कर रहे हों या नई नौकरी से निकाले गए हों, सहयोग और संचार से संबंधित प्रौद्योगिकी की पहले से कहीं अधिक आवश्यकता थी।

वह सब हमारे पीछे है। अब चुनौती सभी को कार्यालय में वापस लाने की है। कुछ कार्यकर्ता कह रहे हैं, "अरे नहीं, मैं नहीं जाऊंगा।" वे कार्यालय लौटने का विरोध करते हैं। कुछ लोग छोड़ सकते हैं. हालाँकि, अधिकांश कंपनियों को अपने कर्मचारियों को कम से कम एक हाइब्रिड मॉडल में कार्यालय लौटने की आवश्यकता होती है - कार्यालय में 3 या 4 दिन और बाकी घर से काम करना। व्यक्तिगत और कर्मियों से परे, क्या आपकी व्यावसायिक अचल संपत्ति जो इतने लंबे समय से खाली है, इन कर्मचारियों का घर में स्वागत करने के लिए तैयार है?  

सुरक्षा

ज़ूम साक्षात्कार के दौरान आपने जिन कर्मचारियों को काम पर रखा है, उनमें से कुछ को आपने एक लैपटॉप भेजा है और उन्होंने कभी आपके कार्यालय के अंदर का हिस्सा भी नहीं देखा है। वे पहली बार अपने साथियों से आमने-सामने मिलने का इंतजार कर रहे हैं। लेकिन, उनका लैपटॉप कभी भी आपके भौतिक नेटवर्क पर नहीं रहा है।  

• क्या कंप्यूटर ऑपरेटिंग सिस्टम को सुरक्षा अद्यतन और पैच के साथ चालू रखा गया है?  
• क्या कर्मचारियों के लैपटॉप में उपयुक्त एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर है?
• क्या कर्मचारियों को साइबर सुरक्षा में प्रशिक्षित किया गया है? फ़िशिंग और रैनसमवेयर हमले बढ़ रहे हैं। घरेलू कार्यस्थल कम सुरक्षित हो सकते हैं और कोई कर्मचारी अनजाने में कार्यालय में मैलवेयर ले जा सकता है। कार्यालय नेटवर्क सुरक्षा कमजोरियों से समझौता किया जा सकता है।
• आपकी नेटवर्क सुरक्षा और निर्देशिका सेवाएँ उस MAC पते को कैसे संभालेंगी जो उसने पहले कभी नहीं देखा है?
• शारीरिक सुरक्षा ढीली हो गई होगी. यदि कर्मचारी टीम से बाहर चले गए हैं या कंपनी से बाहर चले गए हैं, तो क्या आपको उनके बैज एकत्र करना और/या उनकी पहुंच अक्षम करना याद है?

संचार

कार्यालय लौटने वालों में से कई लोग विश्वसनीय इंटरनेट और फोन सेवा की सराहना करेंगे, जिसे बनाए रखने और समस्या निवारण के लिए उन्हें स्वयं की आवश्यकता नहीं है।

• क्या आपने डेस्क फोन और कॉन्फ्रेंस रूम फोन की जांच की है? संभावना अच्छी है कि यदि कुछ समय से उनका उपयोग नहीं किया गया है, तो वीओआइपी फोन को रीसेट करने की आवश्यकता हो सकती है। बिजली में किसी भी उतार-चढ़ाव, हार्डवेयर में बदलाव, नेटवर्क गड़बड़ियों के कारण, ये फोन अक्सर अपना आईपी खो देते हैं और यदि नए आईपी पते नहीं दिए गए हैं तो उन्हें कम से कम रीबूट करने की आवश्यकता होगी।
• जो कर्मचारी घर से काम कर रहे हैं, वे आवश्यकता से बाहर अपनी पसंदीदा त्वरित संदेश सेवा के साथ-साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का भी उपयोग कर रहे हैं। ये उत्पादकता बढ़ाने में काफी मददगार रहे हैं। क्या ये कर्मचारी यह जानकर निराश होंगे कि इस तरह के उपकरण जिन पर वे भरोसा करते आए हैं, वे अभी भी कार्यालय में प्रतिबंधित हैं? क्या अब उत्पादकता और नियंत्रण के बीच संतुलन पर पुनर्विचार करने का समय आ गया है?  

हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर

आपकी आईटी टीम रिमोट फोर्स को कनेक्ट रखने में व्यस्त है। कार्यालय हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर की उपेक्षा की गई है।

• क्या आपके आंतरिक सिस्टम को कभी एक ही समय में इतने सारे उपयोगकर्ताओं का समर्थन करने की आवश्यकता पड़ी है?
• क्या कोई उपकरण अब पुराना हो गया है या 2 साल बाद अप्रचलित हो गया है? सर्वर, मॉडेम, राउटर, स्विच।
• क्या सर्वर का सॉफ़्टवेयर नवीनतम रिलीज़ के साथ अद्यतित है? दोनों ओएस, साथ ही एप्लिकेशन भी।
• आपके कॉर्पोरेट सॉफ़्टवेयर के लाइसेंस के बारे में क्या? क्या आप अनुपालन में हैं? क्या आपके पास पहले से अधिक उपयोगकर्ता हैं? क्या उन्हें समवर्ती उपयोग के लिए लाइसेंस प्राप्त है?  

संस्कृति

नहीं, यह आपका घर नहीं है, लेकिन वास्तव में कार्यालय वापस आने का क्या मतलब है? यह सिर्फ एक और जनादेश नहीं होना चाहिए।

• पेय मशीन महीनों से नहीं भरी गई है। इसे एक सच्चा स्वागत बनाएं। अपने कर्मचारियों को ऐसा महसूस न होने दें कि वे एक परित्यक्त घर में चुपचाप घुस रहे हैं और उनसे इसकी उम्मीद नहीं की गई थी। स्नैक्स बैंक को तोड़ने वाले नहीं हैं और उन्हें यह बताने में काफी मदद मिलेगी कि उनकी सराहना की जाती है। याद रखें, कुछ कर्मचारी अभी भी घर पर ही रहना पसंद करेंगे।
• कर्मचारी प्रशंसा दिवस मनाएँ। कई कंपनियाँ अपने कर्मचारियों के स्वागत के लिए एक प्रकार का भव्य उद्घाटन कर रही हैं।
• जिन कारणों से आप कर्मचारियों को कार्यालय में वापस चाहते हैं उनमें से एक कारण सहयोग और उत्पादकता है। पुरानी नीतियों से नेटवर्किंग और रचनात्मकता को बाधित न करें। नवीनतम सीडीसी और स्थानीय दिशानिर्देशों के साथ बने रहें। कर्मचारियों को आरामदायक सीमाएँ निर्धारित करने दें, यदि वे चाहें तो मास्क लगाएँ और जब उन्हें घर पर रहना चाहिए तब रहने दें।  

• आपने निस्संदेह पिछले दो वर्षों में नए कर्मचारियों को नियुक्त किया है। उन्हें भौतिक स्थान की ओर उन्मुख करना न भूलें। उन्हें चारों ओर दिखाओ. सुनिश्चित करें कि उनके पास पार्क करने के लिए जगह हो और उनके कार्यालय का सारा सामान हो। सुनिश्चित करें कि उन्हें कार्यालय आने के लिए दंडित महसूस न हो।
• इसमें कोई खतरा नहीं है कि कर्मचारी आकस्मिक शुक्रवार को भूल जाएं, लेकिन यह आवश्यक नहीं है कि इसे हर दिन आकस्मिक बना दिया जाए। चिंता न करें, हममें से बहुतों के पास ऐसे परिधान हैं जो धैर्यपूर्वक हमारे उनके वापस आने का इंतजार कर रहे हैं। बस यही आशा है कि वे अभी भी हम पर मौजूद "महामारी 15" के अनुरूप हैं।

आम राय

महामारी की शुरुआत में, कई संगठन कर्मचारियों को घर से काम करने की अनुमति देने में धीमे थे। यह सोचने का एक नया तरीका था. अधिकांश, अनिच्छा से, अपने कई श्रमिकों को दूर से काम करने देने पर सहमत हुए। यह नया क्षेत्र था और दूरस्थ बनाम कार्यालय कार्य के इष्टतम संतुलन पर कोई सहमति नहीं थी।  अक्टूबर 2020 में कोका-कोला ने एक आश्चर्यजनक घोषणा की। हेडलाइंस में चिल्लाया गया, सभी भारतीय कर्मचारियों के लिए घर से स्थायी काम।  "घर से काम करने के मॉडल ने कई कंपनियों और संगठनों (मुख्य रूप से आईटी) को यह निर्णय लेने पर मजबूर कर दिया है कि एक बार जब महामारी का प्रभाव कम होना शुरू हो जाएगा, तो कर्मचारियों के एक बड़े समूह को कभी भी कार्यालय लौटने की कोई बाध्यता नहीं होगी।" दूर से काम करने की ओर बदलाव आया और पीडब्ल्यूसी सर्वेक्षण के नतीजों में दावा किया गया कि "दूरस्थ काम कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए जबरदस्त सफलता रहा है।" बहुत खूब।

आश्चर्य की बात नहीं कि हर कोई इससे सहमत नहीं है। गोल्डमैन सैक्स के सीईओ डेविड सोलोमन का कहना है कि दूरस्थ कार्य "एक विपथन" है।  मात नहीं दे सकता, एलोन मस्कडिसेंटर इन चीफ का कहना है: "दूरस्थ कार्य अब स्वीकार्य नहीं है।"  हालाँकि, मस्क ने रियायत दी। उन्होंने कहा कि उनके टेस्ला कर्मचारी तब तक दूर से काम कर सकते हैं जब तक वे प्रति सप्ताह न्यूनतम 40 घंटे ("और मेरा मतलब न्यूनतम") कार्यालय में हैं! ट्विटर घर से काम करने की नीति अपनाने वाली पहली कंपनियों में से एक थी। 2020 में ट्विटर के अधिकारियों ने वादा किया था कि उनके पास "वितरित कार्यबल" होगा। हमेशा के लिए.  ट्विटर को खरीदने की अपनी चर्चा में, मस्क ने स्पष्ट किया कि उन्हें उम्मीद है कि कार्यालय में सभी लोग मौजूद रहेंगे।

इसलिए, कोई आम सहमति नहीं है, लेकिन दोनों पक्षों में बहुत सारी मजबूत राय हैं। चेतावनी कर्मचारी.

नीतियां और प्रक्रियाएं

महामारी के दौरान, प्रक्रियाएं बदल गई हैं। उन्होंने वितरित कार्यबल को अपना लिया है। कंपनियों को नए कर्मचारियों की ऑन-बोर्डिंग और प्रशिक्षण से लेकर टीम मीटिंग, सुरक्षा और टाइमकीपिंग तक सभी चीजों को समायोजित करने के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को संशोधित करना पड़ा है।

• हाल ही में एक गार्टनर अध्ययन पाया गया कि प्रक्रियाओं में बदलावों में से एक लचीलेपन और लचीलापन के लिए एक सूक्ष्म संक्रमण था। पहले, दक्षता को अधिकतम करने के लिए प्रक्रियाएं बनाने पर ध्यान केंद्रित किया गया था। कुछ संगठनों ने पाया कि दक्षता के लिए अनुकूलित प्रक्रियाएँ बहुत नाजुक थीं और उनमें लचीलेपन की कमी थी। उचित समय पर आपूर्ति श्रृंखला पर विचार करें। अपने चरम पर, पैसे की बचत जबरदस्त होती है। हालाँकि, यदि आपूर्ति श्रृंखला में व्यवधान आता है, तो आपको अन्य विकल्प तलाशने होंगे।
• इसी अध्ययन में पाया गया कि प्रक्रियाएँ अधिक जटिल होती जा रही हैं क्योंकि कंपनी स्वयं अधिक जटिल होती जा रही है। कंपनियाँ जोखिम को कम करने और प्रबंधित करने के प्रयास में अपनी सोर्सिंग और बाज़ारों में विविधता ला रही हैं।
• आंतरिक समीक्षा के लिए यह एक अच्छा समय हो सकता है। क्या आपकी नीतियों में संशोधन की आवश्यकता है? क्या वे भविष्य की आकस्मिकताओं को संभालने के लिए विकसित हो गए हैं? आपकी कंपनी अगले प्रकोप से अलग क्या करेगी?

निष्कर्ष

अच्छी खबर यह है कि कार्यालय में वापस जाना कोई आपात स्थिति नहीं है। व्यापार और हमारे जीवन को बाधित करने वाले तीव्र ब्रह्मांडीय बदलाव के विपरीत, हम योजना बना सकते हैं कि हम नई सामान्य स्थिति को कैसा दिखाना चाहते हैं। हो सकता है कि यह वैसा न दिखे जैसा महामारी से पहले दिखता था, लेकिन सौभाग्य से, यह बेहतर हो सकता है। कार्यालय में वापस आने के परिवर्तन का उपयोग पुनर्मूल्यांकन करने और एक मजबूत भविष्य की योजना बनाने के अवसर के रूप में करें।

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