VTCT is een data-intensief bedrijf van Qlik
Vocational Training Charitable Trust (VTCT) is een gespecialiseerde organisatie die beroepskwalificaties en technische kwalificaties aanbiedt in verschillende dienstverlenende sectoren. De doelstellingen zijn voor de bevordering van onderwijs, onderzoek en publieke verspreiding van kennis. En data overlopen bij VTCT.
Sinds 2015 zijn ze gegroeid van 3 naar meer dan 18 verschillende bronnen die nu hun data-ecosysteem creëren. Hierdoor kunnen gegevens
worden gebruikt in context en biedt diepe inzichten die resulteren in acties. In hetzelfde jaar ontdekten en implementeerden Sean Bruton, Qlik Luminary 2018-2019 en Business Intelligence Architect bij VTCT Qlik Sense voor het eerst.
Te veel tijd besteed aan administratie
Met Qlik Sense was Sean in staat om het aantal apps met ongeveer 80% te verkleinen en tegelijkertijd de verscheidenheid aan gegevens wereldwijd uit te breiden. Hierdoor kon via de data een rijker verhaal worden verteld. De apps zijn toegankelijk via dynamische dashboards die medewerkers in de hele organisatie snel en eenvoudig toegang geven tot de gegevens die ze nodig hebben.
Omdat Sean dankzij Qlik Sense veel sneller apps kon maken, zocht hij naar een manier om alle wijzigingen snel bij te houden. Elke wijziging aan een gegevenspunt in een Qlik Sense-app kan een rimpeleffect hebben in de hele organisatie; er is geen ruimte voor fouten. Aanvankelijk vertrouwde Sean op een "eigengemaakte" versiebeheeraanpak, waarbij hij lokaal kopieën van elke versie van een app maakte, zodat hij een eerdere versie kon herstellen als er een fout werd gevonden. Dit hield in dat elke versie werd bewaard en ze "V1, V2, V3, enz."
Als er een fout werd gemaakt, zou het BI-team moeten zoeken naar de laatste juiste versie en de informatie handmatig moeten kopiëren naar de live Qlik-omgeving. Dit kan behoorlijk vervelend zijn en uren tot dagen duren. Er is een extra risico dat nieuwe informatie die aan de nieuwste versie is toegevoegd, verloren kan gaan als ze terug moeten naar een vorige versie. Dit proces vereiste nauwgezette aandacht voor detail op het gebied van gegevensinvoer en scripting. Nabewerking en gegevensinvoer nemen kostbare tijd weg van analyse en het ondernemen van actie.
Efficiënter werken in Qlik
In 2018 ontdekte Sean een product genaamd Soterre. Soterre, een oplossing van Motio, Inc., elimineert tijdrovende en omslachtige beheertaken in Qlik Sense. Sean gebruikt het nu dagelijks in zijn rol bij VTCT.
Soterre draait als een aparte app binnen de Qlik Sense-omgeving en biedt volledige zichtbaarheid van toevoegingen/verwijderingen, wijzigingen, etc. “Het is niet zomaar een cliché. Tijd is kostbaar en er is een vaste hoeveelheid van. Ik doe het ontwerp, de ontwikkeling en de analyse. Als ik te veel tijd besteed aan het bouwen van een app, heb ik minder tijd om anderen te onderwijzen en te empoweren door de analyse en projecties van de resultaten ervan.”
Het versiebeheer in Soterre veranderde de manier waarop VTCT werkt in Qlik Sense:
- Verbeterde productiesnelheid van Qlik-apps
- Minder vergelijkbare inhoud voor een schoner milieu
- Een "vangnet" gemaakt omdat u eerdere of verwijderde inhoud kunt terugzetten
"Soterre neemt de stress en angst weg om veranderingen bij te houden. Het geeft me rust.” Hij richt zich nu op hoe een mogelijke verandering belanghebbenden kan machtigen, de gegevenskwaliteit kan verbeteren of zelfs processen kan versnellen in plaats van zich zorgen te maken dat het maken van de verandering een mogelijke fout kan veroorzaken en uren kan kosten. Nu hoeft het BI-team het risico van creatieve veranderingen niet af te wegen, ze zijn vrij om wijzigingen aan te brengen die helpen anticiperen op trends en de gegevens voor blijven.
Naast het dagelijkse gebruik, Soterre's version Control helpt VTCT bij hun naleving. De kwalificaties die VTCT produceert, worden gereguleerd door overheidsinstanties. Versiebeheer biedt een duidelijke, uitgebreide audit trail die voor elke externe partij te begrijpen is.
“Het is mijn taak om data te laten praten en mijn collega's te empoweren door middel van die data-inzichten. Vanwege Soterre, word ik niet langer beperkt door administratieve taken en het maken van ongeplande back-ups. Hierdoor kan ik me elke dag focussen op hoe ik mensen in hun kracht kan zetten. En daar mag je geen prijskaartje aan hangen.”
