Shadow IT: балансаванне рызык і пераваг, з якімі сутыкаецца кожная арганізацыя

абстрактны

Рэпартаж самаабслугоўвання - гэта зямля абяцаная дня. Няхай гэта будзе Tableau, Cognos Analytics, Qlik Sense або іншы аналітычны інструмент, усе пастаўшчыкі, здаецца, спрыяюць выяўленню і аналізу дадзеных самаабслугоўвання. З самаабслугоўваннем пастаўляецца Shadow IT. Мы сцвярджаем, што усё арганізацыі пакутуюць ад ценявых ІТ, якія хаваюцца ў цені, у той ці іншай ступені. Рашэнне заключаецца ў тым, каб асвятліць гэта, кіраваць рызыкамі і максымізаваць выгады. 

агляд

У гэтай белай кнізе мы раскажам аб эвалюцыі справаздачнасці і брудных сакрэтах, пра якія ніхто не гаворыць. Розныя інструменты патрабуюць розных працэсаў. Часам нават ідэалогій.  Ідэалогіі з'яўляюцца «комплекснымі сцвярджэннямі, тэорыямі і мэтамі, якія складаюць сацыяльна-палітычную праграму». Не атрымаем сацыяльна-палітычны але я не магу прыдумаць ні слова, каб перадаць бізнес-праграму і IT-праграму. Я б лічыў, што база дадзеных Кімбала-Інмона падзяляе ідэалагічныя дэбаты падобным чынам. Іншымі словамі, ваш падыход або тое, як вы думаеце, рухае вашымі дзеяннямі.  

Фон

Калі ПК IBM 5100 быў самым сучасным, за 10,000 5 долараў вы атрымаеце 16-цалевы экран з убудаванай клавіятурай, XNUMX КБ аператыўнай памяці і магнітафон вагой крыху больш за 50 фунтаў. Падыходзіць для бухгалтарскага ўліку, ён будзе падлучаны да асобна стаячага дыскавага масіва памерам з невялікую шафу для дакументаў. Любыя сур'ёзныя вылічэнні па-ранейшаму выконваліся з дапамогай тэрміналаў на тайм-шэры мэйнфрейма. (малюнак)

"Аператары” кіраваў ПК і кантраляваў доступ да знешняга свету. Каманды аператараў, або сістэмных адміністратараў і дэвопаў, раслі, каб падтрымліваць тэхналогію, якая пастаянна расце. Тэхналогія была вялікая. Каманды, якія імі кіравалі, былі большыя.

Кіраванне прадпрыемствам і справаздачнасць пад кіраўніцтвам ІТ былі нормай з пачатку кампутарнай эры. Гэта ідэалогія была пабудавана на жорсткім, кансерватыўным падыходзе, згодна з якім «Кампанія» кіруе рэсурсамі і забяспечвае вас тым, што вам трэба. Калі вам патрэбен карыстальніцкі справаздачу або справаздача за перыяд часу, які быў па-за цыклам, вам трэба адправіць запыт.  

Працэс ішоў павольна. Інавацый не было. Agile не існавала. І, як і старажытны духоўны пул, ІТ-аддзел лічыўся накладнымі.

Нягледзячы на ​​мінусы, гэта было зроблена нездарма. Былі некаторыя перавагі, каб зрабіць гэта такім чынам. Існавалі працэсы, якія прытрымліваліся ўсе. Формы запаўняліся ў трох экзэмплярах і накіроўваліся праз міжведамасную пошту. Запыты даных ад усёй арганізацыі былі сартаваны, перамешчаны, расстаўлены па прыярытэтах і выконваліся прадказальным чынам.  

Існавала адзінае сховішча даных і адзіны інструмент справаздачнасці для ўсяго прадпрыемства. Кансерваваныя справаздачы, створаныя цэнтральнай камандай, прадаставілі а адзіная версія праўды. Калі лічбы былі няправільныя, усе працавалі з адных і тых жа няправільных лікаў. Ёсць што сказаць пра ўнутраную паслядоўнасць.

Кіраванне такім спосабам вядзення бізнесу было прадказальным. Гэта было бюджэтна.  

Потым аднойчы 15 ці 20 гадоў таму ўсё гэта выбухнула. Адбылася рэвалюцыя. Пашырыліся вылічальныя магутнасці.  закон Мура – “вылічальная магутнасць камп’ютараў будзе падвойвацца кожныя два гады” – было падпарадкавана. ПК былі меншымі і паўсюднымі.   

Усё больш кампаній пачалі прымаць рашэнні на аснове дадзеных, а не інстынктаў, якімі яны карысталіся на працягу многіх гадоў. Яны зразумелі, што лідэры сваёй галіны прымаюць рашэнні, грунтуючыся на гістарычных дадзеных. Неўзабаве дадзеныя сталі блізкімі да рэальнага часу. У рэшце рэшт, рэпартаж стаў прадказальным. Спачатку гэта было элементарна, але гэта быў пачатак выкарыстання аналітыкі для прыняцця бізнес-рашэнняў.

Адбыўся пераход да наймання большай колькасці аналітыкаў і навукоўцаў па даных, каб дапамагчы кіраўніцтву зразумець рынак і прыняць лепшыя рашэнні. Але здарылася смешнае. Цэнтральная ІТ-каманда не прытрымлівалася той жа тэндэнцыі, што скарачаліся персанальныя кампутары. Ён не адразу стаў больш эфектыўным і меншым.

Аднак у адказ на дэцэнтралізаваную тэхналогію ІТ-каманда таксама пачала станавіцца больш дэцэнтралізаванай. Ці, прынамсі, ролі, якія традыцыйна былі часткай ІТ, цяпер сталі часткай бізнес-падраздзяленняў. Аналітыкі, якія разумелі дадзеныя і бізнес, былі ўбудаваныя ў кожны аддзел. Менеджэры пачалі прасіць у аналітыкаў больш інфармацыі. Аналітыкі, у сваю чаргу, сказалі: «Мне трэба будзе запоўніць запыты на дадзеныя ў трох экзэмплярах. Найперш ён будзе зацверджаны на нарадзе па прыярытэтнасці даных у гэтым месяцы. Тады ІТ можа заняць тыдзень ці два, каб апрацаваць наш запыт на даныя - у залежнасці ад іх працоўнай нагрузкі. АЛЕ... калі б я мог проста атрымаць доступ да сховішча даных, я мог бы зрабіць для вас запыт сёння днём ". І так ідзе.

Пачаўся пераход на самаабслугоўванне. ІТ-аддзел палегчыў кантроль над ключамі да дадзеных. Пастаўшчыкі справаздач і аналітыкі пачалі ўспрымаць новую філасофію. Гэта была новая парадыгма. Карыстальнікі знайшлі новыя інструменты для доступу да даных. Яны выявілі, што могуць абыйсці бюракратыю, калі проста атрымаюць доступ да дадзеных. Затым яны маглі б выканаць уласны аналіз і скараціць час абароту, выканаўшы ўласныя запыты.

Перавагі справаздачнасці і аналітыкі самаабслугоўвання

Прадастаўленне масам прамога доступу да дадзеных і справаздачнасць самаабслугоўвання вырашылі шэраг праблем,

1. Засяроджаны.  Спецыяльныя інструменты, якія былі лёгка даступныя, замянілі адзіны, састарэлы, шматмэтавы інструмент справаздачнасці і аналітыкі, які падтрымлівае ўсіх карыстальнікаў і адказвае на ўсе пытанні. 
2. Спрытны.  Раней бізнес-падраздзяленням перашкаджала нізкая прадукцыйнасць. Доступ толькі да даных за мінулы месяц прывёў да немагчымасці хуткай працы. Адкрыццё сховішча даных скараціла працэс, дазваляючы тым, хто бліжэй да бізнесу, працаваць хутчэй, выяўляць важныя тэндэнцыі і хутчэй прымаць рашэнні. Такім чынам, павялічваецца хуткасць і каштоўнасць дадзеных.
3. Упаўнаважаны. Замест таго, каб карыстальнікам даводзілася разлічваць на вопыт і даступнасць іншых, каб прымаць рашэнні за іх, яны атрымалі рэсурсы, паўнамоцтвы, магчымасці і матывацыю для выканання сваёй працы. Такім чынам, карыстальнікі атрымалі паўнамоцтвы з дапамогай інструмента самаабслугоўвання, які можа вызваліць іх ад залежнасці ад іншых у арганізацыі як для доступу да дадзеных, так і для стварэння самога аналізу.

Праблемы справаздачнасці і аналітыкі самаабслугоўвання

Аднак для кожнай вырашанай праблемы са справаздачнасцю самаабслугоўвання стваралася яшчэ некалькі. Інструменты справаздачнасці і аналітыкі больш не кіраваліся цэнтралізавана ІТ-камандай. Такім чынам, іншыя рэчы, якія не былі праблемамі, калі адна каманда кіравала справаздачамі, сталі больш складанымі. Такія рэчы, як забеспячэнне якасці, кантроль версій, дакументацыя і працэсы, такія як кіраванне выпускамі або разгортванне, клапаціліся самі пра сябе, калі імі кіравала невялікая каманда. Там, дзе існавалі карпаратыўныя стандарты справаздачнасці і кіравання данымі, іх больш нельга было выконваць. Было мала разумення або бачнасці таго, што адбывалася па-за ІТ. Кіравання зменамі не існавала. 

Гэтыя падкантрольныя ведамствам інстанцыі функцыянавалі як а ценявой эканомікі які адносіцца да бізнесу, які адбываецца «пад радарам», гэта Shadow IT. Вікіпедыя вызначае Shadow IT як «інфармацыйная тэхналогія (ІТ) сістэмы, разгорнутыя іншымі аддзеламі, чым цэнтральны аддзел ІТ, для абыходу недахопаў цэнтральных інфармацыйных сістэм». Некаторыя вызначаюць Цень ІТ больш бroadуключаць любыя праекты, праграмы, працэсы або сістэмы, якія знаходзяцца па-за кантролем ІТ або Infosec.

Вау! Запаволіць. Калі ценявы ІТ - гэта любы праект, праграма, працэс або сістэма, якія ІТ не кантралююць, то гэта больш шырока распаўсюджана, чым мы думалі. Гэта паўсюль. Калі сказаць прасцей, кожны арганізацыя мае Shadow IT, прызнаюць яны гэта ці не.  Гэта проста зводзіцца да пытання ступені. Поспех арганізацыі ў барацьбе з ценявымі ІТ шмат у чым залежыць ад таго, наколькі добра яны вырашаюць некаторыя ключавыя праблемы.

• бяспекі. У верхняй частцы спісу праблем, створаных Shadow IT рызыкі бяспекі. Падумайце аб макрасах. Падумайце аб электронных табліцах з PMI і PHI, якія адпраўляюцца па-за межамі арганізацыі.
• Павышаны рызыка страты дадзеных.  Зноў жа, з-за няўзгодненасці ў рэалізацыі або працэсах, кожная асобная рэалізацыя можа адрознівацца. Гэта ўскладняе даказаць, што ўсталяваныя дзелавой практыкі выконваюцца. Акрамя таго, гэта робіць цяжкім нават выкананне простых запытаў на аўдыт выкарыстання і доступу.
• Праблемы адпаведнасці.  У сувязі з праблемамі аўдыту таксама павышаецца верагоднасць доступу да даных і патокаў даных, што ўскладняе выкананне такіх правілаў, як Закон Сарбейнса-Окслі, GAAP (Агульнапрынятыя прынцыпы бухгалтарскага ўліку), HIPAA (Закон аб адказнасці медыцынскага страхавання Партатыўнасць і) і іншыя
• Неэфектыўнасць доступу да даных.  Нягледзячы на ​​тое, што адна з праблем, якую размеркаванае ІТ спрабуе вырашыць, - гэта хуткасць перадачы даных, нечаканыя наступствы ўключаюць скрытыя выдаткі для не ІТ-працаўнікоў у фінансах, маркетынгу і HR, напрыклад, якія марнуюць свой час на абмеркаванне праўдзівасці даных, змірыўшыся з нумары іх суседа і спрабуюць кіраваць праграмным забеспячэннем па сядзенні сваіх штаноў.
• Неэфектыўнасць у працэсе. Калі тэхналогія прымаецца некалькімі бізнес-падраздзяленнямі незалежна адзін ад аднаго, так і працэсы, звязаныя з іх выкарыстаннем і разгортваннем. Некаторыя з іх могуць быць эфектыўнымі. Іншыя не вельмі.  
• Непаслядоўная бізнес-логіка і азначэнні. Адсутнічае брамнік для ўстанаўлення стандартаў, верагоднасць узнікнення супярэчнасцяў з-за адсутнасці тэставання і кантролю версій. Без адзінага падыходу да даных і метададзеных бізнес больш не мае адзінай версіі праўды. Дэпартаменты могуць лёгка прымаць дзелавыя рашэнні на аснове памылковых або няпоўных дадзеных.
• Адсутнасць адпаведнасці з карпаратыўным бачаннем.  Ценявыя ІТ часта абмяжоўваюць рэалізацыю ROI. Карпаратыўныя сістэмы, якія дзейнічаюць для заключэння кантрактаў з пастаўшчыкамі і буйнамаштабных здзелак, часам абыходзяць. Гэта патэнцыйна можа прывесці да лішку ліцэнзавання і дубліравання сістэм. Акрамя таго, гэта перашкаджае дасягненню арганізацыйных мэтаў і стратэгічных планаў ІТ.

Сутнасць у тым, што добрыя намеры прыняцця справаздачнасці самаабслугоўвання прывялі да непрадбачаных наступстваў. Праблемы можна абагульніць у тры катэгорыі: кіраванне, бяспека і выраўноўванне бізнесу.

Не памыляйцеся, прадпрыемствам патрэбныя ўпаўнаважаныя карыстальнікі, якія выкарыстоўваюць дадзеныя ў рэжыме рэальнага часу з дапамогай сучасных інструментаў. Яны таксама маюць патрэбу ў дысцыпліне кіравання зменамі, кіравання выпускамі і кантролю версій. Такім чынам, справаздачнасць самаабслугоўвання/BI - гэта падман? Ці можаце вы знайсці баланс паміж аўтаноміяй і кіраваннем? Ці можаце вы кіраваць тым, чаго не бачыце?

Рашэнне

Спектр самаабслугоўвання BI 

Цень больш не цень, калі вы асвятліць яе. Такім жа чынам, Shadow IT больш не варта баяцца, калі ён будзе выведзены на паверхню. Выкрываючы Shadow IT, вы можаце скарыстацца перавагамі справаздач аб самаабслугоўванні, якіх патрабуюць бізнес-карыстальнікі, і ў той жа час зніжае рызыкі за кошт кіравання. Кіраванне ценявым ІТ гучыць як аксюмарон, але насамрэч з'яўляецца збалансаваным падыходам да самаабслугоўвання.

Мне падабаецца гэта аўтарская аналогія (запазычана з Kimball) BI самаабслугоўвання / справаздачнасці параўноўваюць з рэстаранным буфетам. Шведскі стол - гэта самаабслугоўванне ў тым сэнсе вы можаце атрымаць усё, што хочаце і вярнуць яго да стала. Гэта не значыць, што вы збіраецеся ісці на кухню і ставіць свой стейк на грыль. Вам усё яшчэ патрэбны той повар і яе кухонная каманда. Тое ж самае і са справаздачнасцю самаабслугоўвання/BI. ІТ-каманда заўсёды будзе мець патрэбу ў падрыхтоўцы буфета даных шляхам здабывання, трансфармацыі, захоўвання, забеспячэння бяспекі, мадэлявання, запытаў і кіравання.  

Шведскі стол, які можна з'есці, можа быць занадта простым для аналогіі. Мы заўважылі, што існуюць розныя ступені ўдзелу каманды кухні рэстарана. У некаторых, як традыцыйны шведскі стол, яны рыхтуюць ежу ў задняй частцы і выкладваюць шведскі стол, калі ён гатовы да ўжывання. Усё, што вам трэба зрабіць, гэта загрузіць талерку і аднесці яе да стала. Гэта Las Vegas MGM Grand Buffet або бізнес-мадэль Golden Corral. На іншым канцы спектру знаходзяцца такія кампаніі, як Home Chef, Blue Apron і Hello Fresh, якія дастаўляюць рэцэпт і інгрэдыенты да вашай дзверы. Патрабуецца нейкая зборка. Яны робяць пакупкі і плануюць харчаванне. Астатняе робіш ты.

Недзе пасярэдзіне, магчыма, знаходзяцца такія месцы, як Мангольскі грыль, якія падрыхтавалі інгрэдыенты, але выклалі іх для вас, каб выбраць, а затым аддаць талерку з сырым мясам і гароднінай шэф-повару, каб ён паставіў яе на агонь. У гэтым выпадку поспех канчатковага выніку залежыць (прынамсі часткова) ад таго, каб вы выбралі сумесь інгрэдыентаў і соусаў, якія добра спалучаюцца. Гэта таксама залежыць ад падрыхтоўкі і якасці ежы, якую вы павінны выбраць, а таксама ад майстэрства шэф-кухары, які часам дадае свае штрыхі.

Спектр самаабслугоўвання BI

Аналітыка самаабслугоўвання прыкладна такая ж. Арганізацыі з аналітыкай самаабслугоўвання, як правіла, трапляюць дзесьці ў спектры. На адным канцы спектру знаходзяцца арганізацыі, такія як MGM Grand Buffet, дзе ІТ-група па-ранейшаму займаецца падрыхтоўкай даных і метададзеных, выбірае інструмент аналітыкі і справаздачнасці для ўсяго прадпрыемства і прадстаўляе яго канчатковаму карыстальніку. Усё, што трэба зрабіць канчатковаму карыстальніку, гэта выбраць элементы даных, якія ён хоча бачыць, і запусціць справаздачу. Адзінае, што самаабслугоўванне гэтай мадэлі - гэта тое, што справаздача яшчэ не створана ІТ-камандай. Філасофія арганізацый, якія выкарыстоўваюць Cognos Analytics, прыпадае на гэты канец спектру.

Арганізацыі, якія больш нагадваюць наборы ежы, якія дастаўляюцца вам да дзвярэй, як правіла, даюць сваім канчатковым карыстальнікам «набор даных», які ўключае ў сябе неабходныя даныя і выбар інструментаў, з дапамогай якіх яны могуць атрымаць да іх доступ. Гэтая мадэль патрабуе, каб карыстальнік лепш разумеў як дадзеныя, так і інструмент, каб атрымаць неабходныя адказы. З нашага вопыту, кампаніі, якія выкарыстоўваюць Qlik Sense і Tableau, як правіла, трапляюць у гэтую катэгорыю.

Карпаратыўныя інструменты, такія як Power BI, больш падобныя на Mongolian Grill - дзесьці пасярэдзіне.  

Нягледзячы на ​​тое, што мы можам абагульніць і размясціць арганізацыі, якія выкарыстоўваюць розныя інструменты аналітыкі, у розныя кропкі нашага «Спектру самаабслугоўвання BI», рэальнасць такая, што пазіцыя можа змяніцца з-за некалькіх фактараў: кампанія можа прыняць новыя тэхналогіі, кампетэнцыя карыстальнікаў можа павялічыцца, кіраўніцтва можа дыктаваць падыход, або прадпрыемства можа проста перайсці да больш адкрытай мадэлі самаабслугоўвання з большай свабодай для спажыўцоў дадзеных. На самай справе, пазіцыя ў спектры можа нават адрознівацца ў розных бізнес-падраздзяленнях у адной арганізацыі.  

Эвалюцыя аналітыкі

З пераходам да самаабслугоўвання і па меры таго, як арганізацыі рухаюцца направа ў BI Buffet Spectrum, традыцыйныя дыктатарскія цэнтры перадавога вопыту былі заменены сумеснымі суполкамі практыкі. ІТ могуць удзельнічаць у гэтых матрычных групах, якія дапамагаюць агучваць лепшыя практыкі паміж камандамі дастаўкі. Гэта дазваляе групам распрацоўшчыкаў з боку бізнесу захоўваць пэўную аўтаномію, працуючы ў межах карпаратыўнага кіравання і архітэктуры.

ІТ павінен захоўваць пільнасць. Карыстальнікі, якія ствараюць уласныя справаздачы - а ў некаторых выпадках і мадэлі - могуць не ведаць аб рызыках бяспекі дадзеных. Адзіны спосаб прадухіліць патэнцыйныя ўцечкі бяспекі - гэта актыўны пошук новага кантэнту і ацэнка іх адпаведнасці.

Поспех кіруемых ценявых ІТ таксама залежыць ад працэсаў, якія дзейнічаюць для забеспячэння захавання палітыкі бяспекі і прыватнасці. 

Парадоксы самаабслугоўвання 

Кіруемая аналітыка самаабслугоўвання прымірае палярныя сілы, супрацьпастаўляючы свабоду кантролі. Гэтая дынаміка выяўляецца ў многіх галінах бізнесу і тэхналогій: хуткасць супраць стандартаў; інавацыі супраць аперацый; спрыт супраць архітэктуры; і ведамасныя патрэбы ў параўнанні з карпаратыўнымі інтарэсамі.

-Уэйн Эрыксан

Інструменты для кіравання Shadow IT

Балансаванне рызык і выгад з'яўляецца ключом да распрацоўкі ўстойлівай ценявой ІТ-палітыкі. Выкарыстоўваць ценявыя ІТ для выяўлення новых працэсаў і інструментаў, якія могуць дазволіць усім супрацоўнікам дасканала выконваць свае ролі, - гэта проста разумная дзелавая практыка. Інструменты з магчымасцю інтэграцыі з некалькімі сістэмамі прапануюць кампаніям рашэнне, якое можа супакоіць як ІТ, так і бізнес.

Рызыкі і праблемы, якія ўзнікаюць ценявымі ІТ, можна значна змякчыць шляхам укаранення працэсаў кіравання, каб гарантаваць, што якасныя даныя будуць даступныя ўсім, хто мае патрэбу ў іх, праз доступ да самаабслугоўвання.

Ключавыя пытанні 

Ключавыя пытанні ІТ-бяспекі, якія павінны быць у стане адказаць, звязаныя з ценявым ІТ-бачнасцю і кантролем. Калі ў вас ёсць сістэмы або працэсы, каб адказаць на гэтыя пытанні, вы павінны быць у стане прайсці аўдыт бяспекі ў раздзеле Shadow IT:

1. Ці ёсць у вас палітыка, якая распаўсюджваецца на Shadow IT?
2. Ці можаце вы лёгка пералічыць усе прыкладанні, якія выкарыстоўваюцца ў вашай арганізацыі? Бонусныя балы, калі ў вас ёсць інфармацыя аб версіі і ўзроўні выпраўленняў.
3. Вы ведаеце, хто мадыфікаваў аналітычныя актывы ў вытворчасці?
4. Вы ведаеце, хто выкарыстоўвае Shadow IT-прыкладанні?
5. Ці ведаеце вы, калі апошні раз змяняўся змест у вытворчасці?
6. Ці можаце вы лёгка вярнуцца да папярэдняй версіі, калі ў вытворчай версіі ёсць дэфекты?
7. Ці можаце вы лёгка аднавіць асобныя файлы ў выпадку катастрофы?
8. Які працэс вы выкарыстоўваеце для вываду артэфактаў з эксплуатацыі?
9. Ці можаце вы паказаць, што толькі ўхваленыя карыстальнікі атрымлівалі доступ да сістэмы і прасоўвалі файлы?
10. Калі вы выявіце недахоп у сваіх лічбах, як вы даведаецеся, калі ён быў уведзены (і кім)?

заключэнне

Shadow IT у сваіх шматлікіх формах тут, каб застацца. Мы павінны асвятліць гэта і раскрыць, каб мы маглі кіраваць рызыкамі, карыстаючыся перавагамі. Гэта можа зрабіць супрацоўнікаў больш прадуктыўнымі, а бізнес - больш інавацыйным. Тым не менш, энтузіязм у сувязі з перавагамі павінен быць аслаблены бяспекай, захаваннем патрабаванняў і кіраваннем.   

Спасылкі

Як дамагчыся поспеху з дапамогай аналітыкі самаабслугоўвання, балансавання пашырэння правоў і магчымасцяў і кіравання

Вызначэнне ідэалогіі, Merriam-Webster

Вызначэнне ценявой эканомікі, Market Business News

Shadow IT, Вікіпедыя 

Shadow IT: пункт гледжання CIO

Адзіная версія праўды, Вікіпедыя

Поспех з аналітыкай самаабслугоўвання: праверце новыя справаздачы

Эвалюцыя аперацыйнай мадэлі ІТ

Падман самаабслугоўвання BI

Што такое Shadow IT?, McAfee

Што рабіць з Shadow IT