Binne jo audit-klear?
Auteurs: Ki James en John Boyer
As jo de titel fan dit artikel foar it earst lêze, skodden jo wierskynlik en tocht fuortendaliks oan jo finansjele kontrôle. Dat kin wêze eng, mar wat oer neilibjen audits?
Binne jo taret op in resinsje fan jo organisaasje syn neilibjen fan kontrakt en regeljouwing easken?
In konformiteitskontrôle beoardielet jo ynterne kontrôles, feiligensbelied, kontrôles foar brûkerstagong en risikobehear. De kâns is grut dat jo hawwe guon soarte fan belied yn plak, mar in konformiteitskontrôle yn ferbân mei (bygelyks) de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) sil falidearje dat jo organisaasje hat konsekwint hanthavene belied en kontrôles, net allinich dat se op 'e boeken binne.
De krekte aard fan in konformiteitskontrôle sil ôfhingje fan it type, mar bestiet faak út it demonstrearjen dat tagong ta records feilich is, en dat gegevens yn jo analytyske en rapportaazjeomjouwing beheind binne ta needsaaklik personiel.
It probleem
It leverjen fan goed en jildich bewiis fan oanhing kin in enoarme pine wêze. Lit ús foar demonstrative doelen rjochtsje op ien spesifyk foarbyld.
Elke produksjeomjouwing moat in digital papier spoar. It moat begjinne mei ideeën, trochgean nei ûnderen troch testen en bugfixing, syn paad fine foar resolúsje, en einigje by de goedkarring fan it definitive, foltôge produkt.
Dy lêste stap - de definitive goedkarring - is in favoryt fan auditors om op te pakken. Se kinne freegje, "kinne jo my sjen litte hoe't jo befêstigje dat alle rapporten yn 'e produksjeomjouwing hawwe foldien oan jo dokumintearre proses?"
Jo soene dan in list moatte leverje fan elk migrearre rapport.
Wêrom dit is wichtich
It leverjen fan auditors nedich en genôch ynformaasje kin ôfgryslik wêze, benammen as it in hânmjittich proses is - noch mear as jo net hawwe pland foar de gelegenheid.
It is wichtich om net allinich jo belied te fêstigjen en te folgjen, mar ek meganismen yn plak te hâlden om de neilibjen fan jo eigen noarmen te falidearjen en te bewizen.
Minimaal moatte jo ree wêze om in kontrolearber rekord te leverjen fan wa't tagong hat wat, hokker wizigingen binne makke oan 'e omjouwing, alle rapporten makken minsken, wa't de rapporten makke, en hoe't elke asset yn' e produksjeomjouwing passend troch ûntwikkelders en QA-hannen trochgie. .
De Strategies
In wêzen "klear" foar in kontrôle kin komme yn meardere ferskillende foarmen, guon dêrfan binne heger ynspannings en mear kâns te hâlden jo út de problemen as oaren. Hjir is in ranglist fan guon mar net allegear yn folchoarder fan hieltyd bettere opsjes.
Chaos en chaos
It is mooglik dat jo, bêste, ûngelokkige lêzer, troch dit artikel ta it besef binne kommen dat jo jammerdearlik net taret binne om te bewizen dat jo gjin skriklike HIPAA-oertredings begeane ta de tefredenheid fan in auditor.
As dit it gefal is, kin it te let wêze, ôfhinklik fan hoe lang jo willekeurige status quo hat regearre. Jo kinne josels yn 'e ûngelokkige posysje fan scrambling fine om alle stikken ynformaasje te finen dy't jo kinne.
Dit is in beproefde en wiere metoade dy't yn 'e annalen fan' e tiid is bewiisd om rampspoedige resultaten te hawwen.
As jo fan plan binne om jo kânsen te nimmen en te sjitten foar dizze strategy, gewoan net dwaan. Jo takomst sels sil jo tankje.
Bloed, swit en triennen
Tradysjoneel hawwe bedriuwen sekuere registers hâlden fan alles wat bart troch grit en arbeid. Yn guon map yn har systeem binne d'r mei de hân skreaune (as mei de hân typte) spreadsheets en dokuminten mei detaillearre alles dat in auditor soe moatte witte.
As jo besykje josels út 'e Chaos and Mayhem-strategy te graven, kin dit jo bêste weddenskip wêze om te begjinnen. Yn stee fan te wachtsjen om te skarreljen en alle wichtige ynformaasje te finen ûnder de skriklike blik fan in auditor, kinne jo alles opgrave wat jo hawwe en it kompilearje yn in op syn minst semi-akseptabel record kin manuell wurde dien wylst jo tiid hawwe.
Of dizze strategy jo dei ta dei noarm is of de manier wêrop jo fan plan binne om minne gewoanten te brekken, riede wy it folgjende plan oan om sa gau mooglik te begjinnen.
Ferzje Control Software
It hawwen fan holistyske ferzjekontrôle oer alle dielen fan jo bedriuw, net allinich repo's wêr't it foarferpakt komt, makket dit heule proses yn essinsje himsels. As brûkers wizigingen meitsje oan alles, sil it automatysk stil registrearje wa't de feroaring makket, op hokker tiid, hokker prosedueres waarden folge, de hiele njoggen yards.
As de auditors op jo doar komme te klopjen en witte wolle wat der bard is, kinne jo gewoan ferwize nei jo ynterne ferzjeskiednis. Jo hoege net te skarreljen om bewiis te finen, jo hoege gjin oeren te fergrieme yn in spreadsheet-ynformaasje - de software docht it wurk foar jo. Jo kinne gewoan fokusje wêr't it it meast wichtich is.
Ferzje kontrôle software hat ek wat oare grutte foardielen; nammentlik de mooglikheid om te rôlje werom nei eardere ferzjes. Dit kin in enoarme kwaliteit fan libbensfunksje wêze, benammen foar programma's dy't oars dizze funksjonaliteit net hiene.
De mooglikheid hawwe om wiidweidich en sekuer werom te rôljen nei krekte ferzjes jout jo ek in befeiligingsdeken fan dingen lykas ransomware, wêr't it wiskjen fan jo masines in needsaak kin wêze om it bedriuw opnij te begjinnen. Ynstee fan al jo records of sels it projekt sels te ferliezen, kinne jo gewoan de ferzjekontrôle rieplachtsje, de meast resinte opsje kieze, en bada boom, jo binne werom yn bedriuw.
Konklúzje
Audits hoege gjin skriklike eangsten te wêzen dy't oer jo bedriuw driigje, wachtsjend om elk momentum dat jo hawwe te ferpletterjen. As jo de goede foarsoarchsmaatregels nimme en goede software foar ferzjekontrôle krije, dan kinne de stress fan in kontrôle en de slach fan rekordhâlding beide ferdwine, lykas triennen yn rein.
