Shadow IT: Balanse Risk ak Benefis Chak Òganizasyon ap fè fas

Abstrè

Oto-sèvis rapò se tè pwomèt la nan jounen an. Kit se Tableau, Cognos Analytics, Qlik Sense, oswa yon lòt zouti analiz, tout machann yo sanble ap ankouraje dekouvèt ak analiz done oto-sèvis. Avèk oto-sèvis vini Shadow IT. Nou poze sa tout òganizasyon soufri de Shadow IT kachèt nan lonbraj yo, nan yon degre oswa yon lòt. Solisyon an se klere yon limyè sou li, jere risk yo ak maksimize benefis yo. 

apèsi sou lekòl la

Nan papye blan sa a nou pral kouvri evolisyon nan rapò ak sekrè sal yo ke pèsonn pa pale de yo. Diferan zouti mande diferan pwosesis. Pafwa menm ideyoloji.  Ideoloji se "afimasyon entegre, teyori ak objektif ki konstitye yon pwogram sosyopolitik." Nou pap jwenn sosyopolitik men mwen pa ka panse a yon mo pou transmèt yon biznis ak pwogram IT. Mwen ta konsidere baz done Kimball-Inmon divize yon deba ideolojik nan yon fason menm jan an. Nan lòt mo, apwòch ou, oswa fason ou panse, kondwi aksyon ou yo.  

Istorik

Lè la IBM 5100 PC se te eta nan atizay la, $ 10,000 ta jwenn ou yon ekran 5-pous ak yon klavye entegre, 16K RAM ak yon kondwi kasèt. peze nan jis plis pase 50 liv. Apwopriye pou kontablite, sa a ta dwe konekte ak yon etalaj ki gen kapasite gratis gwosè a nan yon kabinè depoze ti. Nenpòt informatique grav te toujou fè atravè tèminal sou yon timeshare mainframe. (imaj)

"Operatè” te jere PC yo ak chèn ak kontwole aksè nan mond lan deyò. Ekip operatè yo, oswa sysadmins ak devops pita yo, te grandi pou sipòte teknoloji ki toujou ap grandi. Teknoloji a te gwo. Ekip ki te jere yo te pi gwo.

Jesyon antrepriz ak rapò ki dirije IT yo te nòmal depi kòmansman epòk òdinatè a. Ideyoloji sa a te bati sou apwòch konsèvatif ak solid ke "Konpayi an" jere resous yo epi li pral ba ou sa ou bezwen. Si ou bezwen yon rapò koutim, oswa yon rapò nan yon delè ki te andeyò sik, ou bezwen soumèt yon demann.  

Pwosesis la te ralanti. Pa te gen okenn inovasyon. Agile pa t egziste. Epi, tankou ansyen pisin klerikal la, yo te konsidere depatman IT a anlè.

Malgre dezavantaj yo, li te fè pou yon rezon. Te gen kèk benefis nan fè li nan fason sa a. Te gen pwosesis an plas ke tout moun te swiv. Fòm yo te ranpli an triple epi yo te voye pa lapòs entè-biwo yo. Demann done ki soti nan tout òganizasyon an te klase, melanje, priyorite epi yo te aji sou yo nan yon fason previzib.  

Te gen yon sèl depo done ak yon sèl zouti rapò nan tout antrepriz. Rapò nan bwat ki te kreye pa yon ekip santral bay yon sèl vèsyon verite a. Si nimewo yo te mal, tout moun te travay nan menm chif yo mal. Gen yon bagay yo dwe di pou konsistans entèn.

Jesyon fason sa a pou fè biznis te previzib. Li te bidjè.  

Lè sa a, yon jou 15 oswa 20 ane de sa, tout sa ki te eksploze. Te gen yon revolisyon. Pouvwa informatique elaji.  Lalwa Moore an – "pouvwa pwosesis òdinatè yo ap double chak de zan" - te obeyi. PC yo te pi piti ak omniprésente.   

Plis konpayi yo te kòmanse pran desizyon ki baze sou done olye ke ensten zantray yo te itilize pou anpil ane. Yo reyalize ke lidè yo nan endistri yo te pran desizyon ki baze sou done istorik. Byento done yo te vin prèske tan reyèl. Evantyèlman, rapò a te vin prediksyon. Li te rudimantè nan premye, men li te kòmansman an nan itilize analytics pou kondwi desizyon biznis.

Te gen yon chanjman nan anboche plis analis done ak syantis done yo ede jesyon konprann mache a ak pran pi bon desizyon. Men, yon bagay komik rive. Ekip IT santral la pa t 'swiv menm tandans ak òdinatè pèsonèl yo diminye. Li pa t 'imedyatman vin pi efikas ak pi piti.

Sepandan, an repons a teknoloji desantralize a, ekip IT la tou te kòmanse vin pi desantralize. Oswa, omwen wòl ki te tradisyonèlman fè pati IT, yo te kounye a yon pati nan inite biznis yo. Analis ki te konprann done ak biznis la te entegre nan chak depatman. Manadjè yo te kòmanse mande analis yo plis enfòmasyon. Analis yo, nan vire, te di "Mwen pral bezwen ranpli demann done yo an twa kopi. Pi bonè li pral apwouve se nan reyinyon priyorite done mwa sa a. Lè sa a, li ka pran yon semèn oswa de pou IT trete demann nou an pou done - depann sou kantite travay yo. MEN,... si mwen te jis jwenn aksè nan depo done a, mwen ta ka fè yon rechèch pou ou apremidi a." Se konsa li ale.

Chanjman nan oto-sèvis te kòmanse. Depatman IT fasilite priz li sou kle done yo. Founisè rapò ak analiz yo te kòmanse anbrase nouvo filozofi a. Se te yon nouvo paradigm. Itilizatè yo te jwenn nouvo zouti pou jwenn aksè nan done yo. Yo te dekouvri ke yo ta ka kontoune biwokrasi a si yo jis jwenn aksè a done yo. Lè sa a, yo te kapab fè analiz pwòp yo epi redwi tan rotation pa kouri demann pwòp yo.

Benefis rapò ak analiz endepandan sèvis yo

Bay aksè dirèk nan done yo bay mas yo ak rapò oto-sèvis rezoud yon kantite pwoblèm,

1. Konsantre.  Zouti ki fèt pou objektif ki te fasil pou jwenn ranplase yon sèl, ki gen dat, milti-bi eritaj rapò ak analiz zouti pou sipòte tout itilizatè yo epi reponn tout kesyon. 
2. Agil.  Précédemment, inite biznis yo te antrave pa pwodiktivite pòv yo. Aksè a sèlman done mwa pase a te mennen nan enkapasite nan travay ajil. Ouvèti depo done a vin pi kout pwosesis la pèmèt moun ki pi pre biznis la fonksyone pi rapid, dekouvri tandans enpòtan yo epi pran desizyon pi vit. Kidonk, ogmante vitès ak valè done yo.
3. Pouvwa. Olye pou itilizatè yo oblije konte sou ekspètiz ak disponiblite lòt moun pou pran desizyon pou yo, yo te ba yo resous, otorite, opòtinite, ak motivasyon pou fè travay yo. Se konsa, itilizatè yo te vin otorize lè l sèvi avèk yon zouti oto-sèvis ki te kapab libere yo nan depandans sou lòt moun nan òganizasyon an pou tou de aksè nan done yo ak kreyasyon an nan analiz la tèt li.

Defi nan rapò oto-sèvis ak analiz

Sepandan, pou chak pwoblèm oto-sèvis rapò rezoud, li te kreye plizyè plis. Zouti rapò ak analiz yo pa te jere santralman pa ekip IT la. Se konsa, lòt bagay ki pa t 'pwoblèm lè yon sèl ekip jere rapò te vin pi difisil. Bagay tankou asirans kalite, kontwòl vèsyon, dokiman ak pwosesis tankou jesyon lage oswa deplwaman te pran swen tèt yo lè yo te jere pa yon ti ekip. Kote te gen estanda antrepriz pou rapò ak jesyon done, yo pa t 'kapab aplike ankò. Te gen ti insight oswa vizibilite nan sa ki te pase deyò IT. Jesyon chanjman pa t egziste. 

Enstans sa yo kontwole depatmantalman te fonksyone tankou yon ekonomi lonbraj ki refere a biznis ki rive 'anba rada a', sa a se Shadow IT. Wikipedya defini Shadow IT kòm "teknoloji enfòmasyon (IT) sistèm deplwaye pa depatman ki pa depatman IT santral la, pou travay sou enpèfeksyon sistèm enfòmasyon santral yo." Gen kèk ki defini Lonbraj IT plis broadly pou enkli nenpòt pwojè, pwogram, pwosesis oswa sistèm ki andeyò kontwòl IT oswa infosec.

Whoa! Ale dousman. Si Shadow IT se nenpòt pwojè, pwogram, pwosesis oswa sistèm ke IT pa kontwole, Lè sa a, li pi omniprésente pase nou te panse. Li nan tout kote. Pou di li pi briskeman, chak òganizasyon gen Shadow IT si yo rekonèt li oswa ou pa.  Li jis desann nan yon kesyon de degre. Siksè yon òganizasyon nan fè fas ak Shadow IT depann lajman nan ki jan yo byen adrese kèk defi kle.

• sekirite. Nan tèt lis pwoblèm ki te kreye pa Shadow IT se sekirite risk. Panse makro. Panse fèy calcul ak PMI ak PHI voye imèl deyò òganizasyon an.
• Pi gwo risk pou pèt done.  Yon fwa ankò, akòz enkonsistans nan aplikasyon oswa pwosesis, chak aplikasyon endividyèl ka diferan. Sa fè li difisil pou pwouve ke pratik biznis etabli yo te swiv. Anplis de sa, li fè li difisil menm konfòme li avèk demann odit senp sou itilizasyon ak aksè.
• Pwoblèm konfòmite.  Ki gen rapò ak pwoblèm odit, gen tou yon ogmantasyon chans pou aksè done ak koule done, ki fè li pi difisil pou konfòme yo ak règleman tankou Lwa Sarbanes-Oxley, GAAP (Jeneralman aksepte Prensip Kontablite), HIPAA (Lwa pou Transparans ak Responsablite Asirans Sante) ak lòt moun
• Inefikasite nan aksè done yo.  Menmsi youn nan pwoblèm ki distribiye IT eseye rezoud se vitès done yo, konsekans inatandi yo enkli depans kache pou travayè ki pa IT nan finans, maketing, ak HR, pa egzanp, ki pase tan yo ap diskite sou validite done yo, rekonsilye ak nimewo vwazen yo epi yo ap eseye jere lojisyèl pa chèz pantalon yo.
• Inefikasite nan pwosesis la. Lè plizyè inite biznis adopte teknoloji poukont yo, se konsa tou, pwosesis yo ki gen rapò ak itilizasyon ak deplwaman yo. Gen kèk ki ka efikas. Gen lòt ki pa tèlman.  
• Enkonsistan lojik biznis ak definisyon. Pa gen yon gadyen pou etabli estanda, enkonsistans gen chans rive nan devlope akòz yon mank de tès ak kontwòl vèsyon. San yo pa yon apwòch inifye nan done oswa metadata biznis la pa gen yon vèsyon yon sèl nan verite a ankò. Depatman yo ka fasilman pran desizyon biznis ki baze sou done defo oswa enkonplè.
• Mank aliyman ak vizyon antrepriz.  Shadow IT souvan limite realizasyon ROI. Sistèm antrepriz ki an plas pou negosye kontra vandè yo ak kontra gwo echèl yo pafwa iyore. Sa a ka potansyèlman mennen nan lisans depase ak sistèm kopi. Anplis de sa, li deranje pouswit objektif òganizasyonèl yo ak plan estratejik IT yo.

Liy anba a se ke bon entansyon yo nan adopte rapò pwòp tèt ou-sèvis te mennen nan konsekans envolontè. Defi yo ka rezime nan twa kategori: gouvènans, sekirite, ak aliyman biznis.

Pa fè okenn erè, biznis yo bezwen itilizatè ki gen pouvwa pou itilize done an tan reyèl ak zouti modèn. Yo bezwen tou disiplin nan jesyon chanjman, jesyon lage ak kontwòl vèsyon. Kidonk, èske rapò oto-sèvis/BI se yon fos? Èske w ka jwenn yon balans ant otonomi ak gouvènans? Èske ou ka gouvène sa ou pa ka wè?

Solisyon an

Spectre BI Self-Service 

Yon lonbraj pa yon lonbraj ankò si ou klere yon limyè sou li. Menm jan an tou, Shadow IT pa gen krentif pou si li te pote nan sifas la. Lè w ekspoze Shadow IT, ou ka pwofite avantaj de rapò oto-sèvis ke itilizatè biznis yo mande pandan y ap diminye risk atravè gouvènans. Gouvène Shadow IT son tankou yon oksimòn, men se, an reyalite, yon apwòch ekilibre pou pote sipèvizyon nan pwòp tèt ou sèvis.

Mwen renmen sa a analoji otè a (prete nan Kimball) nan pwòp tèt ou-sèvis BI / rapò konpare ak yon buffet restoran. Dégéné a se self-service nan sans sa ou ka jwenn nenpòt bagay ou vle epi pote l tounen sou tab ou. Sa pa vle di ke ou pral antre nan kwizin nan epi mete stèk ou sou gri an tèt ou. Ou toujou bezwen chef sa a ak ekip kwizin li. Se menm jan ak rapò endepandan sèvis/BI, w ap toujou bezwen ekip IT la pou prepare buffet done a atravè ekstraksyon, transfòmasyon, depo, sekirize, modèl, demann, ak gouvène.  

Yon dégéné tout-ou-ka-manje ka twò senp nan yon analoji. Ki sa nou te obsève se ke gen diferan degre nan patisipasyon nan ekip la kwizin restoran. Avèk kèk, tankou buffet tradisyonèl la, yo prepare manje a nan do a epi mete deyò smorgasbord la lè li pare yo manje. Tout sa ou dwe fè se chaje plak ou epi pran li tounen sou tab ou. Sa a se Las Vegas MGM Grand Buffet oswa modèl biznis Golden Corral la. Nan lòt bout spectre la, gen biznis tankou Home Chef, Blue Apron ak Hello Fresh, ki delivre yon resèt ak engredyan yo nan pòt ou. Gen kèk asanble obligatwa. Yo fè makèt la ak planifikasyon repa yo. Ou fè rès la.

Yon kote nan mitan, petèt, se kote tankou Mongolian Grill ki te prepare engredyan yo men mete yo deyò pou ou pou w chwazi ak Lè sa a, bay plak ou nan vyann kri ak legim nan chef la mete l 'sou dife. Nan ka sa a, siksè nan rezilta final la depann (omwen an pati) sou ou chwazi yon melanj de engredyan ak sòs ki mache ansanm byen. Sa depann tou de preparasyon an ak kalite manje ou dwe chwazi nan, osi byen ke konpetans nan chef la ki pafwa ajoute pwòp manyen li.

Spectre BI Self-Service

Oto-sèvis analytics se pi menm bagay la. Òganizasyon ki gen analiz endepandan yo gen tandans tonbe yon kote sou spectre la. Nan yon bout nan spectre la gen òganizasyon, tankou MGM Grand Buffet, kote ekip IT la toujou fè tout preparasyon done ak metadata, chwazi zouti analiz ak rapò nan tout antrepriz epi prezante li bay itilizatè final la. Tout itilizatè final la bezwen fè se chwazi eleman done li vle wè epi kouri rapò a. Sèl bagay pwòp tèt ou sèvis sou modèl sa a se ke rapò a pa deja kreye pa ekip IT la. Filozofi òganizasyon ki sèvi ak Cognos Analytics tonbe nan fen spectre sa a.

Òganizasyon ki pi sanble ak twous repa yo te lage nan pòt ou yo gen tandans bay itilizatè final yo yon "twos done" ki gen ladan done yo bezwen yo ak chwa zouti ak kote yo ka jwenn li. Modèl sa a mande pou itilizatè a pi byen konprann tou de done yo ak zouti pou jwenn repons yo bezwen. Dapre eksperyans nou, konpayi ki pwofite Qlik Sense ak Tableau yo gen tandans tonbe nan kategori sa a.

Zouti antrepriz tankou Power BI yo plis tankou gri Mongolyen an - yon kote nan mitan an.  

Malgre ke nou ka jeneralize epi mete òganizasyon ki sèvi ak divès kalite zouti analiz nan diferan pwen nan "BI Self-Service Spectrum" nou an, reyalite a se ke pozisyon ka chanje akòz plizyè faktè: konpayi an ka adopte nouvo teknoloji, konpetans itilizatè ka ogmante, jesyon. ka dikte yon apwòch, oswa antrepriz la ka tou senpleman evolye nan yon modèl plis ouvè nan pwòp tèt ou-sèvis ak plis libète pou konsomatè yo done. An reyalite, pozisyon an sou spectre a ka menm varye atravè inite biznis nan menm òganizasyon an.  

Evolisyon nan Analytics

Ak chanjman nan oto-sèvis ak kòm òganizasyon yo deplase adwat sou BI Buffet Spectrum la, tradisyonèl Sant Ekselans diktatoryal yo te ranplase ak kominote kolaborasyon nan pratik. IT ka patisipe nan ekip matris sa yo ki ede sosyalize meyè pratik atravè ekip livrezon yo. Sa a pèmèt ekip devlopman yo sou bò biznis yo kenbe kèk otonomi pandan y ap travay nan limit antrepriz yo nan gouvènans ak achitekti.

Li dwe rete vijilan. Itilizatè ki kreye pwòp rapò yo - ak nan kèk ka, modèl - ka pa okouran de risk sekirite done yo. Sèl fason pou anpeche potansyèl fuites sekirite se proactivement chache nouvo contenu Et evalye yo pou konfòmite.

Siksè Shadow IT ki gouvène se tou sou pwosesis ki an plas pou asire ke politik sekirite ak konfidansyalite yo respekte. 

Paradoks oto-sèvis 

Gouvène analiz endepandan sèvis rekonsilye fòs polè yo mete libète kont kontwòl. Dinamik sa a jwe nan anpil domèn biznis ak teknoloji: vitès kont estanda; inovasyon kont operasyon; ladrès kont achitekti; ak bezwen depatmantal kont enterè antrepriz.

-Wayne Erickson

Zouti pou jere Shadow IT

Balanse risk ak benefis se kle pou devlope yon politik Shadow IT dirab. Sèvi ak Shadow IT pou dekouvri nouvo pwosesis ak zouti ki ka pèmèt tout anplwaye yo briye nan wòl yo se jis pratik biznis entelijan. Zouti ki gen kapasite pou entegre ak plizyè sistèm ofri konpayi yo yon solisyon ki ka apeze tou de IT ak biznis la.

Risk ak defi Shadow IT soulve yo ka redwi anpil lè yo aplike pwosesis gouvènans pou asire ke bon jan kalite done disponib pou tout moun ki bezwen yo atravè aksè oto-sèvis.

Kesyon kle yo 

Kesyon kle Sekirite IT ta dwe kapab reponn ki gen rapò ak lonbraj IT Vizibilite ak kontwòl. Si ou gen sistèm oswa pwosesis an plas pou reponn kesyon sa yo, ou ta dwe kapab pase seksyon Shadow IT nan yon odit sekirite:

1. Èske w gen yon politik ki kouvri Shadow IT?
2. Èske ou ka fasilman lis tout aplikasyon yo itilize nan òganizasyon w la? Pwen bonis si ou gen enfòmasyon sou vèsyon ak nivo ranje.
3. èske w konnen ki moun ki modifye byen analitik nan pwodiksyon?
4. èske w konnen ki moun k ap itilize aplikasyon Shadow IT?
5. èske w konnen ki lè kontni nan pwodiksyon an te dènye modifye?
6. Èske ou ka fasilman retounen nan yon vèsyon anvan si gen defo nan vèsyon pwodiksyon an?
7. Èske ou ka refè dosye endividyèl fasil nan ka ta gen dezas?
8. Ki pwosesis ou itilize pou dekomisyone zafè?
9. Èske ou ka montre ke sèlman itilizatè apwouve yo te jwenn aksè nan sistèm nan ak ankouraje dosye?
10. Si ou dekouvri yon defo nan nimewo ou, ki jan ou fè konnen ki lè li te prezante (ak pa ki moun)?

konklizyon

Shadow IT nan plizyè fòm li yo isit la pou rete. Nou bezwen klere yon limyè sou li epi ekspoze li pou nou ka jere risk yo pandan n ap pwofite avantaj li yo. Li ka fè anplwaye yo pi pwodiktif ak biznis yo pi inovatè. Sepandan, antouzyasm pou benefis yo ta dwe apeze pa sekirite, konfòmite, ak gouvènans.   

Referans

Ki jan yo reyisi ak Self-Service Analytics balanse otonòm ak Gouvènans

Definisyon Ideoloji, Merriam-Webster

Definisyon ekonomi lonbraj, nouvèl biznis mache

Shadow IT, Wikipedya 

Shadow IT: pèspektiv CIO a

Single vèsyon verite a, Wikipedia

Siksè ak oto-sèvis Analytics: Verifye nouvo rapò

IT Operating Modèl Evolisyon an

Oto-sèvis BI fo

Ki sa ki Shadow IT?, McAfee

Kisa pou w fè sou Shadow IT