ನೀವು ಆಡಿಟ್-ಸಿದ್ಧರಿದ್ದೀರಾ?
ಲೇಖಕರು: ಕಿ ಜೇಮ್ಸ್ ಮತ್ತು ಜಾನ್ ಬೋಯರ್
ಈ ಲೇಖನದ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ನೀವು ಮೊದಲು ಓದಿದಾಗ, ನೀವು ಬಹುಶಃ ನಡುಗುತ್ತೀರಿ ಮತ್ತು ತಕ್ಷಣವೇ ನಿಮ್ಮ ಹಣಕಾಸಿನ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚಿಸುತ್ತೀರಿ. ಅವು ಭಯಾನಕವಾಗಬಹುದು, ಆದರೆ ಏನು ಅನುಸರಣೆ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಗಳು?
ಒಪ್ಪಂದ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಕ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಅನುಸರಣೆಯ ಪರಿಶೀಲನೆಗೆ ನೀವು ಸಿದ್ಧರಿದ್ದೀರಾ?
ಅನುಸರಣೆ ಆಡಿಟ್ ನಿಮ್ಮ ಆಂತರಿಕ ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು, ಭದ್ರತಾ ನೀತಿಗಳು, ಬಳಕೆದಾರರ ಪ್ರವೇಶ ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು ಮತ್ತು ಅಪಾಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ. ನೀವು ಹೊಂದಿರುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳು ಹೆಚ್ಚು ಕೆಲವು ನೀತಿಗಳ ಪ್ರಕಾರವು ಜಾರಿಯಲ್ಲಿದೆ, ಆದರೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ) ಆರೋಗ್ಯ ವಿಮೆ ಪೋರ್ಟೆಬಿಲಿಟಿ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟೆಬಿಲಿಟಿ ಆಕ್ಟ್ (HIPAA) ಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಅನುಸರಣೆ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಯು ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯು ಹೊಂದಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಮೌಲ್ಯೀಕರಿಸುತ್ತದೆ ಸತತವಾಗಿ ಜಾರಿಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ ನೀತಿಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು, ಅವು ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿ ಇರುವುದಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ.
ಅನುಸರಣೆ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಯ ನಿಖರವಾದ ಸ್ವರೂಪವು ಪ್ರಕಾರವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಪ್ರವೇಶವು ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ಮತ್ತು ವರದಿ ಮಾಡುವ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿನ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಗತ್ಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ನಿರ್ಬಂಧಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಸಮಸ್ಯೆ
ಅಂಟಿಕೊಳ್ಳುವಿಕೆಯ ಉತ್ತಮ ಮತ್ತು ಮಾನ್ಯವಾದ ಪುರಾವೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ದೊಡ್ಡ ನೋವು. ಪ್ರದರ್ಶಕ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ, ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದಾಹರಣೆಯ ಮೇಲೆ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸೋಣ.
ಪ್ರತಿ ಉತ್ಪಾದನಾ ಪರಿಸರವು ಒಂದು ಹೊಂದಿರಬೇಕು digital ಕಾಗದದ ಜಾಡು. ಇದು ಕಲ್ಪನೆಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಬೇಕು, ಪರೀಕ್ಷೆ ಮತ್ತು ದೋಷ ಸರಿಪಡಿಸುವಿಕೆಯ ಮೂಲಕ ಮುಂದುವರಿಯಬೇಕು, ಅದರ ಹಿಂದಿನ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ಅನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯಬೇಕು ಮತ್ತು ಅಂತಿಮ, ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ಉತ್ಪನ್ನದ ಅನುಮೋದನೆಯಲ್ಲಿ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳಬೇಕು.
ಆ ಕೊನೆಯ ಹಂತ - ಅಂತಿಮ ಅನುಮೋದನೆ - ಆಯ್ಕೆಮಾಡಲು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರ ನೆಚ್ಚಿನದು. ಅವರು ಕೇಳಬಹುದು, "ಉತ್ಪಾದನಾ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿನ ಎಲ್ಲಾ ವರದಿಗಳು ನಿಮ್ಮ ದಾಖಲಿತ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಅಂಟಿಕೊಂಡಿವೆ ಎಂದು ನೀವು ಹೇಗೆ ದೃಢೀಕರಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ನೀವು ನನಗೆ ತೋರಿಸಬಹುದೇ?"
ನಂತರ ನೀವು ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸಬೇಕು ಪ್ರತಿ ವಲಸೆ ಬಂದ ವರದಿ.
ಇದು ಏಕೆ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ
ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಮತ್ತು ಸಾಕಷ್ಟು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಬೆದರಿಸುವುದು, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಇದು ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿರುವಾಗ - ಇನ್ನೂ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ನೀವು ಈ ಸಂದರ್ಭಕ್ಕಾಗಿ ಯೋಜಿಸದಿದ್ದರೆ.
ನಿಮ್ಮ ನೀತಿಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಮಾತ್ರವಲ್ಲ, ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಮಾನದಂಡಗಳ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಮೌಲ್ಯೀಕರಿಸಲು ಮತ್ತು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಲು ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.
ಕನಿಷ್ಠವಾಗಿ, ಯಾರು ಏನನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಿದ್ದಾರೆ, ಪರಿಸರಕ್ಕೆ ಯಾವ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ, ಜನರು ಮಾಡಿದ ಎಲ್ಲಾ ವರದಿಗಳು, ಯಾರು ವರದಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಉತ್ಪಾದನಾ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿನ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಆಸ್ತಿಯು ಡೆವಲಪರ್ ಮತ್ತು ಕ್ಯೂಎ ಕೈಗಳ ಮೂಲಕ ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಹೇಗೆ ಹಾದುಹೋಗಿದೆ ಎಂಬುದರ ಆಡಿಟ್ ಮಾಡಬಹುದಾದ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಒದಗಿಸಲು ನೀವು ಸಿದ್ಧರಾಗಿರಬೇಕು. .
ತಂತ್ರಗಳು
ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಗಾಗಿ "ಸಿದ್ಧರಾಗಿರುವುದು" ಬಹು ವಿಭಿನ್ನ ರೂಪಗಳಲ್ಲಿ ಬರಬಹುದು, ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಹೆಚ್ಚಿನ ಪ್ರಯತ್ನಗಳು ಮತ್ತು ಇತರರಿಗಿಂತ ನಿಮ್ಮನ್ನು ತೊಂದರೆಯಿಂದ ದೂರವಿಡುವ ಸಾಧ್ಯತೆ ಹೆಚ್ಚು. ಹೆಚ್ಚುತ್ತಿರುವ ಉತ್ತಮ ಆಯ್ಕೆಗಳ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಆದರೆ ಎಲ್ಲದರ ಶ್ರೇಯಾಂಕ ಇಲ್ಲಿದೆ.
ಚೋಸ್ ಮತ್ತು ಮೇಹೆಮ್
ಆತ್ಮೀಯ, ದುರದೃಷ್ಟಕರ ಓದುಗನೇ, ಈ ಲೇಖನದ ಮೂಲಕ ನೀವು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕನನ್ನು ತೃಪ್ತಿಪಡಿಸಲು ನೀವು ತೀವ್ರವಾದ HIPAA ಉಲ್ಲಂಘನೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಡಿ ಎಂದು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಲು ನೀವು ದುಃಖಕರವಾಗಿ ಸಿದ್ಧರಿಲ್ಲ ಎಂದು ಅರಿತುಕೊಂಡಿರುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯಿದೆ.
ಇದು ಒಂದು ವೇಳೆ, ನಿಮ್ಮ ಅವ್ಯವಸ್ಥಿತ ಸ್ಥಿತಿಯು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಆಳ್ವಿಕೆ ನಡೆಸಿದೆ ಎಂಬುದರ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಅದು ತುಂಬಾ ತಡವಾಗಿರಬಹುದು. ನೀವು ಮಾಡಬಹುದಾದ ಯಾವುದೇ ಮಾಹಿತಿಯ ಸ್ಕ್ರ್ಯಾಪ್‌ಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಲು ಸ್ಕ್ರಾಂಬ್ಲಿಂಗ್ ಮಾಡುವ ದುರದೃಷ್ಟಕರ ಸ್ಥಾನದಲ್ಲಿ ನೀವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕಂಡುಕೊಳ್ಳಬಹುದು.
ಇದು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿದ ಮತ್ತು ನಿಜವಾದ ವಿಧಾನವಾಗಿದೆ, ಇದು ಹಾನಿಕಾರಕ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಹೊಂದಲು ಸಮಯದ ವಾರ್ಷಿಕವಾಗಿ ಸಾಬೀತಾಗಿದೆ.
ನಿಮ್ಮ ಅವಕಾಶಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಈ ತಂತ್ರಕ್ಕಾಗಿ ಶೂಟ್ ಮಾಡಲು ನೀವು ಯೋಜಿಸಿದರೆ, ಸರಳವಾಗಿ ಮಾಡಬೇಡಿ. ನಿಮ್ಮ ಭವಿಷ್ಯವು ನಿಮಗೆ ಧನ್ಯವಾದ ನೀಡುತ್ತದೆ.
ರಕ್ತ, ಬೆವರು ಮತ್ತು ಕಣ್ಣೀರು
ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕವಾಗಿ, ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಗ್ರಿಟ್ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಮಿಕರ ಮೂಲಕ ನಡೆಯುವ ಎಲ್ಲದರ ಬಗ್ಗೆ ನಿಖರವಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಂಡಿವೆ. ಅವರ ಸಿಸ್ಟಂನಲ್ಲಿರುವ ಕೆಲವು ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳಲ್ಲಿ, ಕೈಬರಹದ (ಅಥವಾ ಕೈಯಿಂದ ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದ) ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ವಿವರಿಸುವ ದಾಖಲೆಗಳಿವೆ.
ನೀವು ಚೋಸ್ ಮತ್ತು ಮೇಹೆಮ್ ತಂತ್ರದಿಂದ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಅಗೆಯಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಇದು ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತಮ ಪಂತವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬಹುದು. ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರ ಭಯಾನಕ ನೋಟದ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಮುಖ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸ್ಕ್ರಾಂಬಲ್ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ಹುಡುಕಲು ಕಾಯುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, ನಿಮ್ಮಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಅಗೆದು ಅದನ್ನು ಕನಿಷ್ಠ ಅರೆ ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹ ದಾಖಲೆಯಲ್ಲಿ ಕಂಪೈಲ್ ಮಾಡುವುದು ನಿಮಗೆ ಸಮಯವಿರುವಾಗ ಕೈಯಾರೆ ಮಾಡಬಹುದು.
ಈ ತಂತ್ರವು ನಿಮ್ಮ ದಿನನಿತ್ಯದ ರೂಢಿಯಾಗಿರಲಿ ಅಥವಾ ಕೆಟ್ಟ ಅಭ್ಯಾಸಗಳಿಂದ ಹೊರಬರಲು ನೀವು ಯೋಜಿಸುವ ವಿಧಾನವಾಗಿರಲಿ, ನೀವು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ನಾವು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ.
ಆವೃತ್ತಿ ನಿಯಂತ್ರಣ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್
ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದ ಎಲ್ಲಾ ಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಸಮಗ್ರ ಆವೃತ್ತಿಯ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದು, ಅದು ಪೂರ್ವಪ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಲಾದ ರೆಪೊಗಳು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ, ಈ ಸಂಪೂರ್ಣ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಮೂಲಭೂತವಾಗಿ ಸ್ವತಃ ನಿರ್ವಹಿಸುವಂತೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಬಳಕೆದಾರರು ಯಾವುದಕ್ಕೂ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದಂತೆ, ಇದು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಯಾರು ಬದಲಾವಣೆಯನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ, ಯಾವ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಯಾವ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲಾಗಿದೆ, ಸಂಪೂರ್ಣ ಒಂಬತ್ತು ಗಜಗಳನ್ನು ಮೌನವಾಗಿ ದಾಖಲಿಸುತ್ತದೆ.
ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರು ನಿಮ್ಮ ಬಾಗಿಲನ್ನು ತಟ್ಟಿದಾಗ ಮತ್ತು ಏನಾಯಿತು ಎಂದು ತಿಳಿಯಲು ಬಯಸಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಆಂತರಿಕ ಆವೃತ್ತಿಯ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ನೀವು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಬಹುದು. ಪುರಾವೆಯನ್ನು ಹುಡುಕಲು ನೀವು ಸ್ಕ್ರಾಂಬಲ್ ಮಾಡುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ, ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್ ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ನೀವು ಗಂಟೆಗಳನ್ನು ವ್ಯರ್ಥ ಮಾಡುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ - ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ನಿಮಗಾಗಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮಾಡುತ್ತದೆ. ನೀವು ಎಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚು ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ ಪಡೆಯುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಬಹುದು.
ಆವೃತ್ತಿ ನಿಯಂತ್ರಣ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಕೆಲವು ಇತರ ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಯೋಜನಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ; ಅವುಗಳೆಂದರೆ, ಹಿಂದಿನ ಆವೃತ್ತಿಗಳಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ. ಇದು ಒಂದು ದೊಡ್ಡ ಗುಣಮಟ್ಟದ ಜೀವನದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯವಾಗಿರಬಹುದು, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಈ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಹೊಂದಿರದ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳಿಗೆ.
ನಿಖರವಾದ ಆವೃತ್ತಿಗಳಿಗೆ ಸಮಗ್ರವಾಗಿ ಮತ್ತು ನಿಖರವಾಗಿ ಹಿಂತಿರುಗುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವು ನಿಮಗೆ ransomware ನಂತಹ ವಿಷಯಗಳಿಂದ ಸುರಕ್ಷತಾ ಹೊದಿಕೆಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ, ಅಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಯಂತ್ರಗಳನ್ನು ಒರೆಸುವುದು ಮತ್ತೆ ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಾಗಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಅನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಬದಲು, ನೀವು ಕೇವಲ ಆವೃತ್ತಿ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಬಹುದು, ಇತ್ತೀಚಿನ ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ಆರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು ಮತ್ತು ಬಡಾ ಬೂಮ್, ನೀವು ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಮರಳಿದ್ದೀರಿ.
ತೀರ್ಮಾನ
ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಗಳು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಮೇಲೆ ಭಯಂಕರವಾಗಿ ಹೊರಹೊಮ್ಮುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ, ನೀವು ಹೊಂದಿರುವ ಯಾವುದೇ ಆವೇಗವನ್ನು ಹತ್ತಿಕ್ಕಲು ಕಾಯುತ್ತಿವೆ. ನೀವು ಸರಿಯಾದ ಮುನ್ನೆಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡರೆ ಮತ್ತು ಉತ್ತಮ ಆವೃತ್ತಿಯ ನಿಯಂತ್ರಣ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಅನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಂಡರೆ, ನಂತರ ಆಡಿಟ್‌ನ ಒತ್ತಡ ಮತ್ತು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಕೀಪಿಂಗ್‌ನ ಸ್ಲಾಗ್ ಎರಡೂ ಮಳೆಯಲ್ಲಿ ಕಣ್ಣೀರಿನಂತೆ ಕಣ್ಮರೆಯಾಗಬಹುದು.
