Nini Waajiri Wanatakiwa Kufanya Ili Kuwakaribisha Wafanyakazi Wao Ofisini

Baada ya takriban miaka 2 ya kufanya kazi nyumbani, baadhi ya mambo hayatakuwa sawa.

Kukabiliana na janga la Coronavirus, biashara nyingi hufunga milango kwenye matofali na chokaa na kuwataka wafanyikazi wao kufanya kazi nyumbani. Kwa jina la kuwaweka wafanyikazi salama, waajiri ambao wanaweza kuhama kwenda kwa wafanyikazi wa mbali, walifanya hivyo. Ilikuwa ni mpito mkubwa. Haikuwa tu mabadiliko ya kitamaduni, lakini katika hali nyingi, IT na shughuli zililazimika kung'ang'ania kusaidia mtandao uliosambazwa wa watu binafsi. Matarajio yalikuwa kwamba kila mtu bado angeweza kufikia rasilimali sawa ingawa hawakuwa kwenye mtandao tena.

Viwanda vingine havikuwa na chaguo la kuruhusu wafanyikazi wao kufanya kazi kwa mbali. Fikiria burudani, ukarimu, mikahawa, na rejareja. Je! ni tasnia gani zilizokabili janga hili bora zaidi? Dawa Kubwa, watengenezaji barakoa, huduma za kujifungua nyumbani na maduka ya vileo, bila shaka. Lakini, hiyo sio hadithi yetu inahusu. Kampuni za teknolojia zilifanikiwa. Kampuni za Tech kama Zoom, Timu za Microsoft na Skype zilikuwa tayari kusaidia tasnia zingine katika mahitaji mapya ya mikutano ya mtandaoni. Wengine, bila kazi, au kufurahia kufuli kwao, waligeukia michezo ya mtandaoni. Iwe watu walikuwa wakifanya kazi kwa mbali au wameachishwa kazi upya, teknolojia inayohusiana na ushirikiano na mawasiliano ilihitajika zaidi kuliko hapo awali.

Yote hayo yapo nyuma yetu. Changamoto sasa ni kurudisha kila mtu ofisini. Wafanyikazi wengine wanasema, "haya, sitaenda." Wanakataa kurudi ofisini. Wengine wanaweza kuacha. Kampuni nyingi, hata hivyo, zinahitaji wafanyikazi wao kurejea ofisini, angalau, mtindo wa mseto - siku 3 au 4 ofisini na wengine kufanya kazi nyumbani. Zaidi ya kibinafsi na wafanyikazi, je, mali yako ya kibiashara ambayo imekuwa tupu kwa muda mrefu iko tayari kuwakaribisha nyumbani wafanyikazi hawa?  

Usalama

Baadhi ya wafanyakazi uliowaajiri kwenye mahojiano ya Zoom, umesafirisha kompyuta ndogo na hawajawahi hata kuona ndani ya ofisi yako. Wanatazamia kukutana na wenzao ana kwa ana kwa mara ya kwanza. Lakini, kompyuta yao ndogo haijawahi kuwa kwenye mtandao wako wa kimwili.  

• Je, mfumo wa uendeshaji wa kompyuta umehifadhiwa na masasisho ya usalama na viraka?  
• Je! Kompyuta ndogo za wafanyikazi zina programu inayofaa ya kuzuia virusi?
• Je, wafanyakazi wamefunzwa kuhusu usalama wa mtandao? Mashambulizi ya hadaa na programu za ukombozi yanaongezeka. Sehemu za kazi za nyumbani zinaweza kuwa salama kidogo na mfanyakazi anaweza kubeba programu hasidi ofisini bila kujua. Athari za kiusalama za mtandao wa ofisi zinaweza kuathiriwa.
• Usalama wa mtandao wako na huduma za saraka zitashughulikia vipi anwani ya MAC ambayo haijawahi kuona hapo awali?
• Usalama wa kimwili unaweza kuwa umelegea. Ikiwa wafanyikazi wamehama timu au kutoka kwa kampuni, umekumbuka kukusanya beji zao na/au kuzima ufikiaji wao?

mawasiliano

Wengi wa wale wanaorejea afisini watafurahia kuwa na intaneti na huduma ya simu inayotegemewa ambayo hawahitaji kutunza na kujitatua.

• Je, umeangalia simu za mezani na simu za chumba cha mikutano? Kuna uwezekano kwamba ikiwa hazijatumiwa kwa muda mrefu, simu za VOIP zinaweza kuhitaji kuwekwa upya. Kukiwa na mabadiliko yoyote ya umeme, mabadiliko ya maunzi, hitilafu za mtandao, simu hizi mara nyingi hupoteza IP na zitahitaji kuwashwa tena, ikiwa hazitagawiwa anwani mpya za IP.
• Wafanyikazi ambao wamekuwa wakifanya kazi nyumbani wamekuwa wakitumia huduma wanayopenda ya kutuma ujumbe wa papo hapo, pamoja na mikutano ya video, bila ulazima. Hizi zimesaidia sana katika kuongeza tija. Je, wafanyakazi hawa watakatishwa tamaa kupata kwamba zana kama hizi ambazo wamezitegemea bado zimezuiwa ofisini? Je, ni wakati wa kuangalia upya uwiano kati ya tija na udhibiti?  

Vifaa na Programu

Timu yako ya TEHAMA imekuwa na shughuli nyingi kuweka nguvu ya mbali iliyounganishwa. Vifaa vya ofisi na programu vimepuuzwa.

• Je, mfumo wako wa ndani umewahi kuhitaji kusaidia watumiaji wengi hivi kwa wakati mmoja?
• Je, kifaa chochote ambacho sasa kimepitwa na wakati au kimepitwa na wakati baada ya miaka 2? Seva, modemu, ruta, swichi.
• Je, programu ya seva imesasishwa na matoleo mapya zaidi? OS zote mbili, pamoja na programu.
• Vipi kuhusu leseni za programu yako ya shirika? Je, unatii? Je, una watumiaji wengi zaidi ya uliokuwa nao? Je, zina leseni kwa matumizi ya wakati mmoja?  

utamaduni

Hapana, hapa si nyumbani kwako, lakini ni nini hasa kinachokuvutia kurudi ofisini? Haipaswi kuwa jukumu lingine tu.

• Mashine ya kinywaji haijajazwa kwa miezi kadhaa. Ifanye kuwa ukaribisho wa kweli tena. Usiruhusu wafanyikazi wako wajisikie kama wanaingia kisiri ndani ya nyumba iliyoachwa na hawakutarajiwa. Vitafunio havitavunja benki na vitasaidia sana kuwafahamisha kuwa wanathaminiwa. Kumbuka, wafanyikazi wengine bado wangependelea kukaa nyumbani.
• Kuwa na siku ya kuthamini mfanyakazi. Kampuni nyingi zina fursa nzuri ya kukaribisha wafanyikazi tena.
• Moja ya sababu za kutaka wafanyakazi warudi ofisini ni kwa ushirikiano na tija. Usizuie mitandao na ubunifu ukitumia sera zilizopitwa na wakati. Fuata CDC na miongozo ya karibu nawe. Ruhusu wafanyikazi kuweka mipaka ya kustarehesha, kufunika ikiwa wanataka na kubaki nyumbani inapostahili.  

• Bila shaka uliajiri wafanyikazi wapya katika miaka miwili iliyopita. Usisahau kuwaelekeza kwenye nafasi ya kimwili. Waonyeshe karibu. Hakikisha wana sehemu ya kuegesha magari na vifaa vyao vyote vya ofisi. Hakikisha kwamba hawahisi kuwa wameadhibiwa kwa kuja ofisini.
• Hakuna hatari kwa wafanyikazi kusahau Ijumaa ya kawaida, lakini sio lazima kuiruhusu ijitokeze kwa kawaida kila siku. Usijali, wengi wetu tuna mavazi ambayo yamekuwa yakitusubiri kwa subira ili tuyarudie. Mtu anatumai tu kuwa bado wanafaa na "janga la 15" sasa juu yetu.

Makubaliano

Mapema katika janga hilo, mashirika mengi yalichelewa kuwaruhusu wafanyikazi kufanya kazi kutoka nyumbani. Ilikuwa ni njia mpya ya kufikiri. Wengi, kwa kusitasita, walikubali kuwaruhusu wengi wa wafanyikazi wao kufanya kazi kwa mbali. Hili lilikuwa eneo jipya na hakukuwa na maafikiano juu ya usawa kamili wa kazi ya mbali dhidi ya ofisi.  Mnamo Oktoba 2020, Coca-Cola ilitoa tangazo la kushangaza. Vichwa vya habari vilipiga kelele, Kazi ya Kudumu Kutoka Nyumbani kwa Wafanyakazi wote wa Kihindi.  "Mtindo wa kufanya kazi kutoka nyumbani umefanya kampuni na mashirika mengi (haswa IT) kuamua kwamba mara tu athari za janga hilo zinapoanza kupungua, hakutakuwa na kulazimishwa kwa idadi kubwa ya wafanyikazi kurejea ofisini." Kulikuwa na mabadiliko ya kufanya kazi kwa mbali na matokeo ya uchunguzi wa PWC yalijivunia kwamba "kazi ya mbali imekuwa na mafanikio makubwa kwa wafanyikazi na waajiri." Lo!

Haishangazi, sio kila mtu anakubali. David Solomon, Mkurugenzi Mtendaji, Goldman Sachs, anasema kazi ya mbali ni "upotovu."  Sio kuwa nje, Eloni Musk, Mpinzani Mkuu, anasema: "kazi ya mbali haikubaliki tena."  Musk alifanya makubaliano, hata hivyo. Alisema wafanyikazi wake wa Tesla wanaweza kufanya kazi kwa mbali mradi tu wangekuwa ofisini kwa kiwango cha chini ("na ninamaanisha kiwango cha chini") cha masaa 40 kwa wiki! Twitter ilikuwa mojawapo ya makampuni ya kwanza kupitisha sera ya kufanya kazi kutoka nyumbani. Watendaji wa Twitter mnamo 2020 waliahidi kuwa watakuwa na "nguvu ya kazi iliyosambazwa", milele.  Katika mazungumzo yake ya kununua Twitter, Musk aliweka wazi kuwa alitarajia kila mtu kuwa ofisini.

Kwa hivyo, hakuna makubaliano, lakini maoni mengi yenye nguvu kwa pande zote mbili. Mfanyakazi wa pango.

Sera na Taratibu

Wakati wa janga, michakato imebadilika. Wamezoea nguvu kazi iliyosambazwa. Makampuni yamelazimika kurekebisha sera na taratibu ili kushughulikia kila kitu kwenye bweni na mafunzo ya wafanyikazi wapya, kwa mikutano ya timu, usalama na utunzaji wa wakati.

• hivi karibuni Utafiti wa Gartner iligundua kuwa mojawapo ya mabadiliko ya michakato ilikuwa mpito wa hila kwa uthabiti na kubadilika. Hapo awali, lengo lilikuwa katika kuunda michakato ya kuongeza ufanisi. Mashirika mengine yaligundua kuwa michakato iliyoboreshwa kwa ufanisi ilikuwa dhaifu sana na haikuwa na kubadilika. Fikiria mnyororo wa ugavi wa wakati. Katika kilele chake, akiba ya pesa ni kubwa. Walakini, ikiwa kuna usumbufu kwenye mnyororo wa usambazaji, unahitaji kuchunguza chaguzi zingine.
• Utafiti huo uligundua kuwa michakato inazidi kuwa ngumu zaidi kwani kampuni yenyewe inazidi kuwa ngumu zaidi. Makampuni yanabadilisha utafutaji na masoko yao katika jaribio la kupunguza na kudhibiti hatari.
• Huu unaweza kuwa wakati mzuri wa ukaguzi wa ndani. Je, sera zako zinahitaji kurekebishwa? Je, wameibuka kushughulikia dharura za siku zijazo? Je, kampuni yako itafanya nini tofauti na mlipuko ujao?

Hitimisho

Habari njema ni kwamba uhamiaji mkubwa wa kurudi ofisini sio dharura. Tofauti na mabadiliko ya haraka ya ulimwengu ambayo yalivuruga biashara na maisha yetu, tunaweza kupanga kile tunachotaka kawaida mpya ionekane. Inaweza isionekane sawa na ilivyokuwa kabla ya janga, lakini kwa bahati yoyote, inaweza kuwa bora. Tumia mabadiliko ya kurejea ofisini kama fursa ya kutathmini upya na kupanga maisha bora ya baadaye.

 Utafiti wa PWC, Juni 2020, Utafiti wa Kazi ya Mbali wa Marekani: PwC

 Coca Cola Yatangaza Kazi Ya Kudumu Kutoka Nyumbani Kwa Wafanyakazi Wote Wahindi; Posho kwa Mwenyekiti, Mtandao! - Trak.in - Biashara ya India ya Tech, Rununu & Startups

 Elon Musk anasema wafanyikazi wa mbali wanajifanya tu kufanya kazi. Inageuka yuko (aina) sahihi (yahoo.com)

 Ultimatum ya Ofisi ya Musk Inaweza Kuvuruga Mpango wa Kazi wa Mbali wa Twitter (businessinsider.com)