Na wakati mediocre ni bora kuliko kamilifu
Njia moja ya kushindwa ni kusisitiza juu ya ukamilifu. Ukamilifu hauwezekani na ni adui wa wema. Mvumbuzi wa rada ya onyo la uvamizi wa anga alipendekeza "ibada ya wasio wakamilifu". Falsafa yake ilikuwa "Jitahidi kila wakati kuwapa wanajeshi nafasi ya tatu kwa sababu bora haiwezekani na ya pili bora huwa imechelewa." Tutaacha ibada ya wasio kamili kwa wanajeshi.
Jambo kuu ni kwamba, “ikiwa hutawahi kukosa ndege, unatumia muda mwingi sana kwenye uwanja wa ndege.” Kwa maneno mengine, ikiwa unajaribu kuifanya iwe kamili 100% ya wakati, unapoteza kitu bora zaidi. Ndivyo ilivyo kwa KPIs. Viashirio Muhimu vya Utendaji ni muhimu kwa mafanikio na usimamizi wa biashara. Ni njia moja ambayo unaweza kuongoza biashara yako kwa maamuzi yanayotokana na data.
Ikiwa utatumia Google kifungu cha maneno kuunda viashirio muhimu vya utendakazi, utapata matokeo 191,000,000. Anza kusoma kurasa hizo za wavuti na itakuchukua miaka 363 ya kusoma usiku na mchana kumaliza. (Hivyo ndivyo ChatGPT iliniambia.) Hii haizingatii hata uchangamano wa ukurasa au ufahamu wako. Huna wakati wa hilo.
Maeneo ya biashara
Chagua kikoa. Unaweza (na pengine unapaswa) kutekeleza KPIs katika maeneo yote ya biashara ya kampuni yako: Fedha, Uendeshaji, Mauzo na Masoko, Huduma kwa Wateja, HR, Msururu wa Ugavi, Utengenezaji, TEHAMA, na mengineyo. Hebu tuzingatie fedha. Mchakato ni sawa kwa maeneo mengine ya kazi.
Aina za KPIs
Chagua aina ya KPI. Kuchelewa au kuongoza ambayo inaweza kuwa ya kiasi au ya ubora[1].
- Viashiria vya KPI vilivyochelewa hupima utendaji wa kihistoria. Wanasaidia kujibu swali, tulifanyaje? Mifano ni pamoja na vipimo vilivyokokotolewa kutoka kwa mizania ya jadi na taarifa ya mapato. Mapato kabla ya riba, kodi na punguzo la madeni (EBITA), Uwiano wa Sasa, Ukubwa wa Jumla, Mtaji wa Kufanya kazi.
- Viashiria vinavyoongoza vya KPI vinatabiri na vinatazamia siku zijazo. Wanajaribu kujibu swali, tutafanyaje? Je, biashara yetu itakuwaje katika siku zijazo? Mifano ni pamoja na mitindo ya Siku Zinazoweza Kupokea Akaunti, Kiwango cha Ukuaji wa Mauzo, Mauzo ya Malipo.
- KPI za ubora zinaweza kupimika na ni rahisi kutathminiwa. Mifano ni pamoja na idadi ya sasa ya wateja wanaofanya kazi, idadi ya wateja wapya katika kipindi hiki, au idadi ya malalamiko kwa Ofisi ya Biashara Bora.
- KPI za ubora ni squishier. Wanaweza kuwa zaidi subjective, lakini bado muhimu. Hizi ni pamoja na Kuridhika kwa Wateja, Ushiriki wa Wafanyakazi, Mtazamo wa Biashara, au "Kielezo cha Usawa wa Biashara".
Sehemu ngumu
Kisha, utakuwa na mikutano isiyoisha ya kamati ili kubishana kuhusu KPIs zipi zinafaa kuwa Muhimu na ni vipimo vipi vinapaswa kuwa viashirio vya utendakazi tu. Kamati za washikadau zitajadiliana kuhusu ufafanuzi kamili wa vipimo ambavyo vimechaguliwa. Ni wakati huo ambapo unakumbuka kuwa kampuni uliyonunua barani Ulaya haifuati Kanuni za Uhasibu Zinazokubalika kwa Ujumla (GAAP) kama unavyofanya nchini Marekani. Tofauti za utambuzi wa mapato na uainishaji wa gharama zitasababisha kutofautiana katika KPIs kama vile Upeo wa Faida. Ulinganisho wa KPI za uzalishaji wa kimataifa zinakabiliwa na matatizo sawa. Kwa hivyo mabishano na mijadala isiyo na mwisho.
Hiyo ndiyo sehemu ngumu - kufikia makubaliano juu ya ufafanuzi wa KPIs. The hatua katika mchakato wa KPI ni kweli moja kwa moja.
Biashara yoyote inayoendeshwa vizuri itapitia mchakato huu wa KPI inapokua kutoka operesheni ya chini ya ardhi hadi ambayo haiwezi kuruka chini ya rada. Venture Capitalists watasisitiza KPIs fulani. Wadhibiti wa serikali watasisitiza kwa wengine.
Kumbuka sababu ya kutumia KPIs. Ni sehemu ya uchanganuzi unaokusaidia kuendesha biashara yako na kufanya maamuzi sahihi na yenye ufahamu wa kutosha. Ukiwa na mfumo mzuri wa KPI utajua mahali unaposimama leo, jinsi biashara ilivyokuwa jana na unaweza kutabiri kesho itakuwaje. Ikiwa siku zijazo si nzuri, utataka kufanya mabadiliko fulani - mabadiliko kwenye michakato yako, biashara yako. Ikiwa kiwango cha faida cha robo ya kwanza ya mwaka ujao KPI inatabiriwa kuwa ya chini mwaka baada ya mwaka, utataka kutafuta njia za kuongeza mapato au kupunguza gharama.
Huo ndio mzunguko wa mchakato wa KPI: Pima - Tathmini - Badilisha. Kila mwaka, utataka kutathmini malengo yako ya KPI. KPIs zimesababisha mabadiliko. Shirika limeimarika. Unashinda lengo la Net Profit Margin kwa pointi mbili! Hebu turekebishe lengo la mwaka ujao kwenda juu na tuone kama tunaweza kufanya vyema zaidi mwaka ujao.
Upande wa giza
Baadhi ya makampuni yamekuwa na nia ya kuushinda mfumo huo. Baadhi ya kampuni zinazoanzisha biashara, zingine zikiwa na ufadhili wa Venture Capital, zimesukumwa kutoa faida ya juu na ya juu, robo zaidi ya robo. VCs hawako katika biashara kupoteza pesa. Si rahisi kuendelea na mafanikio juu ya kubadilisha hali ya uuzaji na ushindani wa hali ya juu.
Badala ya Pima - Tathmini - Badilisha mchakato, au ubadilishe lengo, kampuni zingine zimebadilisha KPI.
Fikiria mlinganisho huu. Hebu fikiria mbio za marathon ambapo washiriki wamekuwa wakifanya mazoezi na kujiandaa kwa miezi kulingana na umbali maalum, maili 26.2. Hata hivyo, katikati ya mbio, waandaaji ghafla wanaamua kubadili umbali hadi maili 15 bila taarifa ya awali. Mabadiliko haya yasiyotarajiwa huleta hasara kwa baadhi ya wakimbiaji ambao wanaweza kuwa wamejiendesha wenyewe na kutenga nishati na rasilimali zao kwa umbali wa awali. Hata hivyo, inawanufaisha wale wakimbiaji waliotoka haraka sana kumaliza umbali wa awali. Hupotosha utendakazi wa kweli na kufanya iwe vigumu kulinganisha matokeo kwa haki. Hali hii inaweza kuonekana kama jaribio la kuendesha matokeo na kuficha mapungufu ya washiriki fulani. Wale ambao wangefeli kwa umbali mrefu zaidi kwa sababu walikuwa wametumia nguvu zao zote, badala yake, wangetuzwa kwa kuwa wahitimishaji wa mbio wenye kasi zaidi na ufafanuzi mpya wa kipimo.
Vile vile, katika biashara, makampuni kama Enron, Volkswagen, Wells Fargo, na Theranos.
wamejulikana kwa kuendesha KPIs zao, taarifa za fedha, au hata viwango vya sekta ili kuunda udanganyifu wa mafanikio au kuficha utendakazi duni. Vitendo hivi vinaweza kupotosha washikadau, wawekezaji, na umma, sawa na jinsi kubadilisha sheria za mashindano ya michezo kunaweza kuwahadaa washiriki na watazamaji.
Enron hayupo tena leo, lakini aliwahi kuwa kileleni mwa msururu wa chakula kama moja ya kampuni bunifu zaidi za Amerika. Mnamo 2001 Enron ilianguka kwa sababu ya ulaghai wa uhasibu. Mojawapo ya mambo yaliyochangia ilikuwa ni upotoshaji wa KPIs ili kutoa taswira nzuri ya kifedha. Enron alitumia miamala changamano isiyo na salio na akarekebisha KPIs ili kuongeza mapato na kuficha deni, kupotosha wawekezaji na vidhibiti.
Mnamo mwaka wa 2015, Volkswagen ilikabiliwa na shida kubwa ya hisa walipofichua kwamba walikuwa wamebadilisha data ya uzalishaji katika kujaribu magari yao ya dizeli. VW walikuwa wameunda injini zao ili kuamilisha vidhibiti vya utoaji wa hewa chafu wakati wa majaribio lakini kuzizima wakati wa kuendesha gari mara kwa mara, ikipotosha KPIs za uzalishaji. Lakini bila kufuata sheria, waliweza kuendeleza pande zote mbili za usawa wa usawa - utendaji na kupunguza uzalishaji. Udanganyifu huu wa kimakusudi wa KPIs ulisababisha madhara makubwa ya kisheria na kifedha kwa kampuni.
Wells Fargo alisukuma wafanyikazi wao kufikia malengo ya mauzo ya kadi mpya ya mkopo. Kitu ambacho hakikutarajiwa kilimkumba shabiki ilipogunduliwa kwamba ili kukidhi KPIs zao, wafanyakazi walikuwa wamefungua mamilioni ya akaunti za benki na kadi za mkopo ambazo hazijaidhinishwa. Malengo ya mauzo yasiyo ya kweli na KPIs zisizofaa ziliwapa motisha wafanyakazi kushiriki katika shughuli za ulaghai, na kusababisha hasara kubwa ya sifa na kifedha kwa benki.
Pia katika habari za hivi majuzi, kampuni ya teknolojia ya afya ya Theranos, ilidai kuwa imetengeneza teknolojia ya kimapinduzi ya kupima damu. Baadaye ilibainika kuwa madai ya kampuni hiyo yalitokana na KPIs za uwongo na habari za kupotosha. Katika kesi hiyo, wawekezaji wa hali ya juu walipuuza bendera nyekundu na wakashikwa na kelele za ahadi ya kuanzisha mapinduzi. "Siri za biashara" zilijumuisha kughushi matokeo kwenye demo. Theranos ilidanganya KPIs zinazohusiana na usahihi na uaminifu wa majaribio yao, ambayo hatimaye ilisababisha kuanguka kwao na athari za kisheria.
Mifano hii inaonyesha jinsi kudanganya au kupotosha KPIs kunaweza kusababisha madhara makubwa, ikiwa ni pamoja na kuanguka kwa kifedha, uharibifu wa sifa na hatua za kisheria. Inaangazia umuhimu wa uteuzi wa maadili ya KPI, uwazi, na ripoti sahihi katika kudumisha uaminifu na mazoea endelevu ya biashara.
Maadili ya hadithi
KPIs ni nyenzo muhimu ya kupima afya ya shirika na kuongoza maamuzi ya biashara. Wakitumiwa kama ilivyokusudiwa, wanaweza kuonya wakati hatua ya kurekebisha ni muhimu. Wakati, hata hivyo, watendaji mbaya wanabadilisha sheria katikati ya tukio, mambo mabaya hutokea. Hufai kubadilisha umbali hadi mstari wa kumalizia baada ya mbio kuanza na hupaswi kubadilisha ufafanuzi wa KPI ambao umeundwa ili kuonya juu ya maangamizi yanayokuja.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
