మీరు ఆడిట్-సిద్ధంగా ఉన్నారా?
రచయితలు: కి జేమ్స్ మరియు జాన్ బోయర్
మీరు మొదట ఈ కథనం యొక్క శీర్షికను చదివినప్పుడు, మీరు బహుశా వణుకుతారు మరియు వెంటనే మీ ఆర్థిక ఆడిట్ గురించి ఆలోచించారు. అవి భయానకంగా ఉండవచ్చు, కానీ దాని గురించి ఏమిటి పాటిస్తున్న తనిఖీలు?
కాంట్రాక్ట్ మరియు రెగ్యులేటరీ ఆవశ్యకతలకు మీ సంస్థ కట్టుబడి ఉందన్న సమీక్షకు మీరు సిద్ధంగా ఉన్నారా?
సమ్మతి ఆడిట్ మీ అంతర్గత నియంత్రణలు, భద్రతా విధానాలు, వినియోగదారు యాక్సెస్ నియంత్రణలు మరియు ప్రమాద నిర్వహణను సమీక్షిస్తుంది. మీకు అవకాశాలు ఎక్కువగా ఉన్నాయి కొన్ని ఏ విధమైన విధానాలు అమలులో ఉన్నాయి, అయితే (ఉదాహరణకు) హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA)కి సంబంధించిన సమ్మతి ఆడిట్ మీ సంస్థ కలిగి ఉందని ధృవీకరిస్తుంది స్థిరంగా అమలు విధానాలు మరియు నియంత్రణలు, అవి పుస్తకాలపై మాత్రమే కాదు.
సమ్మతి ఆడిట్ యొక్క ఖచ్చితమైన స్వభావం రకంపై ఆధారపడి ఉంటుంది, కానీ తరచుగా రికార్డ్‌లకు యాక్సెస్ సురక్షితమైనదని మరియు మీ విశ్లేషణలు మరియు రిపోర్టింగ్ వాతావరణంలోని డేటా అవసరమైన సిబ్బందికి పరిమితం చేయబడిందని ప్రదర్శించడాన్ని కలిగి ఉంటుంది.
సమస్య
కట్టుబడి ఉన్నట్లు మంచి మరియు చెల్లుబాటు అయ్యే రుజువును అందించడం చాలా బాధాకరం. ప్రదర్శన ప్రయోజనాల కోసం, ఒక నిర్దిష్ట ఉదాహరణపై దృష్టి పెడదాం.
ప్రతి ఉత్పత్తి వాతావరణం తప్పనిసరిగా కలిగి ఉండాలి digital కాగితం కాలిబాట. ఇది ఆలోచనతో ప్రారంభం కావాలి, టెస్టింగ్ మరియు బగ్ ఫిక్సింగ్ ద్వారా క్రిందికి కొనసాగాలి, దాని గత రిజల్యూషన్‌ను కనుగొని, తుది, పూర్తయిన ఉత్పత్తి ఆమోదంతో ముగించాలి.
ఆ చివరి దశ - తుది ఆమోదం - ఎంచుకోవడానికి ఆడిటర్లకు ఇష్టమైనది. వారు అడగవచ్చు, "ఉత్పత్తి వాతావరణంలోని అన్ని నివేదికలు మీ డాక్యుమెంట్ ప్రక్రియకు కట్టుబడి ఉన్నాయని మీరు ఎలా నిర్ధారిస్తారో నాకు చూపగలరా?"
అప్పుడు మీరు జాబితాను అందించాలి ప్రతి వలస వచ్చిన నివేదిక.
ఇది ఎందుకు ముఖ్యం
ఆడిటర్లకు అవసరమైన మరియు తగినంత సమాచారాన్ని అందించడం నిరుత్సాహకరంగా ఉంటుంది, ప్రత్యేకించి ఇది మాన్యువల్ ప్రక్రియ అయినప్పుడు - మీరు ఈ సందర్భంగా ప్లాన్ చేయకపోతే.
మీ విధానాలను స్థాపించడం మరియు అనుసరించడం మాత్రమే కాకుండా, మీ స్వంత ప్రమాణాలను ధృవీకరించడానికి మరియు నిరూపించడానికి మెకానిజమ్‌లను ఉంచడం కూడా ముఖ్యం.
కనిష్టంగా, ఎవరు ఏమి ప్రాప్తి చేసారు, పర్యావరణంలో ఎలాంటి మార్పులు చేసారు, వ్యక్తులు చేసిన అన్ని నివేదికలు, ఎవరు నివేదికలు చేసారు మరియు ఉత్పత్తి వాతావరణంలోని ప్రతి ఆస్తి డెవలపర్ మరియు QA చేతుల ద్వారా సముచితంగా ఎలా వెళ్లింది అనే ఆడిట్ చేయదగిన రికార్డును అందించడానికి మీరు సిద్ధంగా ఉండాలి. .
వ్యూహాలు
ఆడిట్ కోసం "సిద్ధంగా" ఉండటం అనేక విభిన్న రూపాల్లో రావచ్చు, వాటిలో కొన్ని అధిక ప్రయత్నం మరియు ఇతరుల కంటే మిమ్మల్ని ఇబ్బందుల నుండి దూరంగా ఉంచే అవకాశం ఉంది. ఇక్కడ కొన్ని ర్యాంకింగ్ ఉంది కానీ అన్నింటి కంటే మెరుగైన ఎంపికల క్రమంలో.
గందరగోళం మరియు అల్లకల్లోలం
ప్రియమైన, దురదృష్టకర పాఠకులారా, మీరు ఆడిటర్‌ను సంతృప్తిపరిచేలా భయంకరమైన HIPAA ఉల్లంఘనలకు పాల్పడలేదని నిరూపించడానికి మీరు శోచనీయంగా సిద్ధంగా లేరని ఈ కథనం ద్వారా మీరు గ్రహించే అవకాశం ఉంది.
ఇదే జరిగితే, మీ అస్థిర స్థితి ఎంతకాలం కొనసాగిందనే దానిపై ఆధారపడి చాలా ఆలస్యం కావచ్చు. మీరు చేయగలిగిన సమాచారం యొక్క ఏదైనా స్క్రాప్‌లను కనుగొనడానికి స్క్రాంబ్లింగ్ చేసే దురదృష్టకర స్థితిలో మిమ్మల్ని మీరు కనుగొనవచ్చు.
ఇది ప్రయత్నించిన మరియు నిజమైన పద్ధతి, ఇది వినాశకరమైన ఫలితాలను కలిగి ఉంటుందని కాలానుగుణంగా నిరూపించబడింది.
మీరు మీ అవకాశాలను తీసుకొని ఈ వ్యూహం కోసం షూట్ చేయాలని ప్లాన్ చేస్తే, అలా చేయకండి. మీ భవిష్యత్తు మీకు కృతజ్ఞతలు తెలుపుతుంది.
రక్తం, చెమట మరియు కన్నీళ్లు
సాంప్రదాయకంగా, వ్యాపారాలు గ్రిట్ మరియు శ్రమ ద్వారా జరిగే ప్రతిదాని గురించి ఖచ్చితమైన రికార్డులను ఉంచుతాయి. వారి సిస్టమ్‌లోని కొన్ని ఫోల్డర్‌లో, చేతితో వ్రాసిన (లేదా చేతితో టైప్ చేసిన) స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు మరియు ఆడిటర్ తెలుసుకోవలసిన ప్రతిదాన్ని వివరించే పత్రాలు ఉన్నాయి.
మీరు గందరగోళం మరియు అల్లకల్లోలం వ్యూహం నుండి బయటపడటానికి ప్రయత్నిస్తుంటే, ప్రారంభించడానికి ఇది మీ ఉత్తమ పందెం కావచ్చు. ఆడిటర్ యొక్క భయంకరమైన దృష్టిలో అన్ని కీలక సమాచారాన్ని పెనుగులాట మరియు కనుగొనడానికి వేచి ఉండటానికి బదులుగా, మీ వద్ద ఉన్న ప్రతిదాన్ని త్రవ్వి, కనీసం సెమీ ఆమోదయోగ్యమైన రికార్డ్‌లో కంపైల్ చేయడం మీకు సమయం ఉన్నప్పుడు మాన్యువల్‌గా చేయవచ్చు.
ఈ వ్యూహం మీ రోజువారీ ప్రమాణం లేదా మీరు చెడు అలవాట్లను విడిచిపెట్టడానికి ప్లాన్ చేస్తున్న విధానం లేదా, మీరు వీలైనంత త్వరగా ప్రారంభించడానికి క్రింది ప్రణాళికను సిఫార్సు చేస్తున్నాము.
వెర్షన్ కంట్రోల్ సాఫ్ట్‌వేర్
మీ వ్యాపారంలోని అన్ని భాగాలలో హోలిస్టిక్ వెర్షన్ నియంత్రణను కలిగి ఉండటం, అది ప్రీప్యాకేజ్ చేయబడిన చోట మాత్రమే కాకుండా, ఈ మొత్తం ప్రక్రియను స్వయంగా నిర్వహించేలా చేస్తుంది. వినియోగదారులు దేనికైనా మార్పులు చేసినప్పుడు, ఇది స్వయంచాలకంగా ఎవరు మార్పు చేస్తున్నారో, ఏ సమయంలో, ఏ విధానాలను అనుసరించారు, మొత్తం తొమ్మిది గజాలను స్వయంచాలకంగా రికార్డ్ చేస్తుంది.
ఆడిటర్లు మీ తలుపు తట్టినప్పుడు మరియు ఏమి జరిగిందో తెలుసుకోవాలనుకున్నప్పుడు, మీరు మీ అంతర్గత సంస్కరణ చరిత్రను సూచించవచ్చు. మీరు రుజువును కనుగొనడానికి పెనుగులాట అవసరం లేదు, మీరు స్ప్రెడ్‌షీట్ రికార్డింగ్ సమాచారంలో గంటల తరబడి వృధా చేయనవసరం లేదు – సాఫ్ట్‌వేర్ మీ కోసం పని చేస్తుంది. ఇది చాలా ముఖ్యమైన చోట మీరు దృష్టి పెట్టవచ్చు.
సంస్కరణ నియంత్రణ సాఫ్ట్‌వేర్ కొన్ని ఇతర పెద్ద ప్రయోజనాలను కూడా కలిగి ఉంది; అవి, మునుపటి సంస్కరణలకు తిరిగి వెళ్లగల సామర్థ్యం. ప్రత్యేకించి ఈ ఫంక్షనాలిటీ లేని ప్రోగ్రామ్‌ల కోసం ఇది భారీ జీవన నాణ్యత ఫీచర్ కావచ్చు.
ఖచ్చితమైన సంస్కరణలకు సమగ్రంగా మరియు ఖచ్చితంగా తిరిగి వెళ్లగల సామర్థ్యాన్ని కలిగి ఉండటం వలన ransomware వంటి వాటి నుండి మీకు భద్రతా కవచం లభిస్తుంది, ఇక్కడ మీ మెషీన్‌లను తుడిచివేయడం వ్యాపారాన్ని మళ్లీ ప్రారంభించడం అవసరం. మీ అన్ని రికార్డ్‌లను లేదా ప్రాజెక్ట్‌ను కోల్పోయే బదులు, మీరు కేవలం సంస్కరణ నియంత్రణను సంప్రదించి, ఇటీవలి ఎంపికను మరియు బాడా బూమ్‌ను ఎంచుకోవచ్చు, మీరు తిరిగి వ్యాపారంలో ఉన్నారు.
ముగింపు
ఆడిట్‌లు మీ వ్యాపారంపై భయాందోళనలు కలిగి ఉండాల్సిన అవసరం లేదు, మీరు కలిగి ఉన్న వేగాన్ని అణిచివేసేందుకు వేచి ఉండండి. మీరు సరైన జాగ్రత్తలు తీసుకుని, మంచి వెర్షన్ కంట్రోల్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను పొందినట్లయితే, ఆడిట్ ఒత్తిడి మరియు రికార్డ్ కీపింగ్ యొక్క స్లాగ్ రెండూ వర్షంలో కన్నీళ్లలా అదృశ్యమవుతాయి.
