Auditga tayyormisiz?
Mualliflar: Ki Jeyms va Jon Boyer
Ushbu maqolaning sarlavhasini birinchi marta o'qiganingizda, ehtimol siz titragansiz va darhol moliyaviy auditingiz haqida o'ylagansiz. Bu qo'rqinchli bo'lishi mumkin, lekin nima haqida rozilik auditlar?
Tashkilotingizning shartnoma va me'yoriy talablarga rioya qilishini tekshirishga tayyormisiz?
Muvofiqlik auditi sizning ichki nazorat, xavfsizlik siyosati, foydalanuvchi ruxsatini nazorat qilish va risklarni boshqarishni ko'rib chiqadi. Sizda imkoniyat yuqori bir qancha Amaldagi siyosat turi, lekin (masalan) Sog'liqni saqlash sug'urtasi portativligi va javobgarligi to'g'risidagi qonun (HIPAA) bilan bog'liq muvofiqlik auditi tashkilotingiz borligini tasdiqlaydi. izchil amalga oshirilmoqda siyosat va nazorat, ular kitobda emas, balki faqat.
Muvofiqlik auditining aniq tabiati turiga bog'liq bo'ladi, lekin ko'pincha yozuvlarga kirish xavfsiz ekanligini va sizning tahliliy va hisobot muhitingizdagi ma'lumotlar zarur xodimlar bilan cheklanganligini ko'rsatishdan iborat.
Muammo
Muvofiqlik to'g'risida yaxshi va to'g'ri dalillarni taqdim etish katta og'riq bo'lishi mumkin. Ko'rgazmali maqsadlarda, keling, aniq bir misolga to'xtalib o'tamiz.
Har bir ishlab chiqarish muhiti mavjud bo'lishi kerak digital qog'oz izi. U fikrlashdan boshlanishi, sinov va xatolarni tuzatish orqali davom etishi, o'z yechimini topish yo'lini topishi va yakuniy, tugallangan mahsulotning ma'qullanishi bilan yakunlanishi kerak.
Oxirgi bosqich - yakuniy tasdiqlash - auditorlar uchun eng sevimli narsadir. Ular shunday deb so'rashlari mumkin: "Menga ishlab chiqarish muhitidagi barcha hisobotlar hujjatlashtirilgan jarayoningizga rioya qilganligini qanday tasdiqlashingizni ko'rsata olasizmi?"
Keyin ro'yxatni taqdim etishingiz kerak bo'ladi har bir ko'chirilgan hisobot.
Nima uchun bu muhim
Auditorlarga kerakli va yetarli ma'lumotlarni taqdim etish, ayniqsa qo'lda bajariladigan jarayon bo'lsa, qo'rqinchli bo'lishi mumkin - agar siz ushbu voqeani rejalashtirmagan bo'lsangiz, bundan ham ko'proq.
Nafaqat o'z siyosatlaringizni o'rnatish va ularga rioya qilish, balki o'z standartlaringizga rioya qilishni tasdiqlash va isbotlash uchun mexanizmlarni saqlash ham muhimdir.
Eng kamida, kim nimaga kirishi, atrof-muhitga qanday o'zgarishlar kiritilganligi, odamlar tomonidan berilgan barcha hisobotlar, hisobotlarni kim tuzganligi va ishlab chiqarish muhitidagi har bir aktiv ishlab chiquvchi va QA qo'llaridan qanday qilib tegishli tarzda o'tganligi haqida tekshiriladigan yozuvni taqdim etishga tayyor bo'lishingiz kerak. .
Strategiyalar
Auditga "tayyor" bo'lish bir necha xil shakllarda bo'lishi mumkin, ulardan ba'zilari boshqalarga qaraganda ko'proq kuch sarflaydi va sizni muammolardan saqlaydi. Bu yerda ba'zilari reytingi, lekin hammasi emas, borgan sari yaxshiroq variantlar bo'yicha.
Xaos va tartibsizlik
Ehtimol, siz, aziz, baxtsiz o'quvchi, ushbu maqola orqali siz auditorni qoniqtiradigan darajada HIPAA qoidalarini qo'pol ravishda buzmasligingizni isbotlashga tayyor emasligingizni tushunib yetgandirsiz.
Agar shunday bo'lsa, tasodifiy status-kvo qancha vaqt hukmronlik qilganiga qarab, juda kech bo'lishi mumkin. Siz o'zingizni har qanday ma'lumot parchalarini topish uchun kurashayotgan baxtsiz holatda topishingiz mumkin.
Bu sinovdan o'tgan va haqiqiy usul bo'lib, yillar davomida halokatli natijalarga olib kelishi isbotlangan.
Agar siz o'z imkoniyatingizni ishga solmoqchi bo'lsangiz va ushbu strategiya uchun otishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, shunchaki qilmang. Sizning kelajakdagi o'zingiz sizga rahmat aytadi.
Qon, ter va ko'z yoshlar
An'anaga ko'ra, korxonalar mayda-chuyda va mehnat orqali sodir bo'ladigan barcha narsalarni sinchkovlik bilan qayd qilib boradilar. Ularning tizimidagi ba'zi bir papkada qo'lda yozilgan (yoki qo'lda terilgan) elektron jadvallar va auditor bilishi kerak bo'lgan hamma narsani batafsil tavsiflovchi hujjatlar mavjud.
Agar siz betartiblik va tartibsizlik strategiyasidan chiqib ketishga harakat qilmoqchi bo'lsangiz, bu sizning boshlashingiz uchun eng yaxshi garov bo'lishi mumkin. Auditorning dahshatli nigohi ostida barcha asosiy ma'lumotlarni qidirish va topishni kutish o'rniga, sizda mavjud bo'lgan hamma narsani qazib olish va uni kamida yarim maqbul yozuvda to'plash vaqtingiz bo'lganda qo'lda bajarilishi mumkin.
Ushbu strategiya sizning kundalik me'yoringizmi yoki yomon odatlardan voz kechishni rejalashtirgan usulmi yoki yo'qmi, sizga imkon qadar tezroq boshlashni tavsiya qilamiz.
Versiya nazorat qilish dasturi
Faqat oldindan qadoqlangan reposlar emas, balki biznesingizning barcha qismlarida versiyani yaxlit nazorat qilish bu butun jarayonni o'z-o'zidan boshqarishga imkon beradi. Foydalanuvchilar biror narsaga o‘zgartirish kiritganda, u avtomatik ravishda o‘zgartirishni kim, qaysi vaqtda, qanday tartib-qoidalarga rioya qilinganligini, butun to‘qqiz yardni ovozsiz yozib oladi.
Auditorlar sizning eshigingizni taqillatib, nima bo'lganini bilmoqchi bo'lganda, siz faqat ichki versiyalar tarixiga murojaat qilishingiz mumkin. Dalil topish uchun ovora bo‘lishingiz shart emas, ma’lumotni elektron jadvalga yozib olishda soatlab vaqt sarflashingiz shart emas – dasturiy ta’minot siz uchun vazifani bajaradi. Siz faqat eng muhim joyga e'tibor qaratishingiz mumkin.
Versiyani boshqarish dasturi boshqa katta afzalliklarga ham ega; ya'ni oldingi versiyalarga qaytish imkoniyati. Bu, ayniqsa, bunday funksiyaga ega bo'lmagan dasturlar uchun hayot sifatining katta xususiyati bo'lishi mumkin.
Aniq versiyalarga har tomonlama va aniq qaytish qobiliyatiga ega bo'lish, shuningdek, to'lov dasturi kabi narsalardan xavfsizlikni ta'minlaydi, bunda mashinalaringizni tozalash biznesni qayta boshlash uchun zarurat bo'lishi mumkin. Barcha yozuvlaringizni yoki hatto loyihaning o'zini yo'qotishdan ko'ra, siz shunchaki versiya boshqaruviga murojaat qilishingiz, eng so'nggi variantni tanlashingiz va bada boom, siz biznesga qaytasiz.
Xulosa
Auditlar sizning biznesingiz ustidan paydo bo'ladigan dahshatli xayolparastlar bo'lishi shart emas va sizda mavjud bo'lgan har qanday tezlikni yo'q qilishni kutadi. Agar siz to'g'ri ehtiyot choralarini ko'rsangiz va yaxshi versiyani boshqarish dasturiga ega bo'lsangiz, auditning stressi va yozuvlarni saqlashning sekinlashishi yomg'irdagi ko'z yoshlari kabi yo'qolishi mumkin.
