Auditə hazırsınız?
Müəlliflər: Ki James və John Boyer
Bu məqalənin başlığını ilk dəfə oxuyanda, yəqin ki, titrədiniz və dərhal maliyyə auditinizi düşündünüz. Bunlar qorxulu ola bilər, amma nə olacaq Uyğunluq auditlər?
Təşkilatınızın müqavilə və normativ tələblərə riayət etməsini yoxlamağa hazırsınızmı?
Uyğunluq auditi daxili nəzarətlərinizi, təhlükəsizlik siyasətlərinizi, istifadəçi giriş nəzarətlərini və risklərin idarə edilməsini nəzərdən keçirir. Sizin şansınız yüksəkdir bir bir növ siyasət mövcuddur, lakin (məsələn) Səhiyyə Sığortasının Daşınması və Hesabatlılığı Aktı (HIPAA) ilə bağlı uyğunluq auditi təşkilatınızın mövcud olduğunu təsdiq edəcək. ardıcıl surətdə həyata keçirilir siyasətlər və nəzarətlər, təkcə kitablarda olduqları üçün deyil.
Uyğunluq auditinin dəqiq xarakteri növdən asılı olacaq, lakin çox vaxt qeydlərə girişin təhlükəsiz olduğunu və analitika və hesabat mühitinizdəki məlumatların lazımi işçilərlə məhdudlaşdırıldığını nümayiş etdirməkdən ibarətdir.
Problem
Uyğunluğun yaxşı və etibarlı sübutunu təqdim etmək böyük bir ağrı ola bilər. Nümayiş məqsədi ilə konkret bir misal üzərində dayanaq.
Hər bir istehsal mühiti olmalıdır digital kağız izi. O, ideya ilə başlamalı, sınaq və səhvlərin aradan qaldırılması yolu ilə davam etməli, keçmiş həll yolu tapmalı və son, tamamlanmış məhsulun təsdiqi ilə başa çatmalıdır.
Bu son addım – son təsdiqləmə – auditorların ən sevimli addımıdır. Onlar soruşa bilərlər ki, "istehsal mühitindəki bütün hesabatların sənədləşdirilmiş prosesinizə əməl etdiyini necə təsdiq etdiyinizi mənə göstərə bilərsinizmi?"
Daha sonra siyahı təqdim etməli olacaqsınız hər köçürmə hesabatı.
Bu niyə vacibdir
Auditorları lazımi və kifayət qədər məlumatla təmin etmək, xüsusən də bu, əl ilə həyata keçirilən proses zamanı qorxulu ola bilər – hətta bu hadisəni planlaşdırmamısınızsa.
Yalnız siyasətlərinizi müəyyən etmək və onlara əməl etmək deyil, həm də öz standartlarınıza uyğunluğu təsdiqləmək və sübut etmək üçün mexanizmləri yerində saxlamaq vacibdir.
Minimum olaraq, kimin nəyə daxil olduğu, ətraf mühitə hansı dəyişikliklərin edildiyi, insanların etdiyi bütün hesabatlar, hesabatları kimin hazırladığı və istehsal mühitindəki hər bir aktivin tərtibatçı və QA əllərindən necə keçdiyi barədə yoxlanıla bilən qeydi təqdim etməyə hazır olmalısınız. .
Strategiyalar
Auditə “hazır” olmaq bir neçə fərqli formada ola bilər, onlardan bəziləri daha çox səy tələb edir və sizi başqalarından daha çox problemdən qoruyur. Budur, getdikcə daha yaxşı seçimlər üçün hamısının deyil, bəzilərinin sıralaması.
Xaos və Mayhem
Ola bilsin ki, siz, əziz, bədbəxt oxucu, bu məqalə vasitəsilə bir auditoru qane edəcək dərəcədə HIPAA-nın ağır pozuntularına yol vermədiyinizi sübut etməyə hazır olmadığınızı başa düşmüsünüz.
Əgər belədirsə, təsadüfi status-kvonun nə qədər müddət hökm sürməsindən asılı olaraq çox gec ola bilər. Əlinizdə olan hər hansı bir məlumat qırıntısını tapmaq üçün özünüzü uğursuz vəziyyətdə tapa bilərsiniz.
Bu, fəlakətli nəticələrə gətirib çıxardığı zamanla sübut edilmiş sınanmış və doğru üsuldur.
Şansınızı götürüb bu strategiya üçün atəş açmağı planlaşdırırsınızsa, sadəcə etməyin. Gələcək özünüz sizə təşəkkür edəcək.
Qan, tər və göz yaşı
Ənənəvi olaraq, müəssisələr zəhmət və zəhmətlə baş verən hər şeyin dəqiq qeydlərini saxlayırlar. Onların sistemindəki bəzi qovluqlarda auditorun bilməli ola biləcəyi hər şeyi təfərrüatlandıran əl ilə yazılmış (və ya əllə yazılmış) cədvəllər və sənədlər var.
Özünüzü Xaos və Mayhem strategiyasından çıxarmağa çalışırsınızsa, bu, başlamaq üçün ən yaxşı bahis ola bilər. Bir auditorun dəhşətli baxışları altında bütün əsas məlumatları qarışdırmaq və tapmaq üçün gözləmək əvəzinə, əlinizdə olan hər şeyi qazmaq və ən azı yarı məqbul bir qeyddə tərtib etmək vaxtınız olanda əl ilə edilə bilər.
Bu strategiyanın sizin gündəlik normanız və ya pis vərdişlərdən qurtulmağı planlaşdırdığınız üsul olub-olmamasından asılı olmayaraq, sizə mümkün olan ən qısa zamanda başlamaq üçün aşağıdakı planı tövsiyə edirik.
Versiyaya nəzarət proqramı
Yalnız əvvəlcədən qablaşdırıldığı yerdə repolar deyil, biznesinizin bütün hissələri üzrə vahid versiyaya nəzarət etmək, bütün bu prosesi mahiyyətcə özü idarə edir. İstifadəçilər hər hansı bir şeyə dəyişiklik etdikcə, avtomatik olaraq səssizcə kimin dəyişikliyini, hansı saatda, hansı prosedurlara əməl edildiyini, bütün doqquz yardda qeyd edəcək.
Auditorlar qapınızı döyəndə və nə baş verdiyini bilmək istəyəndə, sadəcə olaraq daxili versiya tarixçənizə müraciət edə bilərsiniz. Sübut tapmaq üçün dırmaşmağa ehtiyacınız olmayacaq, məlumat cədvəlinin qeydinə saatlar sərf etməyə ehtiyacınız olmayacaq – proqram sizin üçün işi görür. Yalnız ən vacib olan yerə diqqət edə bilərsiniz.
Versiyaya nəzarət proqramının digər böyük faydaları da var; yəni əvvəlki versiyalara qayıtmaq imkanı. Bu, xüsusilə bu funksiyaya malik olmayan proqramlar üçün böyük bir həyat keyfiyyəti xüsusiyyəti ola bilər.
Dəqiq versiyalara hərtərəfli və dəqiq şəkildə geri qayıtmaq qabiliyyətinə sahib olmaq həm də sizə ransomware kimi şeylərdən qorunmaq imkanı verir, burada maşınlarınızı silmək biznesi yenidən işə başlamaq üçün zəruri ola bilər. Bütün qeydlərinizi və ya hətta layihənin özünü itirməkdənsə, sadəcə olaraq versiya nəzarəti ilə məsləhətləşə, ən son variantı seçə və bada bumu, yenidən işə başlaya bilərsiniz.
Nəticə
Auditlər, biznesinizin üzərində gözləyən, sizdə olan hər hansı bir sürəti əzmək üçün gözləyən dəhşətli xəyallar olmamalıdır. Əgər siz lazımi ehtiyat tədbirləri görsəniz və yaxşı versiyaya nəzarət proqram təminatı əldə etsəniz, o zaman auditin stressi və uçotun aparılmasının ləngiməsi yağışda göz yaşları kimi yox ola bilər.
