Ydych chi'n Barod am Archwiliad?
Awduron: Ki James a John Boyer
Pan ddarllenoch chi deitl yr erthygl hon am y tro cyntaf, mae'n debyg eich bod wedi dychryn a meddwl ar unwaith am eich archwiliad ariannol. Gall y rheini fod yn frawychus, ond beth am cydymffurfiaeth archwiliadau?
A ydych yn barod am adolygiad o gydymffurfiad eich sefydliad â gofynion contract a rheoleiddio?
Mae archwiliad cydymffurfio yn adolygu eich rheolaethau mewnol, polisïau diogelwch, rheolaethau mynediad defnyddwyr, a rheoli risg. Mae'r siawns yn uchel sydd gennych rhai math o bolisïau sydd ar waith, ond bydd archwiliad cydymffurfio sy’n ymwneud (er enghraifft) â’r Ddeddf Cludadwyedd ac Atebolrwydd Yswiriant Iechyd (HIPAA) yn dilysu bod eich sefydliad wedi gorfodi yn gyson polisïau a rheolaethau, nid dim ond eu bod ar y llyfrau.
Bydd union natur archwiliad cydymffurfio yn dibynnu ar y math, ond yn aml mae'n cynnwys dangos bod mynediad at gofnodion yn ddiogel, a bod data yn eich amgylchedd dadansoddi ac adrodd wedi'i gyfyngu i bersonél angenrheidiol.
Y broblem
Gall darparu prawf da a dilys o ymlyniad fod yn boen enfawr. At ddibenion arddangos, gadewch i ni ganolbwyntio ar un enghraifft benodol.
Dylai pob amgylchedd cynhyrchu gael a digital llwybr papur. Dylai ddechrau gyda syniadaeth, parhau i lawr trwy brofi a thrwsio bygiau, dod o hyd i'w ffordd heibio i ddatrysiad, a gorffen ar gymeradwyo'r cynnyrch terfynol, gorffenedig.
Mae'r cam olaf hwnnw - y gymeradwyaeth derfynol - yn ffefryn gan archwilwyr. Efallai y byddan nhw’n gofyn, “a allwch chi ddangos i mi sut rydych chi’n cadarnhau bod pob adroddiad yn yr amgylchedd cynhyrchu wedi cadw at eich proses ddogfenedig?”
Yna byddai'n rhaid i chi ddarparu rhestr o bob adroddiad mudol.
Pam mae hyn yn bwysig
Gall darparu gwybodaeth angenrheidiol a digonol i archwilwyr fod yn frawychus, yn enwedig pan fydd yn broses â llaw – hyd yn oed yn fwy felly os nad ydych wedi cynllunio ar gyfer yr achlysur.
Mae'n bwysig nid yn unig sefydlu a dilyn eich polisïau, ond hefyd cadw mecanweithiau yn eu lle i ddilysu a phrofi cydymffurfiaeth â'ch safonau eich hun.
Cyn lleied â phosibl, mae angen ichi fod yn barod i ddarparu cofnod archwiliadwy o bwy a gyrchodd beth, pa newidiadau a wnaed i’r amgylchedd, yr holl adroddiadau a wnaed gan bobl, pwy a luniodd yr adroddiadau, a sut yr aeth pob ased yn yr amgylchedd cynhyrchu drwy ddwylo’r datblygwr a’r SA yn briodol. .
Y Strategaethau
Gall bod yn “barod” ar gyfer archwiliad ddod mewn sawl ffurf wahanol, gyda rhai ohonynt yn ymdrech uwch ac yn fwy tebygol o'ch cadw allan o drwbl nag eraill. Dyma restr o rai ond nid pob un yn nhrefn opsiynau cynyddol well.
Anrhefn a Anrhefn
Mae'n bosibl eich bod chi, annwyl, ddarllenydd anffodus, trwy'r erthygl hon wedi sylweddoli eich bod yn druenus o amharod i brofi nad ydych yn cyflawni troseddau difrifol HIPAA er boddhad archwiliwr.
Os yw hyn yn wir, gall fod yn rhy hwyr yn dibynnu ar ba mor hir y mae eich status quo di-drefn wedi teyrnasu. Efallai y byddwch yn y sefyllfa anffodus o sgrialu i ddod o hyd i unrhyw ddarnau o wybodaeth y gallwch.
Mae hwn yn ddull profedig a gwir sydd wedi'i brofi trwy'r blynyddoedd i gael canlyniadau trychinebus.
Os ydych chi'n bwriadu cymryd eich siawns a saethu ar gyfer y strategaeth hon, peidiwch â gwneud hynny. Bydd eich hunan yn y dyfodol yn diolch i chi.
Gwaed, Chwys, a Dagrau
Yn draddodiadol, mae busnesau wedi cadw cofnodion manwl iawn o bopeth sy'n digwydd trwy raean a llafur. Mewn rhai ffolderi yn eu system, mae taenlenni a dogfennau mewn llawysgrifen (neu wedi'u teipio â llaw) sy'n manylu ar bopeth y gallai fod angen i archwilydd ei wybod.
Os ydych chi'n ceisio cloddio'ch hun allan o'r strategaeth Anrhefn a Anrhefn, efallai mai dyma'ch bet orau i ddechrau. Yn hytrach nag aros i sgrialu a dod o hyd i'r holl wybodaeth allweddol o dan syllu ofnadwy archwilydd, gellir cloddio popeth sydd gennych a'i lunio mewn cofnod lled dderbyniol o leiaf â llaw tra bod gennych amser.
P'un a yw'r strategaeth hon yn norm o ddydd i ddydd ai peidio neu'r ffordd yr ydych yn bwriadu torri allan o arferion drwg, rydym yn argymell y cynllun canlynol i chi ddechrau cyn gynted ag y gallwch.
Meddalwedd Rheoli Fersiwn
Mae cael rheolaeth fersiwn gyfannol ar draws pob rhan o'ch busnes, nid dim ond repos lle mae wedi'i becynnu ymlaen llaw, yn gwneud i'r broses gyfan hon drin ei hun yn y bôn. Wrth i ddefnyddwyr wneud newidiadau i unrhyw beth, bydd yn cofnodi'n dawel yn awtomatig pwy sy'n gwneud y newid, pryd, pa weithdrefnau a ddilynwyd, y naw llath cyfan.
Pan ddaw'r archwilwyr i gnocio ar eich drws ac eisiau gwybod beth ddigwyddodd, gallwch gyfeirio at eich hanes fersiwn mewnol. Ni fydd angen i chi sgramblo i ddod o hyd i brawf, ni fydd angen i chi wastraffu oriau mewn taenlen yn cofnodi gwybodaeth - mae'r feddalwedd yn gwneud y gwaith i chi. Gallwch ganolbwyntio lle mae'n bwysig fwyaf.
Mae gan feddalwedd rheoli fersiwn rai buddion mawr eraill hefyd; sef, y gallu i rolio'n ôl i fersiynau blaenorol. Gall hyn fod yn nodwedd ansawdd bywyd enfawr, yn enwedig ar gyfer rhaglenni nad oedd ganddynt y swyddogaeth hon fel arall.
Mae meddu ar y gallu i rolio'n ôl yn gynhwysfawr ac yn gywir i fersiynau manwl gywir hefyd yn rhoi blanced ddiogelwch i chi o bethau fel ransomware, lle gallai sychu'ch peiriannau fod yn anghenraid i ddechrau rhedeg y busnes eto. Yn hytrach na cholli'ch holl gofnodion neu hyd yn oed y prosiect ei hun, gallwch chi ymgynghori â'r rheolaeth fersiwn, dewis yr opsiwn mwyaf diweddar, a bada boom, rydych chi'n ôl mewn busnes.
Casgliad
Nid oes rhaid i archwiliadau fod yn bwganod brawychus ar y gorwel dros eich busnes, yn aros i wasgu pa fomentwm bynnag sydd gennych. Os cymerwch y rhagofalon cywir a chaffael meddalwedd rheoli fersiynau da, yna gall straen archwiliad a'r slog o gadw cofnodion ddiflannu, fel dagrau mewn glaw.
