Hvad arbejdsgivere skal gøre for at byde deres medarbejdere velkommen tilbage til kontoret

Efter næsten 2 års arbejde hjemmefra, vil nogle ting bare ikke være det samme.

Som reaktion på Coronavirus-pandemien lukkede mange virksomheder dørene for deres mursten og mørtel og bad deres medarbejdere om at arbejde hjemmefra. Det gjorde arbejdsgivere, der kunne gå over til en fjern arbejdsstyrke, for at holde arbejdernes sikkerhed. Det var en stor overgang. Det var ikke kun et kulturskifte, men i mange tilfælde måtte IT og drift rykke for at understøtte et distribueret netværk af enkeltpersoner. Forventningerne var, at alle stadig ville kunne få adgang til de samme ressourcer, selvom de ikke var fysisk på netværket længere.

Nogle brancher havde ikke mulighed for at tillade deres ansatte at arbejde eksternt. Tænk på underholdning, gæstfrihed, restauranter og detailhandel. Hvilke industrier klarede pandemien bedst? Big Pharma, maskefremstillere, hjemmeleveringstjenester og spiritusbutikker, selvfølgelig. Men det er ikke det, vores historie handler om. Teknikvirksomheder trivedes. Teknologivirksomheder som Zoom, Microsoft Teams og Skype var klar til at støtte andre industrier i den nye efterspørgsel efter virtuelle møder. Andre, uden arbejde eller nyder deres lockdowns, vendte sig til onlinespil. Uanset om folk arbejdede på afstand eller var nyopsagte, var der mere brug for teknologi relateret til samarbejde og kommunikation end nogensinde før.

Alt det er bag os. Udfordringen nu er at få alle tilbage til kontoret. Nogle arbejdere siger, "for pokker nej, jeg går ikke." De modsætter sig at vende tilbage til kontoret. Nogle kan holde op. De fleste virksomheder kræver dog, at deres personale vender tilbage til kontoret i mindst en hybridmodel - 3 eller 4 dage på kontoret og resten arbejder hjemmefra. Ud over det personlige og personalemæssige, er din erhvervsejendom, der har stået tom så længe, ​​klar til at byde disse medarbejdere velkommen hjem?  

Sikkerhed

Nogle af de medarbejdere, du har hyret over Zoom-interviews, du har sendt en bærbar computer, og de har aldrig engang set indersiden af ​​dit kontor. De ser frem til at møde deres holdkammerater ansigt til ansigt for første gang. Men deres bærbare computer har aldrig været på dit fysiske netværk.  

• Er computerens operativsystem blevet holdt opdateret med sikkerhedsopdateringer og patches?  
• Har medarbejderes bærbare computere passende antivirussoftware?
• Er medarbejderne blevet uddannet i cybersikkerhed? Phishing- og ransomware-angreb er stigende. Hjemmearbejdspladser kan være mindre sikre, og en medarbejder kan uforvarende bære malware til kontoret. Sikkerhedssårbarheder for kontornetværk kan være kompromitteret.
• Hvordan vil din netværkssikkerhed og katalogtjenester håndtere en MAC-adresse, den aldrig har set før?
• Den fysiske sikkerhed kan være blevet slap. Hvis medarbejdere er flyttet fra holdet eller ud af virksomheden, har du så husket at hente deres badges og/eller deaktivere deres adgang?

Kommunikation

Mange af dem, der vender tilbage til kontoret, vil sætte pris på at have en pålidelig internet- og telefontjeneste, som de ikke selv behøver at vedligeholde og fejlfinde.

• Har du tjekket bordtelefoner og telefoner til mødelokaler? Chancerne er gode, at hvis de ikke har været brugt i et stykke tid, skal VOIP-telefoner muligvis nulstilles. Med eventuelle udsving i elektricitet, ændringer i hardware, netværksfejl, mister disse telefoner ofte deres IP og skal i det mindste genstartes, hvis de ikke tildeles nye IP-adresser.
• Medarbejdere, der har arbejdet hjemmefra, har brugt deres foretrukne onlinemeddelelsestjeneste, såvel som videokonferencer, af nød. Disse har været enormt nyttige til at øge produktiviteten. Vil disse medarbejdere blive skuffede over at opdage, at værktøjer som disse, som de er kommet til at stole på, stadig er begrænset på kontoret? Er det tid til at genoverveje balancen mellem produktivitet og kontrol?  

Hardware og software

Dit it-team har haft travlt med at holde fjernstyrken forbundet. Kontorets hardware og software er blevet forsømt.

• Har dit interne system nogensinde haft brug for at understøtte så mange brugere på samme tid?
• Er noget af udstyret nu forældet eller forældet efter 2 år? Servere, modemer, routere, switche.
• Er servernes software opdateret med de seneste udgivelser? Både OS'er såvel som applikationer.
• Hvad med licenser til din virksomhedssoftware? Er du i overensstemmelse? Har du flere brugere, end du plejede at have? Er de licenseret til samtidig brug?  

Medarbejder kultur

Nej, det her er ikke dit hjem, men hvad er egentlig fordelen ved at vende tilbage til kontoret? Det burde ikke bare være endnu et mandat.

• Drikkemaskinen har ikke været fyldt i måneder. Gør det til en ægte velkommen tilbage. Lad ikke dine medarbejdere føle, at de sniger sig ind i et forladt hus, og at de ikke var forventet. Snacks kommer ikke til at bryde banken og vil langt hen ad vejen fortælle dem, at de er værdsat. Husk, nogle medarbejdere vil stadig hellere blive hjemme.
• Hold en medarbejders værdsættelsesdag. Mange virksomheder holder en slags storslået åbning for at byde personalet velkommen tilbage.
• En af grundene til, at du vil have personale tilbage på kontoret, er for samarbejde og produktivitet. Kvæl ikke netværk og kreativitet med forældede politikker. Hold dig opdateret med de seneste CDC og lokale retningslinjer. Tillad medarbejderne at sætte behagelige grænser, maskere sig, hvis de vil, og blive hjemme, når de skal.  

• Du har uden tvivl ansat nyt personale inden for de sidste to år. Glem ikke at orientere dem til det fysiske rum. Vis dem rundt. Sørg for, at de har et sted at parkere og alle deres kontorartikler. Sørg for, at de ikke føler sig straffet for at komme på kontoret.
• Der er ingen fare i, at personalet glemmer afslappede fredage, men det er ikke nødvendigt at lade det snige sig ind til afslappet hver dag. Bare rolig, mange af os har tøj, der tålmodigt har ventet på, at vi vender tilbage til dem. Man håber bare, at de stadig passer med "pandemien 15" nu på os.

Konsensus

Tidligt i pandemien var mange organisationer langsomme til at tillade medarbejdere at arbejde hjemmefra. Det var en ny måde at tænke på. De fleste gik modvilligt med til at lade mange af deres arbejdere arbejde på afstand. Dette var nyt territorium, og der var ingen konsensus om den optimale balance mellem fjern- og kontorarbejde.  I oktober 2020 kom Coca-Cola med en overraskende meddelelse. Overskrifter råbte, Permanent arbejde hjemmefra for alle indiske ansatte.  "Arbejd hjemmefra-modellen har fået mange virksomheder og organisationer (hovedsagelig IT) til at beslutte, at når virkningen af ​​pandemien begynder at aftage, vil der aldrig være nogen tvang fra en stor del af medarbejdere, der vender tilbage til kontoret." Der var et skift til fjernarbejde, og resultaterne af en PWC-undersøgelse pralede af, at "fjernarbejde har været en overvældende succes for både medarbejdere og arbejdsgivere." Wow.

Ikke overraskende er ikke alle enige. David Solomon, administrerende direktør, Goldman Sachs, siger, at fjernarbejde er "en aberration."  Må ikke overgås, Elon Musk, Dissenter-chefen, siger: "fjernarbejde er ikke længere acceptabelt."  Musk gjorde dog en indrømmelse. Han sagde, at hans Tesla-medarbejdere kunne arbejde eksternt, så længe de var på kontoret i et minimum ("og jeg mener minimum") på 40 timer om ugen! Twitter var en af ​​de første virksomheder, der indførte en arbejde hjemmefra-politik. Twitter-ledere i 2020 lovede, at de ville have en "fordelt arbejdsstyrke". evigt.  I sine diskussioner om at købe Twitter gjorde Musk det klart, at han forventede, at alle var på kontoret.

Så ingen konsensus, men masser af stærke meninger fra begge sider. Caveat medarbejder.

Politikker og processer

Under pandemien har processer ændret sig. De har tilpasset sig en fordelt arbejdsstyrke. Virksomheder har været nødt til at revidere politikker og procedurer for at rumme alt ombordtagning og træning af nye medarbejdere, til teammøder, sikkerhed og tidtagning.

• En nylig Gartner-undersøgelse fandt ud af, at et af processernes skift var en subtil overgang til modstandskraft og fleksibilitet. Tidligere havde fokus været på at skabe processer for at maksimere effektiviteten. Nogle organisationer fandt, at processer, der var optimeret til effektivitet, var for skrøbelige og manglede fleksibilitet. Overvej just-in-time forsyningskæden. På sit højeste er pengebesparelsen enorm. Men hvis der er forstyrrelser i forsyningskæden, skal du undersøge andre muligheder.
• Samme undersøgelse viste, at processer bliver mere komplekse i takt med, at virksomheden selv bliver mere kompleks. Virksomheder diversificerer deres indkøb og markeder i et forsøg på at afbøde og styre risici.
• Dette kan være et godt tidspunkt til en intern gennemgang. Trænger dine politikker til at blive revideret? Har de udviklet sig til at håndtere fremtidige beredskaber? Hvad vil din virksomhed gøre anderledes med det næste udbrud?

Konklusion

Den gode nyhed er, at den store migration tilbage til kontoret ikke er en nødsituation. I modsætning til det hurtige kosmiske skift, der forstyrrede forretningen og vores liv, kan vi planlægge, hvordan vi ønsker, at den nye normal skal se ud. Det ser måske ikke det samme ud, som det gjorde før pandemien, men med lidt held kunne det blive bedre. Brug overgangen tilbage til kontoret som en mulighed for at revurdere og planlægge en stærkere fremtid.

 PWC Survey, juni 2020, US Remote Work Survey: PwC

 Coca Cola erklærer permanent arbejde hjemmefra for alle indiske ansatte; Godtgørelse for stol, internet! – Trak.in – Indisk Business of Tech, Mobile & Startups

 Elon Musk siger, at fjernarbejdere bare lader som om de arbejder. Det viser sig, at han har (en slags) ret (yahoo.com)

 Musks in-Office Ultimatum kunne forstyrre Twitters fjernarbejdsplan (businessinsider.com)