Det er billigt og nemt. Microsoft Excel-regnearkssoftwaren er sandsynligvis allerede installeret på erhvervsbrugerens computer. Og mange brugere i dag har været udsat for Microsoft Office-software siden gymnasiet eller endnu tidligere. Dette knæfaldende svar på, hvorfor Excel er det førende analyseværktøj, er muligvis ikke det rigtige svar. Det rigtige svar kan overraske dig.

For at dykke dybere ned i svaret på spørgsmålet, lad os først se på, hvad vi mener med analyseværktøj.

Analyse- og Business Intelligence-platforme

Den brancheførende analytiker, Gartner, definerer Analytics- og Business Intelligence-platforme som værktøjer, der gør det muligt for mindre tekniske brugere at "modellere, analysere, udforske, dele og administrere data og samarbejde og dele resultater, aktiveret af IT og forstærket af kunstig intelligens (AI). ABI-platforme kan eventuelt inkludere muligheden for at skabe, ændre eller berige en semantisk model, herunder forretningsregler." Med den seneste vækst i kunstig intelligens erkender Gartner, at udvidede analyser flytter målgruppen til forbrugere og beslutningstagere fra den traditionelle analytiker.

For at Excel kan betragtes som et analyseværktøj, bør det dele de samme muligheder.

Så selvom Excel har mange af de samme muligheder som førende ABI-platforme, mangler det nogle nøglefunktioner. Sandsynligvis på grund af dette inkluderer Gartner ikke Excel på listen over store aktører inden for Analytics og BI-værktøjer. Desuden sidder den også i et andet rum og er placeret anderledes af Microsoft i sin egen lineup. Power BI er i Gartners sortiment og har de funktioner, der mangler i Excel, nemlig evnen til at dele, samarbejde og blive administreret af it.

Nøgleværdien af ​​Excel er dens undergang

Interessant nok er den reelle værdi af ABI-værktøjer, og hvorfor Excel er så allestedsnærværende, den samme: det administreres ikke af it. Brugere kan lide friheden til at udforske data og bringe dem til deres desktops uden indblanding fra IT-afdelingen. Excel udmærker sig til dette. I mellemtiden er det it-teamets ansvar og mission at bringe orden i kaos og anvende styring, sikkerhed og overordnet vedligeholdelse på al software under deres tilsyn. Excel fejler dette.

Dette er gåden. Det er bydende nødvendigt, at organisationen bevarer kontrol over styringen af ​​software, som dens medarbejdere bruger, og de data, de får adgang til. Vi har skrevet om udfordringen vedr vilde systemer før. Excel er det protoferale it-system uden virksomhedsledelse eller kontrol. Vigtigheden af ​​en enkelt, velforvaltet version af sandheden burde være indlysende. Med regnearksfarme skaber alle deres egne forretningsregler og standarder. Det kan ikke engang rigtig kaldes en standard, hvis det er en enkeltstående. Der er ingen enkelt version af sandheden.

Uden en enkelt aftalt version af sandheden gør det det vanskeligt at træffe beslutninger. Yderligere åbner det organisationen for ansvar og gør det sværere at forsvare en potentiel revision.

Excels pris-til-værdi-forhold

Jeg troede oprindeligt, at en af ​​grundene til, at Excel ofte blev kaldt det vigtigste analyseværktøj, var, at det var så billigt. Jeg tror, ​​jeg kan sige, at bogstaveligt talt alle virksomheder, jeg har arbejdet for, har givet mig en licens til Microsoft Office, som inkluderer Excel. Så for mig har det ofte været gratis. Selv når virksomheden ikke leverede en virksomhedslicens, valgte jeg at købe min egen Microsoft 365-licens. Det er ikke gratis, men prisen skulle være en medvirkende faktor.

Min udgangshypotese var, at Excel måtte være væsentligt billigere end de andre ABI-platforme. Jeg gravede i det og opdagede, at det ikke var så billigt, som jeg troede. Nogle af de ABI-platforme, som Gartner vurderer, kan faktisk være billigere pr. sæde for store organisationer. Jeg valgte et par af softwarerne og bad ChatGPT om at hjælpe mig med at sammenligne og rangere dem med hensyn til omkostninger for organisationer af forskellig størrelse.

Hvad jeg fandt var, at Excel ikke var den billigste løsning for enhver størrelse organisation. Det kommer med en omkostning. Det er klart, at det er svært at opnå nøjagtige priser, og der tilbydes ofte betydelige rabatter for at migrere til en specifik leverandør. Jeg tror dog, at de relative placeringer vil være konsekvente. Hvad vi bemærker er, at Microsoft Office Suite, hvor Excel er en komponent, ikke er den billigste løsning. Overraskelse.

Excel mangler nøglekomponenter i en virksomhedsklasse ABI, og der er mere omkostningseffektive alternativer i verden af ​​analytiske værktøjer. Stort hit til Excels pris-til-værdi-forhold.

Samarbejde

Samarbejde ved hjælp af software til dataanalyse og Business Intelligence i store organisationer giver fordele, der markant kan forbedre beslutningsprocesser, operationel effektivitet og strategisk planlægning. Samarbejde anerkender, at ingen individuel bidragyder er en ø, og skarernes visdom kan give bedre indsigt og beslutninger. Organisationer værdsætter samarbejde så højt, at de er villige til at betale en præmie over værktøjer som Excel, der ikke leverer funktionen.

Værktøjer, der fremmer samarbejde mellem teammedlemmer, giver:

• Forbedret beslutningstagning
• Øget effektivitet
• Forbedret datakvalitet og konsistens
• Skalerbarhed og fleksibilitet
• Vidensdeling og innovation
• Besparelser
• Forbedret sikkerhed og overholdelse
• Dataintegritet
• Bemyndigede medarbejdere

Værdien af ​​at bruge software til dataanalyse og BI, der giver samarbejde inden for store organisationer, ligger i synergien mellem forbedrede beslutningstagningsevner, driftseffektivitet og en kultur af innovation og empowerment. Værktøjer, der ikke giver samarbejde, fremmer øer af information og siloer af data. Excel mangler denne nøglefunktion.

Forretningsværdien af ​​Excel er faldende

Excel kan være det mest brugte dataværktøj i organisationer, men af ​​alle de forkerte årsager. Desuden bliver grundene til, at vi tror, ​​vi bruger det - fordi det er billigt og nemt - mindre og mindre sande, efterhånden som virksomhedsanalyse og BI-værktøjer bliver mere overkommelige og integrerer AI for at hjælpe med mere komplekse opgaver.