Que deben facer os empresarios para dar a benvida aos seus traballadores á oficina

Despois de case 2 anos traballando desde casa, algunhas cousas non serán as mesmas.

En resposta á pandemia de coronavirus, moitas empresas pecharon as portas do seu ladrillo e morteiro e pediron aos seus empregados que traballen desde casa. En nome de manter a seguridade dos traballadores, os empresarios que poderían pasar a unha forza de traballo remota, o fixeron. Foi unha gran transición. Non foi só un cambio cultural, senón que, en moitos casos, a TI e as operacións tiveron que loitar para soportar unha rede distribuída de individuos. As expectativas eran que todos puidesen acceder aos mesmos recursos aínda que xa non estivesen fisicamente na rede.

Algunhas industrias non tiñan a opción de permitir que os seus empregados traballasen de forma remota. Pense en entretemento, hostalería, restaurantes e venda polo miúdo. Que industrias resistiron mellor a pandemia? Big Pharma, fabricantes de máscaras, servizos de entrega a domicilio e tendas de licores, por suposto. Pero, iso non é do que trata a nosa historia. As empresas tecnolóxicas prosperaron. As empresas tecnolóxicas como Zoom, Microsoft Teams e Skype estaban preparadas para apoiar outras industrias na nova demanda de reunións virtuais. Outros, sen traballo ou gozando do seu bloqueo, recorreron aos xogos en liña. Tanto se a xente traballaba de forma remota como se estaba recentemente despedida, a tecnoloxía relacionada coa colaboración e a comunicación era necesaria máis que nunca.

Todo iso está detrás de nós. O reto agora é conseguir que todos volvan á oficina. Algúns traballadores están dicindo: "Diablos, non, non vou ir". Resístense a volver á oficina. Algúns poden renunciar. A maioría das empresas, con todo, esixen que o seu persoal regrese á oficina, polo menos, nun modelo híbrido: 3 ou 4 días na oficina e o resto traballando desde casa. Máis aló do persoal e do persoal, o seu inmoble comercial que estivo baleiro durante tanto tempo está preparado para acoller a este persoal?  

seguridade

Algúns dos empregados que contrataste nas entrevistas de Zoom, enviaches un portátil e nunca viron o interior da túa oficina. Están desexando coñecer por primeira vez aos seus compañeiros cara a cara. Pero o seu portátil nunca estivo na túa rede física.  

• Mantívose actualizado o sistema operativo do ordenador con actualizacións de seguridade e parches?  
• Os portátiles dos empregados teñen o software antivirus adecuado?
• Formáronse os empregados en ciberseguridade? Os ataques de phishing e ransomware están en aumento. Os espazos de traballo domésticos poden ser menos seguros e un empregado pode levar sen querer malware á oficina. As vulnerabilidades de seguranza da rede de Office poden estar comprometidas.
• Como xestionarán os servizos de directorio e de seguranza da rede un enderezo MAC que nunca antes vira?
• A seguridade física puido volverse laxa. Se os empregados abandonaron o equipo ou saíron da empresa, lembraches recoller os seus distintivos e/ou desactivar o seu acceso?

comunicacións

Moitos dos que regresan á oficina apreciarán ter un servizo de internet e teléfono fiables que non precisan manter nin solucionar eles mesmos.

• Comprobaches os teléfonos de escritorio e os teléfonos das salas de conferencias? As posibilidades son boas de que se non se usan dende hai un tempo, os teléfonos VOIP deben ser reiniciados. Con flutuacións na electricidade, cambios no hardware, fallas na rede, estes teléfonos adoitan perder a súa IP e terán que reiniciarse polo menos, se non se lles asignan enderezos IP novos.
• Os empregados que traballaron desde casa utilizaron o seu servizo de mensaxería instantánea favorito, así como as videoconferencias, por necesidade. Estes foron moi útiles para aumentar a produtividade. Estarán decepcionados estes empregados ao descubrir que ferramentas como estas das que dependen aínda están restrinxidas na oficina? É hora de reconsiderar o equilibrio entre produtividade e control?  

Hardware e software

O teu equipo de TI estivo ocupado mantendo a forza remota conectada. O hardware e o software de oficina foron descoidados.

• O teu sistema interno tivo algunha vez que soportar tantos usuarios ao mesmo tempo?
• Algún dos equipos está agora obsoleto ou obsoleto despois de 2 anos? Servidores, módems, routers, switches.
• O software dos servidores está actualizado coas últimas versións? Tanto os SO como as aplicacións.
• Que pasa coas licenzas para o teu software corporativo? Estás cumprindo? Tes máis usuarios dos que antes tiñas? Teñen licenza para uso simultáneo?  

cultura

Non, esta non é a túa casa, pero cal é realmente o atractivo de volver á oficina? Non debería ser un mandato máis.

• Hai meses que non se enche a máquina de bebidas. Fai que sexa unha verdadeira benvida de volta. Non deixes que os teus empregados sintan que se meten furtivamente nunha casa abandonada e non se lles esperaba. Os petiscos non van romper o banco e farán que saiban que son apreciados. Lembra que algún persoal aínda prefire quedar na casa.
• Ten un día de apreciación dos empregados. Moitas empresas están a ter unha especie de gran apertura para acoller o persoal de volta.
• Unha das razóns polas que queres que o persoal volva á oficina é a colaboración e a produtividade. Non sufoques as redes e a creatividade con políticas obsoletas. Mantente ao día das últimas directrices locais e CDC. Permite aos empregados establecer límites cómodos, enmascararse se queren e quedarse na casa cando deberían.  

• Sen dúbida, contratou persoal novo nos dous últimos anos. Non esquezas orientalos ao espazo físico. Móstralles ao redor. Asegúrate de que teñan un lugar onde aparcar e todos os seus materiais de oficina. Asegúrate de que non se sintan penalizados por vir á oficina.
• Non hai perigo que o persoal se esqueza do venres casual, pero non é necesario deixar que se arrastre ao casual todos os días. Non te preocupes, moitos de nós temos roupa que estivemos agardando pacientemente para volver a elas. Un só espera que aínda encaixan coa "pandemia 15" agora sobre nós.

consenso

A principios da pandemia, moitas organizacións tardaron en permitir que os empregados traballasen desde casa. Era unha nova forma de pensar. A maioría, de mala gana, aceptou deixar traballar a distancia a moitos dos seus traballadores. Este era un territorio novo e non había consenso sobre o equilibrio óptimo entre o traballo remoto e o de oficina.  En outubro de 2020, Coca-Cola fixo un anuncio sorprendente. Os titulares gritaban: traballo permanente desde casa para todos os empregados indios.  "O modelo de traballo desde casa fixo que moitas empresas e organizacións (principalmente informáticas) decidan que unha vez que o efecto da pandemia comece a reducirse, nunca haberá obriga de que unha gran parte dos empregados volvan ao seu cargo". Houbo un cambio ao traballo remoto e os resultados dunha enquisa de PWC presumían de que "o traballo remoto foi un éxito esmagador tanto para os empregados como para os empresarios". Vaia.

Como era de esperar, non todos están de acordo. David Solomon, CEO de Goldman Sachs, di que o traballo remoto é "unha aberración".  Para non quedar fóra, Elon Musk, o disidente en xefe, di: "o traballo remoto xa non é aceptable".  Con todo, Musk fixo unha concesión. Dixo que o seu persoal de Tesla podería traballar de forma remota sempre que estivese na oficina durante un mínimo ("e quero dicir mínimo") de 40 horas á semana. Twitter foi unha das primeiras empresas en adoptar unha política de traballo desde casa. Os directivos de Twitter prometeron en 2020 que terían unha "forza de traballo distribuída". para sempre.  Nas súas discusións para comprar Twitter, Musk deixou claro que esperaba que todos estivesen na oficina.

Polo tanto, non hai consenso, pero moitas opinións fortes por ambas partes. Aviso empregado.

Políticas e Procesos

Durante a pandemia, os procesos cambiaron. Adaptáronse a unha forza de traballo distribuída. As empresas tiveron que revisar as políticas e procedementos para acomodar todo o proceso de incorporación e formación dos novos empregados, as reunións do equipo, a seguridade e o cronometraxe.

• Un recente Estudo Gartner descubriu que un dos cambios de procesos foi unha transición sutil cara á resiliencia e á flexibilidade. Anteriormente, o foco estaba na creación de procesos para maximizar a eficiencia. Algunhas organizacións descubriron que os procesos optimizados para a eficiencia eran demasiado fráxiles e carecían de flexibilidade. Considere a cadea de subministración xusto a tempo. No seu momento álxido, o aforro de diñeiro é tremendo. Non obstante, se hai interrupcións na cadea de subministración, cómpre explorar outras opcións.
• O mesmo estudo comprobou que os procesos son cada vez máis complexos a medida que a propia empresa se está facendo máis complexa. As empresas están diversificando o seu abastecemento e mercados nun intento de mitigar e xestionar o risco.
• Este pode ser un bo momento para unha revisión interna. Hai que revisar as súas políticas? Evolucionaron para xestionar futuras continxencias? Que fará diferente a súa empresa co próximo brote?

Conclusión

A boa noticia é que a gran migración de volta á oficina non é unha emerxencia. A diferenza do rápido cambio cósmico que interrompeu os negocios e as nosas vidas, podemos planificar como queremos que sexa a nova normalidade. Quizais non teña o mesmo aspecto que antes da pandemia, pero con algo de sorte, podería ser mellor. Use a transición de volta á oficina como unha oportunidade para reavaliar e planificar un futuro máis forte.

 Enquisa PWC, xuño de 2020, Enquisa de traballo remoto dos EUA: PwC

 Coca Cola declara traballo permanente desde casa para todos os empregados indios; Subsidio para cátedra, Internet! - Trak.in - Negocio indio de tecnoloxía, móbil e startups

 Elon Musk di que os traballadores remotos só pretenden traballar. Resulta que ten razón (yahoo.com)

 O ultimátum na oficina de Musk podería perturbar o plan de traballo remoto de Twitter (businessinsider.com)