É barato e fácil. O software de follas de cálculo de Microsoft Excel probablemente xa estea instalado no ordenador do usuario empresarial. E hoxe en día moitos usuarios estiveron expostos ao software de Microsoft Office desde o instituto ou incluso antes. Esta resposta de xeonllo sobre por que Excel é a ferramenta analítica líder pode non ser a resposta correcta. A verdadeira resposta pode sorprenderte.

Para afondar na resposta á pregunta, vexamos primeiro o que entendemos por ferramenta de análise.

Plataformas de Analytics e Business Intelligence

O analista líder do sector, Gartner, define as plataformas de Analytics e Business Intelligence como ferramentas que permiten aos usuarios menos técnicos "modelar, analizar, explorar, compartir e xestionar datos, e colaborar e compartir achados, habilitados pola TI e aumentados pola intelixencia artificial (IA). As plataformas ABI poden incluír opcionalmente a capacidade de crear, modificar ou enriquecer un modelo semántico, incluídas as regras comerciais. Co recente crecemento da intelixencia artificial, Gartner recoñece que a analítica aumentada está a cambiar o público obxectivo aos consumidores e aos tomadores de decisións do analista tradicional.

Para que Excel se considere unha ferramenta de análise, debería compartir as mesmas capacidades.

Así, aínda que Excel ten moitas das mesmas capacidades que as principais plataformas ABI, fáltanlle algunhas funcións clave. Probablemente por iso, Gartner non inclúe Excel na lista dos principais actores das ferramentas de Analytics e BI. Ademais, tamén se sitúa nun espazo diferente e Microsoft sitúase de forma diferente na súa propia formación. Power BI está na liña de Gartner e ten as funcións que faltan en Excel, é dicir, a capacidade de compartir, colaborar e ser xestionado por TI.

O principal valor de Excel é a súa caída

Curiosamente, o valor real das ferramentas ABI e por que Excel é tan omnipresente é o mesmo: non está xestionado por TI. Aos usuarios gústalles a liberdade de explorar os datos e traelos aos seus escritorios sen a interferencia do Departamento de TI. Excel destaca nisto. Mentres tanto, é responsabilidade e misión do equipo de TI poñer orde no caos e aplicar goberno, seguridade e mantemento xeral a todo o software baixo a súa supervisión. Excel falla isto.

Este é o enigma. É imperativo que a organización manteña o control sobre o goberno do software que usan os seus empregados e os datos aos que acceden. Escribimos sobre o reto de sistemas salvaxes antes. Excel é o sistema informático protoferal sen goberno nin control corporativo. A importancia dunha versión única e ben xestionada da verdade debería ser obvia. Con granxas de follas de cálculo cada un crea as súas propias regras e estándares comerciais. Nin sequera se pode chamar un estándar se é único. Non hai unha única versión da verdade.

Sen unha única versión acordada da verdade dificulta a toma de decisións. Ademais, abre á organización á responsabilidade e dificulta a defensa dunha auditoría potencial.

Relación prezo-valor de Excel

Inicialmente pensei que unha das razóns polas que Excel se chamaba a miúdo a ferramenta de análise número un era porque era tan barato. Creo que podo dicir que literalmente todas as empresas nas que traballei proporcionáronme unha licenza para Microsoft Office, que inclúe Excel. Entón, para min, moitas veces foi gratis. Mesmo cando a empresa non proporcionou unha licenza corporativa, optei por mercar a miña propia licenza de Microsoft 365. Non é gratuíto, pero o prezo tiña que ser un factor que contribuíu.

A miña hipótese de partida foi que Excel debe ser significativamente menos caro que as outras plataformas ABI. Busquei nel e descubrín que non era tan barato como pensaba. Algunhas das plataformas ABI que avalía Gartner poden ser menos caras por asento para as grandes organizacións. Seleccionei algúns dos programas e pedinlle a ChatGPT que me axudase a comparalos e clasificalos en termos de custo para organizacións de diferentes tamaños.

O que atopei foi que Excel non era a opción menos cara para calquera organización de tamaño. Vén cun custo. Obviamente, é difícil obter un prezo exacto e moitas veces ofrécense descontos substanciais para migrar a un provedor específico. Non obstante, creo que as clasificacións relativas serán consistentes. O que notamos é que Microsoft Office Suite do que Excel é un compoñente non é a opción máis barata. Sorpresa.

A Excel faltan compoñentes clave dun ABI de clase empresarial e existen alternativas máis rendibles no mundo das ferramentas analíticas. Gran éxito na relación prezo-valor de Excel.

Colaboración

A colaboración mediante software para a análise de datos e a intelixencia empresarial en grandes organizacións ofrece beneficios que poden mellorar significativamente os procesos de toma de decisións, a eficiencia operativa e a planificación estratéxica. A colaboración recoñece que ningún colaborador individual é unha illa e que a sabedoría das multitudes pode proporcionar unha mellor visión e decisións. As organizacións valoran tanto a colaboración que están dispostas a pagar unha prima sobre ferramentas como Excel que non proporcionan a función.

As ferramentas que promoven a colaboración entre os membros do equipo proporcionan:

• Toma de decisións mellorada
• Aumento da eficiencia
• Mellora da calidade e da coherencia dos datos
• Escalabilidade e flexibilidade
• Compartir Coñecemento e Innovación
• Custos de aforro
• Seguridade e cumprimento mellorados
• Integridade dos datos
• Empregados habilitados

O valor do uso de software para análise de datos e BI que proporciona colaboración dentro de grandes organizacións reside na sinerxía de capacidades de toma de decisións melloradas, eficiencias operativas e unha cultura de innovación e empoderamento. As ferramentas que non proporcionan colaboración promoven illas de información e silos de datos. Excel carece desta característica clave.

O valor comercial de Excel está a diminuír

Excel pode ser a ferramenta de datos máis utilizada nas organizacións, pero por todos os motivos equivocados. Ademais, os motivos polos que pensamos que o usamos, porque é barato e sinxelo, son cada vez menos certos a medida que as ferramentas de análise empresarial e de BI se fan máis accesibles e integran a IA para axudar con tarefas máis complexas.