क्या आप ऑडिट के लिए तैयार हैं?
लेखक: की जेम्स और जॉन बॉयर
जब आपने पहली बार इस लेख का शीर्षक पढ़ा, तो आप शायद कांप गए और तुरंत अपने वित्तीय ऑडिट के बारे में सोचा। वे डरावने हो सकते हैं, लेकिन इसके बारे में क्या अनुपालन ऑडिट?
क्या आप अपने संगठन के अनुबंध और नियामक आवश्यकताओं के पालन की समीक्षा के लिए तैयार हैं?
अनुपालन ऑडिट आपके आंतरिक नियंत्रणों, सुरक्षा नीतियों, उपयोगकर्ता पहुंच नियंत्रणों और जोखिम प्रबंधन की समीक्षा करता है। संभावना अधिक है कि आपके पास है कुछ तरह की नीतियां मौजूद हैं, लेकिन (उदाहरण के लिए) स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम (HIPAA) से संबंधित अनुपालन ऑडिट यह पुष्टि करेगा कि आपके संगठन ने लगातार लागू नीतियां और नियंत्रण, इतना ही नहीं कि वे किताबों पर हैं।
अनुपालन ऑडिट की सटीक प्रकृति प्रकार पर निर्भर करेगी, लेकिन इसमें अक्सर यह प्रदर्शित करना शामिल होता है कि रिकॉर्ड तक पहुंच सुरक्षित है, और आपके विश्लेषण और रिपोर्टिंग वातावरण में डेटा आवश्यक कर्मियों तक ही सीमित है।
समस्या
पालन का अच्छा और वैध प्रमाण प्रदान करना एक बहुत बड़ी पीड़ा हो सकती है। प्रदर्शनात्मक उद्देश्यों के लिए, आइए एक विशिष्ट उदाहरण पर ध्यान दें।
प्रत्येक उत्पादन वातावरण में एक होना चाहिए digital कागज का पुछल्ला। इसे विचार के साथ शुरू करना चाहिए, परीक्षण और बग फिक्सिंग के माध्यम से जारी रखना चाहिए, पिछले समाधान का रास्ता खोजना चाहिए, और अंतिम, पूर्ण उत्पाद के अनुमोदन पर समाप्त होना चाहिए।
वह अंतिम चरण - अंतिम स्वीकृति - लेने के लिए लेखा परीक्षकों का पसंदीदा है। वे पूछ सकते हैं, "क्या आप मुझे दिखा सकते हैं कि आप कैसे पुष्टि करते हैं कि उत्पादन परिवेश में सभी रिपोर्ट्स ने आपकी प्रलेखित प्रक्रिया का पालन किया है?"
फिर आपको की एक सूची प्रदान करनी होगी प्रत्येक माइग्रेट रिपोर्ट।
यह महत्वपूर्ण क्यों है
लेखा परीक्षकों को आवश्यक और पर्याप्त जानकारी प्रदान करना कठिन हो सकता है, खासकर जब यह एक मैनुअल प्रक्रिया है - और भी अधिक यदि आपने इस अवसर के लिए योजना नहीं बनाई है।
न केवल अपनी नीतियों को स्थापित करना और उनका पालन करना महत्वपूर्ण है, बल्कि अपने स्वयं के मानकों के अनुपालन को प्रमाणित करने और साबित करने के लिए तंत्र भी बनाए रखना है।
न्यूनतम रूप से, आपको एक ऑडिट योग्य रिकॉर्ड प्रदान करने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है कि किसने क्या एक्सेस किया, पर्यावरण में क्या परिवर्तन किए गए, लोगों ने सभी रिपोर्टें बनाईं, जिन्होंने रिपोर्ट की, और कैसे उत्पादन वातावरण में प्रत्येक संपत्ति डेवलपर और क्यूए हाथों से उचित रूप से पारित हुई .
रणनीतियाँ
ऑडिट के लिए "तैयार" होना कई अलग-अलग रूपों में आ सकता है, जिनमें से कुछ उच्च प्रयास हैं और दूसरों की तुलना में आपको परेशानी से दूर रखने की अधिक संभावना है। यहां कुछ की रैंकिंग दी गई है, लेकिन सभी बेहतर विकल्पों के क्रम में नहीं।
अराजकता और तबाही
यह संभव है कि आप, प्रिय, दुर्भाग्यपूर्ण पाठक, इस लेख के माध्यम से यह महसूस कर चुके हैं कि आप यह साबित करने के लिए तैयार नहीं हैं कि आप एक लेखा परीक्षक की संतुष्टि के लिए गंभीर एचआईपीएए उल्लंघन नहीं करते हैं।
यदि ऐसा है, तो यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपकी बेतरतीब यथास्थिति कितने समय से शासन कर रही है, बहुत देर हो सकती है। जानकारी के किसी भी स्क्रैप को खोजने के लिए आप खुद को पांव मारने की दुर्भाग्यपूर्ण स्थिति में पा सकते हैं।
यह एक आजमाया हुआ और सच्चा तरीका है जो विनाशकारी परिणामों के लिए समय के इतिहास में साबित हुआ है।
यदि आप इस रणनीति के लिए अपने मौके लेने और शूट करने की योजना बनाते हैं, तो बस ऐसा न करें। आपका भविष्य स्वयं आपको धन्यवाद देगा।
खून पसीना और आँसू
परंपरागत रूप से, व्यवसायों ने धैर्य और श्रम के माध्यम से होने वाली हर चीज का सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखा है। उनके सिस्टम के कुछ फोल्डर में हस्तलिखित (या हाथ से टाइप की गई) स्प्रैडशीट और दस्तावेज़ होते हैं जो एक ऑडिटर को जानने के लिए आवश्यक हर चीज का विवरण देते हैं।
यदि आप खुद को अराजकता और तबाही की रणनीति से बाहर निकालने की कोशिश कर रहे हैं, तो यह आपके लिए सबसे अच्छी शुरुआत हो सकती है। एक ऑडिटर की भयानक निगाहों के तहत हाथापाई करने और सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को खोजने की प्रतीक्षा करने के बजाय, आपके पास जो कुछ भी है उसे खोदकर कम से कम अर्ध स्वीकार्य रिकॉर्ड में संकलित करना आपके पास समय होने पर मैन्युअल रूप से किया जा सकता है।
यह रणनीति आपके दिन-प्रतिदिन के मानदंड हैं या नहीं या जिस तरह से आप बुरी आदतों से बाहर निकलने की योजना बना रहे हैं, हम आपको जल्द से जल्द शुरू करने के लिए निम्नलिखित योजना की सलाह देते हैं।
संस्करण नियंत्रण सॉफ्टवेयर
आपके व्यवसाय के सभी हिस्सों में समग्र संस्करण नियंत्रण होने से, न केवल रेपो जहां यह पहले से आता है, इस पूरी प्रक्रिया को अनिवार्य रूप से स्वयं को संभालता है। जैसे ही उपयोगकर्ता किसी भी चीज़ में बदलाव करते हैं, यह स्वतः ही चुपचाप रिकॉर्ड कर लेगा कि कौन बदलाव कर रहा है, किस समय, किन प्रक्रियाओं का पालन किया गया, पूरे नौ गज।
जब लेखा परीक्षक आपके दरवाजे पर दस्तक देते हैं और जानना चाहते हैं कि क्या हुआ, तो आप केवल अपने आंतरिक संस्करण इतिहास का उल्लेख कर सकते हैं। आपको प्रमाण खोजने के लिए हाथापाई करने की आवश्यकता नहीं होगी, आपको स्प्रैडशीट रिकॉर्डिंग जानकारी में घंटों बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं होगी - सॉफ़्टवेयर आपके लिए काम करता है। आप सिर्फ वहीं फोकस कर सकते हैं जहां यह सबसे ज्यादा मायने रखता है।
संस्करण नियंत्रण सॉफ्टवेयर के कुछ अन्य बड़े लाभ भी हैं; अर्थात्, पिछले संस्करणों में वापस रोल करने की क्षमता। यह जीवन की एक बड़ी गुणवत्ता विशेषता हो सकती है, विशेष रूप से उन कार्यक्रमों के लिए जिनमें अन्यथा यह कार्यक्षमता नहीं थी।
सटीक संस्करणों में व्यापक रूप से और सटीक रूप से रोल करने की क्षमता होने से आपको रैंसमवेयर जैसी चीजों से सुरक्षा कंबल भी मिलता है, जहां व्यवसाय को फिर से शुरू करने के लिए आपकी मशीनों को पोंछना एक आवश्यकता हो सकती है। अपने सभी रिकॉर्ड या यहां तक कि परियोजना को खोने के बजाय, आप केवल संस्करण नियंत्रण से परामर्श कर सकते हैं, सबसे हाल का विकल्प चुन सकते हैं, और बड़ा बूम, आप व्यवसाय में वापस आ गए हैं।
निष्कर्ष
ऑडिट को आपके व्यवसाय पर मंडरा रहे भयानक दर्शक होने की ज़रूरत नहीं है, जो भी गति आपके पास है उसे कुचलने के लिए प्रतीक्षा करें। यदि आप उचित सावधानी बरतते हैं और अच्छा संस्करण नियंत्रण सॉफ़्टवेयर प्राप्त करते हैं, तो ऑडिट का तनाव और रिकॉर्ड रखने का नारा दोनों गायब हो सकते हैं, जैसे बारिश में आँसू।
