Það sem vinnuveitendur þurfa að gera til að bjóða starfsmenn sína velkomna aftur á skrifstofuna
Eftir næstum 2 ár heimavinnandi verða sumir hlutir bara ekki eins.
Til að bregðast við heimsfaraldri kórónuveirunnar lokuðu mörg fyrirtæki dyrunum á múrsteinn og steypuhræra og báðu starfsmenn sína um að vinna að heiman. Í nafni þess að tryggja öryggi starfsmanna gerðu vinnuveitendur sem gætu skipt yfir í afskekkt vinnuafl. Það voru mikil umskipti. Þetta var ekki aðeins menningarbreyting heldur þurftu upplýsingatækni og rekstur í mörgum tilfellum að keppast við að styðja við dreift net einstaklinga. Væntingar voru þær að allir gætu samt fengið aðgang að sömu auðlindum þó að þeir væru ekki líkamlega á netinu lengur. 
Sumar atvinnugreinar höfðu ekki möguleika á að leyfa starfsmönnum sínum að vinna í fjarvinnu. Hugsaðu um skemmtun, gestrisni, veitingastaði og smásölu. Hvaða atvinnugreinar stóðust faraldurinn best? Big Pharma, grímuframleiðendur, heimsendingarþjónusta og áfengisverslanir að sjálfsögðu. En, það er ekki það sem saga okkar snýst um. Tæknifyrirtæki dafnaði vel. Tæknifyrirtæki eins og Zoom, Microsoft Teams og Skype voru tilbúin til að styðja aðrar atvinnugreinar í nýrri eftirspurn eftir sýndarfundum. Aðrir, sem voru án vinnu eða nutu þess að vera lokaðir, sneru sér að netleikjum. Hvort sem fólk var í fjarvinnu eða nýlega sagt upp þá var þörf á tækni tengdri samvinnu og samskiptum meira en nokkru sinni fyrr.
Allt þetta er að baki. Áskorunin núna er að koma öllum aftur á skrifstofuna. Sumir starfsmenn eru að segja, "fokk, nei, ég fer ekki." Þeir streitast á móti því að snúa aftur á skrifstofuna. Sumir gætu hætt. Flest fyrirtæki krefjast hins vegar þess að starfsfólk þeirra snúi aftur á skrifstofuna í, að minnsta kosti, blendingsgerð - 3 eða 4 daga á skrifstofunni og afgangurinn að vinna að heiman. Fyrir utan persónulegt og starfsfólk, er atvinnuhúsnæði þitt sem hefur staðið auð svo lengi tilbúið til að taka á móti þessu starfsfólki?
Öryggi
Sumt af starfsfólkinu sem þú hefur ráðið í gegnum Zoom viðtöl, þú hefur sent fartölvu og þeir hafa aldrei einu sinni séð skrifstofuna þína að innan. Þeir hlakka til að hitta liðsfélaga sína augliti til auglitis í fyrsta skipti. En fartölvan þeirra hefur aldrei verið á líkamlegu neti þínu.
- Hefur stýrikerfinu verið haldið uppi með öryggisuppfærslum og plástra?
- Eru fartölvur starfsmanna með viðeigandi vírusvarnarforrit?
- Hafa starfsmenn fengið þjálfun í netöryggi? Vefveiðar og lausnarhugbúnaðarárásir eru að aukast. Vinnusvæði heima geta verið minna örugg og starfsmaður gæti óafvitandi borið spilliforrit á skrifstofuna. Öryggisleysi skrifstofunets gæti verið í hættu.
- Hvernig mun netöryggi þitt og skráaþjónusta höndla MAC vistfang sem hún hefur aldrei séð áður?
- Líkamlegt öryggi gæti hafa orðið slaka. Ef starfsmenn hafa farið úr liðinu eða út úr fyrirtækinu, hefurðu munað eftir því að safna merkjum þeirra og/eða slökkva á aðgangi þeirra?
Örugg samskipti
Margir þeirra sem snúa aftur á skrifstofuna kunna að meta að hafa áreiðanlega net- og símaþjónustu sem þeir þurfa ekki að viðhalda og leysa sjálfir. 
- Hefurðu skoðað skrifborðssíma og símafundarherbergissíma? Líkurnar eru góðar að ef þeir hafa ekki verið notaðir í nokkurn tíma gæti þurft að endurstilla VOIP síma. Með hvers kyns sveiflum í rafmagni, breytingum á vélbúnaði, netbilum, missa þessir símar oft IP-tölu sína og þurfa að minnsta kosti að endurræsa þær, ef þeim er ekki úthlutað nýjum IP-tölum.
- Starfsmenn sem hafa verið heimavinnandi hafa notað uppáhalds spjallþjónustuna sína, auk myndfunda, af nauðsyn. Þetta hefur verið gríðarlega gagnlegt við að auka framleiðni. Verða þessir starfsmenn fyrir vonbrigðum þegar þeir komast að því að verkfæri eins og þessi sem þeir hafa farið að reiða sig á eru enn takmörkuð á skrifstofunni? Er kominn tími til að endurskoða jafnvægið milli framleiðni og eftirlits?
Vélbúnaður og hugbúnaður
Þitt upplýsingatækniteymi hefur verið upptekið við að halda fjarsveitinni tengdum. Vélbúnaður og hugbúnaður skrifstofunnar hefur verið vanræktur.
- Hefur innra kerfið þitt einhvern tíma þurft að styðja svona marga notendur á sama tíma?
- Er einhver búnaður nú úreltur eða úreltur eftir 2 ár? Netþjónar, mótald, beinar, rofar.
- Er hugbúnaður netþjónanna uppfærður með nýjustu útgáfum? Bæði stýrikerfi, sem og forrit.
- Hvað með leyfi fyrir fyrirtækjahugbúnaðinn þinn? Ertu í samræmi? Ertu með fleiri notendur en þú varst með? Eru þeir með leyfi til samhliða notkunar?
menning
Nei, þetta er ekki þitt heimili, en hvað er eiginlega aðdráttaraflið við að koma aftur á skrifstofuna? Það ætti ekki að vera bara enn eitt umboðið. 
- Drykkjarvélin hefur ekki verið fyllt í marga mánuði. Gerðu það sannkallað velkomið aftur. Ekki láta starfsmenn þína líða eins og þeir séu að laumast inn í yfirgefið hús og ekki var búist við þeim. Snarl er ekki að fara að brjóta bankann og mun fara langt með að láta þá vita að þeir eru vel þegnir. Mundu að sumt starfsfólk myndi samt frekar vera heima.
- Halda þakklætisdag starfsmanna. Mörg fyrirtæki eru með eins konar opnun til að bjóða starfsfólkið velkomið aftur.
- Ein af ástæðunum fyrir því að þú vilt fá starfsfólk aftur á skrifstofuna er samstarf og framleiðni. Ekki kæfa tengslanet og sköpunargáfu með úreltum stefnum. Fylgstu með nýjustu CDC og staðbundnum leiðbeiningum. Leyfa starfsmönnum að setja þægileg mörk, gríma sig ef þeir vilja og vera heima þegar þeir ættu að gera það.
| Ábending fyrir starfsmenn: Margar stofnanir gera það valfrjálst að koma aftur á skrifstofuna. Ef fyrirtæki þitt hefur opnað dyrnar en hefur ekki gefið skýra leiðbeiningar, þá eru ókeypis hádegisverðir leið til að segja, "við viljum fá þig aftur." |
- Þú hefur án efa ráðið nýtt starfsfólk á síðustu tveimur árum. Ekki gleyma að beina þeim að líkamlegu rýminu. Sýndu þeim í kring. Gakktu úr skugga um að þeir hafi stað til að leggja og allar skrifstofuvörur þeirra. Gakktu úr skugga um að þeim finnist ekki refsað fyrir að koma á skrifstofuna.
- Það er engin hætta á því að starfsfólk gleymi hversdagslegum föstudegi, en það er ekki nauðsynlegt að láta það læðast inn í hversdagsleikann á hverjum degi. Ekki hafa áhyggjur, mörg okkar eru með búninga sem hafa beðið þolinmóð eftir því að við komum aftur til þeirra. Maður vonar bara að þeir passi enn við „faraldur 15“ sem nú er á okkur.
Samstaða
Snemma í heimsfaraldrinum voru mörg samtök sein til að leyfa starfsmönnum að vinna að heiman. Það var nýr hugsunarháttur. Flestir, með tregðu, samþykktu að láta marga starfsmenn sína vinna í fjarvinnu. Þetta var nýtt landsvæði og engin samstaða var um ákjósanlegt jafnvægi milli fjarvinnu og skrifstofuvinnu. Í október 2020 gaf Coca-Cola frá sér óvænta tilkynningu. Fyrirsagnir hrópuðu, varanleg vinna að heiman fyrir alla indverska starfsmenn. „Heimilisvinnulíkanið hefur gert það að verkum að mörg fyrirtæki og stofnanir (aðallega upplýsingatækni) hafa ákveðið að þegar farið er að minnka áhrif heimsfaraldursins verði engin árátta mikils hluta starfsmanna sem snúa aftur til starfa, nokkurn tímann. Það var breyting á fjarvinnu og niðurstöður könnunar PWC státuðu af því að „fjarvinna hefur verið yfirgnæfandi árangur fyrir bæði starfsmenn og vinnuveitendur. Vá.
Það kemur ekki á óvart að ekki eru allir sammála. David Solomon, forstjóri Goldman Sachs, segir fjarvinnu vera „frávik“. Ekki vera of gert, Elon Musk, andófsmaðurinn, segir: „fjarvinna er ekki lengur ásættanleg.“ Musk gaf þó eftir. Hann sagði að starfsfólk Tesla gæti unnið í fjarvinnu svo lengi sem það væri á skrifstofunni í að lágmarki („og ég meina lágmark“) 40 klukkustundir á viku! Twitter var eitt af fyrstu fyrirtækjunum til að taka upp stefnu um vinnu að heiman. Forráðamenn Twitter árið 2020 lofuðu að þeir myndu hafa „dreifðan vinnuafl“. að eilífu. Í umræðum sínum um að kaupa Twitter sagði Musk það skýrt að hann bjóst við að allir yrðu á skrifstofunni.
Svo, engin samstaða, en fullt af sterkum skoðunum á báða bóga. Varnaðarstarfsmaður.
Stefna og ferlar
Meðan á heimsfaraldri stendur hafa ferli breyst. Þeir hafa aðlagast dreifðu vinnuafli. Fyrirtæki hafa þurft að endurskoða stefnur og verklag til að koma til móts við allt um borð og þjálfun nýrra starfsmanna, að teymisfundum, öryggi og tímatöku.
- Í nýlegri Gartner rannsókn komst að því að ein af breytingum ferla var lúmsk umskipti yfir í seiglu og sveigjanleika. Áður hafði áherslan verið lögð á að búa til ferla til að hámarka skilvirkni. Sumar stofnanir komust að því að ferlar sem voru fínstilltir fyrir skilvirkni voru of viðkvæmir og skorti sveigjanleika. Íhugaðu aðfangakeðjuna rétt á tíma. Þegar mest er er peningasparnaðurinn gríðarlegur. Hins vegar, ef það eru truflanir á aðfangakeðjunni, þarftu að kanna aðra valkosti.
- Sama rannsókn leiddi í ljós að ferlar verða flóknari eftir því sem fyrirtækið sjálft er að verða flóknara. Fyrirtæki eru að auka fjölbreytni í innkaupum sínum og mörkuðum til að reyna að draga úr og stjórna áhættu.
- Þetta gæti verið góður tími fyrir innri endurskoðun. Þarfnast þín endurskoðunar? Hafa þeir þróast til að takast á við viðbúnað í framtíðinni? Hvað mun fyrirtæki þitt gera öðruvísi við næsta faraldur?
Niðurstaða
Góðu fréttirnar eru þær að hinn mikli flutningur aftur á skrifstofuna er ekki neyðartilvik. Ólíkt hinni hröðu kosmísku breytingu sem truflaði viðskipti og líf okkar, getum við skipulagt hvernig við viljum að hið nýja eðlilega líti út. Það lítur kannski ekki eins út og það gerði fyrir heimsfaraldurinn, en með einhverri heppni gæti það verið betra. Notaðu umskiptin aftur á skrifstofuna sem tækifæri til að endurmeta og skipuleggja sterkari framtíð.
PWC Survey, júní 2020, Bandarísk fjarvinnukönnun: PwC
Musk's in-Office Ultimatum gæti truflað fjarvinnuáætlun Twitter (businessinsider.com)
