Cosa devono fare i datori di lavoro per accogliere i propri dipendenti in ufficio
Dopo quasi 2 anni di lavoro da casa, alcune cose non saranno più le stesse.
In risposta alla pandemia di Coronavirus, molte aziende hanno chiuso le porte ai loro mattoni e malta e hanno chiesto ai propri dipendenti di lavorare da casa. In nome della sicurezza dei lavoratori, lo hanno fatto i datori di lavoro che potevano passare a una forza lavoro remota. È stata una grande transizione. Non si è trattato solo di un cambiamento culturale, ma in molti casi l'IT e le operazioni hanno dovuto affrettarsi per supportare una rete distribuita di individui. Le aspettative erano che tutti avrebbero comunque potuto accedere alle stesse risorse anche se non erano più fisicamente sulla rete. 
Alcuni settori non avevano la possibilità di consentire ai propri dipendenti di lavorare da remoto. Pensa a intrattenimento, ospitalità, ristoranti e vendita al dettaglio. Quali settori hanno resistito meglio alla pandemia? Big Pharma, produttori di maschere, servizi di consegna a domicilio e negozi di liquori, ovviamente. Ma non è di questo che parla la nostra storia. Le aziende tecnologiche hanno prosperato. Aziende tecnologiche come Zoom, Microsoft Teams e Skype erano già pronte per supportare altri settori nella nuova domanda di riunioni virtuali. Altri, senza lavoro o godendo del loro blocco, si sono rivolti ai giochi online. Indipendentemente dal fatto che le persone lavorassero in remoto o che fossero appena licenziate, la tecnologia relativa alla collaborazione e alla comunicazione era più che mai necessaria.
Tutto questo è dietro di noi. La sfida ora è riportare tutti in ufficio. Alcuni lavoratori stanno dicendo: "Diamine no, non ci vado". Resistono al ritorno in ufficio. Alcuni potrebbero smettere. La maggior parte delle aziende, tuttavia, richiede al proprio personale di tornare in ufficio almeno con un modello ibrido: 3 o 4 giorni in ufficio e il resto lavorando da casa. Al di là del personale e del personale, il vostro immobile commerciale che è rimasto vuoto per così tanto tempo è pronto ad accogliere a casa questo personale?
Sicurezza
Alcuni membri del personale che hai assunto durante le interviste su Zoom, hai spedito un laptop e non hanno mai visto l'interno del tuo ufficio. Non vedono l'ora di incontrare i loro compagni di squadra per la prima volta. Ma il loro laptop non è mai stato sulla tua rete fisica.
- Il sistema operativo del computer è stato mantenuto aggiornato con aggiornamenti e patch di sicurezza?
- I laptop dei dipendenti dispongono di un software antivirus appropriato?
- I dipendenti sono stati formati sulla sicurezza informatica? Gli attacchi di phishing e ransomware sono in aumento. Gli spazi di lavoro domestici potrebbero essere meno sicuri e un dipendente potrebbe portare inconsapevolmente malware in ufficio. Le vulnerabilità della sicurezza della rete di Office potrebbero essere compromesse.
- In che modo la sicurezza della rete e i servizi di directory gestiranno un indirizzo MAC che non ha mai visto prima?
- La sicurezza fisica potrebbe essere diventata debole. Se i dipendenti sono usciti dal team o dall'azienda, ti sei ricordato di ritirare i loro badge e/o di disabilitarne l'accesso?
Comunicazioni
Molti di coloro che tornano in ufficio apprezzeranno la disponibilità di un servizio telefonico e Internet affidabile di cui non hanno bisogno per la manutenzione e per la risoluzione dei problemi da soli. 
- Hai controllato i telefoni della scrivania e della sala conferenze? È probabile che, se non vengono utilizzati da un po' di tempo, potrebbe essere necessario ripristinare i telefoni VOIP. Con eventuali fluttuazioni di elettricità, modifiche all'hardware, problemi di rete, questi telefoni spesso perdono il loro IP e dovranno essere almeno riavviati, se non assegnati nuovi indirizzi IP.
- I dipendenti che hanno lavorato da casa hanno utilizzato il loro servizio di messaggistica istantanea preferito, oltre alle videoconferenze, per necessità. Questi sono stati estremamente utili per aumentare la produttività. Questi dipendenti rimarranno delusi nello scoprire che strumenti come questi su cui hanno fatto affidamento sono ancora limitati in ufficio? È tempo di riconsiderare l'equilibrio tra produttività e controllo?
Hardware e software
Il tuo team IT è stato impegnato a mantenere connessa la forza remota. L'hardware e il software dell'ufficio sono stati trascurati.
- Il tuo sistema interno ha mai avuto bisogno di supportare così tanti utenti contemporaneamente?
- Qualcuna delle apparecchiature è ormai obsoleta o obsoleta dopo 2 anni? Server, modem, router, switch.
- Il software dei server è aggiornato con le ultime release? Sia i sistemi operativi che le applicazioni.
- E le licenze per il software aziendale? Sei in regola? Hai più utenti di quelli che avevi prima? Sono concessi in licenza per l'uso simultaneo?
Cultura
No, questa non è casa tua, ma qual è davvero il vantaggio di tornare in ufficio? Non dovrebbe essere solo un altro mandato. 
- Il distributore di bevande non viene riempito da mesi. Rendilo un vero bentornato. Non lasciare che i tuoi dipendenti si sentano come se si stessero intrufolando in una casa abbandonata e non erano attesi. Gli spuntini non romperanno la banca e faranno molto per far loro sapere che sono apprezzati. Ricorda, alcuni membri del personale preferirebbero comunque rimanere a casa.
- Avere un giorno di apprezzamento dei dipendenti. Molte aziende stanno avendo una sorta di grande apertura per accogliere il personale di nuovo.
- Uno dei motivi per cui si desidera che il personale torni in ufficio è la collaborazione e la produttività. Non soffocare il networking e la creatività con politiche obsolete. Tieniti aggiornato con gli ultimi CDC e le linee guida locali. Consenti ai dipendenti di stabilire confini confortevoli, mascherarsi se lo desiderano e rimanere a casa quando dovrebbero.
| Suggerimento per i dipendenti: molte organizzazioni stanno rendendo facoltativo il ritorno in ufficio. Se la tua azienda ha aperto le porte ma non ha dato una direzione chiara, i pranzi gratuiti sono un modo per dire "ti rivogliamo". |
- Hai indubbiamente assunto nuovo personale negli ultimi due anni. Non dimenticare di orientarli nello spazio fisico. Mostrali in giro. Assicurati che abbiano un posto dove parcheggiare e tutte le loro forniture per ufficio. Assicurati che non si sentano penalizzati per essere venuti in ufficio.
- Non c'è pericolo che il personale dimentichi i venerdì casual, ma non è necessario lasciare che si insinui nell'informale ogni giorno. Non preoccuparti, molti di noi hanno degli outfit che ci hanno aspettato pazientemente per tornare a indossarli. Si spera solo che si adattino ancora alla "pandemia 15" ora su di noi.
Consenso
All'inizio della pandemia, molte organizzazioni erano lente nel consentire ai dipendenti di lavorare da casa. Era un nuovo modo di pensare. La maggior parte, con riluttanza, ha accettato di lasciare che molti dei loro dipendenti lavorassero a distanza. Questo era un nuovo territorio e non c'era consenso sull'equilibrio ottimale tra lavoro a distanza e lavoro d'ufficio. Nell'ottobre 2020, Coca-Cola ha fatto un annuncio sorprendente. Titoli gridati, lavoro permanente da casa per tutti i dipendenti indiani. "Il modello del lavoro da casa ha indotto molte aziende e organizzazioni (soprattutto IT) a decidere che una volta che l'effetto della pandemia inizierà a ridursi, non ci sarà mai alcuna costrizione da parte di una grossa fetta di dipendenti a tornare in ufficio". C'è stato un passaggio al lavoro a distanza e i risultati di un sondaggio PWC hanno affermato che "il lavoro a distanza è stato un successo travolgente sia per i dipendenti che per i datori di lavoro". Oh.
Non sorprende che non tutti siano d'accordo. David Solomon, CEO di Goldman Sachs, afferma che il lavoro a distanza è "un'aberrazione". Non essere da meno, Elon Musk, il dissidente in capo, afferma: "il lavoro a distanza non è più accettabile". Musk ha fatto una concessione, tuttavia. Ha detto che il suo personale Tesla potrebbe lavorare da remoto purché fosse in ufficio per un minimo ("e intendo minimo") di 40 ore a settimana! Twitter è stata una delle prime aziende ad adottare una politica di lavoro da casa. I dirigenti di Twitter nel 2020 hanno promesso che avrebbero avuto una "forza lavoro distribuita", per sempre. Nelle sue discussioni per acquistare Twitter, Musk ha chiarito che si aspettava che tutti fossero in ufficio.
Quindi, nessun consenso, ma molte opinioni forti da entrambe le parti. Avvertimento dipendente.
Politiche e processi
Durante la pandemia, i processi sono cambiati. Si sono adattati a una forza lavoro distribuita. Le aziende hanno dovuto rivedere le politiche e le procedure per adattarsi a tutto l'onboarding e alla formazione dei nuovi dipendenti, alle riunioni del team, alla sicurezza e al cronometraggio.
- Una recente studio Gartner ha scoperto che uno dei cambiamenti dei processi è stata una sottile transizione verso la resilienza e la flessibilità. In precedenza, l'attenzione era rivolta alla creazione di processi per massimizzare l'efficienza. Alcune organizzazioni hanno riscontrato che i processi ottimizzati per l'efficienza erano troppo fragili e mancavano di flessibilità. Considera la catena di approvvigionamento just-in-time. Al suo apice, il risparmio di denaro è enorme. Tuttavia, in caso di interruzioni della catena di approvvigionamento, è necessario esplorare altre opzioni.
- Lo stesso studio ha rilevato che i processi stanno diventando più complessi man mano che l'azienda stessa diventa più complessa. Le aziende stanno diversificando l'approvvigionamento e i mercati nel tentativo di mitigare e gestire il rischio.
- Questo potrebbe essere un buon momento per una revisione interna. Le tue politiche hanno bisogno di una revisione? Si sono evoluti per gestire le contingenze future? Cosa farà di diverso la tua azienda con il prossimo focolaio?
Conclusione
La buona notizia è che la grande migrazione di ritorno in ufficio non è un'emergenza. A differenza del rapido cambiamento cosmico che ha sconvolto gli affari e le nostre vite, possiamo pianificare come vogliamo che sia la nuova normalità. Potrebbe non sembrare lo stesso di prima della pandemia, ma con un po' di fortuna potrebbe essere migliore. Usa il ritorno in ufficio come un'opportunità per rivalutare e pianificare un futuro più forte.
Sondaggio PWC, giugno 2020, Sondaggio sul lavoro a distanza negli Stati Uniti: PwC
