È economico e facile. Probabilmente il software per fogli di calcolo Microsoft Excel è già installato sul computer dell'utente aziendale. E molti utenti oggi sono stati esposti al software Microsoft Office sin dal liceo o anche prima. Questa risposta istintiva sul motivo per cui Excel è lo strumento di analisi principale potrebbe non essere la risposta giusta. La vera risposta potrebbe sorprenderti.

Per approfondire la risposta alla domanda, diamo prima un'occhiata a cosa intendiamo per strumento di analisi.

Piattaforme di analisi e business intelligence

L'analista leader del settore, Gartner, definisce le piattaforme di analisi e business intelligence come strumenti che consentono agli utenti meno tecnici di "modellare, analizzare, esplorare, condividere e gestire dati, nonché collaborare e condividere risultati, abilitati dall'IT e potenziati dall'intelligenza artificiale (AI). Le piattaforme ABI possono facoltativamente includere la capacità di creare, modificare o arricchire un modello semantico, comprese le regole aziendali. Con la recente crescita dell’intelligenza artificiale, Gartner riconosce che l’analisi aumentata sta spostando il pubblico di riferimento dall’analista tradizionale ai consumatori e ai decisori.

Affinché Excel possa essere considerato uno strumento di analisi, dovrebbe condividere le stesse funzionalità.

Pertanto, sebbene Excel abbia molte delle stesse funzionalità delle principali piattaforme ABI, mancano alcune funzioni chiave. Probabilmente per questo motivo, Gartner non include Excel nell'elenco dei principali attori nel campo degli strumenti di analisi e BI. Inoltre, si trova in uno spazio diverso ed è posizionato diversamente da Microsoft nella propria gamma. Power BI è nella gamma Gartner e ha le funzionalità che mancano a Excel, ovvero la capacità di condividere, collaborare ed essere gestito dall'IT.

Il valore chiave di Excel è la sua rovina

È interessante notare che il valore reale degli strumenti ABI e il motivo per cui Excel è così onnipresente è lo stesso: non è gestito dall’IT. Agli utenti piace la libertà di esplorare i dati e portarli sui propri desktop senza l'interferenza del reparto IT. Excel eccelle in questo. Nel frattempo, è responsabilità e missione del team IT mettere ordine nel caos e applicare governance, sicurezza e manutenzione generale a tutto il software sotto la loro supervisione. Excel non riesce in questo.

Questo è l'enigma. È fondamentale che l'organizzazione mantenga il controllo sulla governance del software utilizzato dai dipendenti e sui dati a cui accedono. Abbiamo scritto della sfida di sistemi selvaggi prima. Excel è il sistema IT proto-selvaggio senza governance o controllo aziendale. L’importanza di un’unica versione della verità ben gestita dovrebbe essere ovvia. Con le farm di fogli di calcolo ognuno crea le proprie regole e standard aziendali. Non può nemmeno essere definito uno standard se è un prodotto unico. Non esiste un’unica versione della verità.

Senza un’unica versione concordata della verità diventa difficile prendere decisioni. Inoltre, espone l’organizzazione alla responsabilità e rende più difficile difendere un potenziale audit.

Il rapporto prezzo/valore di Excel

Inizialmente pensavo che uno dei motivi per cui Excel veniva spesso definito lo strumento di analisi numero uno era perché era così economico. Penso di poter dire che letteralmente ogni azienda per cui ho lavorato mi ha fornito una licenza per Microsoft Office, che include Excel. Quindi, per me, è stato spesso gratuito. Anche quando l'azienda non ha fornito una licenza aziendale, ho deciso di acquistare la mia licenza Microsoft 365. Non è gratuito, ma il prezzo deve essere un fattore determinante.

La mia ipotesi di partenza era che Excel dovesse essere significativamente meno costoso delle altre piattaforme ABI. Ho approfondito e ho scoperto che non era così economico come pensavo. Alcune delle piattaforme ABI valutate da Gartner potrebbero effettivamente essere meno costose per postazione per le grandi organizzazioni. Ho selezionato alcuni software e ho chiesto a ChatGPT di aiutarmi a confrontarli e classificarli in termini di costo per organizzazioni di diverse dimensioni.

Ciò che ho scoperto è che Excel non era l’opzione meno costosa per un’organizzazione di qualsiasi dimensione. Ha un costo. Ovviamente è difficile ottenere un prezzo esatto e spesso vengono offerti sconti sostanziali per migrare verso un fornitore specifico. Penso, tuttavia, che le relative classifiche saranno coerenti. Ciò che notiamo è che la suite Microsoft Office di cui Excel è un componente non è l'opzione più economica. Sorpresa.

A Excel mancano i componenti chiave di un'ABI di classe aziendale e esistono alternative più convenienti nel mondo degli strumenti analitici. Grande successo per il rapporto prezzo-valore di Excel.

Collaborazione

La collaborazione che utilizza software per l'analisi dei dati e la business intelligence all'interno di grandi organizzazioni offre vantaggi che possono migliorare significativamente i processi decisionali, l'efficienza operativa e la pianificazione strategica. La collaborazione riconosce che nessun contributore individuale è un’isola e che la saggezza collettiva può fornire informazioni e decisioni migliori. Le organizzazioni apprezzano così tanto la collaborazione che sono disposte a pagare un sovrapprezzo rispetto a strumenti come Excel che non forniscono tale funzionalità.

Gli strumenti che promuovono la collaborazione tra i membri del team forniscono:

• Processo decisionale migliorato
• Maggiore efficienza
• Migliore qualità e coerenza dei dati
• Scalabilità e flessibilità
• Condivisione della conoscenza e innovazione
• Risparmi sui costi
• Maggiore sicurezza e conformità
• Integrità dei dati
• Dipendenti responsabilizzati

Il valore dell’utilizzo di software per l’analisi dei dati e la BI che forniscono collaborazione all’interno di grandi organizzazioni risiede nella sinergia tra capacità decisionali potenziate, efficienza operativa e una cultura di innovazione e responsabilizzazione. Gli strumenti che non garantiscono la collaborazione promuovono isole di informazioni e silos di dati. Excel non ha questa funzionalità chiave.

Il valore aziendale di Excel sta diminuendo

Excel potrebbe essere lo strumento dati più utilizzato all'interno delle organizzazioni, ma per tutte le ragioni sbagliate. Inoltre, i motivi per cui pensiamo di utilizzarlo – perché è economico e facile – stanno diventando sempre meno veri man mano che l’analisi aziendale e gli strumenti di BI diventano più convenienti e integrano l’intelligenza artificiale per assistere in attività più complesse.