Shadow IT: әрбір ұйымның алдында тұрған тәуекелдер мен пайдаларды теңестіру

дерексіз

Өзіне-өзі қызмет көрсету - бұл күннің уәде етілген жері. Tableau, Cognos Analytics, Qlik Sense немесе басқа талдау құралы болсын, барлық жеткізушілер өзіне-өзі қызмет көрсету деректерін табуды және талдауды қолдайтын сияқты. Өзіне-өзі қызмет көрсету арқылы Shadow IT келеді. Біз соны бекітеміз барлық ұйымдар көлеңкеде жасырынған «Көлеңкелі АТ» бір дәрежеде зардап шегеді. Шешім - оған жарық түсіру, тәуекелдерді басқару және пайданы барынша арттыру. 

қайта қарау

Бұл ақ қағазда біз есеп берудің эволюциясын және ешкім айтпайтын лас құпияларды қарастырамыз. Әртүрлі құралдар әртүрлі процестерді қажет етеді. Кейде тіпті идеологиялар.  Идеологиялар «әлеуметтік-саяси бағдарламаны құрайтын біріктірілген бекітулер, теориялар мен мақсаттар». Біз алмаймыз әлеуметтік-саяси бірақ бизнес пен IT-бағдарламаны жеткізуге сөз таппай жүрмін. Мен Кимбалл-Инмон дерекқоры идеологиялық пікірталастарды ұқсас жолмен бөлетін болар едім. Басқаша айтқанда, сіздің көзқарасыңыз немесе ойлау тәсілі сіздің әрекеттеріңізді басқарады.  

фон

Қашан IBM 5100 ДК ең заманауи болса, $10,000 5 сізге кірістірілген пернетақтасы, 16K жедел жады және таспа дискісі бар XNUMX дюймдік экранды береді салмағы 50 фунттан сәл асады. Бухгалтерлік есеп үшін қолайлы, бұл шағын файлдық шкафтың өлшеміндегі бос тұрған дискі массивіне қосылады. Кез келген маңызды есептеулер бұрынғысынша негізгі фрейм таймшеріндегі терминалдар арқылы жасалды. (бейне)

«Операторлар” тізбектелген компьютерлерді басқарды және сыртқы әлемге қол жеткізуді басқарды. Операторлардың командалары немесе кейінгі күндік жүйе әкімшілері мен девоптары үнемі өсіп келе жатқан технологияны қолдау үшін өсті. Технология үлкен болды. Оларды басқарған командалар үлкенірек болды.

Кәсіпорын менеджменті және АТ жетекші есеп беру компьютерлік дәуірдің басынан бері қалыпты жағдай болды. Бұл идеология «Компания» ресурстарды басқаратын және сізге қажет нәрсені қамтамасыз ететін қатал, консервативті көзқарасқа негізделген. Теңшелетін есеп немесе циклден тыс уақыт аралығындағы есеп қажет болса, сұрауды жіберуіңіз керек.  

Процесс баяу болды. Жаңашылдық болған жоқ. Agile болған жоқ. Ежелгі кеңсе пулы сияқты, IT бөлімі де үстеме шығындар болып саналды.

Кемшіліктерге қарамастан, бұл белгілі бір себептермен жасалды. Осылай жасаудың біраз пайдасы болды. Барлығы бақылайтын процестер болды. Пішіндер үш данада толтырылды және кеңсеаралық пошта арқылы жіберілді. Бүкіл ұйымның деректер сұраулары сұрыпталды, араластырылды, басымдық берілді және болжамды түрде әрекет етілді.  

Бірыңғай деректер қоймасы және жалпы кәсіпорындық есеп беру құралы болды. Орталық команда жасаған консервіленген есептер a шындықтың жалғыз нұсқасы. Егер сандар қате болса, барлығы бірдей қате сандардан жұмыс істеді. Ішкі үйлесімділік үшін бірдеңе айту керек.

Бизнесті жүргізудің бұл әдісін басқару болжамды болды. Бұл бюджеттік болды.  

Содан 15-20 жыл бұрын бір күні мұның бәрі жарылып кетті. Революция болды. Есептеу қабілеті кеңейді.  Мур туралы заң – «Компьютерлердің өңдеу қуаты екі жыл сайын екі есеге өседі» – деген талапқа бағынды. ДК кішірек және барлық жерде болды.   

Көптеген компаниялар көптеген жылдар бойы пайдаланған ішкі түйсіктеріне емес, деректерге негізделген шешімдер қабылдай бастады. Олар өз саласының көшбасшылары тарихи деректерге сүйене отырып шешім қабылдап жатқанын түсінді. Көп ұзамай деректер нақты уақытқа жақын болды. Ақырында есеп болжамды болды. Бұл бастапқыда қарапайым болды, бірақ бизнес шешімдерін қабылдау үшін аналитиканы қолданудың бастамасы болды.

Менеджментке нарықты түсінуге және жақсы шешім қабылдауға көмектесу үшін көбірек деректер талдаушылары мен деректер ғалымдарын жалдауға ауысу болды. Бірақ бір қызық оқиға болды. Орталық IT командасы қысқарып бара жатқан дербес компьютерлер сияқты үрдісті ұстанған жоқ. Ол бірден тиімдірек және кішірейген жоқ.

Дегенмен, орталықтандырылмаған технологияға жауап ретінде IT командасы да орталықсыздандырыла бастады. Немесе, кем дегенде, дәстүрлі АТ бөлігі болған рөлдер енді бизнес бөлімшелерінің бөлігі болды. Деректерді және бизнесті түсінетін талдаушылар әр бөлімге ендірілді. Менеджерлер аналитиктерінен қосымша ақпарат сұрай бастады. Сарапшылар, өз кезегінде, «Мен деректерге сұранысты үш данада толтыруым керек. Ол ең ерте мақұлданатыны осы айдағы деректерге басымдық беру жиналысында болады. Содан кейін АТ жұмыс жүктемесіне байланысты деректер сұрауымызды өңдеуге бір немесе екі апта кетуі мүмкін. БІРАҚ,... егер мен деректер қоймасына қол жеткізе алсам, бүгін түстен кейін сізге сұрау жібере алар едім. Сөйтіп жүреді.

Өзіне-өзі қызмет көрсетуге көшу басталды. АТ департаменті деректер кілттерін ұстауды жеңілдетті. Есептер мен аналитиканың жеткізушілері жаңа философияны қабылдай бастады. Бұл жаңа парадигма болды. Пайдаланушылар деректерге қол жеткізудің жаңа құралдарын тапты. Олар деректерге қол жеткізсе, бюрократияны айналып өтуге болатынын анықтады. Содан кейін олар өздерінің талдауларын орындап, өз сұрауларын орындау арқылы өңдеу уақытын қысқарта алады.

Өзіне-өзі қызмет көрсету есептері мен аналитиканың артықшылықтары

Көпшілікке деректерге тікелей қол жеткізуді және өзіне-өзі қызмет көрсетуді қамтамасыз ету бірқатар мәселелерді шешті,

1. Фокусталған.  Оңай қол жеткізуге болатын мақсатқа арналған құралдар барлық пайдаланушыларға қолдау көрсету және барлық сұрақтарға жауап беру үшін бір, күні белгіленген, көп мақсатты бұрынғы есеп беру және талдау құралын ауыстырды. 
2. Шапшаң.  Бұған дейін құрылымдық бөлімшелер жұмыс өнімділігінің төмендігінен кедергі келтіретін. Тек өткен айдың деректеріне қол жеткізу епті жұмыс істей алмауға әкелді. Деректер қоймасын ашу бизнеске жақын адамдарға жылдамырақ жұмыс істеуге, маңызды тенденцияларды табуға және тезірек шешім қабылдауға мүмкіндік беретін процесті қысқартты. Осылайша, деректердің жылдамдығы мен мәні өсті.
3. Құзыретті. Пайдаланушылар өздері үшін шешім қабылдау үшін басқалардың тәжірибесі мен қолжетімділігіне сенудің орнына, оларға өз жұмысын орындау үшін ресурстар, билік, мүмкіндік және мотивация берілді. Осылайша, пайдаланушылар деректерге қол жеткізу үшін де, талдауды жасау үшін де ұйымдағы басқаларға тәуелділіктен арылта алатын өзіне-өзі қызмет көрсету құралын пайдалану мүмкіндігіне ие болды.

Өзіне-өзі қызмет көрсету есептері мен аналитиканың қиындықтары

Дегенмен, шешілген әрбір мәселе үшін өзіне-өзі қызмет көрсету есептері тағы бірнешеуін жасады. Есеп беру және талдау құралдарын бұдан былай АТ тобы орталықтан басқармайды. Осылайша, бір топ есеп беруді басқарған кезде қиындық тудырмайтын басқа нәрселер қиындай түсті. Сапаны қамтамасыз ету, нұсқаларды бақылау, құжаттама және шығарылымды басқару немесе орналастыру сияқты процестер шағын топ басқарған кезде өздеріне қамқорлық жасады. Есеп беруге және деректерді басқаруға арналған корпоративтік стандарттар болған жерде оларды бұдан былай орындау мүмкін болмады. АТ-тан тыс жерде не болып жатқанын түсіну немесе көру мүмкіндігі аз болды. Өзгерістерді басқару болмаған. 

Бұл ведомстволық бақылаудағы инстанциялар келесідей жұмыс істеді көлеңкелі экономика «радар астында» болатын бизнеске қатысты бұл Shadow IT. Wikipedia Shadow IT-ті «ақпараттық технологиясы (АТ) орталық ақпараттық жүйелердің кемшіліктерін айналып өту үшін орталық АТ департаментінен басқа бөлімдер орналастыратын жүйелер. Кейбіреулер анықтайды Көлеңке IT көбірек бroadIT немесе infosec бақылауынан тыс кез келген жобаны, бағдарламаларды, процестерді немесе жүйелерді қамту үшін.

Уа! Ақырыңдау. Shadow IT АТ басқармайтын кез келген жоба, бағдарлама, процесс немесе жүйе болса, онда ол біз ойлағаннан да кең тараған. Ол барлық жерде. Ашығырақ айтсақ, әрбір ұйымда олар мойындаса да, мойындамаса да Shadow IT бар.  Бұл жай ғана дәреже мәселесіне түседі. Ұйымның Shadow IT-мен күресудегі табысы көбінесе олардың кейбір негізгі мәселелерді қаншалықты шешуге байланысты.

• қауіпсіздік. Shadow IT жасаған мәселелер тізімінің жоғарғы жағында қауіпсіздік қаупі бар. Макростарды ойлаңыз. Ұйымнан тыс электрондық пошта арқылы жіберілген PMI және PHI электрондық кестелерін ойлап көріңіз.
• Деректердің жоғалу қаупі жоғары.  Тағы да, іске асырудағы немесе процестердегі сәйкессіздіктерге байланысты әрбір жеке іске асыру әртүрлі болуы мүмкін. Бұл қалыптасқан іскерлік тәжірибелердің орындалып жатқанын дәлелдеуді қиындатады. Сонымен қатар, бұл тіпті пайдалану мен қол жеткізудің қарапайым аудит сұрауларын орындауды қиындатады.
• Сәйкестік мәселелері.  Аудит мәселелеріне қатысты деректерге қол жеткізу және деректер ағындарының ықтималдығы артады, бұл сияқты ережелерді сақтауды қиындатады. Сарбанес-Оксли актісі, GAAP (Бухгалтерлік есептің жалпы қабылданған принциптері), HIPAA (Денсаулық сақтауды сақтандыру және есеп беру туралы заң) және басқалар
• Деректерге қол жеткізудің тиімсіздігі.  Таратылған АТ шешетін мәселелердің бірі деректерді беру жылдамдығы болса да, күтпеген салдарға қаржы, маркетинг және HR салаларындағы АТ емес жұмысшыларға жасырын шығындар жатады, мысалы, деректердің дұрыстығын талқылауға, деректермен келісуге уақытын жұмсайтын. олардың көршілерінің нөмірлері және шалбарының орнымен бағдарламалық қамтамасыз етуді басқаруға тырысады.
• Процесстегі тиімсіздіктер. Технологияны бірнеше құрылымдық бөлімшелер дербес қабылдағанда, оларды пайдалану және орналастыру процестері де солай болады. Кейбіреулер тиімді болуы мүмкін. Басқалары онша емес.  
• Сәйкес келмейтін іскерлік логика және анықтамалар. Стандарттарды белгілейтін қақпашы жоқ, тестілеудің және нұсқаларды басқарудың болмауына байланысты сәйкессіздіктер дамуы мүмкін. Деректерге немесе метадеректерге бірыңғай көзқарассыз бизнесте шындықтың бір нұсқасы болмайды. Бөлімшелер қате немесе толық емес деректерге негізделген бизнес шешімдерін оңай қабылдай алады.
• Корпоративтік көзқарасқа сәйкес келмеуі.  Shadow IT жиі ROI жүзеге асыруды шектейді. Жеткізушілермен келісім-шарттар мен ауқымды мәмілелер туралы келіссөздер жүргізуге арналған корпоративтік жүйелер кейде айналып өтеді. Бұл артық лицензиялау мен қайталанатын жүйелерге әкелуі мүмкін. Одан әрі бұл ұйымдық мақсаттар мен АТ-ның стратегиялық жоспарларына қол жеткізуді бұзады.

Қорытындылайтын болсақ, өзіне-өзі қызмет көрсету есептерін қабылдаудың жақсы ниеті күтпеген салдарға әкелді. Қиындықтарды үш санатқа жинақтауға болады: басқару, қауіпсіздік және бизнесті теңестіру.

Қателік жасамаңыз, бизнеске заманауи құралдармен нақты уақыттағы деректерді пайдаланатын өкілетті пайдаланушылар қажет. Олар сондай-ақ өзгерістерді басқару, шығарылымдарды басқару және нұсқаларды басқару пәнін қажет етеді. Сонымен, өзіне-өзі қызмет көрсету туралы есеп/BI жалған ма? Автономия мен басқару арасындағы тепе-теңдікті таба аласыз ба? Сіз көре алмайтын нәрсені басқара аласыз ба?

Шешім

BI өзіне-өзі қызмет көрсету спектрі 

Көлеңке енді көлеңке емес, егер сіз оған жарық түсірсеңіз. Дәл осылай, Shadow IT енді бетіне шығарылған жағдайда қорқудың қажеті жоқ. Shadow IT-ны ашу кезінде бизнес пайдаланушылар талап ететін өзіне-өзі қызмет көрсету есептерінің артықшылықтарын пайдалана аласыз және сонымен бірге басқару арқылы тәуекелді азайта аласыз. Shadow IT-ті басқару оксиморон сияқты естіледі, бірақ шын мәнінде, өзіне-өзі қызмет көрсетуге бақылауды енгізудің теңдестірілген тәсілі.

маған ұнайды осы авторлық ұқсастық (алған Кимбол) өзіне-өзі қызмет көрсету BI/есеп беру мейрамхананың буфетіне ұқсайды. Швед үстелі бұл мағынада өзіне-өзі қызмет көрсету болып табылады сіз қалаған нәрсені ала аласыз және оны үстеліңізге қайтарыңыз. Бұл сіз ас үйге кіріп, стейкті грильге өзіңіз қоясыз дегенді білдірмейді. Сізге сол аспаз және оның асхана командасы әлі де керек. Өзіне-өзі қызмет көрсету есептері/BI үшін де солай, сіз әрқашан деректер буфетін шығару, түрлендіру, сақтау, қорғау, модельдеу, сұрау және басқару арқылы дайындау үшін АТ тобына қажет болады.  

Барлығын жеуге болатын швед үстелі ұқсастық үшін тым қарапайым болуы мүмкін. Біз байқағанымыз, мейрамхананың асхана командасының қатысу дәрежесі әртүрлі. Кейбіреулерімен, мысалы, дәстүрлі швед үстелі сияқты, олар тамақты артқы жағында дайындап, жеуге дайын болған кезде сморгасбордты салады. Сізге тек тәрелкеңізді салып, үстеліңізге қайта апару жеткілікті. Бұл Las Vegas MGM Grand Buffet немесе Golden Corral бизнес үлгісі. Спектрдің екінші жағында рецепт пен ингредиенттерді есігіңізге жеткізетін Home Chef, Blue Apron және Hello Fresh сияқты кәсіпорындар бар. Кейбір жинақ қажет. Олар сауда жасап, тамақты жоспарлаумен айналысады. Қалғанын сен жасайсың.

Арасында, бәлкім, ингредиенттерді дайындаған, бірақ оларды таңдау үшін дайындаған, содан кейін шикі ет пен көкөністен жасалған табақты аспазға отқа қою үшін беретін Mongol Grill сияқты орындар болуы мүмкін. Бұл жағдайда түпкілікті нәтиженің сәттілігі (кем дегенде ішінара) жақсы үйлесетін ингредиенттер мен соустардың қоспасын таңдауыңызға байланысты. Бұл сондай-ақ таңдау керек тағамның дайындығы мен сапасына, сондай-ақ кейде өзіндік әсерлерін қосатын аспаздың шеберлігіне байланысты.

BI өзіне-өзі қызмет көрсету спектрі

Өзіне-өзі қызмет көрсету аналитикасы бірдей. Өзіне-өзі қызмет көрсететін аналитикасы бар ұйымдар спектрдің бір жеріне түсуге бейім. Спектрдің бір шетінде MGM Grand Buffet сияқты ұйымдар бар, мұнда IT тобы әлі де барлық деректер мен метадеректерді дайындауды орындайды, жалпы кәсіпорынның аналитикасы мен есеп беру құралын таңдайды және оны соңғы пайдаланушыға ұсынады. Түпкі пайдаланушыға тек ол көргісі келетін деректер элементтерін таңдау және есепті іске қосу қажет. Бұл үлгідегі өзіне-өзі қызмет көрсетудің жалғыз нәрсе - бұл есепті АТ тобы әлі жасамаған. Cognos Analytics пайдаланатын ұйымдардың философиясы спектрдің осы соңына түседі.

Сіздің есігіңізге жеткізілетін тағам жинақтарына көбірек ұқсайтын ұйымдар өздерінің соңғы пайдаланушыларына қажетті деректер мен оларға қол жеткізе алатын құралдарды таңдауды қамтитын «деректер жинағын» береді. Бұл модель пайдаланушыдан қажетті жауаптарды алу үшін деректерді де, құралды да жақсы түсінуді талап етеді. Біздің тәжірибемізде Qlik Sense және Tableau мүмкіндіктерін пайдаланатын компаниялар әдетте осы санатқа жатады.

Power BI сияқты кәсіпорын құралдары Моңғол Грильіне көбірек ұқсайды – ортасында бір жерде.  

Біз әртүрлі аналитикалық құралдарды қолданатын ұйымдарды «BI өзіне-өзі қызмет көрсету спектрінің» әртүрлі нүктелерінде қорытып, орналастыра алатынымызға қарамастан, позиция бірнеше факторларға байланысты өзгеруі мүмкін: компания жаңа технологияларды қабылдауы мүмкін, пайдаланушы құзыреттілігі артуы мүмкін, менеджмент тәсілді талап етуі мүмкін немесе кәсіпорын деректерді тұтынушылар үшін көбірек еркіндікпен өзіне-өзі қызмет көрсетудің неғұрлым ашық үлгісіне көшуі мүмкін. Шындығында, спектрдегі позиция тіпті бір ұйымдағы құрылымдық бөлімшелерде әртүрлі болуы мүмкін.  

Аналитиканың эволюциясы

Өзіне-өзі қызмет көрсетуге көшумен және ұйымдар BI Buffet Spectrum-да оңға қарай жылжыған сайын, дәстүрлі диктаторлық шеберлік орталықтары бірлескен тәжірибелік қауымдастықтармен ауыстырылды. АТ жеткізу топтарындағы ең жақсы тәжірибелерді әлеуметтендіруге көмектесетін осы матрицалық командаларға қатыса алады. Бұл бизнес жағындағы әзірлеу топтарына басқару мен сәулеттің корпоративтік шекараларында жұмыс істеу кезінде белгілі бір автономияны сақтауға мүмкіндік береді.

АТ қырағы болуы керек. Өз есептерін және кейбір жағдайларда үлгілерді жасайтын пайдаланушылар деректер қауіпсіздігі тәуекелдерін білмеуі мүмкін. Қауіпсіздіктің ықтимал ағып кетуін болдырмаудың жалғыз жолы - жаңа мазмұнды белсенді түрде іздеу және олардың сәйкестігін бағалау.

Басқарылатын Shadow IT-ның жетістігі қауіпсіздік пен құпиялылық саясатының сақталуын қамтамасыз ету үшін орындалатын процестермен де байланысты. 

Өзіне-өзі қызмет көрсету парадокстары 

Басқарылатын өзіне-өзі қызмет көрсету аналитикасы еркіндікті бақылауға қарсы қоятын полярлық күштерді үйлестіреді. Бұл динамика бизнес пен технологияның көптеген салаларында орындалады: жылдамдықпен салыстырғанда стандарттар; операцияларға қарсы инновациялар; архитектураға қарсы ептілік; және корпоративтік мүдделерге қарсы ведомстволық қажеттіліктер.

-Уэйн Эриксон

Shadow IT басқару құралдары

Тәуекелдер мен пайдаларды теңестіру тұрақты көлеңкелі АТ саясатын дамытудың кілті болып табылады. Барлық қызметкерлерге өз рөлдерінде жоғары болуға мүмкіндік беретін жаңа процестер мен құралдарды ашу үшін Shadow IT-ны пайдалану - бұл жай ғана ақылды бизнес тәжірибесі. Бірнеше жүйемен біріктіру мүмкіндігі бар құралдар компанияларға АТ-ны да, бизнесті де тыныштандыратын шешім ұсынады.

Shadow IT көтерген тәуекелдер мен қиындықтарды сапалы деректердің өзіне-өзі қызмет көрсету арқылы қажет ететіндердің барлығына қолжетімді болуын қамтамасыз ету үшін басқару процестерін енгізу арқылы айтарлықтай азайтуға болады.

Негізгі сұрақтар 

АТ қауіпсіздігі көлеңкелі АТ көрінуіне және басқаруына қатысты жауап бере алатын негізгі сұрақтар. Егер сізде осы сұрақтарға жауап беретін жүйелер немесе процестер бар болса, қауіпсіздік аудитінің көлеңкелі АТ бөлімінен өту мүмкіндігіңіз болуы керек:

1. Shadow IT-ті қамтитын саясатыңыз бар ма?
2. Ұйымыңызда қолданылатын барлық қолданбаларды оңай тізімдей аласыз ба? Егер сізде нұсқа және түзету деңгейі туралы ақпарат болса, бонус ұпайлары.
3. Өндірістегі аналитикалық активтерді кім өзгерткенін білесіз бе?
4. Shadow IT қолданбаларын кім қолданатынын білесіз бе?
5. Өндірістегі мазмұн соңғы рет қашан өзгертілгенін білесіз бе?
6. Өндірістік нұсқада ақаулар болса, алдыңғы нұсқаға оңай орала аласыз ба?
7. Апат жағдайында жеке файлдарды оңай қалпына келтіре аласыз ба?
8. Артефактілерді пайдаланудан шығару үшін қандай процесті қолданасыз?
9. Жүйеге тек мақұлданған пайдаланушылар кіргенін және файлдарды көтергенін көрсете аласыз ба?
10. Егер сандарыңызда кемшілікті тапсаңыз, оны қашан (және кім) енгізгенін қайдан білесіз?

қорытынды

Shadow IT көптеген нысандарда осында қалады. Біз оған жарық түсіріп, оның артықшылықтарын пайдалана отырып, тәуекелдерді басқара алатындай етіп ашуымыз керек. Бұл қызметкерлерді өнімдірек және бизнесті жаңашыл ете алады. Дегенмен, артықшылықтарға деген ынта қауіпсіздік, сәйкестік және басқару арқылы баяу болуы керек.   

Әдебиеттер тізімі

Құқықтар мен басқаруды теңестіретін өзіне-өзі қызмет көрсету талдауларымен қалай табысқа жетуге болады

Идеологияның анықтамасы, Мерриам-Вебстер

Көлеңкелі экономиканың анықтамасы, нарықтық бизнес жаңалықтары

Shadow IT, Wikipedia 

Shadow IT: CIO перспективасы

Шындықтың жалғыз нұсқасы, Википедия

Self-service Analytics көмегімен табысқа жету: жаңа есептерді тексеріңіз

АТ операциялық моделінің эволюциясы

Өзіне-өзі қызмет көрсететін BI жалғандығы

Shadow IT дегеніміз не?, McAfee

Shadow IT туралы не істеу керек