നിങ്ങൾ ഓഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ തയ്യാറാണോ?
രചയിതാക്കൾ: കി ജെയിംസും ജോൺ ബോയറും
ഈ ലേഖനത്തിന്റെ ശീർഷകം നിങ്ങൾ ആദ്യം വായിച്ചപ്പോൾ, നിങ്ങൾ വിറയ്ക്കുകയും നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക ഓഡിറ്റിനെക്കുറിച്ച് ഉടൻ ചിന്തിക്കുകയും ചെയ്യും. അവ ഭയപ്പെടുത്തുന്നവയായിരിക്കാം, പക്ഷേ അതിനെക്കുറിച്ച് സമ്മതം ഓഡിറ്റുകൾ?
നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ കരാർ, റെഗുലേറ്ററി ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കുന്നതിന്റെ ഒരു അവലോകനത്തിന് നിങ്ങൾ തയ്യാറാണോ?
ഒരു കംപ്ലയൻസ് ഓഡിറ്റ് നിങ്ങളുടെ ആന്തരിക നിയന്ത്രണങ്ങൾ, സുരക്ഷാ നയങ്ങൾ, ഉപയോക്തൃ ആക്സസ് നിയന്ത്രണങ്ങൾ, റിസ്ക് മാനേജ്മെന്റ് എന്നിവ അവലോകനം ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾക്കുള്ള സാധ്യത വളരെ കൂടുതലാണ് കുറെ ഒരു തരത്തിലുള്ള പോളിസികൾ നിലവിലുണ്ട്, എന്നാൽ (ഉദാഹരണത്തിന്) ഹെൽത്ത് ഇൻഷുറൻസ് പോർട്ടബിലിറ്റി ആൻഡ് അക്കൌണ്ടബിലിറ്റി ആക്ടുമായി (HIPAA) ബന്ധപ്പെട്ട ഒരു കംപ്ലയൻസ് ഓഡിറ്റ് നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷൻ സാധൂകരിക്കും സ്ഥിരമായി നടപ്പിലാക്കി നയങ്ങളും നിയന്ത്രണങ്ങളും, അവ പുസ്‌തകങ്ങളിലാണെന്ന് മാത്രമല്ല.
ഒരു കംപ്ലയൻസ് ഓഡിറ്റിന്റെ കൃത്യമായ സ്വഭാവം തരത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും, പക്ഷേ പലപ്പോഴും റെക്കോർഡുകളിലേക്കുള്ള ആക്സസ് സുരക്ഷിതമാണെന്നും നിങ്ങളുടെ അനലിറ്റിക്‌സിലെയും റിപ്പോർട്ടിംഗ് പരിതസ്ഥിതിയിലെയും ഡാറ്റ ആവശ്യമായ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് മാത്രമായി പരിമിതപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നുവെന്നും കാണിക്കുന്നു.
പ്രശ്നം
പറ്റിനിൽക്കുന്നതിന്റെ നല്ലതും സാധുവായതുമായ തെളിവ് നൽകുന്നത് ഒരു വലിയ വേദനയാണ്. പ്രകടനപരമായ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി, നമുക്ക് ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ഉദാഹരണത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാം.
ഓരോ ഉൽപ്പാദന പരിതസ്ഥിതിക്കും ഒരു ഉണ്ടായിരിക്കണം digital പേപ്പർ ട്രയൽ. ഇത് ആശയത്തിൽ ആരംഭിക്കണം, പരിശോധനയിലൂടെയും ബഗ് പരിഹരിക്കലിലൂടെയും താഴേക്ക് തുടരണം, കഴിഞ്ഞ റെസല്യൂഷൻ കണ്ടെത്തുകയും അന്തിമവും പൂർത്തിയായതുമായ ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ അംഗീകാരത്തിൽ അവസാനിക്കുകയും വേണം.
ആ അവസാന ഘട്ടം - അന്തിമ അംഗീകാരം - തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ ഓഡിറ്റർമാർക്ക് പ്രിയപ്പെട്ടതാണ്. അവർ ചോദിച്ചേക്കാം, "നിർമ്മാണ പരിതസ്ഥിതിയിലെ എല്ലാ റിപ്പോർട്ടുകളും നിങ്ങളുടെ ഡോക്യുമെന്റഡ് പ്രക്രിയയോട് ചേർന്നുനിൽക്കുന്നുവെന്ന് നിങ്ങൾ എങ്ങനെ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നുവെന്ന് എന്നെ കാണിക്കാമോ?"
അപ്പോൾ നിങ്ങൾ ഒരു ലിസ്റ്റ് നൽകണം ഓരോ മൈഗ്രേറ്റഡ് റിപ്പോർട്ട്.
എന്തുകൊണ്ട് ഇത് പ്രധാനമാണ്
ഓഡിറ്റർമാർക്ക് ആവശ്യമായതും മതിയായതുമായ വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നത് ഭയപ്പെടുത്തുന്നതാണ്, പ്രത്യേകിച്ചും ഇത് ഒരു സ്വമേധയാലുള്ള പ്രക്രിയയാണെങ്കിൽ - അതിലുപരിയായി നിങ്ങൾ ഈ അവസരത്തിനായി ആസൂത്രണം ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ.
നിങ്ങളുടെ നയങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും പിന്തുടരുകയും ചെയ്യുക മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം മാനദണ്ഡങ്ങൾ സാധൂകരിക്കുന്നതിനും തെളിയിക്കുന്നതിനുമുള്ള സംവിധാനങ്ങൾ നിലനിർത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.
ചുരുങ്ങിയത്, ആരാണ് ആക്സസ് ചെയ്‌തത്, പരിസ്ഥിതിയിൽ എന്ത് മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തി, ആളുകൾ ഉണ്ടാക്കിയ എല്ലാ റിപ്പോർട്ടുകളും, ആരാണ് റിപ്പോർട്ടുകൾ നിർമ്മിച്ചത്, പ്രൊഡക്‌ഷൻ പരിതസ്ഥിതിയിലെ ഓരോ അസറ്റും എങ്ങനെയാണ് ഡവലപ്പർ, ക്യുഎ കൈകൾ എന്നിവയിലൂടെ ഉചിതമായി കടന്നുപോകുന്നത് എന്നതിന്റെ ഒരു ഓഡിറ്റബിൾ റെക്കോർഡ് നൽകാൻ നിങ്ങൾ തയ്യാറാകേണ്ടതുണ്ട്. .
തന്ത്രങ്ങൾ
ഒരു ഓഡിറ്റിന് "തയ്യാറായിരിക്കുന്നത്" ഒന്നിലധികം വ്യത്യസ്ത രൂപങ്ങളിൽ വരാം, അവയിൽ ചിലത് ഉയർന്ന പ്രയത്നവും മറ്റുള്ളവരെ അപേക്ഷിച്ച് നിങ്ങളെ പ്രശ്‌നങ്ങളിൽ നിന്ന് അകറ്റി നിർത്താനുള്ള സാധ്യതയുമാണ്. മെച്ചപ്പെട്ട ഓപ്‌ഷനുകളുടെ ക്രമത്തിൽ ചിലതും എന്നാൽ എല്ലാം അല്ലാത്തതുമായ ഒരു റാങ്കിംഗ് ഇതാ.
കുഴപ്പവും കുഴപ്പവും
പ്രിയപ്പെട്ട, നിർഭാഗ്യവാനായ വായനക്കാരാ, ഒരു ഓഡിറ്ററെ തൃപ്തിപ്പെടുത്തുന്ന തരത്തിൽ നിങ്ങൾ ഗുരുതരമായ HIPAA ലംഘനങ്ങൾ നടത്തുന്നില്ലെന്ന് തെളിയിക്കാൻ നിങ്ങൾ പരിതാപകരമായി തയ്യാറല്ലെന്ന് ഈ ലേഖനത്തിലൂടെ നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കിയിരിക്കാം.
അങ്ങനെയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ക്രമരഹിതമായ സ്ഥിതി എത്രത്തോളം നിലനിന്നിരുന്നു എന്നതിനെ ആശ്രയിച്ച് ഇത് വളരെ വൈകിയേക്കാം. നിങ്ങൾക്ക് സാധ്യമായ വിവരങ്ങളുടെ സ്ക്രാപ്പുകൾ കണ്ടെത്താനുള്ള നിർഭാഗ്യകരമായ അവസ്ഥയിൽ നിങ്ങൾ സ്വയം കണ്ടെത്തിയേക്കാം.
വിനാശകരമായ ഫലങ്ങൾ ലഭിക്കുമെന്ന് എല്ലാ വർഷങ്ങളിലും തെളിയിക്കപ്പെട്ട പരീക്ഷിച്ചതും യഥാർത്ഥവുമായ ഒരു രീതിയാണിത്.
നിങ്ങളുടെ അവസരങ്ങൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്താനും ഈ തന്ത്രത്തിനായി ഷൂട്ട് ചെയ്യാനും നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ചെയ്യരുത്. നിങ്ങളുടെ ഭാവി സ്വയം നിങ്ങൾക്ക് നന്ദി പറയും.
രക്തം, വിയർപ്പ്, കണ്ണുനീർ
പരമ്പരാഗതമായി, ജോലിയും ജോലിയും വഴി സംഭവിക്കുന്ന എല്ലാ കാര്യങ്ങളുടെയും സൂക്ഷ്മമായ രേഖകൾ ബിസിനസുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു. അവരുടെ സിസ്റ്റത്തിലെ ചില ഫോൾഡറിൽ, ഒരു ഓഡിറ്റർ അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട എല്ലാ കാര്യങ്ങളും വിശദമാക്കുന്ന കൈയെഴുത്ത് (അല്ലെങ്കിൽ കൈകൊണ്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്ത) സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകളും ഡോക്യുമെന്റുകളും ഉണ്ട്.
നിങ്ങൾ ചാവോസ്, മെയ്‌ഹെം തന്ത്രത്തിൽ നിന്ന് സ്വയം കുഴിക്കാൻ ശ്രമിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഇത് ആരംഭിക്കുന്നതിനുള്ള നിങ്ങളുടെ മികച്ച പന്തയമായിരിക്കാം. ഒരു ഓഡിറ്ററുടെ ഭയാനകമായ നോട്ടത്തിൽ എല്ലാ പ്രധാന വിവരങ്ങളും തിരഞ്ഞുപിടിച്ച് കണ്ടെത്തുന്നതിന് കാത്തിരിക്കുന്നതിനുപകരം, നിങ്ങളുടെ പക്കലുള്ളതെല്ലാം കുഴിച്ച് ഒരു സെമി സ്വീകാര്യമായ റെക്കോർഡിൽ സമാഹരിക്കുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് സമയമുള്ളപ്പോൾ സ്വമേധയാ ചെയ്യാൻ കഴിയും.
ഈ തന്ത്രം നിങ്ങളുടെ ദൈനംദിന മാനദണ്ഡമായാലും അല്ലെങ്കിലും മോശം ശീലങ്ങളിൽ നിന്ന് കരകയറാൻ നിങ്ങൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്ന രീതിയാണെങ്കിലും, നിങ്ങൾക്ക് കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിൽ ആരംഭിക്കാൻ ഇനിപ്പറയുന്ന പ്ലാൻ ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.
പതിപ്പ് നിയന്ത്രണ സോഫ്റ്റ്വെയർ
നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന്റെ എല്ലാ ഭാഗങ്ങളിലും ഹോളിസ്റ്റിക് പതിപ്പ് നിയന്ത്രണം ഉള്ളത്, അത് മുൻകൂട്ടി പാക്കേജ് ചെയ്തിരിക്കുന്ന റിപ്പോകൾ മാത്രമല്ല, ഈ മുഴുവൻ പ്രക്രിയയും സ്വയം കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്നു. ഉപയോക്താക്കൾ എന്തിനും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുമ്പോൾ, ആരാണ് മാറ്റം വരുത്തുന്നത്, ഏത് സമയത്ത്, എന്ത് നടപടിക്രമങ്ങൾ പാലിച്ചു, മുഴുവൻ ഒമ്പത് യാർഡുകളും അത് സ്വയമേവ നിശബ്ദമായി രേഖപ്പെടുത്തും.
ഓഡിറ്റർമാർ നിങ്ങളുടെ വാതിലിൽ മുട്ടി എന്താണ് സംഭവിച്ചതെന്ന് അറിയാൻ ആഗ്രഹിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ആന്തരിക പതിപ്പ് ചരിത്രം നിങ്ങൾക്ക് റഫർ ചെയ്യാം. തെളിവ് കണ്ടെത്താൻ നിങ്ങൾ പരക്കം പായേണ്ടതില്ല, സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ് റെക്കോർഡിംഗ് വിവരങ്ങളിൽ മണിക്കൂറുകൾ പാഴാക്കേണ്ടതില്ല - സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങൾക്കായി ജോലി ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ഏറ്റവും പ്രാധാന്യമുള്ളിടത്ത് മാത്രം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാം.
പതിപ്പ് നിയന്ത്രണ സോഫ്‌റ്റ്‌വെയറിന് മറ്റ് ചില വലിയ നേട്ടങ്ങളുണ്ട്; അതായത്, മുൻ പതിപ്പുകളിലേക്ക് തിരികെ പോകാനുള്ള കഴിവ്. ഇത് ഒരു വലിയ ഗുണമേന്മയുള്ള ജീവിത സവിശേഷതയായിരിക്കാം, പ്രത്യേകിച്ച് ഈ പ്രവർത്തനക്ഷമത ഇല്ലാത്ത പ്രോഗ്രാമുകൾക്ക്.
കൃത്യമായ പതിപ്പുകളിലേക്ക് സമഗ്രമായും കൃത്യമായും തിരികെ വരാനുള്ള കഴിവ് നിങ്ങൾക്ക് ransomware പോലുള്ള കാര്യങ്ങളിൽ നിന്ന് ഒരു സുരക്ഷാ പുതപ്പ് നൽകുന്നു, അവിടെ നിങ്ങളുടെ മെഷീനുകൾ തുടയ്ക്കുന്നത് ബിസിനസ്സ് വീണ്ടും പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം. നിങ്ങളുടെ എല്ലാ റെക്കോർഡുകളും അല്ലെങ്കിൽ പ്രോജക്റ്റ് പോലും നഷ്‌ടപ്പെടുന്നതിനുപകരം, നിങ്ങൾക്ക് പതിപ്പ് നിയന്ത്രണവും ഏറ്റവും പുതിയ ഓപ്‌ഷനും ബഡാ ബൂമും തിരഞ്ഞെടുക്കാം, നിങ്ങൾ വീണ്ടും ബിസിനസ്സിലേക്ക് മടങ്ങി.
തീരുമാനം
ഓഡിറ്റുകൾ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന് മേൽ പതിക്കുന്ന ഭയാനകമായ പ്രേരകങ്ങളായിരിക്കണമെന്നില്ല, നിങ്ങളുടെ ഏത് ആക്കം പോലും തകർക്കാൻ കാത്തിരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ ശരിയായ മുൻകരുതലുകൾ എടുക്കുകയും നല്ല പതിപ്പ് നിയന്ത്രണ സോഫ്റ്റ്വെയർ സ്വന്തമാക്കുകയും ചെയ്‌താൽ, ഒരു ഓഡിറ്റിന്റെ സമ്മർദ്ദവും റെക്കോർഡ് സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള സ്ലോഗും മഴയിൽ കണ്ണുനീർ പോലെ അപ്രത്യക്ഷമാകും.
