Hva arbeidsgivere trenger å gjøre for å ønske arbeiderne sine velkommen tilbake til kontoret

Etter nesten 2 år med jobbing hjemmefra, vil noen ting bare ikke være det samme.

Som svar på koronaviruspandemien stengte mange bedrifter dørene på murstein og mørtel og ba sine ansatte om å jobbe hjemmefra. I navnet til å holde arbeiderne trygge, gjorde arbeidsgivere som kunne gå over til en ekstern arbeidsstyrke. Det var en stor overgang. Det var ikke bare et kulturskifte, men i mange tilfeller måtte IT og drift rykke for å støtte et distribuert nettverk av enkeltpersoner. Forventningene var at alle fortsatt skulle få tilgang til de samme ressursene selv om de ikke var fysisk på nettverket lenger.

Noen bransjer hadde ikke muligheten til å la sine ansatte jobbe eksternt. Tenk på underholdning, gjestfrihet, restauranter og detaljhandel. Hvilke bransjer klarte pandemien best? Big Pharma, maskemakere, hjemleveringstjenester og vinmonopol, selvfølgelig. Men det er ikke det historien vår handler om. Teknologiselskaper trivdes. Teknologiselskaper som Zoom, Microsoft Teams og Skype var klare for å støtte andre bransjer i den nye etterspørselen etter virtuelle møter. Andre, uten arbeid, eller nøt deres nedstengninger, vendte seg til nettspill. Enten folk jobbet eksternt eller nylig permitterte, var teknologi knyttet til samarbeid og kommunikasjon nødvendig mer enn noen gang.

Alt dette ligger bak oss. Utfordringen nå er å få alle tilbake til kontoret. Noen arbeidere sier, "pokker nei, jeg vil ikke gå." De motstår å returnere til kontoret. Noen kan slutte. De fleste bedrifter krever imidlertid at ansatte kommer tilbake til kontoret i minst en hybridmodell – 3 eller 4 dager på kontoret og resten jobber hjemmefra. Utover det personlige og personelle, er næringseiendommen din som har stått tom så lenge klar til å ønske disse ansatte velkommen hjem?  

Sikkerhet

Noen av de ansatte du har ansatt over Zoom-intervjuer, du har sendt en bærbar datamaskin, og de har aldri engang sett innsiden av kontoret ditt. De gleder seg til å møte lagkameratene sine ansikt til ansikt for første gang. Men den bærbare datamaskinen deres har aldri vært på ditt fysiske nettverk.  

• Har datamaskinens operativsystem blitt holdt oppdatert med sikkerhetsoppdateringer og oppdateringer?  
• Har ansattes bærbare datamaskiner passende antivirusprogramvare?
• Har ansatte fått opplæring i cybersikkerhet? Phishing- og løsepenge-angrep er på vei oppover. Hjemmearbeidsområder kan være mindre sikre og en ansatt kan uforvarende frakte skadevare til kontoret. Sikkerhetsproblemer for kontornettverk kan være kompromittert.
• Hvordan vil nettverkssikkerheten og katalogtjenestene håndtere en MAC-adresse den aldri har sett før?
• Fysisk sikkerhet kan ha blitt slapp. Hvis ansatte har gått ut av teamet eller ut av selskapet, har du husket å samle inn merkene deres og/eller deaktivere tilgangen deres?

kommunikasjon

Mange av de som kommer tilbake til kontoret vil sette pris på å ha en pålitelig internett- og telefontjeneste som de ikke trenger å vedlikeholde og feilsøke selv.

• Har du sjekket bordtelefonene og konferanseromstelefonene? Sjansen er stor for at hvis de ikke har blitt brukt på en stund, kan det hende at VOIP-telefoner må tilbakestilles. Med eventuelle svingninger i elektrisitet, endringer i maskinvare, nettverksfeil, mister disse telefonene ofte IP-adressen og må i det minste startes på nytt, hvis de ikke tildeles nye IP-adresser.
• Ansatte som har jobbet hjemmefra har brukt sin favoritt direktemeldingstjeneste, samt videokonferanser, av nødvendighet. Disse har vært enormt nyttige for å øke produktiviteten. Vil disse ansatte bli skuffet over å oppdage at verktøy som disse som de har kommet til å stole på, fortsatt er begrenset på kontoret? Er det på tide å revurdere balansen mellom produktivitet og kontroll?  

Hardware og software

IT-teamet ditt har vært opptatt med å holde den eksterne styrken tilkoblet. Kontorets maskinvare og programvare har blitt neglisjert.

• Har ditt interne system noen gang trengt å støtte så mange brukere samtidig?
• Er noe av utstyret nå utdatert eller utdatert etter 2 år? Servere, modemer, rutere, svitsjer.
• Er programvaren til serverne oppdatert med de siste utgivelsene? Både OS-er, så vel som applikasjoner.
• Hva med lisenser for bedriftens programvare? Er du i samsvar? Har du flere brukere enn du pleide å ha? Er de lisensiert for samtidig bruk?  

Kultur

Nei, dette er ikke hjemmet ditt, men hva er egentlig trekningen ved å komme tilbake til kontoret? Det burde ikke bare være enda et mandat.

• Drikkeautomaten har ikke blitt fylt på måneder. Gjør det til en ekte velkommen tilbake. Ikke la de ansatte føle at de sniker seg inn i et forlatt hus og at de ikke var forventet. Snacks kommer ikke til å ødelegge banken og vil langt på vei fortelle dem at de blir verdsatt. Husk at noen ansatte fortsatt foretrekker å være hjemme.
• Ha en verdsettelsesdag for ansatte. Mange bedrifter har en slags storslått åpning for å ønske ansatte velkommen tilbake.
• En av grunnene til at du vil ha ansatte tilbake på kontoret er for samarbeid og produktivitet. Ikke kvel nettverk og kreativitet med utdaterte retningslinjer. Hold deg oppdatert med de nyeste CDC og lokale retningslinjer. La ansatte sette komfortable grenser, maskere seg hvis de vil og være hjemme når de skal.  

• Du har utvilsomt ansatt nye ansatte de siste to årene. Ikke glem å orientere dem til det fysiske rommet. Vis dem rundt. Sørg for at de har et sted å parkere og alle kontorrekvisita. Pass på at de ikke føler seg straffet for å komme til kontoret.
• Det er ingen fare i at personalet glemmer uformelle fredager, men det er ikke nødvendig å la det snike seg inn til uformelt hver dag. Ikke bekymre deg, mange av oss har antrekk som har ventet tålmodig på at vi skal komme tilbake til dem. Man håper bare at de fortsatt passer med "pandemien 15" nå på oss.

Konsensus

Tidlig i pandemien var mange organisasjoner trege med å la ansatte jobbe hjemmefra. Det var en ny måte å tenke på. De fleste gikk motvillig med på å la mange av arbeiderne deres jobbe eksternt. Dette var nytt territorium og det var ingen konsensus om den optimale balansen mellom eksternt kontra kontorarbeid.  I oktober 2020 kom Coca-Cola med en overraskende kunngjøring. Overskrifter ropte, Permanent arbeid hjemmefra for alle indiske ansatte.  "Arbeid hjemmefra-modellen har fått mange selskaper og organisasjoner (hovedsakelig IT) til å bestemme at når effekten av pandemien begynner å reduseres, vil det ikke være noen tvang fra en stor del av ansatte som vender tilbake til kontoret, noensinne." Det skjedde et skifte til fjernarbeid, og resultatene av en PWC-undersøkelse skrøt av at "fjernarbeid har vært en overveldende suksess for både ansatte og arbeidsgivere." Wow.

Ikke overraskende er ikke alle enige. David Solomon, administrerende direktør, Goldman Sachs, sier fjernarbeid er "en avvik."  For ikke å bli overgått, Elon Musk, Dissenter-sjefen, sier: "fjernarbeid er ikke lenger akseptabelt."  Musk gjorde imidlertid en innrømmelse. Han sa at Tesla-medarbeiderne hans kunne jobbe eksternt så lenge de var på kontoret i et minimum ("og jeg mener minimum") på 40 timer per uke! Twitter var et av de første selskapene som tok i bruk retningslinjer for arbeid hjemmefra. Twitter-ledere i 2020 lovet at de ville ha en "fordelt arbeidsstyrke", for alltid.  I diskusjonene om å kjøpe Twitter gjorde Musk det klart at han forventet at alle skulle være på kontoret.

Så, ingen konsensus, men mange sterke meninger fra begge sider. Forbehold ansatt.

Retningslinjer og prosesser

Under pandemien har prosessene endret seg. De har tilpasset seg en fordelt arbeidsstyrke. Bedrifter har måttet revidere retningslinjer og prosedyrer for å imøtekomme alt ombordstigning og opplæring av nye ansatte, til teammøter, sikkerhet og tidtaking.

• En fersk Gartner-studie fant at en av endringene i prosessene var en subtil overgang til motstandskraft og fleksibilitet. Tidligere hadde fokus vært på å lage prosesser for å maksimere effektiviteten. Noen organisasjoner fant at prosesser optimalisert for effektivitet var for skjøre og manglet fleksibilitet. Tenk på just-in-time forsyningskjeden. På sitt høyeste er pengebesparelsene enorme. Men hvis det er forstyrrelser i forsyningskjeden, må du utforske andre alternativer.
• Den samme studien fant at prosesser blir mer komplekse ettersom selskapet selv blir mer komplekse. Selskaper diversifiserer innkjøp og markeder i et forsøk på å redusere og håndtere risiko.
• Dette kan være et godt tidspunkt for en intern gjennomgang. Trenger retningslinjene dine revideres? Har de utviklet seg til å håndtere fremtidige beredskapssituasjoner? Hva vil din bedrift gjøre annerledes med neste utbrudd?

konklusjonen

Den gode nyheten er at den store migrasjonen tilbake til kontoret ikke er en nødsituasjon. I motsetning til det raske kosmiske skiftet som forstyrret virksomheten og livene våre, kan vi planlegge hvordan vi vil at den nye normalen skal se ut. Det ser kanskje ikke det samme ut som det gjorde før pandemien, men med hell kan det bli bedre. Bruk overgangen tilbake til kontoret som en mulighet til å revurdere og planlegge for en sterkere fremtid.

 PWC Survey, juni 2020, US Remote Work Survey: PwC

 Coca Cola erklærer fast arbeid hjemmefra for alle indiske ansatte; Godtgjørelse for stol, Internett! – Trak.in – Indisk Business of Tech, Mobile & Startups

 Elon Musk sier at fjernarbeidere bare later som de jobber. Det viser seg at han har (på en måte) rett (yahoo.com)

 Musks in-Office Ultimatum kan forstyrre Twitters eksterne arbeidsplan (businessinsider.com)