Det er billig og enkelt. Microsoft Excel-regnearkprogramvaren er sannsynligvis allerede installert på bedriftsbrukerens datamaskin. Og mange brukere i dag har vært utsatt for Microsoft Office-programvare siden videregående eller til og med tidligere. Dette knefallende svaret på hvorfor Excel er det ledende analyseverktøyet er kanskje ikke det rette svaret. Det virkelige svaret kan overraske deg.

For å dykke dypere inn i svaret på spørsmålet, la oss først se på hva vi mener med analyseverktøy.

Analytics og Business Intelligence-plattformer

Den bransjeledende analytikeren, Gartner, definerer Analytics og Business Intelligence-plattformer som verktøy som gjør det mulig for mindre tekniske brukere å "modellere, analysere, utforske, dele og administrere data, og samarbeide og dele funn, aktivert av IT og forsterket av kunstig intelligens (AI). ABI-plattformer kan eventuelt inkludere muligheten til å lage, modifisere eller berike en semantisk modell, inkludert forretningsregler." Med den nylige veksten av AI innser Gartner at utvidet analyse flytter målgruppen til forbrukere og beslutningstakere fra den tradisjonelle analytikeren.

For at Excel skal betraktes som et analyseverktøy, bør det dele de samme egenskapene.

Så mens Excel har mange av de samme egenskapene som ledende ABI-plattformer, mangler den noen nøkkelfunksjoner. Sannsynligvis på grunn av dette inkluderer ikke Gartner Excel i listen over store aktører innen Analytics og BI-verktøy. Videre sitter den også på et annet sted og er plassert annerledes av Microsoft i sin egen serie. Power BI er i Gartners utvalg og har funksjonene som mangler i Excel, nemlig muligheten til å dele, samarbeide og administreres av IT.

Nøkkelverdien til Excel er dens undergang

Interessant nok er den virkelige verdien av ABI-verktøy og hvorfor Excel er så allestedsnærværende den samme: den administreres ikke av IT. Brukere liker friheten til å utforske data og bringe dem til sine skrivebord uten innblanding fra IT-avdelingen. Excel utmerker seg på dette. I mellomtiden er det IT-teamets ansvar og oppdrag å bringe orden i kaos og anvende styring, sikkerhet og generelt vedlikehold på all programvare under deres tilsyn. Excel mislykkes dette.

Dette er gåten. Det er avgjørende at organisasjonen opprettholder kontroll over styringen av programvare som de ansatte bruker og dataene de får tilgang til. Vi har skrevet om utfordringen med vilde systemer før. Excel er det protoferale IT-systemet uten selskapsstyring eller kontroll. Viktigheten av en enkelt, godt administrert versjon av sannheten burde være åpenbar. Med regnearkfarmer lager alle sine egne forretningsregler og standarder. Det kan ikke engang kalles en standard hvis det er en engang. Det er ingen enkelt versjon av sannheten.

Uten en eneste avtalt versjon av sannheten gjør det det vanskelig å ta avgjørelser. Videre åpner det organisasjonen for ansvar og gjør det vanskeligere å forsvare en potensiell revisjon.

Excels pris-til-verdi-forhold

Jeg trodde først at en av grunnene til at Excel ofte ble kalt analyseverktøy nummer én var fordi det var så billig. Jeg tror jeg kan si at bokstavelig talt alle selskaper jeg har jobbet for har gitt meg en lisens for Microsoft Office, som inkluderer Excel. Så for meg har det ofte vært gratis. Selv når selskapet ikke ga en bedriftslisens, valgte jeg å kjøpe min egen Microsoft 365-lisens. Det er ikke gratis, men prisen måtte være en medvirkende faktor.

Utgangshypotesen min var at Excel må være betydelig rimeligere enn de andre ABI-plattformene. Jeg gravde i det og oppdaget at det ikke var så billig som jeg trodde. Noen av ABI-plattformene som Gartner vurderer kan faktisk være rimeligere per sete for store organisasjoner. Jeg valgte noen av programvarene og ba ChatGPT om å hjelpe meg med å sammenligne og rangere dem når det gjelder kostnader for organisasjoner av forskjellige størrelser.

Det jeg fant ut var at Excel ikke var det billigste alternativet for enhver organisasjon. Det kommer med en kostnad. Det er åpenbart vanskelig å få nøyaktige priser, og det tilbys ofte betydelige rabatter for å migrere til en spesifikk leverandør. Jeg tror imidlertid at de relative rangeringene vil være konsekvente. Det vi legger merke til er at Microsoft Office Suite som Excel er en komponent av ikke er det billigste alternativet. Overraskelse.

Excel mangler nøkkelkomponenter i en bedriftsklasse ABI, og det finnes mer kostnadseffektive alternativer i verden av analytiske verktøy. Stort treff på Excels pris-til-verdi-forhold.

Collaboration

Samarbeid med programvare for dataanalyse og Business Intelligence i store organisasjoner gir fordeler som kan forbedre beslutningsprosesser, operasjonell effektivitet og strategisk planlegging betydelig. Samarbeid erkjenner at ingen individuelle bidragsytere er en øy, og folkemengdenes visdom kan gi bedre innsikt og bedre beslutninger. Organisasjoner verdsetter samarbeid så høyt at de er villige til å betale en premie over verktøy som Excel som ikke tilbyr funksjonen.

Verktøy som fremmer samarbeid mellom teammedlemmer gir:

• Forbedret beslutningstaking
• Økt effektivitet
• Forbedret datakvalitet og konsistens
• Skalerbarhet og fleksibilitet
• Kunnskapsdeling og innovasjon
• Kostnadsbesparelser
• Forbedret sikkerhet og overholdelse
• Dataintegritet
• Bemyndigede ansatte

Verdien av å bruke programvare for dataanalyse og BI som gir samarbeid innen store organisasjoner ligger i synergien av forbedrede beslutningsevner, operasjonell effektivitet og en kultur for innovasjon og myndiggjøring. Verktøy som ikke gir samarbeid fremmer øyer med informasjon og siloer med data. Excel mangler denne nøkkelfunksjonen.

Forretningsverdien til Excel synker

Excel kan være det mest brukte dataverktøyet i organisasjoner, men av alle de feile grunnene. Dessuten blir grunnene til at vi tror vi bruker det – fordi det er billig og enkelt – mindre og mindre sanne ettersom bedriftsanalyse og BI-verktøy blir rimeligere og integrerer AI for å hjelpe til med mer komplekse oppgaver.