Схадов ИТ: Балансирање ризика и користи са којима се свака организација суочава
Апстрактан
Самоуслужно извештавање је обећана земља дана. Било да је у питању Таблеау, Цогнос Аналитицс, Клик Сенсе или неки други алат за анализу, чини се да сви добављачи промовишу самоуслужно откривање и анализу података. Уз самопослуживање долази Схадов ИТ. Ми то претпостављамо све организације пате од Схадов ИТ који вребају у сенци, у овом или оном степену. Решење је осветлити то, управљати ризицима и максимизирати користи.
преглед
У овој белој књизи ћемо покрити еволуцију извештавања и прљаве тајне о којима нико не говори. Различити алати захтевају различите процесе. Понекад чак и идеологије. идеологије су „интегрисане тврдње, теорије и циљеви који чине друштвено-политички програм. Нећемо добити социополитички али не могу да смислим ниједну реч да пренесем пословни и ИТ програм. Сматрао бих да база података Кимбалл-Инмон дели идеолошку дебату на сличан начин. Другим речима, ваш приступ, или начин на који размишљате, покреће ваше поступке.
позадина
Када ИБМ 5100 ПЦ био најсавременији, 10,000 долара би вам донело екран од 5 инча са уграђеном тастатуром, 16К РАМ-а и касетофоном 
тежак нешто више од 50 фунти. Погодно за рачуноводство, ово би било повезано са самостојећим дисковним низом величине малог ормарића. Свако озбиљно рачунарство се и даље обављало преко терминала на маинфраме-у. (слика)
"operatori” је управљао рачунарима у низу и контролисао приступ спољашњем свету. Тимови оператера, или новији сисадмини и девопси, нарасли су да подрже технологију која стално расте. Технологија је била велика. Екипе које су њима управљале биле су веће.
Управљање предузећем и извештавање вођено ИТ-ом били су норма од почетка компјутерске ере. Ова идеологија је изграђена на тешком, конзервативном приступу да „Компанија“ управља ресурсима и да ће вам пружити оно што вам је потребно. Ако вам је потребан прилагођени извештај или извештај у временском оквиру који је био ван циклуса, потребно је да поднесете захтев.
Процес је био спор. Није било иновације. Агилни није постојао. И, попут древног свештеничког скупа, ИТ одељење се сматрало надземним.
Упркос недостацима, то је учињено с разлогом. Било је неких предности да се то уради на овај начин. Постојали су процеси које су сви пратили. Обрасци су попуњени у три примерка и прослеђени путем међуканцеларијске поште. Захтеви за подацима из целе организације су сортирани, измешани, распоређени по приоритетима и по њима се поступало на предвидљив начин.
Постојало је једно складиште података и један алат за извештавање за цело предузеће. Конзервирани извештаји које је креирао централни тим дали су а једна верзија истине. Ако су бројеви били погрешни, сви су радили од истих погрешних бројева. Има нешто да се каже о унутрашњој доследности. 
Управљање оваквим начином пословања било је предвидљиво. Било је повољно.
Онда је једног дана пре 15 или 20 година све то експлодирало. Дошло је до револуције. Проширена рачунарска снага. Моореов закон – „процесорска снага рачунара ће се удвостручити сваке две године“ – поштовано је. Рачунари су били мањи и свеприсутни.
Више компанија је почело да доноси одлуке на основу података, а не на инстинктима које су користили толико година. Схватили су да лидери у својој индустрији доносе одлуке на основу историјских података. Убрзо су подаци постали близу реалног времена. На крају је извјештавање постало предвидљиво. У почетку је било рудиментарно, али је то био почетак коришћења аналитике за доношење пословних одлука.
Дошло је до помака ка ангажовању више аналитичара података и научника који би помогли менаџменту да разуме тржиште и донесе боље одлуке. Али десила се смешна ствар. Централни ИТ тим није пратио исти тренд као персонални рачунари који се смањују. Није одмах постао ефикаснији и мањи.
Међутим, као одговор на децентрализовану технологију, ИТ тим је такође почео да постаје децентрализованији. Или, барем улоге које су традиционално биле део ИТ-а, сада су део пословних јединица. Аналитичари који су разумели податке и пословање били су уграђени у свако одељење. Менаџери су почели да траже од својих аналитичара више информација. Аналитичари су заузврат рекли „Мораћу да попуним захтеве за податке у три примерка. Најраније ће бити одобрено на састанку за утврђивање приоритета података овог месеца. Тада ће можда требати недељу или две да ИТ обради наш захтев за подацима – у зависности од њиховог оптерећења. АЛИ,... када бих само могао да добијем приступ складишту података, могао бих да вам поставим упит данас поподне.” И тако то иде.
Почео је прелазак на самопослуживање. ИТ одељење је олакшало стисак на кључеве података. Продавци извештавања и аналитике почели су да прихватају нову филозофију. Била је то нова парадигма. Корисници су пронашли нове алате за приступ подацима. Открили су да би могли да заобиђу бирократију ако само добију приступ подацима. Тада би могли да изврше сопствену анализу и смање време обрта покретањем сопствених упита.
Предности самоуслужног извештавања и аналитике
Обезбеђивање директног приступа подацима масама и самоуслужно извештавање решили су бројне проблеме, 
- Фокусирано. Наменски направљени алати који су били лако доступни заменили су јединствену, застарелу, вишенаменску застарелу алатку за извештавање и аналитику која подржава све кориснике и одговара на сва питања.
- Окретан. Раније су пословне јединице биле спутане лошом продуктивношћу. Приступ само прошломесечним подацима довео је до немогућности агилног рада. Отварање складишта података скратило је процес омогућавајући онима који су ближи послу да брже функционишу, откривају важне трендове и брже доносе одлуке. Дакле, повећана је брзина и вредност података.
- Емповеред. Уместо да корисници морају да се ослоне на стручност и доступност других да доносе одлуке уместо њих, они су добили ресурсе, овлашћења, прилику и мотивацију да раде свој посао. Дакле, корисници су постали овлашћени користећи самоуслужни алат који би их могао ослободити ослањања на друге у организацији како за приступ подацима, тако и за креирање саме анализе.
Изазови самоуслужног извештавања и аналитике
Међутим, за сваки решен проблем самоуслужног извештавања, креирало се још неколико. ИТ тим више није централно управљао алатима за извештавање и аналитику. Дакле, друге ствари које нису биле проблем када је један тим управљао извештавањем постале су изазовније. Ствари као што су осигурање квалитета, контрола верзија, документација и процеси као што су управљање издањима или имплементација су се побринули за себе када је њима управљао мали тим. Тамо где су постојали корпоративни стандарди за извештавање и управљање подацима, они више нису могли да се примењују. Било је мало увида или видљивости у оно што се дешавало ван ИТ-а. Управљање променама није постојало. 
Ове ресорно контролисане инстанце су функционисале као а сиве економије што се односи на послове који се дешавају 'испод радара', ово је Схадов ИТ. Википедија дефинише Схадов ИТ као „информациона технологија (ИТ) системи које примењују одељења која нису централно ИТ одељење, како би се заобишли недостаци централних информационих система.” Неки дефинишу Схадов ИТ више бroadукључити било који пројекат, програме, процесе или системе који су ван контроле ИТ-а или инфосец.
Вау! Успори. Ако је Схадов ИТ било који пројекат, програм, процес или систем који ИТ не контролише, онда је продорнији него што смо мислили. Свуда је. Да кажем отвореније, сваки организација има Схадов ИТ без обзира да ли они то признају или не. То се само своди на питање степена. Успех организације у суочавању са ИТ-ом у сенци у великој мери зависи од тога колико добро се баве неким кључним изазовима. 
- безбедност. На врху листе проблема које је креирао Схадов ИТ је сигурносни ризици. Размислите о макроима. Замислите табеле са ПМИ и ПХИ посланим е-поштом ван организације.
- Већи ризик од губитка података. Опет, због недоследности у имплементацији или процесима, свака појединачна имплементација може бити другачија. То отежава доказивање да се поштују устаљене пословне праксе. Штавише, то отежава чак и испуњавање једноставних захтева ревизије коришћења и приступа.
- Проблеми усклађености. Везано за питања ревизије, такође постоји повећана вероватноћа приступа подацима и токова података, што отежава поштовање прописа као што су Сарбанес-Оклеи закон, ГААП (Опште прихваћеним рачуноводственим принципима), ХИПАА (Закон о преносу здравственог осигурања и одговорности) и други
- Неефикасност у приступу подацима. Иако је један од проблема који дистрибуирана ИТ покушава да реши јесте брзина преноса података, неочекиване последице укључују скривене трошкове за не-ИТ раднике у финансијама, маркетингу и људским ресурсима, на пример, који своје време проводе расправљајући о валидности података, мирећи се са бројеве својих комшија и покушавају да управљају софтвером по седишту својих панталона.
- Неефикасности у процесу. Када технологију усваја више пословних јединица независно, тако су и процеси повезани са њиховом употребом и применом. Неки могу бити ефикасни. Други не толико.
- Недоследна пословна логика и дефиниције. Не постоји надзорник који би успоставио стандарде, недоследности ће се вероватно развити због недостатка тестирања и контроле верзија. Без јединственог приступа подацима или метаподацима, посао више нема јединствену верзију истине. Одељења могу лако да доносе пословне одлуке на основу погрешних или непотпуних података.
- Недостатак усклађености са визијом компаније. Схадов ИТ често ограничава реализацију РОИ. Корпоративни системи који постоје за преговарање о уговорима са добављачима и великим пословима се понекад заобилазе. Ово потенцијално може довести до вишка лиценцирања и дуплирања система. Даље, то омета постизање организационих циљева и стратешких планова ИТ-а.
Суштина је да су добре намере усвајања самоуслужног извештавања довеле до нежељених последица. Изазови се могу сажети у три категорије: управљање, безбедност и пословно усклађивање.
Немојте погрешити, предузећима су потребни овлашћени корисници који користе податке у реалном времену помоћу савремених алата. Такође им је потребна дисциплина управљања променама, управљање издањима и контрола верзија. Дакле, да ли је самоуслужно извештавање/БИ превара? Можете ли пронаћи равнотежу између аутономије и управљања? Можете ли да управљате оним што не видите?
Решење
БИ самоуслужни спектар
Сенка више није сенка ако је осветлите. На исти начин, Схадов ИТ више се не треба бојати ако се извуче на површину. У откривању Схадов ИТ-а, можете искористити предности самоуслужног извештавања које пословни корисници захтевају, док истовремено смањујете ризик кроз управљање. Управљање Схадов ИТ-ом звучи као оксиморон, али је, у стварности, уравнотежен приступ за довођење надзора у самопослуживање. 
Волим ово ауторова аналогија (позајмљена из Кимбалл) самоуслужног БИ/извештавања упоредо са шведским столом у ресторану. Бифе је самоуслужни у том смислу можете добити све што желите и вратите је на свој сто. То не значи да ћете сами отићи у кухињу и ставити одрезак на роштиљ. Још увек ти треба тај кувар и њен кухињски тим. Исто је и са самоуслужним извештавањем/БИ, увек ће вам требати ИТ тим да припреми скуп података кроз екстракцију, трансформацију, складиштење, обезбеђење, моделирање, постављање упита и управљање.
Шведски сто „све што можете јести“ може бити превише једноставна аналогија. Оно што смо приметили је да постоји различит степен учешћа тима кухиње ресторана. Код неких, попут традиционалног шведског стола, храну спремају позади и постављају шведски сто када буде спреман за јело. Све што треба да урадите је да напуните тањир и вратите га на свој сто. Ово је Лас Вегас МГМ Гранд Буффет или пословни модел Голден Цоррал. На другом крају спектра су предузећа као што су Хоме Цхеф, Блуе Апрон и Хелло Фресх, која достављају рецепт и састојке на ваша врата. Потребна је нека монтажа. Они купују и планирају оброке. Ти уради остало.
Негде између, можда, су места попут Монголског роштиља која су припремила састојке, али су их поставили да изаберете, а затим дајте свој тањир са сировим месом и поврћем кувару да га стави на ватру. У овом случају, успех крајњег резултата зависи (бар делимично) од тога да изаберете мешавину састојака и сосова који се добро слажу. Зависи и од припреме и квалитета хране коју морате да изаберете, као и од вештине кувара који понекад дода своје. 
БИ самоуслужни спектар
Самоуслужна аналитика је скоро иста. Организације са самоуслужном аналитиком имају тенденцију да падну негде у спектру. На једном крају спектра су организације, као што је МГМ Гранд Буффет, где ИТ тим и даље припрема све податке и метаподатке, бира алат за аналитику и извештавање за цело предузеће и представља га крајњем кориснику. Све што крајњи корисник треба да уради је да изабере елементе података које жели да види и покрене извештај. Једина ствар која је самоуслужна у вези са овим моделом је да извештај није већ креирао ИТ тим. Филозофија организација које користе Цогнос Аналитицс спада на овај крај спектра.
Организације које више личе на комплете за оброк који се испоручују на ваша врата обично дају својим крајњим корисницима „комплет података“ који укључује податке који су им потребни и избор алата помоћу којих им могу приступити. Овај модел захтева од корисника да боље разуме податке и алат да би добио одговоре који су му потребни. Према нашем искуству, компаније које користе Клик Сенсе и Таблеау обично спадају у ову категорију.
Алати за предузећа као што је Повер БИ више личе на Монголиан Грилл – негде у средини.
Иако можемо генерализовати и поставити организације које користе различите аналитичке алате на различите тачке нашег „БИ Селф-Сервице Спецтрум“, реалност је да се позиција може променити због неколико фактора: компанија може да усвоји нове технологије, компетенција корисника може да се повећа, менаџмент може диктирати приступ, или предузеће може једноставно еволуирати у отворенији модел самоуслуживања са више слободе за потрошаче података. У ствари, позиција на спектру може чак да варира међу пословним јединицама унутар исте организације.
Еволуција аналитике
Са преласком на самоуслугу и како се организације померају удесно на БИ Буффет спектру, традиционални диктаторски центри изврсности замењени су сарадничким заједницама праксе. ИТ може да учествује у овим матричним тимовима који помажу у дружењу најбољих пракси у тимовима за испоруку. Ово омогућава развојним тимовима на пословној страни да задрже одређену аутономију док раде у оквиру корпоративних граница управљања и архитектуре. 
ИТ мора остати на опрезу. Корисници који креирају сопствене извештаје – а у неким случајевима и моделе – можда нису свесни ризика по безбедност података. Једини начин да се спречи потенцијално цурење безбедносних информација је проактивно тражење новог садржаја и процена њихове усклађености.
Успех управљаног Схадов ИТ-а је такође у вези са процесима који су на снази да би се обезбедило поштовање безбедносних политика и политика приватности.
Парадокси самопослуживања
Самоуслужна аналитика помирује поларне силе које сукобљавају слободу са контролом. Ова динамика се манифестује у многим областима пословања и технологије: брзина наспрам стандарда; иновације насупрот операцијама; агилност наспрам архитектуре; и потребе одељења наспрам корпоративних интереса.
Алати за управљање Схадов ИТ
Балансирање ризика и користи је кључно за развој одрживе ИТ политике у сенци. Коришћење Схадов ИТ-а за откривање нових процеса и алата који би могли омогућити свим запосленима да се истичу у својим улогама је само паметна пословна пракса. Алати са могућношћу интеграције са више система нуде компанијама решење које може задовољити и ИТ и пословање.
Ризици и изазови које поставља Схадов ИТ могу се у великој мери ублажити применом процеса управљања како би се осигурало да су квалитетни подаци доступни свима којима су потребни путем самоуслужног приступа.
Кључна питања
Кључна питања на која ИТ безбедност треба да може да одговори у вези са видљивошћу и контролом ИТ-а у сенци. Ако имате успостављене системе или процесе да одговорите на ова питања, требало би да будете у могућности да прођете одељак за ИТ у сенци безбедносне ревизије:
- Да ли имате политику која покрива Схадов ИТ?
- Можете ли лако да наведете све апликације које се користе у вашој организацији? Бонус поени ако имате информације о верзији и нивоу поправке.
- Да ли знате ко је модификовао аналитичка средства у производњи?
- Да ли знате ко користи Схадов ИТ апликације?
- Да ли знате када је садржај у продукцији последњи пут измењен?
- Можете ли лако да се вратите на претходну верзију ако постоје недостаци у производној верзији?
- Да ли можете лако да опоравите појединачне датотеке у случају катастрофе?
- Који процес користите за разградњу артефаката?
- Можете ли показати да су само одобрени корисници приступали систему и промовисали датотеке?
- Ако откријете недостатак у вашим бројевима, како ћете знати када га је увео (и ко)?
Zakljucak
Схадов ИТ у својим бројним облицима је ту да остане. Морамо да га осветлимо и изложимо како бисмо могли да управљамо ризицима док истовремено искориштавамо његове предности. То може учинити запослене продуктивнијим, а предузећа иновативнијим. Међутим, ентузијазам за бенефиције треба да буде ублажен безбедношћу, усклађеношћу и управљањем.
Референце
Како успети са самоуслужном аналитиком која балансира између оснаживања и управљања
Дефиниција идеологије, Мерриам-Вебстер
Дефиниција сиве економије, тржишне пословне вести
Једна верзија истине, Википедија
Успех са самоуслужном аналитиком: проверите нове извештаје
Еволуција ИТ оперативног модела
