Je, uko tayari Ukaguzi?
Waandishi: Ki James na John Boyer
Unaposoma kwa mara ya kwanza kichwa cha kifungu hiki, labda ulitetemeka na mara moja ukafikiria ukaguzi wako wa kifedha. Hizo zinaweza kutisha, lakini vipi Mwafaka ukaguzi?
Je, uko tayari kwa ukaguzi wa kufuata kwa shirika lako kwa mahitaji ya kandarasi na udhibiti?
Ukaguzi wa utiifu hukagua udhibiti wako wa ndani, sera za usalama, vidhibiti vya ufikiaji wa mtumiaji na udhibiti wa hatari. Nafasi ni kubwa uliyonayo baadhi aina ya sera zilizopo, lakini ukaguzi wa utiifu unaohusiana na (kwa mfano) Sheria ya Ubebaji na Uwajibikaji wa Bima ya Afya (HIPAA) itathibitisha kwamba shirika lako lina kutekelezwa mara kwa mara sera na vidhibiti, sio tu kwamba viko kwenye vitabu.
Hali halisi ya ukaguzi wa utiifu itategemea aina, lakini mara nyingi hujumuisha kuonyesha kwamba ufikiaji wa rekodi ni salama, na kwamba data katika mazingira yako ya uchanganuzi na kuripoti ni kwa wafanyikazi wanaohitajika pekee.
Tatizo
Kutoa uthibitisho mzuri na halali wa kufuata kunaweza kuwa maumivu makubwa. Kwa madhumuni ya maonyesho, hebu tuzingatie mfano mmoja maalum.
Kila mazingira ya uzalishaji yanapaswa kuwa na a digital njia ya karatasi. Inapaswa kuanza na mawazo, kuendelea chini kwa kupima na kurekebisha hitilafu, kutafuta njia ya utatuzi wake, na kuishia kwa idhini ya bidhaa ya mwisho, iliyokamilishwa.
Hatua hiyo ya mwisho - idhini ya mwisho - ni kipenzi cha wakaguzi kuchukua. Wanaweza kuuliza, "unaweza kunionyesha jinsi unavyothibitisha kwamba ripoti zote katika mazingira ya uzalishaji zimezingatia mchakato wako uliorekodiwa?"
Itakubidi utoe orodha ya kila ripoti iliyohama.
Kwa nini hii ni muhimu
Kutoa wakaguzi taarifa muhimu na za kutosha kunaweza kutisha, haswa ikiwa ni mchakato wa mwongozo - hata zaidi ikiwa haujapanga hafla hiyo.
Ni muhimu sio tu kuanzisha na kufuata sera zako, lakini pia kuweka mifumo mahali ili kudhibitisha na kudhibitisha ufuasi wa viwango vyako mwenyewe.
Kwa uchache, unahitaji kuwa tayari kutoa rekodi inayoweza kukaguliwa ya nani alipata nini, mabadiliko gani yalifanywa kwa mazingira, ripoti zote ambazo watu walitoa, nani alitoa ripoti, na jinsi kila mali katika mazingira ya uzalishaji ilipitia kwa mikono ya msanidi programu na QA ipasavyo. .
Mikakati
Kuwa "tayari" kwa ukaguzi kunaweza kuja kwa aina mbalimbali, ambazo baadhi ni juhudi za juu na kuna uwezekano mkubwa wa kukuepusha na matatizo kuliko nyingine. Hapa kuna orodha ya baadhi lakini sio zote kwa mpangilio wa chaguo bora zaidi.
Machafuko na Ghasia
Inawezekana wewe mpendwa, bahati mbaya msomaji kupitia makala haya umegundua kuwa hauko tayari kabisa kuthibitisha kuwa hufanyi ukiukwaji wa HIPAA kiasi cha kumridhisha mkaguzi.
Ikiwa hali ndio hii, inaweza kuwa imechelewa kulingana na muda ambao hali yako ya nasibu imetawala. Unaweza kujikuta katika nafasi mbaya ya kuhangaika kutafuta masalio yoyote ya habari unayoweza.
Hii ni njia iliyojaribiwa na ya kweli ambayo imethibitishwa katika kumbukumbu za wakati kuwa na matokeo mabaya.
Ikiwa unapanga kuchukua nafasi yako na kupiga risasi kwa mkakati huu, usifanye. Ubinafsi wako wa baadaye utakushukuru.
Damu, Jasho, na Machozi
Kijadi, biashara zimeweka rekodi za kina za kila kitu kinachotokea kupitia grit na kazi. Katika baadhi ya folda kwenye mfumo wao, kuna lahajedwali zilizoandikwa kwa mkono (au zilizoandikwa kwa mkono) na hati zinazoelezea kila kitu ambacho mkaguzi anaweza kuhitaji kujua.
Ikiwa unajaribu kujiondoa kwenye mkakati wa Machafuko na Ghasia, hii inaweza kuwa dau lako bora zaidi kuanza. Badala ya kungoja kuchambua na kupata taarifa zote muhimu chini ya macho ya mkaguzi, kuchimba kila kitu ulichonacho na kukikusanya katika angalau rekodi inayokubalika inaweza kufanywa kwa mikono wakati una muda.
Iwe mkakati huu ni wa kawaida kwako au la kila siku au jinsi unavyopanga kuachana na tabia mbaya, tunapendekeza mpango ufuatao uanze haraka uwezavyo.
Programu ya Kudhibiti Toleo
Kuwa na udhibiti kamili wa matoleo katika sehemu zote za biashara yako, si tu repos ambapo huja ikiwa imepakiwa, hufanya mchakato huu mzima kujishughulikia yenyewe. Watumiaji wanapofanya mabadiliko kwa chochote, itarekodi kiotomatiki kimyakimya ni nani anayefanya mabadiliko, kwa wakati gani, ni taratibu gani zilifuatwa, yadi tisa nzima.
Wakaguzi wanapokuja kugonga mlango wako na kutaka kujua kilichotokea, unaweza kurejelea historia ya toleo lako la ndani. Hutahitaji kuhangaika kupata uthibitisho, hutahitaji kupoteza saa katika taarifa ya kurekodi lahajedwali - programu inakufanyia kazi. Unaweza tu kuzingatia ambapo ni muhimu zaidi.
Programu ya kudhibiti toleo ina faida nyingine kubwa pia; yaani, uwezo wa kurudi kwenye matoleo ya awali. Hiki kinaweza kuwa kipengele kikubwa cha ubora wa maisha, hasa kwa programu ambazo hazikuwa na utendakazi huu.
Kuwa na uwezo wa kurejesha matoleo sahihi kwa kina na kwa usahihi pia hukupa blanketi la usalama kutoka kwa vitu kama vile ransomware, ambapo kufuta mashine zako kunaweza kuwa hitaji la kuanza kuendesha biashara tena. Badala ya kupoteza rekodi zako zote au hata mradi wenyewe, unaweza kushauriana na udhibiti wa toleo, chagua chaguo la hivi majuzi zaidi, na umerudi kwenye biashara.
Hitimisho
Ukaguzi sio lazima uwe vizushi vya kutisha vinavyoikabili biashara yako, ukingoja kukandamiza kasi yoyote uliyo nayo. Ukichukua tahadhari zinazofaa na kupata programu nzuri ya udhibiti wa toleo, basi mkazo wa ukaguzi na kauli mbiu ya kuhifadhi kumbukumbu zinaweza kutoweka, kama vile machozi ya mvua.
