Kivuli IT: Kusawazisha Hatari na Faida Kila Shirika Linalokabiliana nazo

abstract

Kuripoti huduma binafsi ni nchi ya ahadi ya siku hiyo. Iwe ni Tableau, Cognos Analytics, Qlik Sense, au zana nyingine ya uchanganuzi, wachuuzi wote wanaonekana kuendeleza ugunduzi na uchanganuzi wa data ya huduma binafsi. Pamoja na huduma binafsi huja Shadow IT. Tunaweka hivyo zote mashirika yanakabiliwa na Shadow IT lurking katika vivuli, kwa shahada moja au nyingine. Suluhisho ni kuangazia, kudhibiti hatari na kuongeza faida. 

Mapitio

Katika karatasi hii nyeupe tutaangazia mageuzi ya kuripoti na siri chafu ambazo hakuna mtu anayezizungumzia. Zana tofauti zinahitaji michakato tofauti. Wakati mwingine hata itikadi.  Itikadi ni "madai yaliyounganishwa, nadharia na malengo ambayo yanajumuisha programu ya kijamii na kisiasa." Hatutapata kijamii lakini siwezi kufikiria neno kuwasilisha biashara na mpango wa IT. Ningezingatia hifadhidata ya Kimball-Inmon kugawanya mjadala wa kiitikadi kwa njia sawa. Kwa maneno mengine, mtazamo wako, au jinsi unavyofikiri, huendesha matendo yako.  

Historia

Wakati IBM 5100 PC ilikuwa ya hali ya juu, $10,000 ingekupa skrini ya inchi 5 yenye kibodi iliyojengewa ndani, RAM ya 16K na kiendeshi cha tepi. uzani wa zaidi ya pauni 50. Inafaa kwa uhasibu, hii itaunganishwa na safu ya diski ya bure yenye ukubwa wa kabati ndogo ya kufungua. Kompyuta yoyote kubwa bado ilifanywa kupitia vituo kwenye sehemu ya saa ya mfumo mkuu. (picha)

"Operators” ilisimamia Kompyuta zenye minyororo ya daisy na kudhibiti ufikiaji wa ulimwengu wa nje. Vikundi vya waendeshaji, au sysadmins na devops za siku za baadaye, zilikua kusaidia teknolojia inayokua kila wakati. Teknolojia ilikuwa kubwa. Timu zilizowasimamia zilikuwa kubwa zaidi.

Usimamizi wa biashara na uripoti unaoongozwa na IT umekuwa kawaida tangu mwanzo wa enzi ya kompyuta. Itikadi hii ilijengwa juu ya mbinu ngumu, ya kihafidhina ambayo "Kampuni" inasimamia rasilimali na itakupa kile unachohitaji. Ikiwa unahitaji ripoti maalum, au ripoti katika muda ambao ulikuwa nje ya mzunguko, unahitaji kuwasilisha ombi.  

Mchakato ulikuwa wa polepole. Hakukuwa na uvumbuzi. Agile haikuwepo. Na, kama bwawa la kale la makasisi, idara ya IT ilizingatiwa kuwa ya juu.

Licha ya mapungufu, ilifanyika kwa sababu. Kulikuwa na faida kadhaa za kuifanya kwa njia hii. Kulikuwa na michakato ambayo kila mtu alifuata. Fomu zilijazwa kwa nakala tatu na kupitishwa kwa barua za ofisi. Maombi ya data kutoka kwa shirika yote yalipangwa, kuchanganuliwa, kupewa kipaumbele na kufanyiwa kazi kwa njia inayoweza kutabirika.  

Kulikuwa na ghala moja la data na zana moja ya kuripoti biashara nzima. Ripoti za makopo zilizoundwa na timu kuu zilitoa a toleo moja la ukweli. Ikiwa nambari hazikuwa sahihi, kila mtu alifanya kazi kutoka kwa nambari sawa. Kuna kitu cha kusema kwa uthabiti wa ndani.

Usimamizi wa njia hii ya kufanya biashara ulitabirika. Ilikuwa ya bajeti.  

Kisha siku moja miaka 15 au 20 iliyopita, yote hayo yalilipuka. Kulikuwa na mapinduzi. Nguvu ya kompyuta imepanuliwa.  Sheria Moore - "nguvu ya usindikaji wa kompyuta itaongezeka mara mbili kila baada ya miaka miwili" - ilitiiwa. Kompyuta zilikuwa ndogo na zinapatikana kila mahali.   

Kampuni nyingi zilianza kufanya maamuzi kulingana na data badala ya silika ya utumbo ambayo walikuwa wametumia kwa miaka mingi. Waligundua kuwa viongozi katika tasnia yao walikuwa wakifanya maamuzi kulingana na data ya kihistoria. Hivi karibuni data ikawa karibu na wakati halisi. Hatimaye, taarifa hiyo ikawa ya kutabiri. Ilikuwa ya kawaida mwanzoni, lakini ilikuwa mwanzo wa kutumia analytics kuendesha maamuzi ya biashara.

Kulikuwa na mabadiliko ya kuajiri wachambuzi zaidi wa data na wanasayansi wa data ili kusaidia usimamizi kuelewa soko na kufanya maamuzi bora. Lakini jambo la kuchekesha lilitokea. Timu kuu ya IT haikufuata mtindo sawa na kupungua kwa kompyuta za kibinafsi. Haikuwa mara moja kuwa na ufanisi zaidi na ndogo.

Hata hivyo, katika kukabiliana na teknolojia iliyogatuliwa, timu ya IT pia ilianza kugatuliwa zaidi. Au, angalau majukumu ambayo yamekuwa sehemu ya IT, sasa yalikuwa sehemu ya vitengo vya biashara. Wachambuzi walioelewa data na biashara walipachikwa katika kila idara. Wasimamizi walianza kuwauliza wachambuzi wao habari zaidi. Wachambuzi, kwa upande wao, walisema “Nitahitaji kujaza maombi ya data mara tatu. Mapema zaidi itakapoidhinishwa ni katika mkutano wa mwezi huu wa kuweka kipaumbele kwa data. Kisha inaweza kuchukua wiki moja au mbili kwa IT kushughulikia ombi letu la data - kulingana na mzigo wao wa kazi. LAKINI,… kama ningeweza tu kupata hifadhi ya data, ningeweza kukuuliza swali alasiri hii.” Na hivyo huenda.

Mabadiliko ya kujihudumia yalikuwa yameanza. Idara ya IT ilipunguza mtego wake kwenye funguo za data. Wachuuzi wa kuripoti na uchanganuzi walianza kukumbatia falsafa mpya. Ilikuwa dhana mpya. Watumiaji walipata zana mpya za kufikia data. Waligundua kuwa wanaweza kupita urasimu ikiwa tu watapata data. Kisha wangeweza kufanya uchanganuzi wao wenyewe na kupunguza muda wa mabadiliko kwa kuendesha maswali yao wenyewe.

Manufaa ya kuripoti huduma binafsi na uchanganuzi

Kutoa ufikiaji wa moja kwa moja kwa data kwa raia na kuripoti huduma ya kibinafsi kutatuliwa shida kadhaa,

1. Imelenga.  Zana zilizoundwa kwa makusudi ambazo zilipatikana kwa urahisi zilichukua nafasi ya zana moja, ya tarehe, ya madhumuni mbalimbali ya kuripoti urithi na uchanganuzi ili kusaidia watumiaji wote na kujibu maswali yote. 
2. Agile.  Hapo awali, vitengo vya biashara vilitatizwa na tija duni. Upatikanaji wa data ya mwezi uliopita pekee ulisababisha kushindwa kufanya kazi kwa urahisi. Kufungua ghala la data kufupisha mchakato kuruhusu walio karibu na biashara kufanya kazi kwa haraka zaidi, kugundua mitindo muhimu na kufanya maamuzi kwa haraka zaidi. Hivyo, ongezeko la kasi na thamani ya data.
3. Uwezo. Badala ya watumiaji kutegemea utaalamu na upatikanaji wa wengine ili kuwafanyia maamuzi, walipewa rasilimali, mamlaka, fursa na motisha ya kufanya kazi yao. Kwa hivyo, watumiaji waliwezeshwa kutumia zana ya kujihudumia ambayo inaweza kuwakomboa kutoka kwa kutegemea wengine katika shirika kwa ufikiaji wa data na kuunda uchanganuzi wenyewe.

Changamoto za kuripoti huduma binafsi na uchanganuzi

Hata hivyo, kwa kila tatizo la kuripoti huduma binafsi kutatuliwa, iliunda kadhaa zaidi. Zana za kuripoti na uchanganuzi hazikusimamiwa tena na timu kuu ya IT. Kwa hivyo, mambo mengine ambayo hayakuwa shida wakati timu moja ilisimamia kuripoti ikawa ngumu zaidi. Mambo kama vile uhakikisho wa ubora, udhibiti wa toleo, uwekaji hati na michakato kama vile usimamizi wa uchapishaji au utumaji yalijishughulikia yenyewe yaliposimamiwa na timu ndogo. Ambapo kulikuwa na viwango vya ushirika vya kuripoti na usimamizi wa data, havingeweza kutekelezwa tena. Kulikuwa na ufahamu mdogo au mwonekano wa kile kilichokuwa kikifanyika nje ya IT. Usimamizi wa mabadiliko haukuwepo. 

Matukio haya yaliyodhibitiwa na idara yalifanya kazi kama a uchumi wa kivuli ambayo inarejelea biashara inayotokea 'chini ya rada', hii ni Shadow IT. Wikipedia inafafanua Shadow IT kama "teknolojia ya habari (IT) mifumo iliyotumwa na idara mbali na idara kuu ya IT, kushughulikia mapungufu ya mifumo kuu ya habari. Baadhi hufafanua Kivuli IT zaidi broadly kujumuisha mradi wowote, programu, michakato au mifumo ambayo iko nje ya udhibiti wa IT au infosec.

Lo! Punguza mwendo. Ikiwa Shadow IT ni mradi wowote, programu, mchakato au mfumo ambao IT haidhibiti, basi imeenea zaidi kuliko tulivyofikiria. Ni kila mahali. Kusema kwa uwazi zaidi, kila shirika lina Shadow IT kama wanaikubali au la.  Inakuja tu kwa suala la digrii. Mafanikio ya shirika katika kushughulika na Shadow IT inategemea sana jinsi wanavyoshughulikia changamoto kadhaa muhimu.

• Usalama. Juu ya orodha ya masuala yaliyoundwa na Shadow IT ni hatari za usalama. Fikiria macros. Fikiria lahajedwali zilizo na PMI na PHI zilizotumwa kwa barua pepe nje ya shirika.
• Hatari kubwa ya kupoteza data.  Tena, kwa sababu ya kutofautiana katika utekelezaji au taratibu, kila utekelezaji wa mtu binafsi unaweza kuwa tofauti. Hii inafanya kuwa vigumu kuthibitisha kwamba mazoea ya biashara yaliyoanzishwa yanafuatwa. Zaidi ya hayo, inafanya kuwa vigumu hata kuzingatia maombi rahisi ya ukaguzi wa matumizi na ufikiaji.
• Masuala ya kufuata.  Kuhusiana na masuala ya ukaguzi, kuna uwezekano pia kuongezeka wa ufikiaji wa data na mtiririko wa data, na hivyo kufanya iwe vigumu kutii kanuni kama vile. Sheria ya Sarbanes-Oxley, GAAP (Kanuni za Uhasibu Zinazokubalika kwa ujumla), HIPAA (Sheria ya Uwekezaji wa Bima ya Afya na Uwajibikaji) na wengine
• Upungufu katika ufikiaji wa data.  Ijapokuwa mojawapo ya matatizo ambayo yanajaribu kusuluhisha ambayo usambazaji wa IT hujaribu kutatua ni kasi ya data, matokeo yasiyotarajiwa ni pamoja na gharama zilizofichwa kwa wafanyikazi wasio wa IT katika masuala ya fedha, masoko, na HR, kwa mfano, ambao hutumia muda wao kujadili uhalali wa data, kupatanisha nambari za jirani zao na kujaribu kudhibiti programu kwa kiti cha suruali zao.
• Ukosefu wa ufanisi katika mchakato. Wakati teknolojia inapitishwa na vitengo vingi vya biashara kwa kujitegemea, hivyo, pia, ni michakato inayohusiana na matumizi yao na kupelekwa. Baadhi inaweza kuwa na ufanisi. Wengine sio sana.  
• Mantiki ya biashara isiyolingana na ufafanuzi. Hakuna mlinzi wa lango wa kuanzisha viwango, kutofautiana kuna uwezekano wa kuendeleza kwa sababu ya ukosefu wa kupima na udhibiti wa toleo. Bila mbinu iliyounganishwa ya data au metadata biashara haina tena toleo moja la ukweli. Idara zinaweza kufanya maamuzi ya biashara kwa urahisi kulingana na data yenye dosari au isiyo kamili.
• Ukosefu wa usawa na maono ya ushirika.  Kivuli IT mara nyingi hupunguza utambuzi wa ROI. Mifumo ya ushirika iliyopo ili kujadili kandarasi za wachuuzi na mikataba mikubwa wakati mwingine hupuuzwa. Hii inaweza kusababisha utoaji wa leseni nyingi na mifumo ya nakala. Zaidi ya hayo, inatatiza ufuatiliaji wa malengo ya shirika na mipango ya kimkakati ya IT.

Jambo la msingi ni kwamba nia njema ya kupitisha ripoti ya huduma ya kibinafsi ilisababisha matokeo yasiyotarajiwa. Changamoto zinaweza kufupishwa katika kategoria tatu: utawala, usalama, na upatanishi wa biashara.

Usikose, biashara zinahitaji watumiaji waliowezeshwa kutumia data ya wakati halisi kwa zana za kisasa. Pia wanahitaji nidhamu ya usimamizi wa mabadiliko, usimamizi wa toleo na udhibiti wa toleo. Kwa hivyo, kuripoti kwa huduma ya kibinafsi / BI ni udanganyifu? Je, unaweza kupata uwiano kati ya uhuru na utawala? Je, unaweza kutawala usichokiona?

Suluhisho

Spectrum ya BI ya Kujihudumia 

Kivuli si kivuli tena ikiwa unamulika mwanga juu yake. Kwa njia hiyo hiyo, Shadow IT haifai kuogopwa tena ikiwa italetwa juu. Katika kufichua Shadow IT, unaweza kunufaika na manufaa ya kuripoti huduma binafsi ambayo watumiaji wa biashara wanadai wakati huo huo ukipunguza hatari kupitia utawala. Kivuli Kutawala IT inaonekana kama oxymoron, lakini, kwa kweli, ni njia ya usawa kuleta usimamizi wa huduma ya kibinafsi.

Mimi kama hii mlinganisho wa mwandishi (iliyokopwa kutoka Kimball) ya kujihudumia BI/kuripoti kulinganishwa na bafe ya mgahawa. Buffet ni huduma ya kibinafsi kwa maana hiyo unaweza kupata chochote unachotaka na kuirudisha kwenye meza yako. Hiyo si kusema kwamba utaenda jikoni na kuweka steak yako kwenye grill mwenyewe. Bado unamhitaji mpishi huyo na timu yake ya jikoni. Ni sawa na kuripoti kwa huduma binafsi/BI, utahitaji kila wakati timu ya TEHAMA kutayarisha bafe ya data kupitia uchimbaji, ugeuzaji, uhifadhi, ulinzi, uundaji wa miundo, uulizaji maswali na usimamizi.  

Buffet ya kila unachoweza-kula inaweza kuwa rahisi sana kwa mlinganisho. Tulichoona ni kwamba kuna viwango tofauti vya ushiriki wa timu ya jikoni ya mgahawa. Na wengine, kama bafe ya kitamaduni, hutayarisha chakula nyuma na kuweka smorgasbord kikiwa tayari kuliwa. Unachohitajika kufanya ni kupakia sahani yako na kuirudisha kwenye meza yako. Hii ni Las Vegas MGM Grand Buffet au mtindo wa biashara wa Golden Corral. Katika mwisho mwingine wa wigo, ni biashara kama vile Mpishi wa Nyumbani, Aproni ya Bluu na Hello Fresh, ambayo hutoa mapishi na viungo kwenye mlango wako. Mkusanyiko fulani unahitajika. Wanafanya ununuzi na kupanga chakula. Wewe fanya mengine.

Mahali fulani katikati, pengine, ni sehemu kama vile Grill ya Kimongolia ambayo imetayarisha viungo lakini vimeweka ili uchague kisha umpe mpishi sahani yako ya nyama mbichi na mboga ili aiweke kwenye moto. Katika kesi hii, mafanikio ya matokeo ya mwisho inategemea (angalau kwa sehemu) kwako kuchagua mchanganyiko wa viungo na michuzi ambayo huenda pamoja vizuri. Pia inategemea utayarishaji na ubora wa chakula ambacho unapaswa kuchagua, pamoja na ujuzi wa mpishi ambaye wakati mwingine huongeza kugusa kwake mwenyewe.

Spectrum ya BI ya Kujihudumia

Uchanganuzi wa huduma ya kibinafsi ni sawa. Mashirika yenye uchanganuzi wa huduma binafsi huwa yanaanguka mahali fulani kwenye wigo. Upande mmoja wa wigo kuna mashirika, kama vile MGM Grand Buffet, ambapo timu ya TEHAMA bado hufanya utayarishaji wa data na metadata zote, huchagua zana ya uchanganuzi na ripoti ya biashara nzima na kuiwasilisha kwa mtumiaji wa mwisho. Anachohitaji kufanya mtumiaji wa mwisho ni kuchagua vipengele vya data anachotaka kuona na kuendesha ripoti. Jambo pekee la kujihudumia kuhusu mtindo huu ni kwamba ripoti haijaundwa na timu ya TEHAMA. Falsafa ya mashirika yanayotumia Uchanganuzi wa Cognos iko kwenye mwisho huu wa wigo.

Mashirika ambayo yanafanana kwa ukaribu zaidi na seti za chakula zinazoletwa mlangoni kwako huwa huwapa watumiaji wao wa mwisho "sanduku la data" ambalo linajumuisha data wanayohitaji na chaguo la zana ambazo wanaweza kuzifikia. Muundo huu unahitaji mtumiaji kuelewa vyema data na zana ili kupata majibu anayohitaji. Katika uzoefu wetu, kampuni zinazotumia Qlik Sense na Tableau huwa zinaangukia katika kitengo hiki.

Zana za biashara kama vile Power BI ni kama Grill ya Kimongolia - mahali fulani katikati.  

Ingawa tunaweza kujumlisha na kuweka mashirika yanayotumia zana mbalimbali za uchanganuzi katika sehemu tofauti za "BI Self-Service Spectrum", ukweli ni kwamba msimamo unaweza kubadilika kutokana na sababu kadhaa: kampuni inaweza kutumia teknolojia mpya, uwezo wa mtumiaji unaweza kuongezeka, usimamizi. inaweza kuamuru mbinu, au biashara inaweza tu kubadilika na kuwa mtindo wazi zaidi wa huduma binafsi na uhuru zaidi kwa watumiaji wa data. Kwa kweli, nafasi kwenye wigo inaweza hata kutofautiana katika vitengo vya biashara ndani ya shirika moja.  

Maendeleo ya Uchambuzi

Pamoja na kuhama kuelekea huduma binafsi na mashirika yanapohamia kulia kwenye Wigo wa BI Buffet, Vituo vya Ubora vya kitamaduni vya udikteta vimebadilishwa na jumuiya shirikishi za utendaji. Inaweza kushiriki katika timu hizi zilizowekwa alama ambazo husaidia kushirikisha mbinu bora katika timu zote za utoaji. Hii inaruhusu timu za maendeleo kwa upande wa biashara kudumisha uhuru fulani wakati wa kufanya kazi ndani ya mipaka ya shirika ya utawala na usanifu.

IT lazima ibaki macho. Watumiaji wanaounda ripoti zao wenyewe - na wakati mwingine, miundo - huenda wasijue hatari za usalama wa data. Njia pekee ya kuzuia uvujaji wa usalama unaowezekana ni kutafuta kwa uangalifu maudhui mapya na kuyatathmini ili kuafikiana.

Mafanikio ya Shadow IT inayodhibitiwa pia yanahusu michakato iliyopo ili kuhakikisha usalama na sera za faragha zinafuatwa. 

Vitendawili vya Kujihudumia 

Uchambuzi wa huduma za kibinafsi unaotawaliwa hupatanisha nguvu za polar zinazoweka uhuru dhidi ya udhibiti. Nguvu hii inacheza katika maeneo mengi ya biashara na teknolojia: kasi dhidi ya viwango; uvumbuzi dhidi ya shughuli; agility dhidi ya usanifu; na mahitaji ya idara dhidi ya maslahi ya shirika.

-Wayne Erickson

Zana za kusimamia Shadow IT

Kusawazisha hatari na manufaa ni muhimu katika kuunda sera endelevu ya Kivuli cha IT. Kutumia Kivuli IT kufichua michakato na zana mpya ambazo zinaweza kuruhusu wafanyikazi wote kufaulu katika majukumu yao ni mazoezi mahiri ya biashara. Zana zilizo na uwezo wa kuunganishwa na mifumo mingi hupeana kampuni suluhisho ambalo linaweza kufurahisha IT na biashara.

Hatari na changamoto zinazoletwa na Shadow IT zinaweza kupunguzwa kwa kiasi kikubwa kwa kutekeleza taratibu za utawala ili kuhakikisha kwamba data ya ubora inapatikana kwa wote wanaoihitaji kupitia ufikiaji wa huduma binafsi.

Maswali Muhimu 

Maswali Muhimu Usalama wa IT Unapaswa Kuwa na uwezo wa kujibu Kuhusiana na Mwonekano na Udhibiti wa IT wa Kivuli. Ikiwa una mifumo au michakato ya kujibu maswali haya, unapaswa kuwa na uwezo wa kupitisha sehemu ya Kivuli IT ya ukaguzi wa usalama:

1. Je! unayo sera ambayo inashughulikia Shadow IT?
2. Je, unaweza kuorodhesha kwa urahisi programu zote zinazotumiwa ndani ya shirika lako? Pointi za bonasi ikiwa una habari juu ya toleo na kiwango cha kurekebisha.
3. Je, unajua ni nani aliyerekebisha rasilimali za uchanganuzi katika uzalishaji?
4. Je! unajua ni nani anayetumia programu za Kivuli IT?
5. Je, unajua ni lini maudhui katika toleo la umma yalibadilishwa mara ya mwisho?
6. Je, unaweza kurejesha toleo la awali kwa urahisi ikiwa kuna kasoro katika toleo la uzalishaji?
7. Je, unaweza kurejesha faili za kibinafsi kwa urahisi katika kesi ya maafa?
8. Je, unatumia mchakato gani kuondoa utumizi wa vizalia vya programu?
9. Je, unaweza kuonyesha kuwa ni watumiaji walioidhinishwa pekee waliofikia mfumo na faili zinazokuzwa?
10. Ukigundua dosari katika nambari zako, unajuaje wakati ilianzishwa (na nani)?

Hitimisho

Kivuli IT katika aina zake nyingi iko hapa kukaa. Tunahitaji kuiangazia na kuifichua ili tuweze kudhibiti hatari huku tukifaidika na manufaa yake. Inaweza kufanya wafanyakazi kuwa na tija zaidi na biashara ziwe na ubunifu zaidi. Hata hivyo, shauku ya manufaa inapaswa kupunguzwa na usalama, kufuata, na utawala.   

Marejeo

Jinsi ya Kufaulu kwa Michanganuo ya Kujihudumia Kusawazisha Uwezeshaji na Utawala

Ufafanuzi wa Itikadi, Merriam-Webster

Ufafanuzi wa Uchumi Kivuli, Habari za Biashara ya Soko

Kivuli IT, Wikipedia 

Kivuli IT: mtazamo wa CIO

Toleo moja la ukweli, Wikipedia

Kufaulu kwa Uchanganuzi wa Huduma ya Kibinafsi: Thibitisha Ripoti Mpya

Mageuzi ya Mfano wa Uendeshaji wa IT

Ulaghai wa BI wa Kujihudumia

Kivuli IT ni nini?, McAfee

Nini cha kufanya Kuhusu Shadow IT