Що роботодавці повинні зробити, щоб привітати своїх працівників назад в офіс

Після майже 2 років роботи вдома деякі речі просто не будуть колишніми.

У відповідь на пандемію коронавірусу багато компаній зачинили двері для своїх працівників і попросили своїх співробітників працювати вдома. В ім’я безпеки працівників роботодавці, які могли перейти на дистанційну роботу, зробили це. Це був великий перехід. Це був не лише культурний зсув, але й у багатьох випадках ІТ та операційні підрозділи доводилося намагатися підтримувати розподілену мережу окремих людей. Очікувалося, що кожен матиме доступ до тих самих ресурсів, навіть якщо фізично більше не буде в мережі.

Деякі галузі не мали можливості дозволити своїм співробітникам працювати віддалено. Подумайте про розваги, гостинність, ресторани та роздрібну торгівлю. Які галузі найкраще пережили пандемію? Велика фармацевтика, виробники масок, служби доставки додому та магазини алкогольних напоїв, звичайно. Але наша історія не про це. Технологічні компанії процвітали. Такі технічні компанії, як Zoom, Microsoft Teams і Skype, були готові підтримати інші галузі в новому попиті на віртуальні зустрічі. Інші, які не мали роботи або насолоджувалися карантином, звернулися до онлайн-ігор. Незалежно від того, працювали люди віддалено чи нещодавно звільнені, технології, пов’язані зі співпрацею та спілкуванням, були потрібні як ніколи.

Все це позаду. Зараз завдання полягає в тому, щоб повернути всіх до офісу. Деякі працівники кажуть: «Ні, біс, я не піду». Вони чинять опір поверненню в офіс. Деякі можуть кинути. Більшість компаній, однак, вимагають, щоб їхні співробітники поверталися в офіс принаймні за гібридною моделлю – 3 або 4 дні в офісі, а решта – працювати вдома. Окрім особистого та персоналу, чи готова ваша комерційна нерухомість, яка так довго пустувала, прийняти додому цих працівників?  

Безпека

Деяким співробітникам, яких ви найняли на співбесідах у Zoom, ви відправили ноутбук, і вони навіть не бачили всередині вашого офісу. Вони з нетерпінням чекають першої особистої зустрічі зі своїми товаришами по команді. Але їхній ноутбук ніколи не був у вашій фізичній мережі.  

• Чи підтримується операційна система комп’ютера в актуальному стані за допомогою оновлень безпеки та виправлень?  
• Чи є на ноутбуках співробітників відповідне антивірусне програмне забезпечення?
• Чи пройшли співробітники навчання з кібербезпеки? Фішингові атаки та програми-вимагачі зростають. Домашні робочі місця можуть бути менш безпечними, і працівник може мимоволі принести зловмисне програмне забезпечення в офіс. Можливо, виявлено вразливі місця безпеки офісної мережі.
• Як ваші служби безпеки мережі та каталогів оброблятимуть MAC-адресу, яку вони ніколи раніше не бачили?
• Фізична безпека може бути слабкою. Якщо співробітники пішли з команди чи компанії, чи не забули ви забрати їхні значки та/або заблокувати їм доступ?

зв'язку

Багато з тих, хто повертається до офісу, оцінять наявність надійного Інтернету та телефонного зв’язку, які їм не потрібно обслуговувати та усувати несправності самостійно.

• Чи перевірили ви настільні телефони та телефони в конференц-залах? Швидше за все, якщо телефони VOIP деякий час не використовувалися, можливо, доведеться скинути налаштування. З будь-якими коливаннями електроенергії, змінами апаратного забезпечення, збоями в мережі ці телефони часто втрачають свою IP-адресу, і їх потрібно принаймні перезавантажити, якщо не призначити нові IP-адреси.
• Співробітники, які працювали вдома, користувалися улюбленою службою обміну миттєвими повідомленнями, а також відеоконференціями через потребу. Вони надзвичайно допомогли підвищити продуктивність. Чи будуть ці співробітники розчаровані, виявивши, що подібні інструменти, на які вони звикли покладатися, все ще обмежені в офісі? Чи настав час переглянути баланс між продуктивністю та контролем?  

Обладнання та програмне забезпечення

Ваша ІТ-команда була зайнята підтримкою дистанційного зв’язку. Офісне обладнання та програмне забезпечення було знехтуване.

• Чи потрібно було коли-небудь вашій внутрішній системі підтримувати стільки користувачів одночасно?
• Чи є будь-яке обладнання застаріле через 2 роки? Сервери, модеми, маршрутизатори, комутатори.
• Чи оновлено програмне забезпечення серверів до останніх версій? Як ОС, так і програми.
• Як щодо ліцензій на ваше корпоративне програмне забезпечення? Ви відповідаєте вимогам? У вас більше користувачів, ніж було раніше? Чи мають вони ліцензію на одночасне використання?  

культура

Ні, це не ваш дім, але що насправді приваблює повертатися в офіс? Це не має бути просто ще один мандат.

• Автомат для напоїв не наповнювався місяцями. Зробіть це справжнім вітанням. Не дозволяйте своїм співробітникам відчувати, що вони пробираються в покинутий будинок і їх ніхто не чекає. Закуски не зіб'ють банк і дуже допоможуть їм зрозуміти, що їх цінують. Пам’ятайте, що деякі співробітники все одно воліють залишитися вдома.
• Влаштуйте день вдячності співробітникам. Багато компаній влаштовують своєрідні урочисті відкриття, щоб привітати співробітників із поверненням.
• Однією з причин, чому ви хочете, щоб співробітники повернулися в офіс, є співпраця та продуктивність. Не пригнічуйте спілкування та творчість застарілою політикою. Слідкуйте за останніми новинами CDC і місцевими правилами. Дозвольте співробітникам встановлювати комфортні межі, маскуватися, якщо вони хочуть, і залишатися вдома, коли їм це потрібно.  

• Ви, безсумнівно, найняли нових співробітників за останні два роки. Не забудьте орієнтувати їх на фізичний простір. Покажіть їх навколо. Переконайтеся, що у них є місце для паркування та все канцелярське приладдя. Переконайтеся, що вони не відчувають покарання за прихід в офіс.
• Немає небезпеки в тому, що співробітники забудуть повсякденну п’ятницю, але не варто дозволяти їй переповзати на повсякденність щодня. Не хвилюйтеся, у багатьох із нас є вбрання, які терпляче чекали, поки ми повернемося до них. Можна лише сподіватися, що вони все ще підходять до «пандемії 15», яка зараз на нас.

Консенсус

На початку пандемії багато організацій не поспішали дозволяти співробітникам працювати вдома. Це був новий спосіб мислення. Більшість неохоче погодилися дозволити багатьом своїм працівникам працювати віддалено. Це була нова територія, і не було єдиної думки щодо оптимального балансу віддаленої та офісної роботи.  У жовтні 2020 року Coca-Cola зробила несподівану заяву. Заголовки кричали: постійна робота з дому для всіх індійських працівників.  «Модель роботи вдома змусила багато компаній і організацій (головним чином ІТ) вирішити, що як тільки вплив пандемії почне зменшуватися, велика частина співробітників ніколи не буде змушена повертатися на роботу». Відбувся перехід до дистанційної роботи, і результати опитування PWC показали, що «дистанційна робота стала приголомшливим успіхом як для працівників, так і для роботодавців». Ого.

Як не дивно, не всі погоджуються. Девід Соломон, генеральний директор Goldman Sachs, каже, що віддалена робота – це «відхилення».  Щоб не переборщити, Елон Маск, головний дисидент, каже: «дистанційна робота більше не прийнятна».  Однак Маск пішов на поступку. Він сказав, що його співробітники Tesla можуть працювати віддалено, якщо вони перебувають в офісі мінімум («я маю на увазі мінімум») 40 годин на тиждень! Twitter був однією з перших компаній, яка прийняла політику роботи з дому. У 2020 році керівники Twitter пообіцяли, що у них буде «розподілена робоча сила», назавжди.  У своїх дискусіях про купівлю Twitter Маск чітко дав зрозуміти, що очікує, що всі будуть в офісі.

Отже, консенсусу немає, але багато твердих думок з обох сторін. Застереження працівника.

Політики та процеси

Під час пандемії процеси зрушилися. Вони адаптувалися до розподіленої робочої сили. Компаніям довелося переглянути політику та процедури, щоб врахувати все, що стосується прийому та навчання нових співробітників, зустрічей команди, безпеки та обліку часу.

• Недавній Дослідження Гартнера виявили, що одним із зрушень процесів був ледве помітний перехід до стійкості та гнучкості. Раніше основна увага приділялася створенню процесів для досягнення максимальної ефективності. Деякі організації виявили, що процеси, оптимізовані для підвищення ефективності, були надто крихкими та негнучкими. Розглянемо ланцюжок постачання «точно вчасно». На піку заощадження грошей є величезними. Однак, якщо є збої в ланцюжку постачання, потрібно вивчити інші варіанти.
• Те саме дослідження виявило, що процеси стають складнішими, оскільки сама компанія стає складнішою. Компанії диверсифікують джерела та ринки, намагаючись пом’якшити ризик і керувати ним.
• Це може бути вдалий час для внутрішньої перевірки. Чи потребує перегляду ваша політика? Чи вони еволюціонували, щоб справлятися з майбутніми непередбаченими ситуаціями? Що ваша компанія робитиме інакше з наступним спалахом?

Висновок

Хороша новина полягає в тому, що велика міграція назад до офісу не є надзвичайною. На відміну від стрімких космічних змін, які порушили бізнес і наше життя, ми можемо спланувати, як ми хочемо, щоб виглядала нова норма. Це може виглядати не так, як до пандемії, але якщо пощастить, могло б бути краще. Використовуйте перехід назад до офісу як можливість переоцінити та спланувати краще майбутнє.

 Опитування PWC, червень 2020 р. Опитування віддаленої роботи в США: PwC

 Coca Cola оголошує постійну роботу з дому для всіх індійських працівників; Надбавка на стілець, Інтернет! – Trak.in – індійський бізнес технологій, мобільних пристроїв і стартапів

 Ілон Маск каже, що віддалені працівники просто вдають, що працюють. Виявляється, він (начебто) правий (yahoo.com)

 Ультиматум Маска в офісі може порушити план віддаленої роботи Twitter (businessinsider.com)