Is jy ouditgereed?
Skrywers: Ki James en John Boyer
Toe jy die eerste keer die titel van hierdie artikel gelees het, het jy waarskynlik gebewe en dadelik aan jou finansiële oudit gedink. Dit kan skrikwekkend wees, maar wat daarvan compliance oudits?
Is jy voorbereid vir 'n hersiening van jou organisasie se nakoming van kontrak- en regulatoriese vereistes?
'n Voldoeningsoudit hersien jou interne beheermaatreëls, sekuriteitsbeleide, gebruikerstoegangskontroles en risikobestuur. Die kanse is groot dat jy het sommige soort beleid in plek, maar 'n nakomingsoudit wat verband hou met (byvoorbeeld) die Wet op Gesondheidsversekering oordraagbaarheid en aanspreeklikheid (HIPAA) sal bevestig dat jou organisasie konsekwent afgedwing word beleide en kontroles, nie net dat dit op die boeke is nie.
Die presiese aard van 'n nakomingsoudit sal van die tipe afhang, maar bestaan dikwels daarin om te demonstreer dat toegang tot rekords veilig is, en dat data in jou ontledings- en verslagdoeningsomgewing tot die nodige personeel beperk is.
Die probleem
Om goeie en geldige bewys van nakoming te verskaf, kan 'n groot pyn wees. Kom ons fokus op een spesifieke voorbeeld vir demonstratiewe doeleindes.
Elke produksie-omgewing behoort 'n digital papier spoor. Dit moet begin met idees, voortgaan af deur toetsing en foutoplossing, sy pad verby resolusie vind, en eindig by die goedkeuring van die finale, voltooide produk.
Daardie laaste stap - die finale goedkeuring - is 'n gunsteling van ouditeure om op te kies. Hulle vra dalk: "Kan jy my wys hoe jy bevestig dat alle verslae in die produksie-omgewing aan jou gedokumenteerde proses voldoen het?"
Jy sal dan 'n lys moet verskaf van elke gemigreerde verslag.
Hoekom dit belangrik is
Die verskaffing van nodige en voldoende inligting aan ouditeure kan skrikwekkend wees, veral wanneer dit 'n handmatige proses is – selfs meer as jy nie vir die geleentheid beplan het nie.
Dit is belangrik om nie net jou beleid vas te stel en te volg nie, maar ook om meganismes in plek te hou om die nakoming van jou eie standaarde te bekragtig en te bewys.
U moet ten minste voorbereid wees om 'n ouditbare rekord te verskaf van wie toegang verkry het, watter veranderinge aan die omgewing aangebring is, alle verslae wat mense gemaak het, wie die verslae gemaak het, en hoe elke bate in die produksie-omgewing behoorlik deur ontwikkelaar- en QA-hande gegaan het. .
Die strategieë
Om "gereed" te wees vir 'n oudit kan in verskeie verskillende vorme kom, waarvan sommige meer moeite doen en meer geneig is om jou uit die moeilikheid te hou as ander. Hier is 'n ranglys van sommige, maar nie almal nie, in volgorde van al hoe beter opsies.
Chaos en chaos
Dit is moontlik dat jy, liewe, ongelukkige leser, deur hierdie artikel tot die besef gekom het dat jy jammerlik onvoorbereid is om te bewys dat jy nie ernstige HIPAA-oortredings tot die bevrediging van 'n ouditeur pleeg nie.
As dit die geval is, kan dit te laat wees, afhangende van hoe lank jou toevallige status quo geheers het. Jy kan jouself in die ongelukkige posisie bevind om te skarrel om enige stukkies inligting te vind wat jy kan.
Dit is 'n beproefde metode wat deur die annale van tyd bewys is dat dit rampspoedige resultate het.
As jy van plan is om jou kanse te waag en vir hierdie strategie te skiet, moet eenvoudig nie. Jou toekomstige self sal jou bedank.
Bloed, Sweet en Trane
Tradisioneel het besighede noukeurige rekord gehou van alles wat deur middel van grit en arbeid gebeur. In een of ander vouer in hul stelsel is daar handgeskrewe (of handgetikte) sigblaaie en dokumente wat alles uiteensit wat 'n ouditeur dalk moet weet.
As jy probeer om jouself uit die Chaos and Mayhem-strategie te grawe, is dit dalk jou beste opsie om te begin. Eerder as om te wag om te skarrel en al die sleutelinligting onder die verskriklike blik van 'n ouditeur te vind, kan jy alles wat jy het opgrawe en dit in 'n ten minste semi-aanvaarbare rekord saamstel, met die hand gedoen word terwyl jy tyd het.
Of hierdie strategie jou dag-tot-dag-norm is of die manier waarop jy beplan om uit slegte gewoontes te breek, ons beveel die volgende plan aan om so gou as moontlik te begin.
Weergawebeheer sagteware
Deur holistiese weergawebeheer oor alle dele van jou besigheid te hê, nie net repo's waar dit voorafverpak kom nie, laat hierdie hele proses in wese homself hanteer. Soos gebruikers veranderinge aan enigiets aanbring, sal dit outomaties stilweg aanteken wie die verandering maak, op watter tydstip, watter prosedures gevolg is, die hele nege meter.
Wanneer die ouditeure aan jou kom klop en wil weet wat gebeur het, kan jy maar na jou interne weergawegeskiedenis verwys. Jy hoef nie te skarrel om bewyse te kry nie, jy hoef nie ure te mors in 'n sigblad om inligting op te neem nie – die sagteware doen die werk vir jou. Jy kan net fokus waar dit die meeste saak maak.
Weergawebeheersagteware het ook 'n paar ander groot voordele; naamlik die vermoë om terug te rol na vorige weergawes. Dit kan 'n groot kenmerk van lewenskwaliteit wees, veral vir programme wat andersins nie hierdie funksionaliteit gehad het nie.
Deur die vermoë te hê om omvattend en akkuraat terug te rol na presiese weergawes, gee jou ook 'n sekuriteitskombers van dinge soos losprysware, waar die uitvee van jou masjiene dalk 'n noodsaaklikheid kan wees om die besigheid weer te begin bestuur. Eerder as om al jou rekords of selfs die projek self te verloor, kan jy eenvoudig die weergawebeheer raadpleeg, die mees onlangse opsie kies, en bada boom, jy is terug in besigheid.
Gevolgtrekking
Oudits hoef nie skrikwekkende spook te wees wat oor jou besigheid opdoem en wag om die momentum wat jy ook al het, te verpletter nie. As jy behoorlike voorsorgmaatreëls tref en goeie weergawebeheersagteware aanskaf, dan kan die spanning van 'n oudit en die gesloer van rekordhouding albei verdwyn, soos trane in reën.
