আপনি অডিট-প্রস্তুত?
লেখক: কি জেমস এবং জন বোয়ার
আপনি যখন প্রথম এই নিবন্ধটির শিরোনামটি পড়েছিলেন, তখন আপনি সম্ভবত শিউরে উঠেছিলেন এবং অবিলম্বে আপনার আর্থিক নিরীক্ষার কথা ভেবেছিলেন। এগুলি ভীতিজনক হতে পারে, তবে কী হবে সম্মতি অডিট?
আপনি কি আপনার প্রতিষ্ঠানের চুক্তি এবং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা মেনে চলার পর্যালোচনার জন্য প্রস্তুত?
একটি কমপ্লায়েন্স অডিট আপনার অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ, নিরাপত্তা নীতি, ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ এবং ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পর্যালোচনা করে। সম্ভাবনা বেশী যে আপনি আছে কিছু যে ধরনের পলিসি আছে, কিন্তু (উদাহরণস্বরূপ) হেলথ ইন্স্যুরেন্স পোর্টেবিলিটি অ্যান্ড অ্যাকাউন্টিবিলিটি অ্যাক্ট (HIPAA) সম্পর্কিত একটি কমপ্লায়েন্স অডিট যাচাই করবে যে আপনার সংস্থার ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করা হয় নীতি এবং নিয়ন্ত্রণ, শুধু যে তারা বইয়ের উপর নয়।
একটি কমপ্লায়েন্স অডিটের সঠিক প্রকৃতি নির্ভর করবে প্রকারের উপর, তবে প্রায়শই এটি প্রদর্শন করে যে রেকর্ডগুলিতে অ্যাক্সেস সুরক্ষিত এবং আপনার বিশ্লেষণ এবং রিপোর্টিং পরিবেশের ডেটা প্রয়োজনীয় কর্মীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ।
সমস্যাটি
আনুগত্যের ভাল এবং বৈধ প্রমাণ প্রদান করা একটি বিশাল যন্ত্রণা হতে পারে। প্রদর্শনমূলক উদ্দেশ্যে, আসুন একটি নির্দিষ্ট উদাহরণে ফোকাস করা যাক।
প্রতিটি উত্পাদন পরিবেশ একটি থাকা উচিত digital অস্ত্রোপচার. এটি ধারণার সাথে শুরু হওয়া উচিত, পরীক্ষা এবং বাগ ফিক্সিংয়ের মাধ্যমে চালিয়ে যাওয়া উচিত, এর অতীত রেজোলিউশনের পথ খুঁজে বের করা উচিত এবং চূড়ান্ত, সম্পূর্ণ পণ্যের অনুমোদনে শেষ হওয়া উচিত।
সেই শেষ ধাপ – চূড়ান্ত অনুমোদন – নিরীক্ষকদের পছন্দের। তারা জিজ্ঞাসা করতে পারে, "আপনি কি আমাকে দেখাতে পারেন যে আপনি কীভাবে নিশ্চিত করতে পারেন যে উত্পাদন পরিবেশের সমস্ত প্রতিবেদন আপনার নথিভুক্ত প্রক্রিয়াকে মেনে চলছে?"
তারপর আপনাকে একটি তালিকা প্রদান করতে হবে প্রতি স্থানান্তরিত প্রতিবেদন।
কেন এই গুরুত্বপূর্ণ
নিরীক্ষকদের প্রয়োজনীয় এবং পর্যাপ্ত তথ্য প্রদান করা কঠিন হতে পারে, বিশেষ করে যখন এটি একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া - এমনকি যদি আপনি অনুষ্ঠানের জন্য পরিকল্পনা না করে থাকেন।
এটি শুধুমাত্র আপনার নীতিগুলি প্রতিষ্ঠা করা এবং অনুসরণ করা নয়, আপনার নিজস্ব মানগুলির সাথে আনুগত্যকে যাচাই এবং প্রমাণ করার জন্য প্রক্রিয়াগুলিও রাখা গুরুত্বপূর্ণ৷
ন্যূনতমভাবে, কে কী অ্যাক্সেস করেছে, পরিবেশে কী পরিবর্তন হয়েছে, সমস্ত রিপোর্ট লোকেরা তৈরি করেছে, কে রিপোর্ট তৈরি করেছে এবং কীভাবে উত্পাদন পরিবেশের প্রতিটি সম্পদ যথাযথভাবে বিকাশকারী এবং QA-এর মাধ্যমে চলে গেছে তার একটি নিরীক্ষণযোগ্য রেকর্ড সরবরাহ করার জন্য আপনাকে প্রস্তুত থাকতে হবে। .
কৌশলগুলি
একটি অডিটের জন্য "প্রস্তুত" হওয়া একাধিক ভিন্ন আকারে আসতে পারে, যার মধ্যে কিছু উচ্চতর প্রচেষ্টা এবং অন্যদের তুলনায় আপনাকে সমস্যা থেকে দূরে রাখার সম্ভাবনা বেশি। ক্রমবর্ধমান ভাল বিকল্পগুলির জন্য এখানে কিছুর একটি র্যাঙ্কিং দেওয়া হয়েছে তবে সবগুলি নয়৷
বিশৃঙ্খলা এবং মারপিট
এটা সম্ভব যে আপনি, প্রিয়, দুর্ভাগ্যজনক পাঠক, এই নিবন্ধটির মাধ্যমে উপলব্ধি করেছেন যে আপনি একজন নিরীক্ষকের সন্তুষ্টির জন্য মারাত্মক HIPAA লঙ্ঘন করছেন না তা প্রমাণ করার জন্য আপনি অত্যন্ত অপ্রস্তুত।
যদি এটি হয়, তবে আপনার এলোমেলো স্থিতাবস্থা কতদিন ধরে রাজত্ব করেছে তার উপর নির্ভর করে অনেক দেরি হতে পারে। আপনি যেকোন তথ্যের স্ক্র্যাপ খুঁজে পেতে স্ক্র্যাম্বলিং করার দুর্ভাগ্যজনক অবস্থানে নিজেকে খুঁজে পেতে পারেন।
এটি একটি পরীক্ষিত এবং সত্য পদ্ধতি যা বিপর্যয়কর ফলাফলের জন্য সময়ের ইতিহাস জুড়ে প্রমাণিত হয়েছে।
আপনি যদি আপনার সুযোগ নিতে এবং এই কৌশলটির জন্য গুলি করার পরিকল্পনা করেন তবে কেবল করবেন না। আপনার ভবিষ্যত স্ব আপনাকে ধন্যবাদ হবে.
রক্ত ঘাম এবং অশ্রুজল
ঐতিহ্যগতভাবে, ব্যবসাগুলি শ্রম এবং শ্রমের মাধ্যমে ঘটে যাওয়া সমস্ত কিছুর সূক্ষ্ম রেকর্ড রাখে। তাদের সিস্টেমের কিছু ফোল্ডারে, হাতে লেখা (বা হাতে টাইপ করা) স্প্রেডশীট এবং নথি রয়েছে যা একজন নিরীক্ষকের জানার প্রয়োজন হতে পারে এমন সমস্ত কিছুর বিশদ বিবরণ রয়েছে।
আপনি যদি ক্যাওস এবং মেহেম কৌশল থেকে নিজেকে খনন করার চেষ্টা করেন তবে এটি শুরু করা আপনার সেরা বাজি হতে পারে। অডিটরের ভয়ানক দৃষ্টিতে সমস্ত মূল তথ্য খুঁজে বের করার জন্য অপেক্ষা করার পরিবর্তে, আপনার কাছে থাকা সমস্ত কিছু খুঁটিয়ে খুঁটিয়ে অন্তত আধা গ্রহণযোগ্য রেকর্ডে সংকলন করা আপনার হাতে সময় থাকাকালীন করা যেতে পারে।
এই কৌশলটি আপনার প্রতিদিনের আদর্শ হোক বা না হোক বা আপনি যেভাবে খারাপ অভ্যাস থেকে বেরিয়ে আসার পরিকল্পনা করছেন, আমরা আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব শুরু করার জন্য নিম্নলিখিত পরিকল্পনাটি সুপারিশ করছি।
সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ সফ্টওয়্যার
আপনার ব্যবসার সমস্ত অংশ জুড়ে সামগ্রিক সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ থাকা, শুধুমাত্র রেপো যেখানে এটি প্রি-প্যাকেজ করা হয় তা নয়, এই পুরো প্রক্রিয়াটিকে অপরিহার্যভাবে নিজেই পরিচালনা করে। ব্যবহারকারীরা যেকোনো কিছুতে পরিবর্তন করার সাথে সাথে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নীরবে রেকর্ড করবে কে পরিবর্তন করছে, কোন সময়ে, কী পদ্ধতি অনুসরণ করা হয়েছে, পুরো নয় গজ।
যখন অডিটররা আপনার দরজায় কড়া নাড়বে এবং কী ঘটেছে তা জানতে চান, আপনি কেবল আপনার অভ্যন্তরীণ সংস্করণ ইতিহাস উল্লেখ করতে পারেন। প্রমাণ খোঁজার জন্য আপনাকে ঘাঁটাঘাঁটি করতে হবে না, আপনাকে স্প্রেডশীট রেকর্ডিং তথ্যে ঘন্টা নষ্ট করতে হবে না - সফ্টওয়্যারটি আপনার জন্য কাজ করে। আপনি শুধু ফোকাস করতে পারেন যেখানে এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।
সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ সফ্টওয়্যার এছাড়াও কিছু অন্যান্য বড় সুবিধা আছে; যথা, পূর্ববর্তী সংস্করণগুলিতে ফিরে যাওয়ার ক্ষমতা। এটি একটি বিশাল মানের জীবন বৈশিষ্ট্য হতে পারে, বিশেষ করে এমন প্রোগ্রামগুলির জন্য যা অন্যথায় এই কার্যকারিতা ছিল না।
সুনির্দিষ্ট সংস্করণগুলিতে ব্যাপকভাবে এবং সঠিকভাবে রোল ব্যাক করার ক্ষমতা থাকা আপনাকে র্যানসমওয়্যারের মতো জিনিসগুলি থেকে একটি সুরক্ষা কম্বল দেয়, যেখানে আপনার মেশিনগুলি মুছে ফেলা আবার ব্যবসা চালানো শুরু করার জন্য প্রয়োজনীয় হতে পারে। আপনার সমস্ত রেকর্ড বা এমনকি প্রকল্প নিজেই হারানোর পরিবর্তে, আপনি কেবল সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের সাথে পরামর্শ করতে পারেন, সাম্প্রতিকতম বিকল্পটি বেছে নিতে পারেন এবং বাদা বুম, আপনি ব্যবসায় ফিরে এসেছেন।
উপসংহার
অডিটগুলিকে আপনার ব্যবসার উপর আতঙ্কিত স্পেকটার হতে হবে না, আপনার যা কিছু গতি আছে তা চূর্ণ করার অপেক্ষায়। আপনি যদি যথাযথ সতর্কতা অবলম্বন করেন এবং ভাল সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ সফ্টওয়্যার অর্জন করেন, তাহলে অডিটের চাপ এবং রেকর্ড রাখার স্লগ উভয়ই বৃষ্টির চোখের জলের মতো অদৃশ্য হয়ে যেতে পারে।
