Šta poslodavci treba da urade da požele dobrodošlicu svojim radnicima nazad u kancelariju

Nakon skoro 2 godine rada od kuće, neke stvari jednostavno neće biti iste.

Kao odgovor na pandemiju korona virusa, mnoga preduzeća zatvorila su svoja vrata i zamolila svoje zaposlenike da rade od kuće. U ime zaštite radnika, poslodavci koji su mogli preći na radnu snagu na daljinu su to učinili. Bila je to velika tranzicija. To nije bila samo promjena u kulturi, već su se u mnogim slučajevima IT i operacije morali boriti da podrže distribuiranu mrežu pojedinaca. Očekivanja su bila da će svi i dalje moći pristupiti istim resursima iako fizički više nisu na mreži.

Neke industrije nisu imale mogućnost da dozvole svojim zaposlenima da rade na daljinu. Razmislite o zabavi, ugostiteljstvu, restoranima i maloprodaji. Koje su industrije najbolje izdržale pandemiju? Big Pharma, proizvođači maski, usluge kućne dostave i prodavnice pića, naravno. Ali, naša priča nije o tome. Tehnološke kompanije su napredovale. Tehnološke kompanije kao što su Zoom, Microsoft Teams i Skype bile su spremne da podrže druge industrije u novoj potražnji za virtuelnim sastancima. Drugi su se, bez posla ili uživajući u izolaciji, okrenuli igranju na mreži. Bilo da ljudi rade na daljinu ili su tek otpušteni, tehnologija vezana za saradnju i komunikaciju bila je potrebna više nego ikad.

Sve je to iza nas. Sada je izazov vratiti sve u kancelariju. Neki radnici govore: "Dovraga, neću ići." Opiru se povratku u kancelariju. Neki bi mogli odustati. Većina kompanija, međutim, zahtijeva od svog osoblja da se vrati u kancelariju barem u hibridnom modelu – 3 ili 4 dana u kancelariji, a ostatak radi od kuće. Osim ličnih i kadrovskih, da li su vaša komercijalna nekretnina koja je tako dugo bila prazna spremna da dočeka ovo osoblje kući?  

Sigurnost

Neki od osoblja koje ste zaposlili na Zoom intervjuima, poslali ste laptop i oni nikada nisu ni vidjeli unutrašnjost vaše kancelarije. Raduju se što će se prvi put sastati sa svojim saigračima licem u lice. Ali njihov laptop nikada nije bio na vašoj fizičkoj mreži.  

• Da li je operativni sistem računara ažuriran sa sigurnosnim ažuriranjima i zakrpama?  
• Da li laptop računari zaposlenih imaju odgovarajući antivirusni softver?
• Da li su zaposleni obučeni za sajber sigurnost? Phishing i ransomware napadi su u porastu. Kućni radni prostori mogu biti manje sigurni i zaposleni bi mogao nesvjesno nositi zlonamjerni softver u kancelariju. Sigurnosne ranjivosti kancelarijske mreže mogu biti ugrožene.
• Kako će vaša mrežna sigurnost i usluge imenika postupati s MAC adresom koju nikada prije niste vidjeli?
• Fizička sigurnost je možda postala slaba. Ako su zaposleni prešli iz tima ili iz kompanije, jeste li se sjetili da uzmete njihove bedževe i/ili onemogućite im pristup?

Communications

Mnogi od onih koji se vraćaju u ured će cijeniti pouzdanu internetsku i telefonsku uslugu koju ne trebaju sami održavati i rješavati probleme.

• Jeste li provjerili stolne telefone i telefone u konferencijskim sobama? Velike su šanse da će VOIP telefoni morati da se resetuju ako nisu korišteni neko vrijeme. Uz bilo kakve fluktuacije u struji, promjene u hardveru, kvarove na mreži, ovi telefoni često gube svoj IP i morat će se barem ponovo pokrenuti, ako im se ne dodijele nove IP adrese.
• Zaposleni koji rade od kuće koriste svoju omiljenu uslugu razmjene trenutnih poruka, kao i video konferencije, iz nužde. One su bile od velike pomoći u povećanju produktivnosti. Hoće li ovi zaposleni biti razočarani kada otkriju da su alati poput ovih na koje su se počeli oslanjati i dalje ograničeni u kancelariji? Da li je vrijeme da se preispita ravnoteža između produktivnosti i kontrole?  

Hardvera i softvera

Vaš IT tim je bio zauzet održavanjem veze sa udaljenim snagama. Kancelarijski hardver i softver je zanemaren.

• Da li je vaš interni sistem ikada trebao da podrži ovoliko korisnika u isto vrijeme?
• Da li je neka od opreme sada zastarjela ili zastarjela nakon 2 godine? Serveri, modemi, ruteri, svičevi.
• Da li je softver servera ažuriran sa najnovijim izdanjima? Oba OS, kao i aplikacije.
• Šta je sa licencama za vaš korporativni softver? Da li se pridržavate? Imate li više korisnika nego što ste imali? Jesu li licencirani za istovremenu upotrebu?  

kultura

Ne, ovo nije vaš dom, ali šta je zapravo privlačnost povratka u kancelariju? To ne bi trebao biti samo još jedan mandat.

• Aparat za piće nije napunjen mjesecima. Neka to bude prava dobrodošlica. Ne dozvolite da se vaši zaposlenici osjećaju kao da se ušuljaju u napuštenu kuću i da ih nisu očekivali. Grickalice neće slomiti banku i uvelike će im dati do znanja da su cijenjeni. Zapamtite, neko osoblje bi ipak radije ostalo kod kuće.
• Imajte dan zahvalnosti zaposlenima. Mnoge kompanije imaju neku vrstu svečanog otvaranja za dobrodošlicu zaposlenima.
• Jedan od razloga zašto želite da se osoblje vrati u kancelariju je saradnja i produktivnost. Nemojte gušiti umrežavanje i kreativnost zastarjelim politikama. Budite u toku s najnovijim CDC i lokalnim smjernicama. Dozvolite zaposlenima da postave udobne granice, maskiraju se ako to žele i ostanu kod kuće kada bi trebali.  

• Nesumnjivo ste u posljednje dvije godine zaposlili nove kadrove. Ne zaboravite ih orijentirati prema fizičkom prostoru. Pokaži im okolo. Pobrinite se da imaju mjesto za parkiranje i sav svoj kancelarijski materijal. Pobrinite se da se ne osjećaju kažnjeno zbog dolaska u kancelariju.
• Nema opasnosti da osoblje zaboravi na povremeni petak, ali nije neophodno da se svaki dan uvuče u ležerni. Ne brinite, mnogi od nas imaju odjeću koja je strpljivo čekala da im se vratimo. Samo se nada da se i dalje uklapaju sa „pandemijom 15“ sada na nama.

Konsenzus

Na početku pandemije, mnoge organizacije su sporo dozvoljavale zaposlenima da rade od kuće. Bio je to novi način razmišljanja. Većina je, nevoljko, pristala da dopusti mnogim svojim radnicima da rade na daljinu. Ovo je bila nova teritorija i nije postojao konsenzus o optimalnom balansu rada na daljinu i kancelarijskog rada.  U oktobru 2020. Coca-Cola je objavila iznenađujuće. Naslovi su uzvikivali, Stalni rad od kuće za sve indijske zaposlene.  “Model rada od kuće natjerao je mnoge kompanije i organizacije (uglavnom IT) da odluče da kada se učinak pandemije počne smanjivati, više neće biti prisile da se veliki dio zaposlenika vrati na ured.” Došlo je do prelaska na rad na daljinu, a rezultati istraživanja PWC-a su se pohvalili da je „rad na daljinu bio ogroman uspjeh i za zaposlene i za poslodavce“. Vau.

Nije iznenađujuće da se ne slažu svi. David Solomon, izvršni direktor, Goldman Sachs, kaže da je rad na daljinu "aberacija".  Da se ne pretjeramo, Elon Musk, glavni disident, kaže: "rad na daljinu više nije prihvatljiv."  Musk je ipak napravio ustupak. Rekao je da njegovo osoblje Tesle može raditi na daljinu sve dok je u kancelariji minimalno („mislim na minimum“) od 40 sati sedmično! Twitter je bila jedna od prvih kompanija koja je usvojila politiku rada od kuće. Rukovodioci Twitter-a su 2020. obećali da će imati “distribuiranu radnu snagu”, zauvijek.  U svojim razgovorima o kupovini Twittera, Musk je jasno stavio do znanja da očekuje da će svi biti u kancelariji.

Dakle, nema konsenzusa, ali ima dosta čvrstih mišljenja na obje strane. Upozorenje zaposleniku.

Politike i procesi

Tokom pandemije procesi su se pomjerili. Oni su se prilagodili raspoređenoj radnoj snazi. Kompanije su morale da revidiraju politike i procedure kako bi prilagodile sve što je potrebno za prijem i obuku novih zaposlenika, sastanke tima, sigurnost i mjerenje vremena.

• nedavni Gartnerova studija otkrili su da je jedna od promjena procesa suptilna tranzicija ka otpornosti i fleksibilnosti. Ranije je fokus bio na kreiranju procesa za maksimalizaciju efikasnosti. Neke organizacije su otkrile da su procesi optimizovani za efikasnost previše krhki i da im nedostaje fleksibilnost. Razmotrite lanac nabavke tačno na vrijeme. Na svom vrhuncu, ušteda novca je ogromna. Međutim, ako dođe do poremećaja u lancu opskrbe, morate istražiti druge opcije.
• Ista studija je pokazala da procesi postaju složeniji kako i sama kompanija postaje složenija. Kompanije diverzifikuju svoje izvore i tržišta u pokušaju da ublaže rizik i upravljaju njime.
• Ovo bi moglo biti dobro vrijeme za internu reviziju. Da li vaše politike treba revidirati? Da li su evoluirali da bi se nosili sa budućim nepredviđenim situacijama? Šta će vaša kompanija učiniti drugačije sa sljedećom epidemijom?

zaključak

Dobra vijest je da velika migracija nazad u ured nije hitan slučaj. Za razliku od brze kosmičke promjene koja je poremetila poslovanje i naše živote, možemo planirati kako želimo da nova normalnost izgleda. Možda neće izgledati isto kao prije pandemije, ali uz malo sreće, moglo bi biti bolje. Iskoristite tranziciju nazad u kancelariju kao priliku za preispitivanje i planiranje jače budućnosti.

 PWC anketa, jun 2020., US Anketa o radu na daljinu: PwC

 Coca Cola proglasila stalni rad od kuće za sve zaposlene u Indiji; Dodatak za stolicu, internet! – Trak.in – Indijski biznis tehnologije, mobilnih i startapa

 Elon Musk kaže da se radnici na daljinu samo pretvaraju da rade. Ispostavilo se da je (nekako) u pravu (yahoo.com)

 Muskov ultimatum u uredu mogao bi poremetiti Twitterov daljinski radni plan (businessinsider.com)