A kada je osrednje bolje nego savršeno
Jedan od načina za neuspjeh je insistiranje na savršenstvu. Savršenstvo je nemoguće i neprijatelj je dobra. Izumitelj radara za rano upozoravanje o zračnom napadu predložio je "kult nesavršenog". Njegova filozofija je bila “Uvijek se trudite da vojsci date treće najbolje jer je najbolje nemoguće, a drugo najbolje je uvijek kasno.” Ostavićemo kult nesavršenog za vojsku.
Poenta je, "ako nikada ne propustite avion, provodite previše vremena na aerodromu." Drugim riječima, ako pokušavate da bude savršen 100% vremena, gubite na nečem boljem. Tako je i sa KPI-ovima. Ključni pokazatelji učinka su ključni za uspjeh i upravljanje poslovanjem. To je jedan od načina na koji možete voditi svoje poslovanje odlukama zasnovanim na podacima.
Ako proguglate frazu koja stvara ključne indikatore učinka, dobit ćete 191,000,000 rezultata. Počnite čitati te web stranice i trebat će vam 363 godine čitanja dan i noć da završite. (To mi je ChatGPT rekao.) Ovo čak ni ne uzima u obzir složenost stranice ili vaše razumijevanje. Nemate vremena za to.
Poslovna područja
Odaberite domenu. Mogli biste (i vjerovatno biste trebali) implementirati KPI-je u svim poslovnim područjima vaše kompanije: finansije, operacije, prodaja i marketing, korisnička služba, ljudski resursi, lanac nabavke, proizvodnja, IT i druge. Hajde da se fokusiramo na finansije. Proces je isti i za ostala funkcionalna područja.
Vrste KPI-ja
Odaberite vrstu KPI. Zaostajanje ili prednjačenje koje može biti kvantitativno ili kvalitativno[1].
- Indikatori KPI koji zaostaju mjere historijski učinak. Pomažu u odgovoru na pitanje, kako smo prošli? Primjeri uključuju metriku izračunatu iz tradicionalnog bilansa stanja i bilansa uspjeha. Zarada prije kamata, poreza i amortizacije (EBITA), tekući omjer, bruto marža, obrtna sredstva.
- Vodeći KPI indikatori su prediktivni i gledaju u budućnost. Pokušavaju da odgovore na pitanje, kako ćemo? Kako će naše poslovanje izgledati u budućnosti? Primjeri uključuju trendove dana potraživanja, stope rasta prodaje, obrtaja zaliha.
- Kvalitativni KPI su mjerljivi i lakše ih je procijeniti. Primjeri uključuju trenutni broj aktivnih kupaca, broj novih kupaca u ovom ciklusu ili broj pritužbi Uredu za bolje poslovanje.
- Kvalitativni KPI-ji su mekši. Možda su subjektivniji, ali ipak važni. To uključuje zadovoljstvo kupaca, angažman zaposlenih, percepciju brenda ili „indeks korporativne jednakosti“.
Teži deo
Zatim ćete imati beskrajne sastanke odbora na kojima ćete raspravljati o tome koji bi KPI-ovi trebali biti ključni, a koji pokazatelji trebaju biti samo indikatori učinka. Komiteti zainteresovanih strana će se raspravljati oko tačne definicije metrike koja je odabrana. U tom trenutku se sećate da kompanija koju ste kupili u Evropi ne prati iste opšteprihvaćene računovodstvene principe (GAAP) kao vi u SAD. Razlike u priznavanju prihoda i kategorizaciji rashoda dovest će do nedosljednosti u KPI-ima kao što je profitna marža. Poređenje međunarodnih KPI produktivnosti pate od sličnih problema. Tako argumenti i beskrajne rasprave.
To je najteži dio – postizanje dogovora o definiciji KPI-ja. The koraci u procesu KPI su zapravo jednostavni.
Svako dobro vođeno preduzeće proći će kroz ovaj KPI proces kako od obične podrumske operacije preraste u onu koja više ne može letjeti ispod radara. Rizični kapitalisti će insistirati na određenim KPI-jima. Državni regulatori će insistirati na drugima.
Zapamtite razlog zašto koristite KPI. Oni su dio analitike koja vam pomaže da vodite svoje poslovanje i donosite razumne odluke sa dobrim informacijama. Sa dobro implementiranim KPI sistemom znaćete gde ste danas, kako je posao izgledao juče i možete predvideti kako će izgledati sutra. Ako budućnost nije ružičasta, poželjet ćete napraviti neke promjene – promjene u vašim procesima, vašem poslovanju. Ako se predviđa da će KPI marže profita u prvom tromjesečju sljedeće godine biti niži u odnosu na prethodnu godinu, trebat ćete pogledati načine za povećanje prihoda ili smanjenje troškova.
To je ciklus KPI procesa: Izmjerite – Procijenite – Promijenite. Godišnje ćete htjeti procijeniti svoje KPI ciljeve. KPI su doveli do promjena. Organizacija je poboljšana. Premašili ste cilj marže neto profita za dva boda! Popravimo cilj za narednu godinu prema gore i vidimo možemo li iduće godine biti još bolji.
Tamna strana
Neke kompanije su namjeravale pobijediti sistem. Neke startap kompanije, neke sa finansiranjem rizičnog kapitala, bile su prinuđene da generišu sve veći i veći profit, iz kvartala u kvartal. VC-ovi nisu u poslu da gube novac. Nije lako nastaviti s uspjehom u promjenjivim marketinškim uvjetima i žestokoj konkurenciji.
Umjesto mjerenja – procjene – promjene procesa ili promjene cilja, neke kompanije su promijenile KPI.
Razmotrite ovu analogiju. Zamislite maratonsku trku u kojoj su učesnici trenirali i pripremali se mjesecima na određenoj udaljenosti, 26.2 milje. Međutim, usred utrke, organizatori iznenada odlučuju promijeniti udaljenost na 15 milja bez prethodne najave. Ova neočekivana promjena stvara nedostatak za neke trkače koji su možda sami sebi koračali i dodijelili svoju energiju i resurse za prvobitnu distancu. To, međutim, koristi onim trkačima koji su izašli prebrzo da bi završili prvobitnu distancu. To narušava stvarne performanse i otežava pošteno poređenje rezultata. Ova situacija se može posmatrati kao pokušaj da se manipuliše ishodom i sakriju nedostaci pojedinih učesnika. Oni koji bi očigledno podbacili na većoj distanci jer su potrošili svu svoju energiju, umjesto toga, bili bi nagrađeni što su bili najbrži finišeri utrke s novom metričkom definicijom.
Slično, u poslovanju, kompanije kao što su Enron, Volkswagen, Wells Fargo i Theranos
poznato je da manipulišu svojim KPI-ovima, finansijskim izveštajima ili čak industrijskim standardima kako bi stvorili iluziju uspeha ili sakrili slabe performanse. Ove radnje mogu dovesti u zabludu zainteresovane strane, investitore i javnost, slično kao što izmjena pravila sportskog takmičenja može zavarati sudionike i gledaoce.
Enron danas više ne postoji, ali je nekada bio na vrhu prehrambenog lanca kao jedna od najinovativnijih američkih kompanija. 2001. Enron je propao zbog lažnih računovodstvenih praksi. Jedan od faktora koji su doprinijeli bila je manipulacija KPI-ima kako bi se prikazala povoljan finansijski imidž. Enron je koristio složene vanbilansne transakcije i prilagođavao KPI da bi povećao prihode i sakrio dug, dovodeći investitore i regulatore u zabludu.
Godine 2015. Volkswagen se suočio s velikim udarom dionica kada su otkrili da su manipulirali podacima o emisiji pri testiranju svojih dizel automobila. VW je dizajnirao svoje motore da aktiviraju kontrolu emisije tokom testiranja, ali ih onemogućuju tokom redovne vožnje, iskrivljujući KPI-je emisije. Ali ne poštujući pravila, uspjeli su unaprijediti obje strane uravnotežene jednačine – performanse i smanjene emisije. Ova namjerna manipulacija KPI-ima dovela je do značajnih pravnih i finansijskih posljedica za kompaniju.
Wells Fargo je podstakao svoje zaposlenike da ispune agresivne prodajne ciljeve za nove kreditne kartice. Nešto neočekivano pogodilo je obožavatelja kada je otkriveno da su zaposleni otvorili milione neovlaštenih bankovnih računa i računa kreditnih kartica kako bi ispunili svoje KPI. Nerealni prodajni ciljevi i neodgovarajući KPI podstakli su zaposlene da se upuste u lažne aktivnosti, što je rezultiralo značajnim gubitkom reputacije i finansijskog poslovanja banke.
Također u vijestima nedavno, Theranos, kompanija za zdravstvenu tehnologiju, tvrdila je da je razvila revolucionarnu tehnologiju za testiranje krvi. Kasnije je otkriveno da su tvrdnje kompanije bile zasnovane na lažnim KPI-ima i pogrešnim informacijama. U ovom slučaju, sofisticirani investitori su ignorisali crvene zastavice i bili su uhvaćeni u hype obećanja revolucionarnog startupa. “Poslovne tajne” su uključivale lažiranje rezultata u demo prezentaciji. Theranos je manipulisao KPI-ovima koji se odnose na tačnost i pouzdanost njihovih testova, što je na kraju dovelo do njihovog pada i pravnih posledica.
Ovi primjeri pokazuju kako manipuliranje ili lažno predstavljanje KPI-a može dovesti do ozbiljnih posljedica, uključujući finansijski kolaps, oštećenje reputacije i pravne radnje. Ističe važnost etičkog odabira KPI, transparentnosti i preciznog izvještavanja u održavanju povjerenja i održive poslovne prakse.
Moral priče
KPI su vrijedna imovina za mjerenje zdravlja organizacije i usmjeravanje poslovnih odluka. Koristeći se kako je predviđeno, oni mogu upozoriti kada su potrebne korektivne mjere. Međutim, kada loši glumci promene pravila usred događaja, dešavaju se loše stvari. Ne biste trebali mijenjati udaljenost do ciljne linije nakon što je utrka počela i ne biste trebali mijenjati definicije KPI-ja koji su dizajnirani da upozoravaju na predstojeću propast.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
