Je to levné a snadné. Tabulkový procesor Microsoft Excel je pravděpodobně již nainstalován v počítači podnikového uživatele. A mnoho uživatelů se dnes setkalo se softwarem Microsoft Office již od střední školy nebo ještě dříve. Tato prudká odpověď na otázku, proč je Excel předním analytickým nástrojem, nemusí být správnou odpovědí. Skutečná odpověď vás možná překvapí.

Abychom se ponořili hlouběji do odpovědi na otázku, podívejme se nejprve na to, co rozumíme pod pojmem analytický nástroj.

Platformy Analytics a Business Intelligence

Přední analytik v oboru, Gartner, definuje Analytics a Business Intelligence Platforms jako nástroje, které umožňují méně technickým uživatelům „modelovat, analyzovat, prozkoumávat, sdílet a spravovat data a spolupracovat a sdílet zjištění, které umožňují IT a rozšířené o umělou inteligenci (AI). Platformy ABI mohou volitelně zahrnovat schopnost vytvářet, upravovat nebo obohacovat sémantický model, včetně obchodních pravidel.“ S nedávným růstem umělé inteligence si Gartner uvědomuje, že rozšířená analytika přesouvá cílové publikum na spotřebitele a osoby s rozhodovací pravomocí od tradičních analytiků.

Aby byl Excel považován za analytický nástroj, měl by sdílet stejné funkce.

Přestože má Excel mnoho stejných možností jako přední platformy ABI, chybí mu některé klíčové funkce. Pravděpodobně z tohoto důvodu Gartner nezahrnuje Excel do seznamu hlavních hráčů v nástrojích Analytics a BI. Kromě toho také sedí v jiném prostoru a je jinak umístěn společností Microsoft ve své vlastní sestavě. Power BI je v sestavě Gartneru a má funkce, které Excelu chybí, konkrétně možnost sdílení, spolupráce a správy ze strany IT.

Klíčovou hodnotou Excelu je jeho pád

Zajímavé je, že skutečná hodnota nástrojů ABI a důvod, proč je Excel tak všudypřítomný, je stejný: není spravován IT. Uživatelé mají rádi svobodu prozkoumávat data a přenášet je na své stolní počítače bez zásahu IT oddělení. Excel v tomhle exceluje. Mezitím je odpovědností a posláním IT týmu vnést řád do chaosu a aplikovat řízení, zabezpečení a celkovou údržbu na veškerý software pod jejich dohledem. Excel to selhává.

Toto je hlavolam. Je nezbytné, aby si organizace udržela kontrolu nad správou softwaru, který její zaměstnanci používají, a nad daty, ke kterým mají přístup. Psali jsme o výzvě dříve divoké systémy. Excel je proto-ferální IT systém bez podnikového řízení nebo kontroly. Důležitost jediné, dobře řízené verze pravdy by měla být zřejmá. S tabulkovými farmami si každý vytváří svá vlastní obchodní pravidla a standardy. Ono se to vlastně ani nedá nazvat standardem, když je to jednorázovka. Neexistuje jediná verze pravdy.

Bez jediné dohodnuté verze pravdy je obtížné dělat rozhodnutí. Dále otevírá organizaci odpovědnosti a ztěžuje obhajobu případného auditu.

Poměr ceny a hodnoty Excelu

Původně jsem si myslel, že jedním z důvodů, proč byl Excel často nazýván analytickým nástrojem číslo jedna, byla to, že byl tak levný. Myslím, že mohu říci, že doslova každá společnost, pro kterou jsem pracoval, mi poskytla licenci na Microsoft Office, která obsahuje Excel. Takže pro mě to bylo často zdarma. I když společnost neposkytla podnikovou licenci, rozhodl jsem se zakoupit vlastní licenci Microsoft 365. Není to zadarmo, ale cena musela být přispívajícím faktorem.

Moje výchozí hypotéza byla, že Excel musí být výrazně levnější než ostatní platformy ABI. Kopal jsem do toho a zjistil, že to není tak levné, jak jsem si myslel. Některé platformy ABI, které Gartner hodnotí, mohou být ve skutečnosti pro velké organizace levnější na místo. Vybral jsem několik softwarů a požádal ChatGPT, aby mi pomohl porovnat a seřadit je z hlediska nákladů pro různé velké organizace.

Zjistil jsem, že Excel není nejlevnější variantou pro žádnou velkou organizaci. S tím souvisí náklady. Je zřejmé, že je obtížné získat přesnou cenu a často jsou nabízeny značné slevy při migraci ke konkrétnímu prodejci. Myslím si však, že relativní pořadí bude konzistentní. Všimli jsme si, že sada Microsoft Office Suite, jejíž součástí je Excel, není nejlevnější variantou. Překvapení.

Excel postrádá klíčové komponenty podnikové třídy ABI a ve světě analytických nástrojů existují cenově výhodnější alternativy. Velký zásah do poměru ceny a užitné hodnoty v Excelu.

Spolupráce

Spolupráce pomocí softwaru pro analýzu dat a Business Intelligence ve velkých organizacích nabízí výhody, které mohou výrazně zlepšit rozhodovací procesy, provozní efektivitu a strategické plánování. Collaboration uznává, že žádný jednotlivý přispěvatel není ostrov a moudrost davu může poskytnout lepší přehled a rozhodnutí. Organizace oceňují spolupráci tak vysoko, že jsou ochotny zaplatit prémii za nástroje, jako je Excel, které tuto funkci neposkytují.

Nástroje, které podporují spolupráci mezi členy týmu, poskytují:

• Vylepšené rozhodování
• Zvýšená účinnost
• Vylepšená kvalita a konzistence dat
• Škálovatelnost a flexibilita
• Sdílení znalostí a inovace
• Úspora nákladů
• Vylepšené zabezpečení a dodržování předpisů
• Integrita dat
• Pověření zaměstnanci

Hodnota používání softwaru pro analýzu dat a BI, které poskytují spolupráci v rámci velkých organizací, spočívá v synergii vylepšených rozhodovacích schopností, provozní efektivity a kultury inovací a posílení pravomocí. Nástroje, které neposkytují spolupráci, podporují ostrovy informací a sila dat. Excel tuto klíčovou funkci postrádá.

Obchodní hodnota Excelu klesá

Excel může být nejpoužívanějším datovým nástrojem v organizacích, ale ze všech špatných důvodů. Kromě toho důvody, proč si myslíme, že je používáme – protože je to levné a snadné – jsou čím dál tím méně pravdivé, protože podniková analytika a nástroje BI jsou dostupnější a integrují AI, aby pomáhala se složitějšími úkoly.