Was Arbeitgeber tun müssen, um ihre Arbeitnehmer wieder im Büro willkommen zu heißen

Nach fast 2 Jahren Homeoffice werden manche Dinge einfach nicht mehr so ​​sein wie früher.

Als Reaktion auf die Coronavirus-Pandemie haben viele Unternehmen die Türen ihrer Ziegel und Mörtel geschlossen und ihre Mitarbeiter gebeten, von zu Hause aus zu arbeiten. Im Namen der Sicherheit der Arbeitnehmer taten dies Arbeitgeber, die auf eine Telearbeit umstellen konnten. Es war eine große Umstellung. Es war nicht nur ein Kulturwandel, sondern in vielen Fällen mussten IT und Betrieb sich anstrengen, um ein verteiltes Netzwerk von Einzelpersonen zu unterstützen. Die Erwartungen waren, dass alle weiterhin auf dieselben Ressourcen zugreifen können, auch wenn sie nicht mehr physisch im Netzwerk sind.

Einige Branchen hatten nicht die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten. Denken Sie an Unterhaltung, Gastronomie, Restaurants und Einzelhandel. Welche Branchen haben die Pandemie am besten überstanden? Natürlich Big Pharma, Maskenhersteller, Hauslieferdienste und Spirituosengeschäfte. Aber darum geht es in unserer Geschichte nicht. Tech-Unternehmen florierten. Tech-Unternehmen wie Zoom, Microsoft Teams und Skype waren bereit, andere Branchen bei der neuen Nachfrage nach virtuellen Meetings zu unterstützen. Andere, die arbeitslos waren oder ihre Lockdowns genossen, wandten sich dem Online-Gaming zu. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiteten oder gerade entlassen wurden, wurden Technologien für Zusammenarbeit und Kommunikation mehr denn je benötigt.

All das liegt hinter uns. Die Herausforderung besteht nun darin, alle wieder ins Büro zu bringen. Einige Arbeiter sagen: „Verdammt, nein, ich werde nicht gehen.“ Sie widersetzen sich der Rückkehr ins Büro. Einige können aufhören. Die meisten Unternehmen verlangen jedoch, dass ihre Mitarbeiter zumindest in einem Hybridmodell ins Büro zurückkehren – 3 oder 4 Tage im Büro und der Rest von zu Hause aus. Ist Ihre Gewerbeimmobilie, die so lange leer stand, jenseits des Persönlichen und des Personals bereit, diese Mitarbeiter in ihrem Zuhause willkommen zu heißen?  

Sicherheit

Einige der Mitarbeiter, die Sie über Zoom-Interviews eingestellt haben, haben einen Laptop verschickt und sie haben noch nicht einmal das Innere Ihres Büros gesehen. Sie freuen sich darauf, ihre Teamkollegen zum ersten Mal persönlich zu treffen. Aber ihr Laptop war noch nie in Ihrem physischen Netzwerk.  

• Wurde das Betriebssystem des Computers mit Sicherheitsupdates und Patches auf dem neuesten Stand gehalten?  
• Verfügen die Laptops der Mitarbeiter über eine geeignete Antivirensoftware?
• Wurden die Mitarbeiter in Cybersicherheit geschult? Phishing- und Ransomware-Angriffe nehmen zu. Heimarbeitsplätze können weniger sicher sein und ein Mitarbeiter könnte unwissentlich Malware ins Büro tragen. Sicherheitslücken im Office-Netzwerk können kompromittiert werden.
• Wie werden Ihre Netzwerksicherheits- und Verzeichnisdienste mit einer MAC-Adresse umgehen, die sie noch nie zuvor gesehen haben?
• Die physische Sicherheit ist möglicherweise nachlässig geworden. Wenn Mitarbeiter das Team oder das Unternehmen verlassen haben, haben Sie daran gedacht, ihre Badges einzusammeln und/oder ihren Zugang zu deaktivieren?

Kommunikation

Viele derjenigen, die ins Büro zurückkehren, werden es zu schätzen wissen, einen zuverlässigen Internet- und Telefondienst zu haben, den sie nicht selbst warten und Fehler beheben müssen.

• Haben Sie die Tischtelefone und Konferenzraumtelefone überprüft? Die Chancen stehen gut, dass VOIP-Telefone zurückgesetzt werden müssen, wenn sie längere Zeit nicht verwendet wurden. Bei Stromschwankungen, Hardwareänderungen, Netzwerkstörungen verlieren diese Telefone oft ihre IP und müssen zumindest neu gestartet werden, wenn ihnen keine neuen IP-Adressen zugewiesen werden.
• Mitarbeiter, die von zu Hause aus gearbeitet haben, nutzen aus Notwendigkeit ihren bevorzugten Instant Messaging-Dienst sowie Videokonferenzen. Diese waren enorm hilfreich bei der Steigerung der Produktivität. Werden diese Mitarbeiter enttäuscht feststellen, dass Tools wie diese, auf die sie sich verlassen, im Büro immer noch eingeschränkt sind? Ist es an der Zeit, das Gleichgewicht zwischen Produktivität und Kontrolle zu überdenken?  

Hard-und Software

Ihr IT-Team war damit beschäftigt, die Remote Force in Verbindung zu halten. Die Bürohardware und -software wurde vernachlässigt.

• Musste Ihr internes System jemals so viele Benutzer gleichzeitig unterstützen?
• Ist eines der Geräte jetzt veraltet oder nach 2 Jahren veraltet? Server, Modems, Router, Switches.
• Ist die Software der Server auf dem neuesten Stand? Sowohl Betriebssysteme als auch Anwendungen.
• Wie sieht es mit Lizenzen für Ihre Unternehmenssoftware aus? Sind Sie konform? Haben Sie mehr Benutzer als früher? Sind sie für die gleichzeitige Nutzung lizenziert?  

KULTUR

Nein, das ist nicht Ihr Zuhause, aber was ist wirklich der Reiz daran, ins Büro zurückzukehren? Es sollte nicht nur ein weiteres Mandat sein.

• Der Getränkeautomat wurde seit Monaten nicht gefüllt. Machen Sie es zu einem wahren Willkommen zurück. Geben Sie Ihren Mitarbeitern nicht das Gefühl, dass sie sich in ein verlassenes Haus schleichen und nicht erwartet wurden. Snacks werden die Bank nicht sprengen und ihnen deutlich machen, dass sie geschätzt werden. Denken Sie daran, dass einige Mitarbeiter immer noch lieber zu Hause bleiben würden.
• Veranstalten Sie einen Tag der Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter. Viele Unternehmen haben eine Art Eröffnungsfeier, um die Mitarbeiter wieder willkommen zu heißen.
• Einer der Gründe, warum Sie Mitarbeiter wieder im Büro haben möchten, ist die Zusammenarbeit und Produktivität. Ersticken Sie Networking und Kreativität nicht mit veralteten Richtlinien. Halten Sie sich über die neuesten CDC- und lokalen Richtlinien auf dem Laufenden. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, bequeme Grenzen zu setzen, sich zu verkleiden, wenn sie möchten, und zu Hause zu bleiben, wenn sie sollten.  

• Zweifellos haben Sie in den letzten zwei Jahren neue Mitarbeiter eingestellt. Vergessen Sie nicht, sie am physischen Raum auszurichten. Zeig sie herum. Stellen Sie sicher, dass sie einen Platz zum Parken und all ihre Büromaterialien haben. Stellen Sie sicher, dass sie sich nicht bestraft fühlen, wenn sie ins Büro kommen.
• Es besteht keine Gefahr, dass die Mitarbeiter den lockeren Freitag vergessen, aber es ist nicht notwendig, ihn jeden Tag zu locker werden zu lassen. Keine Sorge, viele von uns haben Outfits, die geduldig darauf gewartet haben, dass wir sie zurückbekommen. Man hofft nur, dass sie mit der „Pandemie 15“ jetzt noch auf uns passen.

Konsens

Zu Beginn der Pandemie erlaubten viele Organisationen ihren Mitarbeitern nur langsam, von zu Hause aus zu arbeiten. Es war eine neue Denkweise. Die meisten stimmten widerstrebend zu, viele ihrer Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten zu lassen. Dies war Neuland und es gab keinen Konsens über die optimale Balance zwischen Remote- und Büroarbeit.  Im Oktober 2020 machte Coca-Cola eine überraschende Ankündigung. Schlagzeilen riefen: Dauerhafte Arbeit von zu Hause aus für alle indischen Mitarbeiter.  „Das Work-from-Home-Modell hat viele Unternehmen und Organisationen (hauptsächlich IT) dazu veranlasst, zu entscheiden, dass, sobald die Auswirkungen der Pandemie nachlassen, es keinen Zwang mehr geben wird, dass ein großer Teil der Mitarbeiter ins Büro zurückkehrt, jemals.“ Es gab eine Verlagerung hin zur Fernarbeit, und die Ergebnisse einer PWC-Umfrage rühmten sich, dass „die Fernarbeit sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber ein überwältigender Erfolg war“. Wow.

Es überrascht nicht, dass nicht alle einverstanden sind. David Solomon, CEO von Goldman Sachs, sagt, Fernarbeit sei „eine Verirrung“.  Nicht zu übertreffen, Elon MuskDer Dissident-in-Chief sagt: „Remote-Arbeit ist nicht mehr akzeptabel.“  Musk machte jedoch ein Zugeständnis. Er sagte, dass seine Tesla-Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten könnten, solange sie mindestens 40 Stunden pro Woche im Büro seien („und ich meine mindestens“)! Twitter war eines der ersten Unternehmen, das eine Work-from-Home-Richtlinie eingeführt hat. Twitter-Führungskräfte im Jahr 2020 versprachen, dass sie eine „verteilte Belegschaft“ haben würden, für immer.  In seinen Diskussionen über den Kauf von Twitter machte Musk deutlich, dass er erwartet, dass alle im Büro sind.

Also kein Konsens, aber viele starke Meinungen auf beiden Seiten. Mitarbeiter unter Vorbehalt.

Richtlinien und Prozesse

Während der Pandemie haben sich Prozesse verschoben. Sie haben sich an eine verteilte Belegschaft angepasst. Unternehmen mussten Richtlinien und Verfahren überarbeiten, um alles unterzubringen: Onboarding und Schulung neuer Mitarbeiter, Teambesprechungen, Sicherheit und Zeiterfassung.

• Eine kürzlich Gartner-Studie fanden heraus, dass eine der Verschiebungen von Prozessen ein subtiler Übergang zu Resilienz und Flexibilität war. Bisher lag der Fokus auf der Schaffung von Prozessen zur Maximierung der Effizienz. Einige Organisationen stellten fest, dass auf Effizienz optimierte Prozesse zu anfällig und unflexibel waren. Denken Sie an die Just-in-Time-Lieferkette. Auf dem Höhepunkt sind die Geldeinsparungen enorm. Kommt es jedoch zu Störungen in der Lieferkette, müssen Sie andere Optionen prüfen.
• Dieselbe Studie ergab, dass Prozesse immer komplexer werden, wenn das Unternehmen selbst immer komplexer wird. Unternehmen diversifizieren ihre Beschaffung und Märkte, um Risiken zu mindern und zu managen.
• Dies könnte ein guter Zeitpunkt für eine interne Überprüfung sein. Müssen Ihre Richtlinien überarbeitet werden? Haben sie sich weiterentwickelt, um mit zukünftigen Eventualitäten fertig zu werden? Was wird Ihr Unternehmen beim nächsten Ausbruch anders machen?

Zusammenfassung

Die gute Nachricht ist, dass die große Migration zurück ins Büro kein Notfall ist. Anders als der schnelle kosmische Wandel, der das Geschäft und unser Leben gestört hat, können wir planen, wie die neue Normalität aussehen soll. Es sieht vielleicht nicht mehr so ​​aus wie vor der Pandemie, aber mit etwas Glück könnte es besser sein. Nutzen Sie den Übergang zurück ins Büro als Gelegenheit, eine stärkere Zukunft neu zu bewerten und zu planen.

 PWC-Umfrage, Juni 2020, Umfrage zur Fernarbeit in den USA: PwC

 Coca Cola erklärt dauerhafte Arbeit von zu Hause aus für alle indischen Mitarbeiter; Zuschuss für Stuhl, Internet! – Trak.in – Indisches Geschäft für Tech, Mobile & Startups

 Elon Musk sagt, dass Remote-Mitarbeiter nur so tun, als würden sie arbeiten. Es stellt sich heraus, dass er (irgendwie) Recht hat (yahoo.com)

 Musks bürointernes Ultimatum könnte den Remote-Arbeitsplan von Twitter stören (businessinsider.com)