Τι πρέπει να κάνουν οι εργοδότες για να καλωσορίσουν τους εργαζομένους τους πίσω στο γραφείο
Μετά από σχεδόν 2 χρόνια εργασίας από το σπίτι, μερικά πράγματα δεν θα είναι τα ίδια.
Ως απόκριση στην πανδημία του κορωνοϊού, πολλές επιχειρήσεις έκλεισαν τις πόρτες στα τούβλα τους και ζήτησαν από τους υπαλλήλους τους να εργάζονται από το σπίτι. Στο όνομα της ασφάλειας των εργαζομένων, οι εργοδότες που μπορούσαν να μεταβούν σε ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό, το έκαναν. Ήταν μια μεγάλη μετάβαση. Δεν ήταν μόνο μια αλλαγή κουλτούρας, αλλά σε πολλές περιπτώσεις, η πληροφορική και οι επιχειρήσεις έπρεπε να αγωνίζονται για να υποστηρίξουν ένα κατανεμημένο δίκτυο ατόμων. Οι προσδοκίες ήταν ότι όλοι θα εξακολουθούσαν να έχουν πρόσβαση στους ίδιους πόρους, παρόλο που δεν ήταν πλέον φυσικά στο δίκτυο. 
Ορισμένες βιομηχανίες δεν είχαν την επιλογή να επιτρέψουν στους υπαλλήλους τους να εργάζονται εξ αποστάσεως. Σκεφτείτε την ψυχαγωγία, τη φιλοξενία, τα εστιατόρια και το λιανικό εμπόριο. Ποιοι κλάδοι αντιμετώπισαν καλύτερα την πανδημία; Big Pharma, κατασκευαστές μασκών, υπηρεσίες παράδοσης στο σπίτι και καταστήματα αλκοολούχων ποτών, φυσικά. Αλλά, δεν είναι αυτό το θέμα της ιστορίας μας. Οι εταιρείες τεχνολογίας άκμασαν. Οι εταιρείες τεχνολογίας όπως το Zoom, το Microsoft Teams και το Skype ήταν έτοιμες να υποστηρίξουν άλλους κλάδους στη νέα ζήτηση για εικονικές συναντήσεις. Άλλοι, χωρίς δουλειά ή απολαμβάνοντας τα lockdown τους, στράφηκαν στο διαδικτυακό gaming. Είτε οι άνθρωποι εργάζονταν εξ αποστάσεως είτε ήταν πρόσφατα απολυμένοι, η τεχνολογία που σχετίζεται με τη συνεργασία και την επικοινωνία χρειαζόταν περισσότερο από ποτέ.
Όλα αυτά είναι πίσω μας. Η πρόκληση τώρα είναι να επιστρέψουν όλοι στο γραφείο. Μερικοί εργαζόμενοι λένε, «διάολο, όχι, δεν θα πάω». Αντιστέκονται να επιστρέψουν στο γραφείο. Κάποιοι μπορεί να τα παρατήσουν. Οι περισσότερες εταιρείες, ωστόσο, απαιτούν από το προσωπικό τους να επιστρέψει στο γραφείο, τουλάχιστον σε ένα υβριδικό μοντέλο - 3 ή 4 ημέρες στο γραφείο και οι υπόλοιποι να εργάζονται από το σπίτι. Πέρα από το προσωπικό και το προσωπικό, τα εμπορικά σας ακίνητα που είναι άδεια για τόσο καιρό είναι έτοιμη να υποδεχτεί αυτό το προσωπικό στο σπίτι;
Ασφάλεια
Κάποιο από το προσωπικό που έχετε προσλάβει στις συνεντεύξεις του Zoom, έχετε στείλει έναν φορητό υπολογιστή και δεν έχουν δει ποτέ το εσωτερικό του γραφείου σας. Ανυπομονούν να συναντήσουν τους συμπαίκτες τους πρόσωπο με πρόσωπο για πρώτη φορά. Ωστόσο, ο φορητός υπολογιστής τους δεν ήταν ποτέ στο φυσικό σας δίκτυο.
- Διατηρήθηκε ενημερωμένο το λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή με ενημερώσεις και ενημερώσεις κώδικα ασφαλείας;
- Οι φορητοί υπολογιστές των εργαζομένων διαθέτουν κατάλληλο λογισμικό προστασίας από ιούς;
- Έχουν εκπαιδευτεί οι εργαζόμενοι στην ασφάλεια στον κυβερνοχώρο; Οι επιθέσεις phishing και ransomware αυξάνονται. Οι χώροι εργασίας στο σπίτι μπορεί να είναι λιγότερο ασφαλείς και ένας υπάλληλος θα μπορούσε άθελά του να μεταφέρει κακόβουλο λογισμικό στο γραφείο. Τα τρωτά σημεία ασφαλείας του δικτύου γραφείου ενδέχεται να παραβιαστούν.
- Πώς θα χειριστούν οι υπηρεσίες ασφάλειας δικτύου και καταλόγου σας μια διεύθυνση MAC που δεν έχει ξαναδεί;
- Η σωματική ασφάλεια μπορεί να έχει γίνει χαλαρή. Εάν οι εργαζόμενοι έχουν απομακρυνθεί από την ομάδα ή από την εταιρεία, θυμηθήκατε να συλλέξετε τα σήματα τους ή/και να απενεργοποιήσετε την πρόσβασή τους;
Διαβιβάσεις
Πολλοί από αυτούς που επιστρέφουν στο γραφείο θα εκτιμήσουν ότι έχουν μια αξιόπιστη υπηρεσία Διαδικτύου και τηλεφώνου που δεν χρειάζεται να συντηρούν και να αντιμετωπίζουν οι ίδιοι τα προβλήματα. 
- Έχετε ελέγξει τα τηλέφωνα του γραφείου και τα τηλέφωνα της αίθουσας συνεδριάσεων; Οι πιθανότητες είναι καλές ότι, εάν δεν έχουν χρησιμοποιηθεί για αρκετό καιρό, τα τηλέφωνα VOIP μπορεί να χρειαστεί επαναφορά. Με οποιεσδήποτε διακυμάνσεις στην ηλεκτρική ενέργεια, αλλαγές στο υλικό, δυσλειτουργίες δικτύου, αυτά τα τηλέφωνα συχνά χάνουν την IP τους και θα πρέπει τουλάχιστον να επανεκκινηθούν, αν δεν τους εκχωρηθούν νέες διευθύνσεις IP.
- Οι εργαζόμενοι που εργάζονταν από το σπίτι χρησιμοποιούν την αγαπημένη τους υπηρεσία άμεσων μηνυμάτων, καθώς και τηλεδιάσκεψη, από ανάγκη. Αυτά ήταν εξαιρετικά χρήσιμα για την αύξηση της παραγωγικότητας. Θα απογοητευτούν αυτοί οι υπάλληλοι όταν ανακαλύψουν ότι τέτοια εργαλεία στα οποία βασίζονται εξακολουθούν να είναι περιορισμένα στο γραφείο; Μήπως ήρθε η ώρα να επανεξετάσουμε την ισορροπία μεταξύ παραγωγικότητας και ελέγχου;
Υλικό και λογισμικό
Η ομάδα IT σας ήταν απασχολημένη με το να διατηρεί το τηλεχειριστήριο συνδεδεμένο. Το υλικό και το λογισμικό του γραφείου έχουν παραμεληθεί.
- Χρειάστηκε ποτέ το εσωτερικό σας σύστημα να υποστηρίζει τόσους πολλούς χρήστες ταυτόχρονα;
- Είναι κάποιος εξοπλισμός πλέον ξεπερασμένος ή απαρχαιωμένος μετά από 2 χρόνια; Διακομιστές, μόντεμ, δρομολογητές, μεταγωγείς.
- Είναι ενημερωμένο το λογισμικό των διακομιστών με τις τελευταίες εκδόσεις; Τόσο λειτουργικά συστήματα όσο και εφαρμογές.
- Τι γίνεται με τις άδειες για το εταιρικό σας λογισμικό; Είστε σε συμμόρφωση; Έχετε περισσότερους χρήστες από αυτούς που είχατε; Έχουν άδεια για ταυτόχρονη χρήση;
κουλτούρα
Όχι, αυτό δεν είναι το σπίτι σας, αλλά ποιο είναι πραγματικά το πλεονέκτημα να επιστρέψετε στο γραφείο; Δεν πρέπει να είναι απλώς άλλη μια εντολή. 
- Η μηχανή ποτών δεν έχει γεμίσει εδώ και μήνες. Κάντε το ένα αληθινό καλωσόρισμα πίσω. Μην αφήνετε τους υπαλλήλους σας να νιώθουν ότι μπαίνουν κρυφά σε ένα εγκαταλελειμμένο σπίτι και δεν τους περίμεναν. Τα σνακ δεν πρόκειται να σπάσουν τα χρήματα και θα βοηθήσουν πολύ στο να τους ενημερώσουν ότι εκτιμώνται. Θυμηθείτε, κάποιο προσωπικό θα προτιμούσε να μείνει στο σπίτι.
- Έχετε μια ημέρα εκτίμησης των εργαζομένων. Πολλές εταιρείες έχουν ένα είδος εγκαινίων για να καλωσορίσουν το προσωπικό πίσω.
- Ένας από τους λόγους που θέλετε το προσωπικό πίσω στο γραφείο είναι η συνεργασία και η παραγωγικότητα. Μην καταπνίγετε τη δικτύωση και τη δημιουργικότητα με απαρχαιωμένες πολιτικές. Μείνετε ενημερωμένοι με τις πιο πρόσφατες οδηγίες CDC και τις τοπικές οδηγίες. Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να θέτουν άνετα όρια, να μασκάρουν αν θέλουν και να μείνουν σπίτι όταν πρέπει.
| Επαγγελματική συμβουλή για υπαλλήλους: Πολλοί οργανισμοί κάνουν την επιστροφή στο γραφείο προαιρετική. Εάν η εταιρεία σας έχει ανοίξει τις πόρτες, αλλά δεν έχει δώσει σαφή κατεύθυνση, τα δωρεάν γεύματα είναι ένας τρόπος να πούμε «σε θέλουμε πίσω». |
- Αναμφίβολα προσλάβατε νέο προσωπικό τα τελευταία δύο χρόνια. Μην ξεχάσετε να τα προσανατολίσετε στον φυσικό χώρο. Δείξτε τους γύρω. Βεβαιωθείτε ότι έχουν χώρο στάθμευσης και όλα τα είδη γραφείου τους. Βεβαιωθείτε ότι δεν αισθάνονται κυρώσεις που έρχονται στο γραφείο.
- Δεν υπάρχει κανένας κίνδυνος να ξεχάσει το προσωπικό τα casual Friday's, αλλά δεν είναι απαραίτητο να το αφήνετε να μπαίνει στο casual κάθε μέρα. Μην ανησυχείτε, πολλοί από εμάς έχουμε ρούχα που μας περίμεναν υπομονετικά για να επιστρέψουμε σε αυτά. Απλώς ελπίζει κανείς ότι εξακολουθούν να ταιριάζουν με την «πανδημία 15» τώρα πάνω μας.
Ομοφωνία
Στις αρχές της πανδημίας, πολλοί οργανισμοί άργησαν να επιτρέψουν στους υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι. Ήταν ένας νέος τρόπος σκέψης. Οι περισσότεροι, απρόθυμα, συμφώνησαν να αφήσουν πολλούς από τους εργάτες τους να εργάζονται εξ αποστάσεως. Αυτό ήταν νέο έδαφος και δεν υπήρχε συναίνεση σχετικά με τη βέλτιστη ισορροπία της εργασίας εξ αποστάσεως και εργασίας γραφείου. Τον Οκτώβριο του 2020, η Coca-Cola έκανε μια εκπληκτική ανακοίνωση. Οι τίτλοι φώναζαν, Μόνιμη εργασία από το σπίτι για όλους τους Ινδούς υπαλλήλους. «Το μοντέλο εργασίας από το σπίτι έχει κάνει πολλές εταιρείες και οργανισμούς (κυρίως πληροφορικής) να αποφασίσουν ότι από τη στιγμή που η επίδραση της πανδημίας αρχίσει να μειώνεται, δεν θα υπάρξει εξαναγκασμός ενός μεγάλου τμήματος εργαζομένων να επιστρέψουν στο γραφείο, ποτέ». Υπήρξε μια στροφή προς την εξ αποστάσεως εργασία και τα αποτελέσματα μιας έρευνας της PWC υπερηφανεύονταν ότι «η εξ αποστάσεως εργασία ήταν μια συντριπτική επιτυχία τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες». Ουάου.
Όπως ήταν αναμενόμενο, δεν συμφωνούν όλοι. Ο Ντέιβιντ Σόλομον, Διευθύνων Σύμβουλος της Goldman Sachs, λέει ότι η εξ αποστάσεως εργασία είναι «μια παρέκκλιση». Δεν πρέπει να ξεπεραστεί, Elon Musk, ο Αντιφρονών Αρχηγός, λέει: «Η εξ αποστάσεως εργασία δεν είναι πλέον αποδεκτή». Ωστόσο, ο Μασκ έκανε μια παραχώρηση. Είπε ότι το προσωπικό του στην Tesla θα μπορούσε να εργάζεται εξ αποστάσεως, αρκεί να είναι στο γραφείο για τουλάχιστον («και εννοώ ελάχιστο») 40 ώρες την εβδομάδα! Το Twitter ήταν μια από τις πρώτες εταιρείες που υιοθέτησε μια πολιτική εργασίας από το σπίτι. Τα στελέχη του Twitter το 2020 υποσχέθηκαν ότι θα είχαν ένα «κατανεμημένο εργατικό δυναμικό». για πάντα. Στις συζητήσεις του για την αγορά του Twitter, ο Μασκ κατέστησε σαφές ότι περίμενε να είναι όλοι στο γραφείο.
Επομένως, δεν υπάρχει συναίνεση, αλλά πολλές ισχυρές απόψεις και από τις δύο πλευρές. Υπάλληλος προειδοποίησης.
Πολιτικές και Διαδικασίες
Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, οι διαδικασίες έχουν αλλάξει. Έχουν προσαρμοστεί σε ένα κατανεμημένο εργατικό δυναμικό. Οι εταιρείες αναγκάστηκαν να αναθεωρήσουν τις πολιτικές και τις διαδικασίες για να προσαρμόσουν τα πάντα σχετικά με την επιβίβαση και την εκπαίδευση των νέων εργαζομένων, τις συναντήσεις της ομάδας, την ασφάλεια και τη χρονομέτρηση.
- Μια πρόσφατη Μελέτη Gartner διαπίστωσε ότι μία από τις αλλαγές των διαδικασιών ήταν μια λεπτή μετάβαση στην ανθεκτικότητα και την ευελιξία. Προηγουμένως, η εστίαση ήταν στη δημιουργία διαδικασιών για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας. Ορισμένοι οργανισμοί διαπίστωσαν ότι οι διαδικασίες που βελτιστοποιήθηκαν για αποτελεσματικότητα ήταν πολύ εύθραυστες και δεν είχαν ευελιξία. Σκεφτείτε την αλυσίδα εφοδιασμού ακριβώς στην ώρα. Στο αποκορύφωμά της, η εξοικονόμηση χρημάτων είναι τεράστια. Ωστόσο, εάν υπάρχουν διακοπές στην αλυσίδα εφοδιασμού, πρέπει να διερευνήσετε άλλες επιλογές.
- Η ίδια μελέτη διαπίστωσε ότι οι διαδικασίες γίνονται πιο περίπλοκες καθώς η ίδια η εταιρεία γίνεται πιο περίπλοκη. Οι εταιρείες διαφοροποιούν την προμήθεια και τις αγορές τους σε μια προσπάθεια να μετριάσουν και να διαχειριστούν τον κίνδυνο.
- Αυτή μπορεί να είναι μια καλή στιγμή για μια εσωτερική αναθεώρηση. Χρειάζονται αναθεώρηση οι πολιτικές σας; Έχουν εξελιχθεί για να χειρίζονται μελλοντικά απρόοπτα; Τι θα κάνει η εταιρεία σας διαφορετικά με το επόμενο ξέσπασμα;
Συμπέρασμα
Τα καλά νέα είναι ότι η μεγάλη μετανάστευση πίσω στο γραφείο δεν είναι επείγουσα. Σε αντίθεση με την ταχεία κοσμική αλλαγή που διέκοψε τις επιχειρήσεις και τις ζωές μας, μπορούμε να σχεδιάσουμε πώς θέλουμε να μοιάζει το νέο κανονικό. Μπορεί να μην φαίνεται όπως πριν από την πανδημία, αλλά με κάθε τύχη, θα μπορούσε να είναι καλύτερο. Χρησιμοποιήστε τη μετάβαση πίσω στο γραφείο ως ευκαιρία για να επαναξιολογήσετε και να σχεδιάσετε ένα πιο δυνατό μέλλον.
Έρευνα PWC, Ιούνιος 2020, Έρευνα απομακρυσμένης εργασίας στις ΗΠΑ: PwC
