Είναι φθηνό και εύκολο. Το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων Microsoft Excel είναι πιθανώς ήδη εγκατεστημένο στον υπολογιστή του επαγγελματικού χρήστη. Και πολλοί χρήστες σήμερα έχουν εκτεθεί στο λογισμικό του Microsoft Office από το γυμνάσιο ή και νωρίτερα. Αυτή η απότομη απάντηση στο γιατί το Excel είναι το κορυφαίο εργαλείο ανάλυσης μπορεί να μην είναι η σωστή απάντηση. Η πραγματική απάντηση μπορεί να σας εκπλήξει.

Για να βουτήξουμε βαθύτερα στην απάντηση στην ερώτηση, ας δούμε πρώτα τι εννοούμε ως εργαλείο ανάλυσης.

Πλατφόρμες Analytics και Business Intelligence

Ο κορυφαίος αναλυτής του κλάδου, Gartner, ορίζει τις πλατφόρμες Analytics και Business Intelligence ως εργαλεία που επιτρέπουν στους λιγότερο τεχνικούς χρήστες να «μοντελοποιούν, να αναλύουν, να εξερευνούν, να μοιράζονται και να διαχειρίζονται δεδομένα και να συνεργάζονται και να μοιράζονται ευρήματα, ενεργοποιημένα από IT και επαυξημένη από τεχνητή νοημοσύνη (AI). Οι πλατφόρμες ABI μπορεί προαιρετικά να περιλαμβάνουν τη δυνατότητα δημιουργίας, τροποποίησης ή εμπλουτισμού ενός σημασιολογικού μοντέλου, συμπεριλαμβανομένων των κανόνων της επιχείρησης." Με την πρόσφατη ανάπτυξη της τεχνητής νοημοσύνης, η Gartner αναγνωρίζει ότι τα επαυξημένα αναλυτικά στοιχεία μετατοπίζουν το κοινό-στόχο στους καταναλωτές και τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων από τον παραδοσιακό αναλυτή.

Για να θεωρηθεί το Excel εργαλείο ανάλυσης, θα πρέπει να έχει τις ίδιες δυνατότητες.

Έτσι, ενώ το Excel έχει πολλές από τις ίδιες δυνατότητες με τις κορυφαίες πλατφόρμες ABI, του λείπουν ορισμένες βασικές λειτουργίες. Πιθανότατα γι' αυτό, η Gartner δεν περιλαμβάνει το Excel στη λίστα των μεγάλων παικτών στα εργαλεία Analytics και BI. Επιπλέον, βρίσκεται επίσης σε διαφορετικό χώρο και τοποθετείται διαφορετικά από τη Microsoft στη δική της σειρά. Το Power BI βρίσκεται στη σειρά της Gartner και διαθέτει τα χαρακτηριστικά που λείπουν από το Excel, δηλαδή τη δυνατότητα κοινής χρήσης, συνεργασίας και διαχείρισης από το IT.

Η βασική αξία του Excel είναι η πτώση του

Είναι ενδιαφέρον ότι η πραγματική αξία των εργαλείων ABI και γιατί το Excel είναι τόσο πανταχού παρόν είναι το ίδιο: δεν διαχειρίζεται από IT. Στους χρήστες αρέσει η ελευθερία να εξερευνούν δεδομένα και να τα μεταφέρουν στους επιτραπέζιους υπολογιστές τους χωρίς την παρέμβαση του Τμήματος Πληροφορικής. Το Excel υπερέχει σε αυτό. Εν τω μεταξύ, είναι ευθύνη και αποστολή της ομάδας IT να φέρει τάξη στο χάος και να εφαρμόζει τη διακυβέρνηση, την ασφάλεια και τη συνολική συντήρηση σε όλο το λογισμικό υπό την επίβλεψή τους. Το Excel αποτυγχάνει.

Αυτό είναι το αίνιγμα. Είναι επιτακτική ανάγκη ο οργανισμός να διατηρεί τον έλεγχο της διακυβέρνησης του λογισμικού που χρησιμοποιούν οι υπάλληλοί του και των δεδομένων στα οποία έχουν πρόσβαση. Έχουμε γράψει για την πρόκληση του άγρια ​​συστήματα πριν. Το Excel είναι το πρωτοποριακό σύστημα πληροφορικής χωρίς εταιρική διακυβέρνηση ή έλεγχο. Η σημασία μιας ενιαίας, καλά διαχειριζόμενης εκδοχής της αλήθειας πρέπει να είναι προφανής. Με τις φάρμες υπολογιστικών φύλλων ο καθένας δημιουργεί τους δικούς του επιχειρηματικούς κανόνες και πρότυπα. Δεν μπορεί καν να ονομαστεί στάνταρ αν είναι εφάπαξ. Δεν υπάρχει καμία εκδοχή της αλήθειας.

Χωρίς μια ενιαία συμφωνημένη εκδοχή της αλήθειας καθιστά δύσκολη τη λήψη αποφάσεων. Επιπλέον, ανοίγει τον οργανισμό στην ευθύνη και καθιστά πιο δύσκολη την υπεράσπιση ενός πιθανού ελέγχου.

Η αναλογία τιμής προς αξία του Excel

Αρχικά νόμιζα ότι ένας από τους λόγους που το Excel αποκαλούνταν συχνά το νούμερο ένα εργαλείο ανάλυσης ήταν επειδή ήταν τόσο φθηνό. Νομίζω ότι μπορώ να πω ότι κυριολεκτικά κάθε εταιρεία στην οποία έχω δουλέψει μου έχει παράσχει άδεια για το Microsoft Office, η οποία περιλαμβάνει το Excel. Έτσι, για μένα, ήταν συχνά δωρεάν. Ακόμη και όταν η εταιρεία δεν παρείχε εταιρική άδεια, επέλεξα να αγοράσω τη δική μου άδεια χρήσης Microsoft 365. Δεν είναι δωρεάν, αλλά η τιμή έπρεπε να είναι ένας παράγοντας που συμβάλλει.

Η αρχική μου υπόθεση ήταν ότι το Excel πρέπει να είναι σημαντικά λιγότερο ακριβό από τις άλλες πλατφόρμες ABI. Το έσκαψα και ανακάλυψα ότι δεν ήταν τόσο φθηνό όσο νόμιζα. Ορισμένες από τις πλατφόρμες ABI που αξιολογεί η Gartner μπορεί στην πραγματικότητα να είναι λιγότερο ακριβές ανά θέση για μεγάλους οργανισμούς. Επέλεξα μερικά από τα λογισμικά και ζήτησα από το ChatGPT να με βοηθήσει να τα συγκρίνω και να τα ταξινομήσω ως προς το κόστος για οργανισμούς διαφορετικού μεγέθους.

Αυτό που βρήκα ήταν ότι το Excel δεν ήταν η λιγότερο δαπανηρή επιλογή για οποιονδήποτε μεγάλο οργανισμό. Έρχεται με ένα κόστος. Προφανώς, είναι δύσκολο να επιτευχθεί ακριβής τιμολόγηση και συχνά προσφέρονται σημαντικές εκπτώσεις για τη μετάβαση σε έναν συγκεκριμένο προμηθευτή. Νομίζω, ωστόσο, ότι η σχετική κατάταξη θα είναι συνεπής. Αυτό που παρατηρούμε είναι ότι η σουίτα Microsoft Office, της οποίας το Excel είναι συστατικό, δεν είναι η φθηνότερη επιλογή. Εκπληξη.

Από το Excel λείπουν βασικά στοιχεία ενός ABI εταιρικής κατηγορίας και υπάρχουν πιο οικονομικές εναλλακτικές στον κόσμο των αναλυτικών εργαλείων. Μεγάλη επιτυχία στην αναλογία τιμής προς αξία του Excel.

Συνεργασία

Η συνεργασία με χρήση λογισμικού για δεδομένα Analytics και Business Intelligence σε μεγάλους οργανισμούς προσφέρει οφέλη που μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, τη λειτουργική αποτελεσματικότητα και τον στρατηγικό σχεδιασμό. Η συνεργασία αναγνωρίζει ότι κανένας μεμονωμένος συνεισφέρων δεν είναι νησί και η σοφία του πλήθους μπορεί να προσφέρει καλύτερη εικόνα και καλύτερες αποφάσεις. Οι οργανισμοί εκτιμούν τη συνεργασία τόσο πολύ που είναι πρόθυμοι να πληρώσουν ένα ασφάλιστρο σε σχέση με εργαλεία όπως το Excel που δεν παρέχουν τη δυνατότητα.

Τα εργαλεία που προωθούν τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας παρέχουν:

• Ενισχυμένη Λήψη Αποφάσεων
• Αυξημένη απόδοση
• Βελτιωμένη ποιότητα και συνέπεια δεδομένων
• Ευελιξία και ευελιξία
• Διαμοιρασμός Γνώσης και Καινοτομία
• Εξοικονόμηση κόστους
• Βελτιωμένη ασφάλεια και συμμόρφωση
• Ακεραιότητα δεδομένων
• Εξουσιοδοτημένοι Εργαζόμενοι

Η αξία της χρήσης λογισμικού για ανάλυση δεδομένων και BI που παρέχει συνεργασία σε μεγάλους οργανισμούς έγκειται στη συνέργεια των βελτιωμένων δυνατοτήτων λήψης αποφάσεων, της λειτουργικής αποτελεσματικότητας και μιας κουλτούρας καινοτομίας και ενδυνάμωσης. Τα εργαλεία που δεν παρέχουν συνεργασία προωθούν νησίδες πληροφοριών και σιλό δεδομένων. Το Excel δεν διαθέτει αυτό το βασικό χαρακτηριστικό.

Η επιχειρηματική αξία του Excel μειώνεται

Το Excel μπορεί να είναι το πιο χρησιμοποιούμενο εργαλείο δεδομένων σε οργανισμούς, αλλά για όλους τους λάθος λόγους. Επιπλέον, οι λόγοι που πιστεύουμε ότι το χρησιμοποιούμε - επειδή είναι φθηνό και εύκολο - γίνονται όλο και λιγότερο αληθινοί καθώς τα εταιρικά αναλυτικά στοιχεία και τα εργαλεία BI γίνονται πιο προσιτά και ενσωματώνουν την τεχνητή νοημοσύνη για να βοηθούν σε πιο σύνθετες εργασίες.