Itzala Itzala: Erakunde bakoitzak jasaten dituen arriskuak eta onurak orekatzea

Laburpena

Autozerbitzuaren berri ematea da agindutako lurra. Tableau, Cognos Analytics, Qlik Sense edo beste analisi-tresna bat izan, badirudi saltzaile guztiek autozerbitzuko datuen aurkikuntza eta azterketa sustatzen ari direla. Autozerbitzuarekin Shadow IT dator. Hori planteatzen dugu guztiak erakundeek Itzalen IT itzalean jasaten dute, neurri batean edo bestean. Irtenbidea argia piztea da, arriskuak kudeatzea eta onurak maximizatzea. 

Orokorra

Liburu zuri honetan erreportajearen bilakaera eta inork hitz egiten ez dituen sekretu zikinen berri emango dugu. Tresna ezberdinek prozesu desberdinak behar dituzte. Batzuetan ideologiak ere bai.  Ideologiak "programa soziopolitiko bat osatzen duten baieztapen, teoria eta helburu integratuak dira". Ez gara lortuko soziopolitikoa baina ezin zait hitzik bururatu negozio eta informatika programa bat adierazteko. Kimball-Inmon datu-basea antzeko eztabaida ideologikotzat hartuko nuke. Beste era batera esanda, zure planteamenduak edo pentsatzeko moduak zure ekintzak gidatzen ditu.  

Aurrekariak

Denean IBM 5100 ordenagailua punta-puntakoa zen, $ 10,000 teklatu integratua, 5K RAM eta zinta unitate batekin 16 hazbeteko pantaila lortuko zenituzke. 50 kilo pasatxo dituena. Kontabilitaterako egokia, fitxategi-armairu txiki baten tamainako disko-matrize aske batera konektatuko litzateke. Konputazio serio oro mainframe denbora partekatuko terminalen bidez egiten zen oraindik. (irudia)

"Operadore” margarita kateatutako ordenagailuak kudeatzen zituen eta kanpoko mundurako sarbidea kontrolatzen zuen. Operadoreen taldeak, edo geroago sistemaren administratzaileak eta devops, hazi ziren gero eta handiagoa den teknologiari laguntzeko. Teknologia handia zen. Horiek kudeatzen zituzten taldeak handiagoak ziren.

Enpresen kudeaketa eta informatikak zuzendutako txostenak ohikoak izan dira ordenagailuen aroaren hasieratik. Ideologia hau "The Company"-k baliabideak kudeatzen dituen eta behar duzuna emango dizun planteamendu trinko eta kontserbadorearen arabera eraiki zen. Txosten pertsonalizatu bat behar baduzu, edo ziklotik kanpo zegoen epe batean txosten bat behar baduzu, eskaera bat bidali behar duzu.  

Prozesua motela izan zen. Ez zegoen berrikuntzarik. Agilea ez zen existitzen. Eta, antzinako igerileku klerikoa bezala, informatika saila gainkostutzat hartzen zen.

Alde txarrak izan arren, arrazoi batengatik egin zen. Modu honetan egiteak onura batzuk zituen. Denek jarraitutako prozesuak zeuden martxan. Inprimakiak hiru kopiatan bete ziren eta bulegoen arteko posta bidez bideratu ziren. Erakunde osoko datu-eskaerak ordenatu, nahastu, lehenetsi eta aurreikusteko moduan jokatu ziren.  

Datu biltegi bakarra eta enpresa osorako txostenak egiteko tresna bakarra zegoen. Zentral talde batek sortutako txosten kontserbatuek a egiaren bertsio bakarra. Zenbakiak oker bazeuden, denek okerreko zenbaki berdinetatik lan egiten zuten. Barne koherentziarako zerbait esan behar da.

Negozioak egiteko modu horren kudeaketa aurreikusten zen. Aurrekontua zen.  

Orduan, duela 15 edo 20 urte egun batean, hori guztia lehertu zen. Iraultza bat egon zen. Konputazio ahalmena zabaldu zen.  Moore-en legea – “ordenagailuen prozesatzeko ahalmena bi urtean behin bikoiztu egingo da” – obeditu zen. PCak txikiagoak eta nonahikoak ziren.   

Enpresa gehiago hasi ziren datuetan oinarritutako erabakiak hartzen hainbeste urtetan erabilitako heste sena baino. Konturatu ziren beren industriako liderrak datu historikoetan oinarritutako erabakiak hartzen ari zirela. Laster datuak denbora errealean ia bihurtu ziren. Azkenean, txostena iragarle bihurtu zen. Hasieran oinarrizkoa zen, baina negozioaren erabakiak gidatzeko analitika erabiltzearen hasiera izan zen.

Datu-analista eta datu-zientzilari gehiago kontratatzeko aldaketa gertatu zen, kudeaketari merkatua ulertzen eta erabaki hobeak hartzen laguntzeko. Baina gauza barregarri bat gertatu zen. Informatika-talde zentralak ez zuen ordenagailu pertsonal txikiagotzen joera bera jarraitu. Ez zen berehala eraginkorragoa eta txikiagoa bihurtu.

Hala ere, teknologia deszentralizatuari erantzunez, IT taldea ere deszentralizatzen hasi zen. Edo, behintzat, tradizioz IT-aren parte izan ziren rolak, orain negozio-unitateen parte ziren. Datuak eta negozioa ulertzen zuten analistak sail guztietan txertatuta zeuden. Kudeatzaileak euren analistei informazio gehiago eskatzen hasi ziren. Analistek, berriz, esan zuten: “Datu eskaerak hiru kopiatan bete beharko ditut. Hilabete honetako datuak lehenesteko bileran onartuko da lehenbailehen. Ondoren, baliteke IT-ak gure datu-eskaera prozesatzeko aste bat edo bi behar izatea, haien lan-kargaren arabera. BAINA,... datu biltegira sarbidea lortuko banu, gaur arratsaldean kontsulta bat egin nezake. Eta horrela doa.

Autozerbitzurako aldaketa hasi zen. Informatika sailak erraztu egin zituen datuen gakoak. Txostenen eta analitikoen saltzaileak filosofia berria hartzen hasi ziren. Paradigma berri bat zen. Erabiltzaileek tresna berriak aurkitu dituzte datuetara sartzeko. Datuetarako sarbidea lortuz gero burokrazia saihestu dezaketela deskubritu zuten. Ondoren, beren analisia egin dezakete eta erantzun-denbora murrizten dute beren kontsultak eginez.

Autozerbitzuaren txostenak eta analitikak dituen abantailak

Datuetara zuzeneko sarbidea eskaintzeak eta autozerbitzuaren berri emateak hainbat arazo konpondu zituen,

1. Adi.  Erabilgarri errazak ziren xederako eraikitako tresnek, erabiltzaile guztiei laguntzeko eta galdera guztiei erantzuteko, erabilera anitzeko eta datatutako ondare-erreportaje eta analisi-tresna bakarra ordezkatu zuten. 
2. Arina.  Aurretik, negozio-unitateek produktibitate eskasak oztopatzen zituzten. Azken hilabeteko datuetara soilik sartzeak arin lan egiteko ezintasuna ekarri zuen. Datu biltegia irekitzeak prozesua laburtu zuen, negoziotik gertuago daudenei azkarrago funtzionatzeko, joera garrantzitsuak ezagutzeko eta erabakiak azkarrago hartzeko aukera emanez. Horrela, datuen abiadura eta balioa handitu.
3. ahalmena. Erabiltzaileek erabakiak hartzeko besteen espezializazioan eta erabilgarritasunean oinarritu beharrean, beren lana egiteko baliabideak, autoritatea, aukera eta motibazioa eman zitzaien. Beraz, erabiltzaileak ahalduntzen hasi ziren autozerbitzurako tresna bat erabiliz, zeinak erakundeko besteenganako konfiantzatik libratu ahal izateko, bai datuetara sartzeko bai analisia bera sortzeko.

Autozerbitzuaren txostenak eta analitikaren erronkak

Dena den, ebatzitako autozerbitzuaren berri emateko arazo bakoitzeko, beste hainbat sortu zituen. Informazio- eta analisi-tresnak jada ez zituen zentralki kudeatzen IT taldeak. Beraz, talde bakar batek txostenak kudeatzen zituenean arazoak ez ziren beste gauza batzuk zailagoak bihurtu ziren. Kalitate-bermea, bertsio-kontrola, dokumentazioa eta kaleratze-kudeaketa edo inplementazioa bezalako prozesuek beren kabuz arduratzen ziren talde txiki batek kudeatzen zituenean. Txostenak eta datuak kudeatzeko estandar korporatiboak zeuden tokian, ezin ziren gehiago bete. ITtik kanpo gertatzen ari zenari buruzko ikuspegi edo ikusgarritasun gutxi zegoen. Aldaketaren kudeaketa ez zen existitzen. 

Sailak kontrolatutako instantzia hauek a bezala funtzionatzen zuten itzal ekonomia horrek 'radar azpian' gertatzen diren negozioei egiten die erreferentzia, hau Shadow IT da. Wikipediak Shadow IT honela definitzen duinformazioaren teknologiak Informatika-sail zentrala ez den beste sailek zabaldutako (IT) sistemak, informazio-sistema zentralen gabeziak konpontzeko". Batzuek definitzen dute Itzal IT gehiago broadBatez ere, IT edo infosec-en kontroletik kanpo dauden proiektu, programa, prozesu edo sistemak sartzea.

Aupa! Lasaitu. Itzala IT kontrolatzen ez duen edozein proiektu, programa, prozesu edo sistema bada, uste baino zabalagoa da. Nonahi dago. Argiago esateko, guztietan erakundeak Shadow IT du aitortu ala ez.  Maila kontu bat besterik ez da. Erakunde batek Itzaleko IT-ri aurre egiteko arrakasta izan dezakeen funtsezko erronka batzuei nola aurre egiten dien araberakoa da neurri handi batean.

• Segurtasuna. Shadow IT-k sortutako arazoen zerrendaren buruan dago segurtasun arriskuak. Pentsatu makroak. Pentsa erakundetik kanpo posta elektroniko bidez PMI eta PHI duten kalkulu-orriak.
• Datuak galtzeko arrisku handiagoa.  Berriz ere, inplementazioan edo prozesuetan dauden inkoherentziak direla eta, inplementazio bakoitza desberdina izan daiteke. Horrek zaildu egiten du ezarritako negozio-praktikak betetzen ari direla frogatzea. Gainera, zaildu egiten du erabilera eta sarbideen auditoretza eskaera soilak betetzea.
• Betetze arazoak.  Ikuskaritza-arazoei lotuta, datuen sarbidea eta datu-fluxuak izateko probabilitatea ere handiagoa da, eta zailagoa da araudiak betetzea, esaterako. Sarbanes-Oxley Legea, GAAP (Oro har onartutako kontabilitate printzipioak), HIPAA (Osasun Aseguruen Erabilgarritasun eta Kontuen Legea) eta besteak
• Datuen sarbidean eraginkortasun ezak.  Banatutako IT konpontzen saiatzen den arazoetako bat datuen abiadura den arren, ustekabeko ondorioen artean finantza, marketin eta HRko langile ezkutuentzako ezkutuko kostuak daude, adibidez, zeinek denbora ematen baitute datuen baliozkotasunari buruz eztabaidatzen, bateratzen bizilagunen zenbakiak eta softwarea galtzen eserlekutik kudeatzen saiatzen ari dira.
• Eraginkortasun ezak prozesuan. Hainbat negozio-unitatek modu independentean teknologia hartzen dutenean, erabilera eta hedapenari lotutako prozesuak ere bai. Batzuk eraginkorrak izan daitezke. Beste batzuk ez hainbeste.  
• Negozio-logika eta definizio koherenteak. Ez dago estandarrak ezartzeko atezain bat, litekeena da inkoherentziak garatzea, proba eta bertsio-kontrol faltagatik. Datu edo metadatuen ikuspegi bateratu gabe, negozioak ez du egiaren bertsio bakar bat ere. Sailek erraz har ditzakete negozio-erabakiak datu akatsetan edo osatugabeetan oinarrituta.
• Ikuspegi korporatiboarekin bat ez egitea.  Itzaleko IT-ak maiz mugatzen du ROIaren gauzatzea. Saltzaileen kontratuak eta eskala handiko akordioak negoziatzeko dauden sistema korporatiboak saihestu egiten dira batzuetan. Horrek gehiegizko lizentziak eta sistema bikoiztuak sor ditzake. Gainera, antolakuntza-helburuak eta IT-en plan estrategikoak bilatzea eten egiten du.

Ondorioz, autozerbitzuko txostenak hartzeko asmo onek nahi gabeko ondorioak ekarri zituzten. Erronkak hiru kategoriatan laburbil daitezke: gobernantza, segurtasuna eta negozioen lerrokatzea.

Ez ezazu akatsik egin, enpresek erabiltzaile gaituak behar dituzte denbora errealeko datuak tresna modernoekin aprobetxatuz. Aldaketen kudeaketaren, bertsioen kudeaketaren eta bertsioen kontrolaren diziplina ere behar dute. Beraz, autozerbitzuaren berri ematea/BI iruzurra al da? Aurkitu al dezakezu autonomiaren eta gobernantzaren arteko oreka? Gobernatu al dezakezu ikusten ez duzuna?

Irtenbidea The

BI autozerbitzuaren espektroa 

Itzal bat jada ez da itzal bat argi bat distira egiten badiozu. Era berean, Itzalaren IT ez da beldurrik izango azalera ateratzen bada. Itzalaren IT erakustean, negozio-erabiltzaileek eskatzen dituzten autozerbitzuaren txostenaren onurak aprobetxa ditzakezu eta, aldi berean, gobernuaren bidez arriskua murrizten da. Itzala gobernatzea oximoron bat dirudi, baina, egia esan, autozerbitzuari gainbegiratzea ekartzeko ikuspegi orekatua da.

Nahi dut probatzea egilearen analogia (tik mailegatua Kimball) autozerbitzuko BI/erreportajea jatetxeko buffet baten parekoa. Buffeta autozerbitzua da zentzu horretan nahi duzun guztia lor dezakezu eta ekarri berriro zure mahaira. Horrek ez du esan nahi sukaldera sartu eta zuk zeuk plantxan jarriko duzun txuleta. Sukaldari hori eta bere sukaldeko taldea behar dituzu oraindik. Berdin gertatzen da autozerbitzuko txostenekin/BIarekin, beti beharko duzu informatika-taldea datu-buffeta prestatzeko, erauzketa, eraldaketa, biltegiratzea, segurtasuna, modelizazioa, kontsulta eta gobernuaren bidez.  

Jan ahal duzun buffeta analogia sinpleegia izan daiteke. Behatu duguna da jatetxeko sukalde-taldearen parte-hartze maila desberdinak daudela. Batzuekin, buffet tradizionala bezala, janaria atzeko aldean prestatzen dute eta jateko prest dagoenean smorgasborda jartzen dute. Egin behar duzun guztia zure platera kargatu eta mahaira eramatea da. Hau Las Vegas MGM Grand Buffet edo Golden Corral negozio eredua da. Espektroaren beste muturrean, Home Chef, Blue Apron eta Hello Fresh bezalako negozioak daude, zure atean errezeta eta osagaiak bidaltzen dituztenak. Muntaketa batzuk behar dira. Erosketak eta otorduak planifikatzen dituzte. Zuk egiten duzu gainerakoa.

Tartean, beharbada, Mongolian Grill bezalako tokiak daude osagaiak prestatu dituztenak, baina zuk hauta ditzazun ezarri eta gero sukaldariari haragi eta barazki gordinak ematen dizkioten platera sutan jar dezan. Kasu honetan, azken emaitzaren arrakasta (neurri batean behintzat) ondo doazen osagaien eta saltsaren nahasketa hautatzearen araberakoa da. Aukeratu behar duzun janariaren prestaketaren eta kalitatearen araberakoa da, baita zenbaitetan bere ukituak ematen dituen sukaldariaren trebetasuna ere.

BI autozerbitzuaren espektroa

Autozerbitzuaren analitika berdina da. Autozerbitzuko analitika duten erakundeek espektroaren nonbait egon ohi dira. Espektroaren mutur batean erakundeak daude, MGM Grand Buffet bezalakoak, non IT taldeak oraindik datu eta metadatu guztiak prestatzen dituen, enpresa osoko analisi eta txostenak egiteko tresna hautatzen duen eta azken erabiltzaileari aurkezten dion. Azken erabiltzaileak ikusi nahi dituen datu-elementuak hautatu eta txostena exekutatu besterik ez du egin behar. Eredu honen autozerbitzu bakarra da txostena ez duela dagoeneko sortu IT taldeak. Cognos Analytics erabiltzen duten erakundeen filosofia espektroaren mutur honetan kokatzen da.

Zure atean bidaltzen diren otordu-kiten antza handiagoa duten erakundeek beren azken erabiltzaileei "datu-kit" bat eman ohi diete, behar dituzten datuak eta hara sartzeko tresnak aukeratzeko. Eredu honek erabiltzaileak hobeto ulertzea eskatzen du bai datuak bai tresnak behar dituen erantzunak lortzeko. Gure esperientziaren arabera, Qlik Sense eta Tableau aprobetxatzen dituzten enpresak kategoria honetan sartu ohi dira.

Power BI bezalako enpresa-tresnak Mongolian Grill bezalakoak dira, nonbait erdialdean.  

Gure “BI autozerbitzuaren espektroaren hainbat puntutan” analitika-tresna desberdinak erabiltzen dituzten erakundeak orokortu eta koka ditzakegun arren, errealitatea da posizioa alda daitekeela hainbat faktoreren ondorioz: enpresak teknologia berriak har ditzake, erabiltzaileen gaitasuna areagotu, kudeaketa. planteamendu bat agindu dezake, edo enpresak autozerbitzu eredu irekiago batera eboluzionatu dezake, datu-kontsumitzaileentzako askatasun gehiagorekin. Izan ere, espektroaren posizioa erakunde bereko negozio-unitateen artean alda daiteke.  

Analitikaren bilakaera

Autozerbitzurako aldaketarekin eta erakundeak BI Buffet Spectrum-en eskuinera mugitzen diren heinean, Bikaintasun Zentro diktatorial tradizionalak praktika-komunitate kolaboratiboekin ordezkatu dira. IT-ek talde matrize hauetan parte har dezake, eta horrek praktika onenak gizarteratzen laguntzen du entrega-taldeen artean. Horri esker, negozioaren aldeko garapen-taldeek autonomia pixka bat mantentzea ahalbidetzen dute gobernuaren eta arkitekturaren muga korporatiboen barruan lan egiten duten bitartean.

adi egon behar du. Beren txostenak sortzen dituzten erabiltzaileek, eta kasu batzuetan, ereduak, baliteke datuen segurtasun-arriskuen berri ez izatea. Segurtasun-isuriak ekiditeko modu bakarra eduki berriak modu proaktiboan bilatzea eta horiek betetzen diren ebaluatzea da.

Itzala gobernatutako IT-ren arrakasta segurtasun eta pribatutasun politikak betetzen direla bermatzeko indarrean dauden prozesuei buruzkoa ere bada. 

Autozerbitzuaren paradoxak 

Autozerbitzu gobernatuen analitikak askatasuna kontrolaren aurka jartzen duten indar polarrak uztartzen ditu. Dinamika honek negozioaren eta teknologiaren arlo askotan jokatzen du: abiadura estandarrak; berrikuntza versus eragiketak; arintasuna versus arkitektura; eta sailen beharrak versus korporazio interesak.

-Wayne Erickson

Itzala kudeatzeko tresnak

Arriskuak eta onurak orekatzea funtsezkoa da Itzaleko IT politika iraunkorra garatzeko. Itzaleko IT aprobetxatzea langile guztiei beren eginkizunetan gailentzea ahalbidetuko dieten prozesu eta tresna berriak ezagutzeko negozio-praktika adimenduna besterik ez da. Sistema anitzekin integratzeko gaitasuna duten tresnek IT eta negozioa baretu ditzakeen irtenbidea eskaintzen die enpresei.

Itzalak sortzen dituen arriskuak eta erronkak asko arindu daitezke gobernantza prozesuak ezarriz, kalitatezko datuak autozerbitzurako sarbidearen bidez behar dituzten guztientzat eskuragarri daudela ziurtatzeko.

Galdera gakoak 

IT Segurtasunak Itzalaren Ikusgarritasun eta Kontrolarekin lotutako galdera nagusiak erantzun beharko lituzke. Galdera hauei erantzuteko sistemak edo prozesuak badituzu, segurtasun-ikuskaritzako Itzalaren IT atala gainditu ahal izango zenuke:

1. Itzalen IT estaltzen duen politikarik al duzu?
2. Erraz zerrenda ditzakezu zure erakundean erabiltzen ari diren aplikazio guztiak? Bonus puntuak bertsioari eta konponketa-mailari buruzko informazioa baduzu.
3. Ba al dakizu nork aldatu dituen aktiboak analitikoak ekoizpenean?
4. Ba al dakizu nor erabiltzen ari den Shadow IT aplikazioak?
5. Ba al dakizu noiz aldatu zen azkenekoz produkzioko edukia?
6. Erraz itzul al dezakezu aurreko bertsiora produkzio bertsioan akatsak badaude?
7. Gai al zara fitxategi indibidualak erraz berreskuratzeko hondamendia gertatuz gero?
8. Zer prozesu erabiltzen duzu artefaktuak desafektatzeko?
9. Erakutsi dezakezu onartutako erabiltzaileak soilik sartu zirela sistemara eta sustatutako fitxategiak?
10. Zure zenbakietan akats bat aurkitzen baduzu, nola dakizu noiz aurkeztu zen (eta nork)?

Ondorioa

Itzala bere hainbat formatan geratzeko dago. Argi bat piztu eta agerian jarri behar dugu, bere onurak aprobetxatuz arriskuak kudeatu ahal izateko. Langileak produktiboagoak eta negozioak berritzaileagoak izan ditzake. Hala ere, onuretarako ilusioa segurtasuna, betetzea eta gobernantzak apaldu beharko luke.   

Erreferentziak

Nola lortu Autozerbitzuko Analitikarekin Ahalduntzea eta Gobernua orekatzea

Ideologiaren definizioa, Merriam-Webster

Itzaleko Ekonomiaren definizioa, Merkatuko Negozioen Albisteak

Itzala, Wikipedia 

Itzala Itzala: CIOren ikuspegia

Egiaren bertsio bakarra, Wikipedia

Autozerbitzuko analitikarekin arrakasta izan: egiaztatu txosten berriak

IT Eredu Eragilearen Bilakaera

Autozerbitzua BI Hoax

Zer da Shadow IT?, McAfee

Zer egin Shadow IT-ri buruz