Mitä työnantajien on tehtävä toivottaakseen työntekijänsä takaisin toimistolle?

Lähes 2 vuoden kotoa työskentelyn jälkeen jotkut asiat eivät vain ole entisellään.

Vastauksena koronaviruspandemiaan monet yritykset sulkivat ovet ja pyysivät työntekijöitään työskentelemään kotoa käsin. Työntekijöiden turvallisuuden nimissä työnantajat, jotka voisivat siirtyä etätyövoimaan, tekivät sen. Se oli suuri siirtymä. Se ei ollut vain kulttuurin muutos, vaan monissa tapauksissa IT:n ja toimintojen piti rynnätä tukeakseen hajautettua henkilöverkostoa. Odotukset olivat, että kaikki pääsisivät edelleen samoihin resursseihin, vaikka he eivät enää fyysisesti olisi verkossa.

Joillakin toimialoilla ei ollut mahdollisuutta antaa työntekijöilleen etätyötä. Ajattele viihdettä, vieraanvaraisuutta, ravintoloita ja vähittäiskauppaa. Mitkä toimialat selvisivät pandemiasta parhaiten? Big Pharma, maskien valmistajat, kotiinkuljetuspalvelut ja viinakaupat tietysti. Tarinamme ei kuitenkaan tarkoita sitä. Teknologiayritykset menestyivät. Tekniikkayritykset, kuten Zoom, Microsoft Teams ja Skype, olivat valmiita tukemaan muita toimialoja virtuaalisten kokousten uudessa kysynnässä. Toiset, jotka olivat työttömänä tai nauttivat rajoituksistaan, siirtyivät verkkopelaamiseen. Olivatpa ihmiset etätyössä tai äskettäin lomautettuja, yhteistyöhön ja viestintään liittyvää teknologiaa tarvittiin enemmän kuin koskaan.

Kaikki tämä on takanamme. Nyt haasteena on saada kaikki takaisin toimistolle. Jotkut työntekijät sanovat: "ei vittu, en mene." He vastustavat palaamista toimistoon. Jotkut saattavat lopettaa. Useimmat yritykset kuitenkin vaativat työntekijöitään palaamaan toimistoon ainakin hybridimallissa – 3–4 päivää toimistossa ja loput kotoa käsin. Onko henkilökohtaisten ja henkilöstön lisäksi pitkään tyhjänä ollut liikekiinteistösi valmis toivottamaan nämä työntekijät kotiin?  

Turvallisuus

Jotkut Zoom-haastattelujen kautta palkkaamastasi henkilökunnasta ovat toimittaneet kannettavan tietokoneen, eivätkä he ole koskaan edes nähneet toimistosi sisäpuolta. He odottavat innolla tapaavansa joukkuetoverinsa kasvokkain ensimmäistä kertaa. Mutta heidän kannettava tietokone ei ole koskaan ollut fyysisessä verkossasi.  

• Onko tietokoneen käyttöjärjestelmä pidetty ajan tasalla tietoturvapäivitysten ja -korjausten avulla?  
• Onko työntekijöiden kannettavissa tietokoneissa asianmukainen virustorjuntaohjelmisto?
• Onko työntekijöitä koulutettu kyberturvallisuuteen? Tietojenkalastelu- ja ransomware-hyökkäykset ovat kasvussa. Kodin työtilat voivat olla vähemmän turvallisia ja työntekijä voi tahattomasti kuljettaa haittaohjelmia toimistoon. Toimistoverkon tietoturvahaavoittuvuudet voivat vaarantua.
• Miten verkkoturva- ja hakemistopalvelusi käsittelevät MAC-osoitetta, jota se ei ole koskaan nähnyt?
• Fyysinen turvallisuus on ehkä heikentynyt. Jos työntekijät ovat siirtyneet pois tiimistä tai pois yrityksestä, oletko muistanut kerätä heidän tunnuksensa ja/tai estää heidän pääsynsä?

Yhteydenpito

Monet toimistoon palaavat arvostavat luotettavaa internet- ja puhelinpalvelua, jota heidän ei tarvitse ylläpitää ja tehdä vianmäärityksiä itse.

• Oletko tarkistanut pöytäpuhelimet ja neuvotteluhuoneen puhelimet? On todennäköistä, että jos niitä ei ole käytetty vähään aikaan, VOIP-puhelimet on ehkä nollattava. Sähkön vaihteluiden, laitteistomuutosten ja verkkohäiriöiden vuoksi nämä puhelimet menettävät usein IP-osoitteensa ja ne on käynnistettävä ainakin uudelleen, ellei niille anneta uusia IP-osoitteita.
• Kotoa työskennelleet työntekijät ovat käyttäneet suosikkipikaviestipalveluaan sekä videoneuvotteluja pakosta. Nämä ovat olleet valtavasti hyödyllisiä tuottavuuden lisäämisessä. Ovatko nämä työntekijät pettyneitä huomatessaan, että tämänkaltaisia ​​työkaluja, joihin he ovat tottuneet luottamaan, on edelleen rajoitettu toimistossa? Onko aika harkita uudelleen tasapainoa tuottavuuden ja hallinnan välillä?  

Laitteisto ja ohjelmisto

IT-tiimisi on pitänyt kiirettä etävoiman yhteydessä. Toimiston laitteistot ja ohjelmistot on laiminlyöty.

• Onko sisäisen järjestelmäsi koskaan tarvinnut tukea näin montaa käyttäjää samanaikaisesti?
• Onko jokin laitteista nyt vanhentunut tai vanhentunut 2 vuoden jälkeen? Palvelimet, modeemit, reitittimet, kytkimet.
• Onko palvelimien ohjelmistot ajan tasalla uusimpien julkaisujen kanssa? Sekä käyttöjärjestelmät että sovellukset.
• Entä yrityksesi ohjelmistojen lisenssit? Oletko sääntöjen mukainen? Onko sinulla enemmän käyttäjiä kuin ennen? Onko niillä lisenssi samanaikaiseen käyttöön?  

Kulttuuri

Ei, tämä ei ole kotisi, mutta mikä todella houkuttelee palaamaan toimistoon? Sen ei pitäisi olla vain uusi toimeksianto.

• Juomakonetta ei ole täytetty kuukausiin. Tee siitä todellinen tervetulotoivotus. Älä anna työntekijöidesi tuntea, että he hiipivät hylättyyn taloon eikä heitä odotettu. Välipalat eivät riko pankkia, ja ne kertovat heille, että heitä arvostetaan. Muista, että osa henkilökunnasta jää mieluummin kotiin.
• Pidä työntekijän arvostuspäivä. Monilla yrityksillä on eräänlainen avajaisjuhla toivottaakseen henkilöstön tervetulleeksi takaisin.
• Yksi syistä, miksi haluat henkilöstön takaisin toimistoon, on yhteistyö ja tuottavuus. Älä tukahduta verkostoitumista ja luovuutta vanhentuneilla käytännöillä. Pysy ajan tasalla uusimpien CDC:n ja paikallisten ohjeiden kanssa. Anna työntekijöiden asettaa mukavat rajat, pukeutua naamioon, jos he haluavat, ja pysyä kotona, kun heidän pitäisi.  

• Olet epäilemättä palkannut uutta henkilökuntaa viimeisen kahden vuoden aikana. Älä unohda suunnata niitä fyysiseen tilaan. Näytä heille ympärillesi. Varmista, että heillä on pysäköintipaikka ja kaikki toimistotarvikkeet. Varmista, että he eivät koe olevansa rangaistuja toimistoon saapumisesta.
• Ei ole vaaraa, että henkilökunta unohtaa arkipäiväiset perjantait, mutta sen ei tarvitse antaa hiipiä joka päivä rennoksi. Älä huoli, monilla meistä on asuja, jotka ovat odottaneet meidän kärsivällisesti palaavan niihin. Toivotaan vain, että ne sopivat edelleen "pandemian 15" kanssa.

Yhteisymmärrys

Pandemian alussa monet organisaatiot olivat hitaita salliessaan työntekijöiden työskennellä kotoa käsin. Se oli uusi tapa ajatella. Useimmat suostuivat vastahakoisesti antamaan monille työntekijöilleen etätyötä. Tämä oli uusi alue, eikä yksimielisyyttä ollut etätyön ja toimistotyön optimaalisesta tasapainosta.  Lokakuussa 2020 Coca-Cola teki yllättävän ilmoituksen. Otsikot huusivat: Pysyvää työtä kotoa kaikille intialaisille työntekijöille.  "Kotona työskentely -malli on saanut monet yritykset ja organisaatiot (pääasiassa IT) päättämään, että kun pandemian vaikutukset alkavat heikentyä, suuren osan työntekijöistä ei ole pakko palata toimistoon koskaan." Etätyöskentelyyn siirryttiin, ja PWC-tutkimuksen tulokset kehuivat, että "etätyö on ollut ylivoimainen menestys sekä työntekijöille että työnantajille." Vau.

Ei ole yllättävää, että kaikki eivät ole samaa mieltä. Goldman Sachsin toimitusjohtaja David Solomon sanoo, että etätyö on "poikkeama".  Ei vanhentua, Elon Musk, toisinajattelija, sanoo: "Etätyö ei ole enää hyväksyttävää."  Musk teki kuitenkin myönnytyksensä. Hän sanoi, että hänen Tesla-henkilökuntansa voisi työskennellä etänä niin kauan kuin he ovat toimistossa vähintään ("ja tarkoitan vähintään") 40 tuntia viikossa! Twitter oli yksi ensimmäisistä yrityksistä, joka otti käyttöön kodintyöskentelypolitiikan. Twitterin johtajat vuonna 2020 lupasivat, että heillä olisi "hajautunut työvoima", ikuisesti.  Keskusteluissaan Twitterin ostamisesta Musk teki selväksi, että hän odotti kaikkien olevan toimistossa.

Ei siis yksimielisyyttä, mutta paljon vahvoja mielipiteitä molemmin puolin. Varoitus työntekijä.

Käytännöt ja prosessit

Pandemian aikana prosessit ovat muuttuneet. He ovat sopeutuneet hajautettuun työvoimaan. Yritykset ovat joutuneet tarkistamaan käytäntöjä ja menettelytapoja, jotta kaikki uusien työntekijöiden perehdytys ja koulutus, tiimikokoukset, turvallisuus ja ajanotto.

• Viime Gartner-tutkimus havaitsi, että yksi prosessien muutoksista oli hienovarainen siirtyminen joustavuuteen ja joustavuuteen. Aikaisemmin painopiste oli ollut prosessien luomisessa tehokkuuden maksimoimiseksi. Jotkut organisaatiot havaitsivat, että tehokkuuteen optimoidut prosessit olivat liian hauraita ja joustamattomia. Harkitse juuri oikeaan aikaan -toimitusketjua. Huipussaan rahasäästöt ovat huimat. Jos toimitusketjussa on kuitenkin häiriöitä, sinun on tutkittava muita vaihtoehtoja.
• Samassa tutkimuksessa havaittiin, että prosessit muuttuvat monimutkaisemmiksi yrityksen itsensä monimutkaistuessa. Yritykset monipuolistavat hankintaansa ja markkinoitaan yrittääkseen pienentää ja hallita riskejä.
• Tämä saattaa olla hyvä aika sisäiselle tarkastukselle. Tarvitseeko käytäntöjäsi tarkistaa? Ovatko ne kehittyneet kestämään tulevia tilanteita? Mitä yrityksesi tekee toisin seuraavan taudinpurkauksen yhteydessä?

Yhteenveto

Hyvä uutinen on, että suuri muutto takaisin toimistoon ei ole hätätilanne. Toisin kuin nopea kosminen muutos, joka häiritsi liiketoimintaa ja elämäämme, voimme suunnitella, miltä haluamme uuden normaalin näyttävän. Se ei ehkä näytä samalta kuin ennen pandemiaa, mutta hyvällä tuurilla se voisi olla parempi. Käytä siirtymistä takaisin toimistoon tilaisuutena arvioida uudelleen ja suunnitella vahvempaa tulevaisuutta.

 PWC-kysely, kesäkuu 2020, Yhdysvaltain etätyötutkimus: PwC

 Coca Cola julistaa pysyvän kotoa työskentelyn kaikille intialaisille työntekijöille; Tuolikorvaus, Internet! – Trak.in – Intialainen teknologia-, mobiili- ja startup-yritys

 Elon Musk sanoo, että etätyöntekijät vain teeskentelevät työskentelevänsä. Osoittautuu, että hän on (tavallaan) oikeassa (yahoo.com)

 Muskin viraston uhkavaatimus voi häiritä Twitterin etätyösuunnitelmaa (businessinsider.com)