Se on halpaa ja helppoa. Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelmisto on todennäköisesti jo asennettu yrityskäyttäjän tietokoneeseen. Ja monet käyttäjät ovat nykyään altistuneet Microsoft Office -ohjelmistolle lukiosta lähtien tai jopa aikaisemmin. Tämä äkillinen vastaus siihen, miksi Excel on johtava analytiikkatyökalu, ei ehkä ole oikea vastaus. Todellinen vastaus saattaa yllättää sinut.

Sukeltaaksemme syvemmälle vastaukseen kysymykseen, katsotaanpa ensin, mitä tarkoitamme analytiikkatyökalulla.

Analyysi- ja Business Intelligence -alustat

Alan johtava analyytikko, Gartner, määrittelee Analytics- ja Business Intelligence Platformit työkaluiksi, joiden avulla vähemmän tekniset käyttäjät voivat "mallintaa, analysoida, tutkia, jakaa ja hallita tietoja sekä tehdä yhteistyötä ja jakaa havaintoja IT:n mahdollistamana ja tekoälyn (AI) avulla. ABI-alustat voivat valinnaisesti sisältää mahdollisuuden luoda, muokata tai rikastaa semanttista mallia, mukaan lukien liiketoimintasäännöt." Tekoälyn viimeaikaisen kasvun myötä Gartner ymmärtää, että lisätty analytiikka siirtää kohdeyleisön kuluttajien ja päättäjien joukosta perinteisen analyytikon sijasta.

Jotta Exceliä pidettäisiin analytiikkatyökaluna, sillä on oltava samat ominaisuudet.

Joten vaikka Excelissä on monia samoja ominaisuuksia kuin johtavissa ABI-alustoissa, siitä puuttuu joitakin keskeisiä toimintoja. Todennäköisesti tämän vuoksi Gartner ei sisällytä Exceliä tärkeimpien toimijoiden luetteloon Analytics- ja BI-työkaluissa. Lisäksi se sijaitsee myös eri tilassa, ja Microsoft on sijoittanut sen eri tavalla omassa kokoonpanossaan. Power BI kuuluu Gartnerin kokoonpanoon, ja siinä on Excelistä puuttuvat ominaisuudet, nimittäin mahdollisuus jakaa, tehdä yhteistyötä ja olla IT:n hallinnassa.

Excelin tärkein arvo on sen romahdus

Mielenkiintoista on, että ABI-työkalujen todellinen arvo ja se, miksi Excel on niin yleinen, on sama: IT ei hallitse sitä. Käyttäjät pitävät vapaudesta tutkia tietoja ja tuoda ne työpöydälleen ilman IT-osaston häiriöitä. Excel on tässä erinomainen. Samaan aikaan IT-tiimin vastuulla ja missio on saada järjestys kaaokseen ja soveltaa hallintoa, turvallisuutta ja yleistä ylläpitoa kaikkiin valvonnassaan oleviin ohjelmistoihin. Excel epäonnistuu tässä.

Tämä on arvoitus. On välttämätöntä, että organisaatio hallitsee työntekijöidensä käyttämien ohjelmistojen ja heidän käyttämiensä tietojen hallintaa. Olemme kirjoittaneet haasteesta luonnonvaraisia ​​järjestelmiä ennen. Excel on luonnollinen IT-järjestelmä, jossa ei ole yrityksen hallintoa tai valvontaa. Yhden, hyvin hallitun version totuudesta merkitys pitäisi olla ilmeinen. Laskentataulukkotiloilla jokainen luo omat liiketoimintasäännöt ja standardit. Sitä ei voi edes kutsua standardiksi, jos se on kertaluonteinen. Totuudesta ei ole yhtä versiota.

Ilman yhtä sovittua versiota totuudesta on vaikea tehdä päätöksiä. Lisäksi se avaa organisaation vastuulle ja vaikeuttaa mahdollisen tilintarkastuksen puolustamista.

Excelin hinta-laatusuhde

Ajattelin aluksi, että yksi syy siihen, miksi Exceliä kutsuttiin usein ykkösanalyysityökaluksi, oli se, että se oli niin halpa. Voin sanoa, että kirjaimellisesti jokainen yritys, jossa olen työskennellyt, on antanut minulle Microsoft Office -lisenssin, joka sisältää Excelin. Joten minulle se on usein ollut ilmaista. Vaikka yritys ei antanut yrityslisenssiä, päätin ostaa oman Microsoft 365 -lisenssini. Se ei ole ilmainen, mutta hinnan täytyi olla vaikuttava tekijä.

Lähtöhypoteesini oli, että Excelin on oltava huomattavasti halvempi kuin muut ABI-alustot. Kaivoin siihen ja huomasin, että se ei ollut niin halpaa kuin luulin. Jotkut Gartnerin arvioimista ABI-alustoista voivat itse asiassa olla edullisempia isoille organisaatioille. Valitsin muutaman ohjelmiston ja pyysin ChatGPT:tä auttamaan minua vertailemaan ja luokittelemaan niitä erikokoisten organisaatioiden kustannusten perusteella.

Huomasin, että Excel ei ollut halvin vaihtoehto millekään kokoiselle organisaatiolle. Siitä tulee hinta. On selvää, että tarkkaa hinnoittelua on vaikea saada, ja usein tarjotaan huomattavia alennuksia siirtyäksesi tietylle toimittajalle. Uskon kuitenkin, että suhteelliset sijoitukset ovat johdonmukaisia. Huomaamme, että Microsoft Office Suite, jonka osa Excel on, ei ole halvin vaihtoehto. Yllätys.

Excelistä puuttuu yritysluokan ABI:n avainkomponentteja ja analyyttisten työkalujen maailmasta löytyy kustannustehokkaampia vaihtoehtoja. Suuri hitti Excelin hinta-laatusuhteessa.

Yhteistyö

Yhteistyö dataanalytiikka- ja Business Intelligence -ohjelmistoilla suurissa organisaatioissa tarjoaa etuja, jotka voivat parantaa merkittävästi päätöksentekoprosesseja, toiminnan tehokkuutta ja strategista suunnittelua. Yhteistyössä tunnustetaan, että yksittäinen avustaja ei ole saari ja väkijoukkojen viisaus voi tarjota parempia näkemyksiä ja päätöksiä. Organisaatiot arvostavat yhteistyötä niin paljon, että ne ovat valmiita maksamaan enemmän kuin Excelin kaltaiset työkalut, jotka eivät tarjoa tätä ominaisuutta.

Työkaluja, jotka edistävät tiimin jäsenten välistä yhteistyötä, ovat:

• Tehostettu päätöksenteko
• Lisääntynyt tehokkuus
• Parempi tietojen laatu ja johdonmukaisuus
• Skaalautuvuus ja joustavuus
• Tiedon jakaminen ja innovaatio
• Kustannussäästö
• Parannettu turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
• Tietojen eheys
• Valtuutetut työntekijät

Tietojen analysointiin ja suurten organisaatioiden välistä yhteistyötä mahdollistavien ohjelmistojen käytön arvo on parannetun päätöksentekokyvyn, toiminnan tehokkuuden sekä innovaatio- ja vaikutuskulttuurin synergia. Välineet, jotka eivät tarjoa yhteistyötä, edistävät tietosaarekkeita ja tietosiiloja. Excelistä puuttuu tämä keskeinen ominaisuus.

Excelin liiketoiminta-arvo on laskussa

Excel saattaa olla eniten käytetty tietotyökalu organisaatioissa, mutta kaikista vääristä syistä. Lisäksi syyt, joita ajattelemme käyttävämme sitä – koska se on halpaa ja helppoa – ovat yhä vähemmän totta, kun yritysanalytiikka ja BI-työkalut tulevat edullisemmiksi ja integroivat tekoälyn auttamaan monimutkaisemmissa tehtävissä.