Što poslodavci trebaju učiniti kako bi svojim radnicima poželjeli dobrodošlicu natrag u ured

Nakon gotovo 2 godine rada od kuće, neke stvari jednostavno neće biti iste.

Kao odgovor na pandemiju koronavirusa, mnoge tvrtke zatvorile su svoja fizička vrata i zamolile svoje zaposlenike da rade od kuće. U ime zaštite radnika, poslodavci koji su mogli prijeći na radnu snagu na daljinu, to su i učinili. Bio je to veliki prijelaz. Nije to bila samo promjena u kulturi, već su se u mnogim slučajevima IT i operacije morali truditi da podrže distribuiranu mrežu pojedinaca. Očekivalo se da će svi i dalje moći pristupiti istim resursima iako više nisu fizički na mreži.

Neke industrije nisu imale mogućnost dopustiti svojim zaposlenicima rad na daljinu. Mislite na zabavu, ugostiteljstvo, restorane i maloprodaju. Koje su industrije najbolje podnijele pandemiju? Velika farmacija, proizvođači maski, usluge kućne dostave i trgovine alkoholnim pićima, naravno. No, naša priča nije o tome. Tehnološke tvrtke su napredovale. Tehnološke tvrtke kao što su Zoom, Microsoft Teams i Skype bile su spremne podržati druge industrije u novoj potražnji za virtualnim sastancima. Drugi, bez posla ili uživajući u zaključavanju, okrenuli su se igranju na mreži. Bilo da ljudi rade na daljinu ili su tek otpušteni, tehnologija povezana sa suradnjom i komunikacijom bila je potrebnija više nego ikad.

Sve je to iza nas. Sada je izazov vratiti sve u ured. Neki radnici govore: "Dovraga, ne, neću ići." Opiru se povratku u ured. Neki bi mogli odustati. Međutim, većina tvrtki zahtijeva od svog osoblja da se vrati u ured barem u hibridnom modelu – 3 ili 4 dana u uredu, a ostatak rade od kuće. Osim osobnog i osoblja, je li vaša komercijalna nekretnina koja je tako dugo prazna spremna dočekati ovo osoblje kući?  

Sigurnost

Neki od osoblja koje ste zaposlili na Zoom intervjuima, poslali ste prijenosno računalo, a oni nikada nisu ni vidjeli unutrašnjost vašeg ureda. Vesele se prvom susretu sa suigračima licem u lice. Ali njihovo prijenosno računalo nikada nije bilo na vašoj fizičkoj mreži.  

• Je li operativni sustav računala ažuriran sigurnosnim ažuriranjima i zakrpama?  
• Imaju li prijenosna računala zaposlenika odgovarajući antivirusni softver?
• Jesu li zaposlenici prošli obuku o kibernetičkoj sigurnosti? Napadi krađe identiteta i ransomwarea su u porastu. Kućni radni prostori mogu biti manje sigurni i zaposlenik bi mogao nesvjesno prenijeti zlonamjerni softver u ured. Sigurnosne ranjivosti uredske mreže mogu biti ugrožene.
• Kako će vaša mrežna sigurnost i usluge imenika rukovati MAC adresom koju nikada prije nije vidio?
• Fizička sigurnost je možda oslabila. Ako su zaposlenici prešli iz tima ili iz tvrtke, jeste li se sjetili preuzeti njihove bedževe i/ili im onemogućiti pristup?

komunikacije

Mnogi od onih koji se vraćaju u ured cijenit će pouzdanu internetsku i telefonsku uslugu koju ne moraju sami održavati i rješavati probleme.

• Jeste li provjerili stolne telefone i telefone u konferencijskim sobama? Velike su šanse da će VOIP telefone možda trebati resetirati ako se neko vrijeme nisu koristili. Uz bilo kakve fluktuacije u električnoj energiji, promjene u hardveru, mrežne greške, ovi telefoni često gube svoj IP i trebat će ih barem ponovno pokrenuti, ako im se ne dodijele nove IP adrese.
• Zaposlenici koji su radili od kuće koriste svoju omiljenu uslugu instant poruka, kao i video konferencije, iz nužde. Oni su bili od velike pomoći u povećanju produktivnosti. Hoće li ti zaposlenici biti razočarani kada otkriju da su alati poput ovih na koje su se počeli oslanjati još uvijek ograničeni u uredu? Je li vrijeme za preispitivanje ravnoteže između produktivnosti i kontrole?  

Hardvera i softvera

Vaš IT tim bio je zauzet održavanjem daljinske veze. Uredski hardver i softver su zanemareni.

• Je li vaš interni sustav ikada trebao podržavati toliko korisnika u isto vrijeme?
• Je li neka oprema sada zastarjela ili zastarjela nakon 2 godine? Serveri, modemi, routeri, switchevi.
• Je li softver poslužitelja ažuriran s najnovijim izdanjima? Oba OS-a, kao i aplikacije.
• Što je s licencama za vaš korporativni softver? Jeste li u skladu? Imate li više korisnika nego što ste imali? Jesu li licencirani za istodobnu upotrebu?  

kultura

Ne, ovo nije vaš dom, ali što je zapravo privlačnost povratka u ured? To ne bi trebao biti samo još jedan mandat.

• Automat za piće nije napunjen mjesecima. Neka to bude prava dobrodošlica. Ne dopustite da se vaši zaposlenici osjećaju kao da se šuljaju u napuštenu kuću i da nisu očekivani. Grickalice neće razbiti banku i uvelike će im dati do znanja da ih cijene. Imajte na umu da bi neko osoblje ipak radije ostalo kod kuće.
• Priredite dan zahvalnosti zaposlenicima. Mnoge tvrtke imaju neku vrstu svečanog otvaranja za dobrodošlicu osoblju.
• Jedan od razloga zašto želite da se osoblje vrati u ured je suradnja i produktivnost. Nemojte gušiti umrežavanje i kreativnost zastarjelim pravilima. Pratite najnovije CDC i lokalne smjernice. Dopustite zaposlenicima da postave ugodne granice, maskiraju se ako žele i ostanu kod kuće kada trebaju.  

• Nedvojbeno ste zaposlili nove djelatnike u posljednje dvije godine. Ne zaboravite ih orijentirati prema fizičkom prostoru. Pokaži im okolo. Pobrinite se da imaju mjesto za parkiranje i sav svoj uredski materijal. Pobrinite se da se ne osjećaju kažnjeno zbog dolaska u ured.
• Nema opasnosti da osoblje zaboravi ležeran petak, ali nije potrebno dopustiti da svaki dan postane ležeran. Ne brinite, mnogi od nas imaju odjeću koja je strpljivo čekala da im se vratimo. Čovjek se samo nada da se još uvijek uklapaju u "pandemiju 15" koja je sada na nama.

Konsenzus

Na početku pandemije mnoge su organizacije sporo dopuštale zaposlenicima rad od kuće. Bio je to novi način razmišljanja. Većina je, nevoljko, pristala pustiti mnoge svoje radnike da rade na daljinu. Ovo je bilo novo područje i nije postojao konsenzus o optimalnoj ravnoteži rada na daljinu i rada u uredu.  U listopadu 2020. Coca-Cola je dala iznenađujuću objavu. Naslovi su uzvikivali, Stalni rad od kuće za sve indijske zaposlenike.  “Model rada od kuće natjerao je mnoge tvrtke i organizacije (uglavnom IT) da odluče da jednom kada se učinak pandemije počne smanjivati, više neće biti prisile da se veliki dio zaposlenika vrati na posao.” Došlo je do pomaka na rad na daljinu, a rezultati PWC-ove ankete pohvalili su se da je "rad na daljinu bio nevjerojatan uspjeh i za zaposlenike i za poslodavce". Vau.

Ne iznenađuje da se ne slažu svi. David Solomon, izvršni direktor Goldman Sachsa, kaže da je rad na daljinu "aberacija".  Da se ne pretjeramo, Elon Musk, Dissenter in Chief, kaže: "rad na daljinu više nije prihvatljiv."  Musk je ipak napravio ustupak. Rekao je da njegovo osoblje Tesle može raditi na daljinu sve dok su u uredu minimalno ("mislim minimalno") od 40 sati tjedno! Twitter je bio jedna od prvih kompanija koja je usvojila politiku rada od kuće. Rukovoditelji Twittera 2020. obećali su da će imati “raspodijeljenu radnu snagu”, zauvijek.  U svojim razgovorima o kupnji Twittera, Musk je jasno dao do znanja da očekuje da svi budu u uredu.

Dakle, nema konsenzusa, ali ima puno čvrstih mišljenja s obje strane. Caveat zaposlenik.

Politike i procesi

Tijekom pandemije procesi su se pomaknuli. Prilagodili su se raspoređenoj radnoj snazi. Kompanije su morale revidirati politike i procedure kako bi se prilagodile svemu što se tiče ukrcavanja i obuke novih zaposlenika, timskih sastanaka, sigurnosti i mjerenja vremena.

• Nedavna Gartnerova studija otkrili da je jedna od promjena procesa suptilan prijelaz na otpornost i fleksibilnost. Prethodno je fokus bio na stvaranju procesa za maksimiziranje učinkovitosti. Neke su organizacije otkrile da su procesi optimizirani za učinkovitost previše krhki i da im nedostaje fleksibilnosti. Razmotrite lanac opskrbe točno na vrijeme. Na svom vrhuncu, ušteda novca je ogromna. Međutim, ako postoje poremećaji u opskrbnom lancu, morate istražiti druge mogućnosti.
• Ista je studija pokazala da procesi postaju sve složeniji kako sama tvrtka postaje složenija. Tvrtke diverzificiraju svoje izvore i tržišta u pokušaju da ublaže i upravljaju rizikom.
• Ovo bi mogao biti dobar trenutak za interni pregled. Treba li vaša politika revidirati? Jesu li evoluirali za rješavanje budućih nepredviđenih situacija? Što će vaša tvrtka učiniti drugačije sa sljedećom epidemijom?

Zaključak

Dobra vijest je da velika migracija natrag u ured nije hitan slučaj. Za razliku od brze kozmičke promjene koja je poremetila poslovanje i naše živote, možemo planirati kako želimo da nova normala izgleda. Možda ne izgleda isto kao prije pandemije, ali uz malo sreće, moglo bi biti bolje. Iskoristite povratak u ured kao priliku za preispitivanje i planiranje bolje budućnosti.

 PWC anketa, lipanj 2020., Američka anketa o radu na daljinu: PwC

 Coca Cola proglasila stalni rad od kuće za sve indijske zaposlenike; Dodatak za stolicu, Internet! – Trak.in – Indijska tvrtka za tehnologiju, mobitele i startupe

 Elon Musk kaže da se radnici na daljinu samo pretvaraju da rade. Ispostavilo se da je (doprilike) u pravu (yahoo.com)

 Muskov ultimatum u uredu mogao bi poremetiti Twitterov plan rada na daljinu (businessinsider.com)