Պատրա՞ստ եք աուդիտի:
Հեղինակներ՝ Կի Ջեյմս և Ջոն Բոյեր
Երբ առաջին անգամ կարդացիք այս հոդվածի վերնագիրը, հավանաբար ցնցվեցիք և անմիջապես մտածեցիք ձեր ֆինանսական աուդիտի մասին: Դրանք կարող են վախենալ, բայց ինչ վերաբերում է համապատասխանության աուդիտներ?
Պատրա՞ստ եք վերանայել ձեր կազմակերպության կողմից պայմանագրի և կարգավորող պահանջներին համապատասխանությունը:
Համապատասխանության աուդիտը վերանայում է ձեր ներքին վերահսկողությունը, անվտանգության քաղաքականությունը, օգտագործողների մուտքի վերահսկումը և ռիսկերի կառավարումը: Շանսերը մեծ են, որ դուք ունեք մոտ սահմանված կարգով, սակայն համապատասխանության աուդիտը, որը կապված է (օրինակ) Առողջապահական ապահովագրության տեղափոխելիության և հաշվետվողականության ակտի (HIPAA) հետ կհաստատի, որ ձեր կազմակերպությունն ունի հետևողականորեն կիրառվել քաղաքականություններն ու վերահսկումները, ոչ միայն այն, որ դրանք գրքում են:
Համապատասխանության աուդիտի ստույգ բնույթը կախված կլինի տեսակից, բայց հաճախ այն բաղկացած է ցույց տալուց, որ մուտքն արձանագրություններ ապահով է, և որ ձեր վերլուծական և հաշվետվական միջավայրում տվյալները սահմանափակված են անհրաժեշտ անձնակազմով:
Խնդիրը
Հավատարմության լավ և վավերական ապացույցների տրամադրումը կարող է մեծ ցավ լինել: Ցուցադրական նպատակներով կենտրոնանանք մեկ կոնկրետ օրինակի վրա։
Յուրաքանչյուր արտադրական միջավայր պետք է ունենա digital թղթի հետք. Այն պետք է սկսվի մտահղացումից, շարունակվի ներքև՝ թեստավորման և սխալների շտկման միջոցով, գտնի իր ճանապարհը անցյալի լուծումից և ավարտվի վերջնական, ավարտված արտադրանքի հաստատմամբ:
Այդ վերջին քայլը` վերջնական հաստատումը, աուդիտորների սիրելին է: Նրանք կարող են հարցնել. «կարո՞ղ եք ինձ ցույց տալ, թե ինչպես եք հաստատում, որ արտադրական միջավայրում բոլոր հաշվետվությունները համապատասխանել են ձեր փաստաթղթավորված գործընթացին»:
Այնուհետև դուք պետք է ներկայացնեք ցուցակը ամեն մի գաղթած զեկույց.
Ինչու է սա կարևոր
Աուդիտորներին անհրաժեշտ և բավարար տեղեկատվություն տրամադրելը կարող է վախեցնել, հատկապես, երբ դա ձեռքի գործընթաց է, նույնիսկ ավելին, եթե դուք չեք պլանավորել այդ առիթը:
Կարևոր է ոչ միայն հաստատել և հետևել ձեր քաղաքականությանը, այլ նաև պահպանել մեխանիզմներ՝ վավերացնելու և ապացուցելու ձեր սեփական չափանիշներին հավատարմությունը:
Նվազագույնը, դուք պետք է պատրաստ լինեք ապահովելու աուդիտի ենթարկվող գրառում, թե ով ինչ մուտք է գործել, ինչ փոփոխություններ են կատարվել շրջակա միջավայրում, մարդկանց կողմից կատարված բոլոր հաշվետվությունները, ովքեր են կազմել հաշվետվությունները և ինչպես է արտադրական միջավայրի յուրաքանչյուր ակտիվը պատշաճ կերպով անցել մշակողի և QA ձեռքերով: .
Ռազմավարությունները
Աուդիտի համար «պատրաստ» լինելը կարող է ունենալ բազմաթիվ տարբեր ձևեր, որոնցից ոմանք ավելի մեծ ջանքեր են գործադրում և ավելի հավանական է, որ ձեզ զերծ պահեն դժվարություններից, քան մյուսները: Ահա մի քանի, բայց ոչ բոլորի վարկանիշը՝ գնալով ավելի լավ տարբերակների կարգով:
Քաոս և քաոս
Հնարավոր է, որ դուք, սիրելի, դժբախտ ընթերցող, այս հոդվածի միջոցով հասկացաք, որ ողբալիորեն անպատրաստ եք ապացուցելու, որ չեք կատարում HIPAA-ի սարսափելի խախտումներ՝ ի գոհացուցիչ աուդիտորի:
Եթե դա այդպես է, ապա կարող է շատ ուշ լինել՝ կախված նրանից, թե որքան ժամանակ է տիրել ձեր պատահական ստատուս քվոն: Դուք կարող եք հայտնվել դժբախտ վիճակում՝ փորձելով գտնել ցանկացած տեղեկատվության մնացորդներ, որոնք կարող եք:
Սա փորձված և ճշմարիտ մեթոդ է, որն ապացուցվել է ժամանակի ընթացքում աղետալի արդյունքների մասին:
Եթե դուք մտադիր եք օգտվել ձեր հնարավորություններից և կրակել այս ռազմավարության համար, պարզապես մի արեք: Ձեր ապագա ես շնորհակալություն կհայտնեք ձեզ:
Արյուն, քրտինք և արցունք
Ավանդաբար, բիզնեսները մանրակրկիտ գրառումներ են անում այն ամենի մասին, ինչ տեղի է ունենում եռանդի և աշխատանքի միջոցով: Նրանց համակարգի որոշ թղթապանակներում կան ձեռագիր (կամ ձեռքով տպագրված) աղյուսակներ և փաստաթղթեր, որոնք մանրամասնում են այն ամենը, ինչ աուդիտորը կարող է անհրաժեշտ իմանալ:
Եթե դուք փորձում եք դուրս գալ «Քաոսի և քայքայման» ռազմավարությունից, սա կարող է լինել ձեր լավագույն խաղադրույքը սկսելու համար: Աուդիտորի սարսափելի հայացքի ներքո մագլցելու և գտնելու բոլոր հիմնական տեղեկությունները սպասելու փոխարեն, ձեր ունեցած ամեն ինչ փորելով և այն առնվազն կիսաընդունելի գրառումով կազմելը կարելի է ձեռքով անել, քանի դեռ ժամանակ ունեք:
Անկախ նրանից, թե այս ռազմավարությունը ձեր ամենօրյա նորմն է, թե այն, թե ինչպես եք նախատեսում ձերբազատվել վատ սովորություններից, մենք ձեզ խորհուրդ ենք տալիս սկսել հետևյալ ծրագիրը հնարավորինս շուտ:
Տարբերակի վերահսկման ծրագրակազմ
Ունենալով ամբողջական տարբերակի վերահսկում ձեր բիզնեսի բոլոր մասերում, ոչ միայն ռեպո, որտեղ այն գալիս է նախապես փաթեթավորված, այս ամբողջ գործընթացն ըստ էության կարգավորվում է ինքն իրեն: Երբ օգտատերերը փոփոխություններ են կատարում որևէ բանում, այն ավտոմատ կերպով լուռ կգրանցի, թե ով է կատարում փոփոխությունը, որ ժամին, ինչ ընթացակարգեր են պահպանվել, ամբողջ ինը յարդերը:
Երբ աուդիտորները գալիս են թակում ձեր դուռը և ցանկանում են իմանալ, թե ինչ է տեղի ունեցել, դուք կարող եք պարզապես անդրադառնալ ձեր ներքին տարբերակների պատմությանը: Ապացույց գտնելու համար ձեզ հարկավոր չէ պայքարել, ձեզ հարկավոր չէ ժամեր վատնել աղյուսակների ձայնագրման տեղեկատվության մեջ. ծրագրաշարն անում է գործը ձեր փոխարեն: Դուք կարող եք պարզապես կենտրոնանալ այնտեղ, որտեղ դա ամենակարևորն է:
Տարբերակները վերահսկելու ծրագրակազմն ունի նաև այլ մեծ առավելություններ. մասնավորապես, նախորդ տարբերակներին վերադառնալու ունակություն: Սա կարող է կյանքի որակի հսկայական հատկանիշ լինել, հատկապես այն ծրագրերի համար, որոնք այլապես չունեին այս գործառույթը:
Ունենալով համապարփակ և ճշգրիտ տարբերակներին հետ անցնելու հնարավորությունը նաև ապահովում է ձեզ անվտանգության ծածկույթ այնպիսի բաներից, ինչպիսիք են փրկագին, որտեղ ձեր մեքենաները մաքրելը կարող է անհրաժեշտություն լինել բիզնեսը նորից սկսելու համար: Ձեր բոլոր գրառումները կամ նույնիսկ նախագիծը կորցնելու փոխարեն, դուք կարող եք պարզապես խորհրդակցել տարբերակի վերահսկման հետ, ընտրել ամենավերջին տարբերակը և վատ բում, դուք վերադարձել եք բիզնեսին:
Եզրափակում
Պարտադիր չէ, որ աուդիտները սարսափելի ուրվականներ լինեն, որոնք շրջում են ձեր բիզնեսի վրա, որոնք սպասում են ջախջախելու ձեր ցանկացած թափը: Եթե դուք համապատասխան նախազգուշական միջոցներ եք ձեռնարկում և ձեռք եք բերում տարբերակների վերահսկման լավ ծրագրակազմ, ապա աուդիտի սթրեսը և հաշվապահական հաշվառման ժամանակի վատթարացումը կարող են անհետանալ, ինչպես արցունքները անձրևի ժամանակ:
