Apa yang Perlu Dilakukan Pengusaha untuk Menyambut Pekerjanya Kembali ke Kantor

Setelah hampir 2 tahun bekerja dari rumah, beberapa hal tidak akan sama lagi.

Menanggapi pandemi Coronavirus, banyak bisnis menutup pintu mereka dan meminta karyawan mereka untuk bekerja dari rumah. Atas nama menjaga keselamatan pekerja, pengusaha yang dapat beralih ke tenaga kerja jarak jauh, melakukannya. Itu adalah transisi besar. Itu bukan hanya pergeseran budaya, tetapi dalam banyak kasus, TI dan operasi harus berjuang untuk mendukung jaringan individu yang terdistribusi. Harapannya adalah bahwa setiap orang masih dapat mengakses sumber daya yang sama meskipun mereka tidak secara fisik berada di jaringan lagi.

Beberapa industri tidak memiliki opsi untuk mengizinkan karyawan mereka bekerja dari jarak jauh. Pikirkan hiburan, perhotelan, restoran, dan ritel. Industri apa yang paling baik melewati pandemi? Farmasi Besar, pembuat masker, layanan pengiriman ke rumah, dan toko minuman keras, tentu saja. Tapi, bukan itu cerita kita. Perusahaan teknologi berkembang pesat. Perusahaan teknologi seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Skype siap mendukung industri lain dalam permintaan baru untuk rapat virtual. Yang lain, tidak bekerja, atau menikmati penguncian mereka, beralih ke game online. Apakah orang bekerja dari jarak jauh atau baru diberhentikan, teknologi yang terkait dengan kolaborasi dan komunikasi dibutuhkan lebih dari sebelumnya.

Semua itu ada di belakang kita. Tantangannya sekarang adalah membuat semua orang kembali ke kantor. Beberapa pekerja berkata, "tidak, saya tidak akan pergi." Mereka menolak kembali ke kantor. Beberapa mungkin berhenti. Sebagian besar perusahaan, bagaimanapun, mengharuskan staf mereka untuk kembali ke kantor, setidaknya, model hibrida – 3 atau 4 hari di kantor dan sisanya bekerja dari rumah. Di luar personal dan personalia, apakah real estate komersial Anda yang sudah lama kosong siap menyambut pulang para staf ini?  

Security

Beberapa staf yang Anda pekerjakan selama wawancara Zoom, Anda telah mengirimkan laptop dan mereka bahkan belum pernah melihat bagian dalam kantor Anda. Mereka tidak sabar untuk bertemu langsung dengan rekan satu tim mereka untuk pertama kalinya. Tapi, laptop mereka tidak pernah ada di jaringan fisik Anda.  

• Apakah sistem operasi komputer selalu diperbarui dengan pembaruan dan tambalan keamanan?  
• Apakah laptop karyawan memiliki perangkat lunak antivirus yang sesuai?
• Apakah karyawan telah dilatih dalam keamanan siber? Serangan phishing dan ransomware sedang meningkat. Ruang kerja di rumah mungkin kurang aman dan karyawan tanpa disadari dapat membawa malware ke kantor. Kerentanan keamanan jaringan kantor dapat dikompromikan.
• Bagaimana keamanan jaringan dan layanan direktori Anda menangani alamat MAC yang belum pernah dilihat sebelumnya?
• Keamanan fisik mungkin menjadi lemah. Jika karyawan telah beralih dari tim atau keluar dari perusahaan, apakah Anda ingat untuk mengumpulkan lencana mereka dan/atau menonaktifkan akses mereka?

komunikasi

Banyak dari mereka yang kembali ke kantor akan menghargai layanan internet dan telepon yang andal yang tidak perlu mereka pertahankan dan atasi sendiri.

• Sudahkah Anda memeriksa telepon meja dan telepon ruang konferensi? Kemungkinannya bagus bahwa jika sudah lama tidak digunakan, telepon VOIP mungkin perlu diatur ulang. Dengan fluktuasi listrik, perubahan perangkat keras, gangguan jaringan, ponsel ini sering kehilangan IP dan setidaknya perlu di-boot ulang, jika tidak diberi alamat IP baru.
• Karyawan yang telah bekerja dari rumah telah menggunakan layanan pesan instan favorit mereka, serta konferensi video, karena kebutuhan. Ini telah sangat membantu dalam meningkatkan produktivitas. Apakah karyawan ini akan kecewa saat mengetahui bahwa alat seperti ini yang mereka andalkan masih terbatas di kantor? Apakah sudah waktunya untuk mempertimbangkan kembali keseimbangan antara produktivitas dan kontrol?  

Perangkat keras dan perangkat lunak

Tim TI Anda sibuk menjaga kekuatan jarak jauh tetap terhubung. Perangkat keras dan perangkat lunak kantor telah diabaikan.

• Pernahkah sistem internal Anda perlu mendukung banyak pengguna ini secara bersamaan?
• Apakah ada peralatan yang sekarang sudah usang atau usang setelah 2 tahun? Server, modem, router, sakelar.
• Apakah perangkat lunak server mutakhir dengan rilis terbaru? Baik OS, maupun aplikasinya.
• Bagaimana dengan lisensi untuk perangkat lunak perusahaan Anda? Apakah Anda sesuai? Apakah Anda memiliki lebih banyak pengguna daripada sebelumnya? Apakah mereka dilisensikan untuk penggunaan bersamaan?  

budaya

Tidak, ini bukan rumah Anda, tapi apa yang menarik untuk kembali ke kantor? Seharusnya tidak hanya mandat lain.

• Mesin minuman belum diisi selama berbulan-bulan. Jadikan itu sambutan yang benar-benar kembali. Jangan biarkan karyawan Anda merasa seperti mereka menyelinap ke sebuah rumah kosong dan mereka tidak diharapkan. Camilan tidak akan merusak bank dan akan membuat mereka tahu bahwa mereka dihargai. Ingat, beberapa staf masih lebih suka tinggal di rumah.
• Miliki hari penghargaan karyawan. Banyak perusahaan mengadakan semacam pembukaan untuk menyambut staf kembali.
• Salah satu alasan Anda ingin staf kembali ke kantor adalah untuk kolaborasi dan produktivitas. Jangan melumpuhkan jaringan dan kreativitas dengan kebijakan usang. Ikuti terus CDC terbaru dan pedoman lokal. Izinkan karyawan untuk menetapkan batasan yang nyaman, bertopeng jika mereka mau, dan tetap di rumah jika perlu.  

• Anda tidak diragukan lagi mempekerjakan staf baru dalam dua tahun terakhir. Jangan lupa untuk mengarahkan mereka ke ruang fisik. Tunjukkan pada mereka. Pastikan mereka memiliki tempat parkir dan semua perlengkapan kantor mereka. Pastikan mereka tidak merasa dihukum karena datang ke kantor.
• Tidak ada bahaya jika staf melupakan hari Jumat biasa, tetapi tidak perlu membiarkannya masuk ke hari biasa setiap hari. Jangan khawatir, banyak dari kita memiliki pakaian yang telah menunggu kita dengan sabar untuk mendapatkannya kembali. Seseorang hanya berharap bahwa mereka masih cocok dengan "pandemi 15" yang sekarang menimpa kita.

Konsensus

Di awal pandemi, banyak organisasi lambat mengizinkan karyawannya bekerja dari rumah. Itu adalah cara berpikir yang baru. Sebagian besar, dengan enggan, setuju untuk membiarkan banyak pekerja mereka bekerja dari jarak jauh. Ini adalah wilayah baru dan tidak ada konsensus tentang keseimbangan optimal antara pekerjaan kantor dan jarak jauh.  Pada Oktober 2020, Coca-Cola membuat pengumuman mengejutkan. Berita utama berteriak, Kerja Permanen Dari Rumah Untuk Semua Karyawan India.  “Model kerja dari rumah telah membuat banyak perusahaan dan organisasi (terutama TI) memutuskan bahwa begitu efek pandemi mulai berkurang, tidak akan ada paksaan dari sebagian besar karyawan untuk kembali ke kantor, selamanya.” Ada pergeseran ke kerja jarak jauh dan hasil survei PWC membual bahwa “pekerjaan jarak jauh telah menjadi kesuksesan luar biasa bagi karyawan dan pemberi kerja.” Wow.

Tidak mengherankan, tidak semua orang setuju. David Solomon, CEO, Goldman Sachs, mengatakan pekerjaan jarak jauh adalah "sebuah penyimpangan."  Tidak mau kalah, Elon Musk, Pemimpin Pembangkang, mengatakan:”pekerjaan jarak jauh tidak lagi dapat diterima.”  Namun, Musk memang membuat konsesi. Dia mengatakan staf Tesla-nya dapat bekerja dari jarak jauh selama mereka berada di kantor minimal ("dan ​​maksud saya minimum") 40 jam per minggu! Twitter adalah salah satu perusahaan pertama yang mengadopsi kebijakan bekerja dari rumah. Eksekutif Twitter pada tahun 2020 berjanji bahwa mereka akan memiliki "tenaga kerja terdistribusi", selamanya.  Dalam diskusinya untuk membeli Twitter, Musk menjelaskan bahwa dia mengharapkan semua orang berada di kantor.

Jadi, tidak ada konsensus, tetapi banyak pendapat kuat di kedua sisi. Karyawan peringatan.

Kebijakan dan Proses

Selama pandemi, proses telah berubah. Mereka telah beradaptasi dengan tenaga kerja yang terdistribusi. Perusahaan harus merevisi kebijakan dan prosedur untuk mengakomodasi semua orientasi dan pelatihan karyawan baru, hingga rapat tim, keselamatan, dan ketepatan waktu.

• Sebuah baru-baru ini Studi Gartner menemukan bahwa salah satu pergeseran proses adalah transisi halus ke ketahanan dan fleksibilitas. Sebelumnya, fokusnya adalah menciptakan proses untuk memaksimalkan efisiensi. Beberapa organisasi menemukan bahwa proses yang dioptimalkan untuk efisiensi terlalu rapuh dan kurang fleksibel. Pertimbangkan rantai pasokan just-in-time. Pada puncaknya, penghematan uang sangat besar. Namun, jika ada gangguan pada rantai pasokan, Anda perlu mencari opsi lain.
• Studi yang sama menemukan bahwa proses menjadi lebih kompleks karena perusahaan itu sendiri menjadi lebih kompleks. Perusahaan melakukan diversifikasi sumber dan pasar mereka dalam upaya untuk mengurangi dan mengelola risiko.
• Ini mungkin saat yang tepat untuk tinjauan internal. Apakah kebijakan Anda perlu direvisi? Apakah mereka berevolusi untuk menangani kontinjensi di masa depan? Apa yang akan dilakukan perusahaan Anda secara berbeda dengan wabah berikutnya?

Kesimpulan

Berita baiknya adalah migrasi besar-besaran kembali ke kantor bukanlah keadaan darurat. Tidak seperti perubahan kosmik yang cepat yang mengganggu bisnis dan kehidupan kita, kita dapat merencanakan seperti apa new normal yang kita inginkan. Ini mungkin tidak terlihat sama seperti sebelum pandemi, tetapi dengan sedikit keberuntungan, itu bisa lebih baik. Gunakan transisi kembali ke kantor sebagai kesempatan untuk mengevaluasi kembali dan merencanakan masa depan yang lebih kuat.

 Survei PWC, Juni 2020, Survei Kerja Jarak Jauh AS: PwC

 Coca Cola Menyatakan Bekerja Permanen Dari Rumah Untuk Semua Karyawan India; Tunjangan Kursi, Internet! – Trak.in – Bisnis Teknologi, Seluler & Startup India

 Elon Musk mengatakan pekerja jarak jauh hanya berpura-pura bekerja. Ternyata dia (semacam) benar (yahoo.com)

 Ultimatum Musk di Kantor Dapat Mengganggu Rencana Kerja Jarak Jauh Twitter (businessinsider.com)