Murah dan Mudah. Perangkat lunak spreadsheet Microsoft Excel mungkin sudah terinstal di komputer pengguna bisnis. Dan banyak pengguna saat ini telah mengenal perangkat lunak Microsoft Office sejak sekolah menengah atau bahkan lebih awal. Tanggapan spontan tentang mengapa Excel adalah alat analisis terkemuka mungkin bukan jawaban yang tepat. Jawaban sebenarnya mungkin akan mengejutkan Anda.

Untuk mendalami lebih dalam jawaban atas pertanyaan tersebut, pertama-tama mari kita lihat apa yang kami maksud dengan alat analisis.

Platform Analisis dan Intelijen Bisnis

Analis terkemuka di industri, Gartner, mendefinisikan Platform Analytics dan Business Intelligence sebagai alat yang memungkinkan pengguna yang kurang teknis untuk “memodelkan, menganalisis, mengeksplorasi, berbagi dan mengelola data, serta berkolaborasi dan berbagi temuan, yang dimungkinkan oleh TI dan ditambah dengan kecerdasan buatan (AI). Platform ABI secara opsional dapat mencakup kemampuan untuk membuat, memodifikasi, atau memperkaya model semantik, termasuk aturan bisnis.” Dengan pertumbuhan AI baru-baru ini, Gartner menyadari bahwa analitik yang diperluas telah mengalihkan target audiens ke konsumen dan pengambil keputusan dari analis tradisional.

Agar Excel dapat dianggap sebagai alat analisis, ia harus memiliki kemampuan yang sama.

Jadi, meskipun Excel memiliki banyak kemampuan yang sama dengan platform ABI terkemuka, namun ada beberapa fungsi utama yang hilang. Mungkin karena hal ini, Gartner tidak menyertakan Excel dalam daftar pemain utama alat Analytics dan BI. Selain itu, ia juga berada di ruang yang berbeda dan diposisikan secara berbeda oleh Microsoft dalam jajarannya sendiri. Power BI ada di jajaran Gartner dan memiliki fitur yang tidak ada di Excel, yaitu kemampuan untuk berbagi, berkolaborasi, dan dikelola oleh TI.

Nilai kunci dari Excel adalah kejatuhannya

Menariknya, nilai sebenarnya dari alat ABI dan mengapa Excel ada di mana-mana adalah sama: tidak dikelola oleh TI. Pengguna menyukai kebebasan untuk mengeksplorasi data dan membawanya ke desktop mereka tanpa campur tangan Departemen TI. Excel unggul dalam hal ini. Sementara itu, tanggung jawab dan misi tim TI adalah menertibkan kekacauan dan menerapkan tata kelola, keamanan, dan pemeliharaan menyeluruh pada semua perangkat lunak yang berada di bawah pengawasan mereka. Excel gagal dalam hal ini.

Inilah teka-tekinya. Organisasi harus mempertahankan kendali atas tata kelola perangkat lunak yang digunakan karyawannya dan data yang mereka akses. Kami telah menulis tentang tantangan sistem liar sebelumnya. Excel adalah sistem TI proto-feral tanpa tata kelola atau kendali perusahaan. Pentingnya sebuah versi kebenaran tunggal yang dikelola dengan baik seharusnya sudah jelas. Dengan kumpulan spreadsheet, setiap orang menciptakan aturan dan standar bisnisnya sendiri. Bahkan tidak bisa disebut standar jika hanya sekali saja. Tidak ada satu versi kebenarannya.

Tanpa satu versi kebenaran yang disepakati, pengambilan keputusan akan menjadi sulit. Lebih lanjut, hal ini membuka tanggung jawab organisasi dan mempersulit pembelaan terhadap potensi audit.

Rasio harga terhadap nilai Excel

Awalnya saya mengira salah satu alasan Excel sering disebut sebagai alat analisis nomor satu adalah karena harganya yang sangat murah. Saya rasa saya dapat mengatakan bahwa secara harfiah setiap perusahaan tempat saya bekerja telah memberi saya lisensi untuk Microsoft Office, termasuk Excel. Jadi, bagi saya, sering kali gratis. Meskipun perusahaan tidak memberikan lisensi perusahaan, saya memilih untuk membeli lisensi Microsoft 365 saya sendiri. Memang tidak gratis, namun harga harus menjadi faktor penyebabnya.

Hipotesis awal saya adalah bahwa Excel pasti jauh lebih murah dibandingkan platform ABI lainnya. Saya menggalinya dan menemukan bahwa harganya tidak semurah yang saya kira. Beberapa platform ABI yang dievaluasi Gartner sebenarnya mungkin lebih murah per kursinya untuk organisasi besar. Saya memilih beberapa perangkat lunak dan meminta ChatGPT untuk membantu saya membandingkan dan memeringkatnya dalam hal biaya untuk berbagai ukuran organisasi.

Apa yang saya temukan adalah bahwa Excel bukanlah pilihan yang paling murah untuk ukuran organisasi mana pun. Hal ini memerlukan biaya. Tentu saja, sulit untuk mendapatkan harga pasti dan sering kali ada diskon besar yang ditawarkan untuk bermigrasi ke vendor tertentu. Namun menurut saya, peringkat relatifnya akan konsisten. Apa yang kami perhatikan adalah bahwa Microsoft Office Suite yang komponennya adalah Excel bukanlah pilihan termurah. Kejutan.

Excel tidak memiliki komponen utama ABI kelas perusahaan dan terdapat alternatif yang lebih hemat biaya di dunia alat analitik. Pukulan besar bagi rasio harga terhadap nilai Excel.

Kolaborasi

Kolaborasi menggunakan perangkat lunak untuk Analisis data dan Intelijen Bisnis dalam organisasi besar menawarkan manfaat yang secara signifikan dapat meningkatkan proses pengambilan keputusan, efisiensi operasional, dan perencanaan strategis. Kolaborasi mengakui bahwa tidak ada kontributor individu yang bisa menjadi sebuah pulau dan kebijaksanaan orang banyak dapat memberikan wawasan dan keputusan yang lebih baik. Organisasi sangat menghargai kolaborasi sehingga mereka bersedia membayar lebih mahal dibandingkan alat seperti Excel yang tidak menyediakan fitur tersebut.

Alat yang mendorong kolaborasi antar anggota tim menyediakan:

• Pengambilan Keputusan yang Ditingkatkan
• Peningkatan Efisiensi
• Peningkatan Kualitas dan Konsistensi Data
• Skalabilitas dan Fleksibilitas
• Berbagi Pengetahuan dan Inovasi
• Penghematan biaya
• Peningkatan Keamanan dan Kepatuhan
• Integritas data
• Karyawan yang Diberdayakan

Nilai penggunaan perangkat lunak untuk analisis data dan BI yang menyediakan kolaborasi dalam organisasi besar terletak pada sinergi peningkatan kemampuan pengambilan keputusan, efisiensi operasional, dan budaya inovasi dan pemberdayaan. Alat yang tidak menyediakan kolaborasi akan mempromosikan pulau-pulau informasi dan silo data. Excel tidak memiliki fitur utama ini.

Nilai bisnis Excel menurun

Excel mungkin merupakan alat data yang paling banyak digunakan dalam organisasi, tetapi karena semua alasan yang salah. Selain itu, alasan kami menggunakannya — karena murah dan mudah — menjadi semakin tidak benar karena analisis perusahaan dan alat BI menjadi lebih terjangkau dan mengintegrasikan AI untuk membantu tugas-tugas yang lebih kompleks.