Dan ketika biasa-biasa saja lebih baik daripada sempurna
Salah satu cara untuk gagal adalah dengan memaksakan kesempurnaan. Kesempurnaan adalah hal yang mustahil dan merupakan musuh kebaikan. Penemu radar peringatan dini serangan udara mengusulkan “pemujaan terhadap ketidaksempurnaan”. Filosofinya adalah “Selalu berusaha memberikan yang terbaik ketiga kepada militer karena yang terbaik tidak mungkin dilakukan dan yang terbaik kedua selalu terlambat.” Kami akan menyerahkan kultus ketidaksempurnaan kepada militer.
Intinya adalah, “jika Anda tidak pernah ketinggalan pesawat, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu di bandara.” Dengan kata lain, jika Anda selalu berusaha menyempurnakannya 100%, Anda kehilangan sesuatu yang lebih baik. Begitu pula dengan KPI. Indikator Kinerja Utama sangat penting bagi keberhasilan dan pengelolaan bisnis. Ini adalah salah satu cara Anda dapat memandu bisnis Anda dengan keputusan berdasarkan data.
Jika Anda mencari frasa pembuatan indikator kinerja utama di Google, Anda akan mendapatkan 191,000,000 hasil. Mulailah membaca halaman web tersebut dan Anda memerlukan waktu 363 tahun membaca siang dan malam untuk menyelesaikannya. (Itulah yang dikatakan ChatGPT kepada saya.) Ini bahkan tidak mempertimbangkan kompleksitas halaman atau pemahaman Anda. Anda tidak punya waktu untuk itu.
Area bisnis
Pilih domain. Anda dapat (dan mungkin harus) menerapkan KPI di semua area bisnis perusahaan Anda: Keuangan, Operasi, Penjualan dan Pemasaran, Layanan Pelanggan, SDM, Rantai Pasokan, Manufaktur, TI, dan lainnya. Mari fokus pada keuangan. Prosesnya sama untuk area fungsional lainnya.
Jenis KPI
Pilih jenis KPI. Tertinggal atau terdepan yang dapat bersifat kuantitatif maupun kualitatif[1].
- Indikator KPI yang tertinggal mengukur kinerja historis. Mereka membantu menjawab pertanyaan, bagaimana yang kami lakukan? Contohnya termasuk metrik yang dihitung dari neraca tradisional dan laporan laba rugi. Laba sebelum bunga, pajak, dan amortisasi (EBITA), Rasio Lancar, Margin kotor, Modal kerja.
- Indikator KPI utama bersifat prediktif dan melihat ke masa depan. Mereka mencoba menjawab pertanyaan, bagaimana kita melakukannya? Seperti apa bisnis kita di masa depan? Contohnya termasuk tren Hari Piutang, Tingkat Pertumbuhan Penjualan, Perputaran Persediaan.
- KPI kualitatif dapat diukur dan lebih mudah dinilai. Contohnya termasuk jumlah pelanggan aktif saat ini, jumlah pelanggan baru pada siklus ini, atau jumlah pengaduan ke Better Business Bureau.
- KPI kualitatif lebih licin. Mereka mungkin lebih subyektif, tapi tetap penting. Ini termasuk Kepuasan Pelanggan, Keterlibatan Karyawan, Persepsi Merek, atau “Indeks Kesetaraan Perusahaan”.
Bagian yang sulit
Kemudian, Anda akan mengadakan rapat komite yang tiada habisnya untuk memperdebatkan KPI mana yang harus menjadi Kunci dan metrik mana yang seharusnya hanya menjadi indikator kinerja. Komite pemangku kepentingan akan berdebat mengenai definisi pasti dari metrik yang telah dipilih. Pada titik itulah Anda ingat bahwa perusahaan yang Anda beli di Eropa tidak mengikuti Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) seperti yang Anda lakukan di AS. Perbedaan pengakuan pendapatan dan kategorisasi beban akan menyebabkan inkonsistensi dalam KPI seperti Profit Margin. Perbandingan produktivitas internasional KPI mengalami masalah serupa. Demikianlah perdebatan dan diskusi yang tak ada habisnya.
Itu bagian tersulitnya – mencapai kesepakatan mengenai definisi KPI. Itu tangga dalam proses KPI sebenarnya mudah.
Bisnis mana pun yang dikelola dengan baik akan melalui proses KPI ini seiring pertumbuhannya dari operasi bawah tanah akar rumput menjadi bisnis yang tidak lagi luput dari perhatian. Kapitalis Ventura akan menuntut KPI tertentu. Regulator pemerintah akan mendesak pihak lain.
Ingat alasan Anda menggunakan KPI. Mereka adalah bagian dari analitik yang membantu Anda menjalankan bisnis dan membuat keputusan yang tepat dan tepat. Dengan sistem KPI yang diterapkan dengan baik, Anda akan mengetahui posisi Anda saat ini, seperti apa bisnis kemarin, dan dapat memprediksi seperti apa masa depan. Jika masa depan tidak cerah, Anda pasti ingin melakukan beberapa perubahan – perubahan pada proses Anda, bisnis Anda. Jika KPI margin laba kuartal pertama tahun depan diperkirakan lebih rendah dari tahun ke tahun, Anda sebaiknya mencari cara untuk meningkatkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran.
Begitulah siklus proses KPI: Ukur – Evaluasi – Ubah. Setiap tahun, Anda sebaiknya menilai target KPI Anda. KPI telah mendorong perubahan. Organisasi telah membaik. Anda mengalahkan target Margin Laba Bersih sebanyak dua poin! Mari kita sesuaikan target tahun depan dan lihat apakah kita bisa lebih baik lagi di tahun depan.
Sisi kegelapan
Beberapa perusahaan berniat mengalahkan sistem tersebut. Beberapa perusahaan rintisan, beberapa di antaranya memiliki pendanaan Modal Ventura, telah didorong untuk menghasilkan laba yang semakin tinggi, dari kuartal ke kuartal. Para VC tidak bermaksud merugi. Tidak mudah untuk terus meraih kesuksesan di tengah perubahan kondisi pemasaran dan persaingan yang ketat.
Alih-alih Mengukur – Mengevaluasi – Mengubah proses, atau mengubah target, beberapa perusahaan malah mengubah KPI.
Pertimbangkan analogi ini. Bayangkan sebuah perlombaan maraton dimana para pesertanya telah berlatih dan mempersiapkan diri selama berbulan-bulan berdasarkan jarak tertentu, 26.2 mil. Namun di tengah lomba, pihak penyelenggara tiba-tiba memutuskan mengubah jarak menjadi 15 mil tanpa pemberitahuan sebelumnya. Perubahan tak terduga ini menimbulkan kerugian bagi beberapa pelari yang mungkin telah mengatur kecepatannya sendiri dan mengalokasikan energi serta sumber dayanya untuk jarak awal. Namun, hal ini menguntungkan para pelari yang berlari terlalu cepat untuk menyelesaikan jarak aslinya. Ini mendistorsi kinerja sebenarnya dan menyulitkan perbandingan hasil secara adil. Situasi ini dapat dilihat sebagai upaya untuk memanipulasi hasil dan menyembunyikan kekurangan peserta tertentu. Mereka yang jelas-jelas gagal pada jarak yang lebih jauh karena telah menghabiskan seluruh energinya akan diberi penghargaan karena menjadi yang tercepat dalam lomba dengan definisi metrik baru.
Begitu pula di bisnis, perusahaan seperti Enron, Volkswagen, Wells Fargo, dan Theranos
telah diketahui memanipulasi KPI, laporan keuangan, atau bahkan standar industri untuk menciptakan ilusi kesuksesan atau menyembunyikan kinerja buruk. Tindakan ini dapat menyesatkan pemangku kepentingan, investor, dan masyarakat, serupa dengan perubahan peraturan kompetisi olahraga yang dapat menipu peserta dan penonton.
Enron sudah tidak ada lagi saat ini, namun pernah berada di puncak rantai makanan sebagai salah satu perusahaan paling inovatif di Amerika. Pada tahun 2001 Enron bangkrut karena praktik akuntansi yang curang. Salah satu faktor penyebabnya adalah manipulasi KPI untuk menampilkan citra keuangan yang baik. Enron menggunakan transaksi off-balance-sheet yang rumit dan penyesuaian KPI untuk meningkatkan pendapatan dan menyembunyikan utang, sehingga menyesatkan investor dan regulator.
Pada tahun 2015, Volkswagen menghadapi pukulan telak ketika mereka mengungkapkan bahwa mereka telah memanipulasi data emisi dalam pengujian mobil diesel mereka. VW telah merancang mesin mereka untuk mengaktifkan kontrol emisi selama pengujian tetapi menonaktifkannya saat berkendara biasa, sehingga mengganggu KPI emisi. Namun karena tidak mengikuti peraturan, mereka mampu mencapai dua sisi keseimbangan – kinerja dan pengurangan emisi. Manipulasi KPI yang disengaja ini menimbulkan konsekuensi hukum dan keuangan yang besar bagi perusahaan.
Wells Fargo mendorong karyawannya untuk memenuhi target penjualan agresif untuk kartu kredit baru. Sesuatu yang tidak terduga menimpa penggemar ketika diketahui bahwa untuk memenuhi KPI mereka, karyawan telah membuka jutaan rekening bank dan kartu kredit yang tidak sah. Target penjualan yang tidak realistis dan KPI yang tidak tepat memberikan insentif kepada karyawan untuk terlibat dalam aktivitas penipuan, yang mengakibatkan kerugian reputasi dan finansial yang signifikan bagi bank.
Juga dalam pemberitaan baru-baru ini, Theranos, sebuah perusahaan teknologi kesehatan, mengklaim telah mengembangkan teknologi tes darah yang revolusioner. Belakangan terungkap bahwa klaim perusahaan tersebut didasarkan pada KPI palsu dan informasi menyesatkan. Dalam kasus ini, investor yang canggih mengabaikan tanda bahaya dan terjebak dalam hype akan janji sebuah startup yang revolusioner. “Rahasia dagang” termasuk memalsukan hasil demo. Theranos memanipulasi KPI terkait keakuratan dan keandalan pengujian mereka, yang pada akhirnya menyebabkan kegagalan dan dampak hukum.
Contoh-contoh ini menunjukkan bagaimana memanipulasi atau salah mengartikan KPI dapat mengakibatkan konsekuensi yang parah, termasuk kehancuran finansial, kerusakan reputasi, dan tindakan hukum. Hal ini menyoroti pentingnya pemilihan KPI yang etis, transparansi, dan pelaporan yang akurat dalam menjaga kepercayaan dan praktik bisnis yang berkelanjutan.
Moral cerita
KPI adalah aset berharga untuk mengukur kesehatan organisasi dan memandu keputusan bisnis. Jika digunakan sebagaimana mestinya, mereka dapat memperingatkan kapan tindakan perbaikan diperlukan. Namun ketika pelaku kejahatan mengubah peraturan di tengah-tengah kejadian, hal buruk pun terjadi. Anda tidak boleh mengubah jarak ke garis finis setelah balapan dimulai dan Anda tidak boleh mengubah definisi KPI yang dirancang untuk memperingatkan akan terjadinya malapetaka.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
