מה מעסיקים צריכים לעשות כדי לקבל את העובדים שלהם בחזרה למשרד

אחרי כמעט שנתיים של עבודה מהבית, חלק מהדברים פשוט לא יהיו אותו הדבר.

בתגובה למגיפת הקורונה, עסקים רבים סגרו את הדלתות על הלבנים שלהם וביקשו מעובדיהם לעבוד מהבית. בשם שמירה על בטיחות העובדים, מעסיקים שיכולים לעבור לכוח עבודה מרוחק, עשו זאת. זה היה מעבר גדול. זה לא היה רק ​​שינוי תרבותי, אלא במקרים רבים, ה-IT והתפעול נאלצו לטרוף כדי לתמוך ברשת מבוזרת של אנשים. הציפיות היו שכולם עדיין יוכלו לגשת לאותם משאבים למרות שהם לא נמצאים פיזית יותר ברשת.

לחלק מהענפים לא הייתה אפשרות לאפשר לעובדים שלהם לעבוד מרחוק. תחשוב על בידור, אירוח, מסעדות וקמעונאות. אילו תעשיות ניצחו את המגיפה בצורה הטובה ביותר? ביג פארמה, יצרני מסכות, שירותי משלוחים עד הבית וחנויות אלכוהול כמובן. אבל, לא על זה הסיפור שלנו עוסק. חברות טכנולוגיה שגשגו. חברות טכנולוגיה כמו Zoom, Microsoft Teams ו-Skype היו מוכנות לתמוך בתעשיות אחרות בביקוש החדש לפגישות וירטואליות. אחרים, מחוסרי עבודה או נהנים מהנעילות שלהם, פנו למשחקים מקוונים. בין אם אנשים עבדו מרחוק או שפוטרו לאחרונה, טכנולוגיה הקשורה לשיתוף פעולה ותקשורת הייתה נחוצה יותר מתמיד.

כל זה מאחורינו. האתגר כעת הוא להחזיר את כולם למשרד. כמה עובדים אומרים, "לעזאזל לא, אני לא אלך." הם מתנגדים לחזור למשרד. חלקם עשויים להפסיק. רוב החברות, לעומת זאת, דורשות מהצוות שלהן לחזור למשרד, לפחות, בדגם היברידי - 3 או 4 ימים במשרד והשאר עובדים מהבית. מעבר לאישיות והאישיות, האם הנדל"ן המסחרי שלך שהיה ריק כל כך הרבה זמן מוכן לקבל את פני הצוות האלה הביתה?  

אבטחה

חלק מהצוות ששכרת במהלך ראיונות זום, שלחת מחשב נייד והם אף פעם לא ראו את פנים המשרד שלך. הם מצפים לפגוש את חבריהם לקבוצה פנים אל פנים בפעם הראשונה. אבל, המחשב הנייד שלהם מעולם לא היה ברשת הפיזית שלך.  

• האם מערכת ההפעלה של המחשב נשמרה עדכנית עם עדכוני אבטחה ותיקונים?  
• האם למחשבים ניידים של עובדים יש תוכנת אנטי-וירוס מתאימה?
• האם עובדים עברו הכשרה באבטחת סייבר? התקפות דיוג ותוכנות כופר נמצאות במגמת עלייה. סביבות עבודה ביתיות עשויות להיות פחות מאובטחות ועובד עלול לשאת תוכנות זדוניות למשרד מבלי משים. פגיעויות אבטחת רשת משרדיות עלולות להיפגע.
• כיצד יטפלו שירותי אבטחת הרשת והספריות שלך בכתובת MAC שטרם ראה?
• ייתכן שהביטחון הפיזי הפך לרופף. אם עובדים עזבו את הצוות או יצאו מהחברה, האם זכרתם לאסוף את התגים שלהם ו/או להשבית את הגישה שלהם?

תקשורת

רבים מהחוזרים למשרד יעריכו שיש להם שירות אינטרנט וטלפון אמין שהם לא צריכים לתחזק ולפתור בעצמם.

• האם בדקת את הטלפונים השולחניים והטלפונים בחדר הישיבות? רוב הסיכויים שאם לא נעשה בהם שימוש במשך זמן מה, ייתכן שיהיה צורך לאפס טלפונים VOIP. עם כל תנודות בחשמל, שינויים בחומרה, תקלות ברשת, טלפונים אלה מאבדים לעתים קרובות את ה-IP שלהם ויצטרכו לפחות לאתחל אותם, אם לא יוקצו להם כתובות IP חדשות.
• עובדים שעבדו מהבית השתמשו בשירות ההודעות המיידיות המועדפות עליהם, כמו גם בשיחות ועידה בווידאו, מתוך צורך. אלה עזרו מאוד בהגברת הפרודוקטיביות. האם העובדים האלה יתאכזבו לגלות שכלים כמו אלה שהם התחילו להסתמך עליהם עדיין מוגבלים במשרד? האם הגיע הזמן לשקול מחדש את האיזון בין פרודוקטיביות לשליטה?  

חומרה ותוכנה

צוות ה-IT שלך היה עסוק בשמירה על הכוח המרוחק מחובר. החומרה והתוכנה של המשרד הוזנחו.

• האם המערכת הפנימית שלך הייתה צריכה אי פעם לתמוך במשתמשים רבים כל כך בו זמנית?
• האם חלק מהציוד מיושן או מיושן לאחר שנתיים? שרתים, מודמים, נתבים, מתגים.
• האם התוכנה של השרתים מעודכנת במהדורות האחרונות? גם מערכת ההפעלה וגם יישומים.
• מה לגבי רישיונות לתוכנה הארגונית שלך? האם אתה עומד בדרישות? האם יש לך יותר משתמשים ממה שהיו לך פעם? האם הם מורשים לשימוש במקביל?  

תַרְבּוּת

לא, זה לא הבית שלך, אבל מה באמת המשיכה בלחזור למשרד? זה לא צריך להיות סתם עוד מנדט.

• מכונת השתייה לא התמלאה כבר חודשים. הפוך את זה לקבלת פנים אמיתית. אל תתנו לעובדים שלכם להרגיש שהם מתגנבים לבית נטוש ולא ציפו להם. חטיפים לא הולכים לשבור את הכיס והם יעשו הרבה כדי להודיע ​​להם שהם מוערכים. זכרו, חלק מהצוותים עדיין מעדיפים להישאר בבית.
• ערכו יום הוקרה לעובדים. לחברות רבות יש מעין פתיחה חגיגית לברך את הצוות בחזרה.
• אחת הסיבות שאתה רוצה לחזור למשרד היא שיתוף פעולה ופרודוקטיביות. אל תחנוק רשתות ויצירתיות עם מדיניות מיושנת. התעדכן בהנחיות ה-CDC העדכניות ביותר ובהנחיות המקומיות. אפשרו לעובדים להציב גבולות נוחים, להתחכך אם הם רוצים ולהישאר בבית כשהם צריכים.  

• אין ספק ששכרת צוות חדש בשנתיים האחרונות. אל תשכחו לכוון אותם למרחב הפיזי. תראה להם מסביב. ודא שיש להם מקום לחנות ואת כל הציוד המשרדי שלהם. וודאו שהם לא מרגישים עונש על כך שהם מגיעים למשרד.
• אין סכנה בכך שהצוות ישכח את ימי שישי מזדמנים, אבל אין צורך לתת לזה להתגנב כל יום. אל דאגה, לרבים מאיתנו יש תלבושות שחיכו לנו בסבלנות כדי לחזור אליהם. אפשר רק לקוות שהם עדיין מתאימים ל"מגיפה 15" עכשיו עלינו.

קונסנסוס

בתחילת המגיפה, ארגונים רבים איחרו לאפשר לעובדים לעבוד מהבית. זו הייתה דרך חשיבה חדשה. רובם, באי רצון, הסכימו לאפשר לרבים מעובדיהם לעבוד מרחוק. זו הייתה טריטוריה חדשה ולא הייתה הסכמה לגבי האיזון האופטימלי של עבודה מרחוק לעומת עבודה משרדית.  באוקטובר 2020, קוקה קולה פרסמה הודעה מפתיעה. כותרות צעקו, עבודה קבועה מהבית לכל העובדים ההודיים.  "מודל העבודה מהבית גרם לחברות וארגונים רבים (בעיקר IT) להחליט שברגע שהשפעת המגיפה תתחיל להצטמצם, לא תהיה כפייה של חלק גדול מהעובדים לחזור לתפקידם, לעולם". חל מעבר לעבודה מרחוק ותוצאות סקר PWC התפארו בכך ש"עבודה מרחוק הייתה הצלחה מוחצת הן לעובדים והן למעסיקים". וואו.

באופן לא מפתיע, לא כולם מסכימים. דוד סולומון, מנכ"ל גולדמן זאקס, אומר שעבודה מרחוק היא "סטייה".  לא להתעלם, אלון מאסק, ראש המתנגד, אומר: "עבודה מרחוק כבר אינה מקובלת."  מאסק אמנם עשה ויתור. הוא אמר שצוות הטסלה שלו יכול לעבוד מרחוק כל עוד הם נמצאים במשרד למינימום ("ואני מתכוון למינימום") של 40 שעות שבועיות! טוויטר הייתה אחת החברות הראשונות שאימצו מדיניות עבודה מהבית. בכירי טוויטר בשנת 2020 הבטיחו שיהיה להם "כוח עבודה מבוזר". לנצח.  בדיונים שלו לרכישת טוויטר, מאסק הבהיר שהוא מצפה שכולם יהיו במשרד.

אז, אין קונצנזוס, אבל הרבה דעות נחרצות משני הצדדים. עובד אזהרה.

מדיניות ותהליכים

במהלך המגיפה, תהליכים השתנו. הם הסתגלו לכוח עבודה מבוזר. חברות נאלצו לשנות את המדיניות והנהלים כדי להתאים את כל מה שהוכנס והדרכה של עובדים חדשים, לישיבות צוות, בטיחות וקביעת זמן.

• אחרון מחקר גרטנר גילה שאחד מהשינויים בתהליכים היה מעבר עדין לחוסן וגמישות. בעבר, ההתמקדות הייתה ביצירת תהליכים למיצוי היעילות. חלק מהארגונים מצאו שתהליכים שהותאמו ליעילות היו שבריריים מדי וחסרי גמישות. שקול את שרשרת האספקה ​​בדיוק בזמן. בשיאו, החיסכון בכסף הוא אדיר. עם זאת, אם יש שיבושים בשרשרת האספקה, עליך לבחון אפשרויות אחרות.
• אותו מחקר מצא שתהליכים הופכים מורכבים יותר ככל שהחברה עצמה הופכת מורכבת יותר. חברות מגוונות את המקורות והשווקים שלהן בניסיון לצמצם ולנהל סיכונים.
• זה יכול להיות זמן טוב לבדיקה פנימית. האם המדיניות שלך זקוקה לתיקון? האם הם התפתחו כדי להתמודד עם מצבים עתידיים? מה החברה שלך תעשה אחרת עם ההתפרצות הבאה?

סיכום

החדשות הטובות הן שההגירה הגדולה חזרה למשרד אינה מקרה חירום. בניגוד לשינוי הקוסמי המהיר ששיבש את העסקים ואת חיינו, אנחנו יכולים לתכנן איך אנחנו רוצים שהנורמלי החדש ייראה. זה אולי לא נראה כמו לפני המגיפה, אבל עם מזל זה יכול להיות טוב יותר. השתמש במעבר חזרה למשרד כהזדמנות להעריך מחדש ולתכנן עתיד חזק יותר.

 סקר PWC, יוני 2020, סקר עבודה מרחוק בארה"ב: PwC

 קוקה קולה מכריזה על עבודה קבועה מהבית לכל העובדים ההודיים; קצבה לכסא, אינטרנט! - Trak.in - עסקים הודיים של טכנולוגיה, מובייל וסטארט-אפים

 אילון מאסק אומר שעובדים מרוחקים פשוט מעמידים פנים שהם עובדים. מסתבר שהוא (בערך) צודק (yahoo.com)

 האולטימטום במשרד של מאסק עלול לשבש את תוכנית העבודה המרוחקת של טוויטר (businessinsider.com)