הם פראיים והם משתוללים!

כתבתי בעבר על Shadow IT כאן.  במאמר זה אנו דנים בשכיחותו, הסכנה שלה וכיצד לנהל אותה. לא היה לי מושג שמערכות מידע פראיות (FIS) הן דבר. חתולי פרא ששמעתי עליהם. למעשה לקחנו שני חתולי פרא. ובכן, הם היו גורי חתולים בחוץ בקור, ללא בעלים ברור. מי לא היה לוקח אותם. לקחנו אותם לווטרינר והאכלנו אותם. יותר משנתיים לאחר מכן, הם למדו כמה נימוסים אבל נשארים מרוחקים לבני האדם שלהם.  קבוצה אחת שחוקר את הדברים האלה מדרג את חתולי הבר כאחד מ-100 המינים הפולשים הגרועים ביותר בעולם.   

מערכות מידע פראיות

מערכות מידע פראיות הן גם פולשניות, כמו גם מתמידות וגמישות. ה הגדרה של FIS היא מערכת ממוחשבת שפותחה על ידי עובד אחד או יותר כדי לסייע בביצוע התהליכים העסקיים שלהם. הוא נועד לעתים קרובות לעקוף, לעקוף או לעקוף מערכות המחייבות ארגונים. לדברי אותו מקור, "הידע על FISs נותר מוגבל וההסברים התיאורטיים המוצעים עבור FISs שנוי במחלוקת רחבה." חוסר ההבנה הזה נובע כנראה מהטבע הפיראטי של ה-FISs. פיראטים לא מפרסמים.

צל זה

FIS דומה, אך שונה מ-Shadow IT. ואילו א מערכת מידע פראית האם כל מערכת שמשתמשים יוצרים כדי להחליף את הפונקציות של מערכת הארגונית המחייבת, מערכות IT בצל נוטות לחיות לצד מערכות ארגוניות ולשכפל את הפונקציונליות שלה. ישנה חפיפה מסוימת למה שמכונה "דרכים לעקיפת הבעיה", אשר נוטים להיות תהליכים לא פורמליים וזמניים יותר לטיפול במקרים לא סטנדרטיים שהתקן הארגוני לא מצליח לטפל בהם בצורה מספקת. כולם חולקים את המוטיבציה שהם פותחו כדי לטפל בפערים אמיתיים או נתפסים במערכת התיעוד.  

למה יש בעיה?

מדוע כל אלה קיימים מלכתחילה? כמה חוקרים מציעים ש-FISs עשויים למעשה להיות דבר טוב בכך שהם מפגינים חדשנות ועוזרים לקבוצה מסוימת להשיג את המטרות העסקיות שלה. אישית, אני לא כל כך בטוח. אני חושב שמה שהכי תורם להתרבות של FISs הוא כאשר לארגונים יש עומס מבני או תרבותי. במילים אחרות, יש משהו בתרבות הארגונית, בתהליכים או בטכנולוגיה שסוחטת את הבלון. כאשר הבלון נלחץ, האוויר יוצר בועה במקום אחר. הדבר נכון גם לגבי טכנולוגיה ומערכות נתונים. אם התהליכים מסובכים, אם המערכות אינן אינטואיטיביות, אם הנתונים אינם נגישים, עובדים נוטים לפתח דרכים לעקיפת הבעיה. תהליכים מפושטים. מערכות קלות יותר מאומצות אד-הוק. הנתונים משותפים באופן סמוי.

הפתרון

ייתכן שלא ניתן יהיה למגר את המגיפה של מערכות מידע פראיות. עם זאת, חשוב להיות מודעים אליהם ולהבין את הסיבות לכך שהם מתפתחים. FISs עשויים להוות אינדיקציה לתחום של העסק שיש לשפר. אם הארגון מטפל בבעיות מערכתיות או הקשורות לתהליך של קשיי אנליסטים בשימוש בכלים מחייבים וגישה לנתונים, יתכן ויהיה צורך פחות לחפש מערכות מידע פראיות.