Wat werkgevers moeten doen om hun werknemers weer op kantoor te verwelkomen
Na bijna 2 jaar thuiswerken zullen sommige dingen gewoon niet meer hetzelfde zijn.
Als reactie op de pandemie van het Coronavirus sloten veel bedrijven de deuren van hun fysieke winkel en vroegen hun werknemers om thuis te werken. In de naam van de veiligheid van werknemers, deden werkgevers die konden overstappen naar een extern personeelsbestand. Het was een grote overgang. Het was niet alleen een cultuuromslag, maar in veel gevallen moesten IT en operations door elkaar schuiven om een gedistribueerd netwerk van individuen te ondersteunen. De verwachting was dat iedereen nog steeds toegang zou hebben tot dezelfde bronnen, ook al waren ze niet meer fysiek op het netwerk. 
Sommige bedrijfstakken hadden niet de mogelijkheid om hun werknemers op afstand te laten werken. Denk aan entertainment, horeca, restaurants en winkels. Welke industrieën hebben de pandemie het beste doorstaan? Big Pharma, maskermakers, thuisbezorgdiensten en slijterijen natuurlijk. Maar daar gaat ons verhaal niet over. Techbedrijven floreerden. Techbedrijven zoals Zoom, Microsoft Teams en Skype waren klaar om andere industrieën te ondersteunen bij de nieuwe vraag naar virtuele vergaderingen. Anderen, zonder werk of genietend van hun lockdown, wendden zich tot online gamen. Of mensen nu op afstand werkten of pas ontslagen waren, technologie met betrekking tot samenwerking en communicatie was meer dan ooit nodig.
Dat ligt allemaal achter ons. De uitdaging is nu om iedereen weer naar kantoor te krijgen. Sommige arbeiders zeggen: "Oh nee, ik ga niet." Ze verzetten zich tegen de terugkeer naar het kantoor. Sommigen kunnen stoppen. De meeste bedrijven eisen echter dat hun personeel terugkeert naar kantoor in ten minste een hybride model – 3 of 4 dagen op kantoor en de rest thuiswerkend. Is uw commercieel vastgoed dat al zo lang leeg staat, naast het personeel en het personeel, klaar om dit personeel te verwelkomen?
Security
Een deel van het personeel dat je hebt ingehuurd via Zoom-interviews, je hebt een laptop opgestuurd en ze hebben zelfs nog nooit de binnenkant van je kantoor gezien. Ze kijken er naar uit om hun teamgenoten voor het eerst face-to-face te ontmoeten. Maar hun laptop heeft nooit op uw fysieke netwerk gestaan.
- Is het besturingssysteem van de computer up-to-date gehouden met beveiligingsupdates en patches?
- Beschikken werknemerslaptops over geschikte antivirussoftware?
- Zijn medewerkers getraind in cybersecurity? Phishing- en ransomware-aanvallen nemen toe. Thuiswerkplekken zijn mogelijk minder veilig en een medewerker kan ongewild malware naar kantoor brengen. Kwetsbaarheden in de beveiliging van kantoornetwerken kunnen worden aangetast.
- Hoe gaan uw netwerkbeveiliging en directoryservices om met een MAC-adres dat het nog nooit eerder heeft gezien?
- Fysieke beveiliging is misschien laks geworden. Als werknemers uit het team of uit het bedrijf zijn overgestapt, heeft u er dan aan gedacht hun badges op te halen en/of hun toegang uit te schakelen?
Communicatie
Veel van degenen die terugkeren naar kantoor zullen het waarderen dat ze een betrouwbare internet- en telefoonservice hebben die ze niet zelf hoeven te onderhouden en op te lossen. 
- Heeft u de bureautelefoons en vergaderruimtetelefoons gecontroleerd? De kans is groot dat VOIP-telefoons opnieuw moeten worden ingesteld als ze een tijdje niet zijn gebruikt. Met fluctuaties in elektriciteit, veranderingen in hardware, netwerkstoringen, verliezen deze telefoons vaak hun IP en moeten ze op zijn minst opnieuw worden opgestart, als ze geen nieuwe IP-adressen krijgen.
- Werknemers die thuis hebben gewerkt, gebruiken noodgedwongen hun favoriete instant messaging-service en videoconferenties. Deze zijn enorm nuttig geweest bij het verhogen van de productiviteit. Zullen deze werknemers teleurgesteld zijn als ze ontdekken dat tools zoals deze waarop ze zijn gaan vertrouwen nog steeds beperkt zijn op kantoor? Is het tijd om de balans tussen productiviteit en controle te heroverwegen?
Hardware en software
Uw IT-team is druk bezig geweest om de externe kracht verbonden te houden. De kantoorhardware en -software zijn verwaarloosd.
- Heeft uw interne systeem ooit zoveel gebruikers tegelijk moeten ondersteunen?
- Is een van de apparatuur nu verouderd of verouderd na 2 jaar? Servers, modems, routers, switches.
- Is de software van de servers up-to-date met de laatste releases? Zowel besturingssystemen als applicaties.
- Hoe zit het met licenties voor uw bedrijfssoftware? Bent u in overeenstemming? Heeft u meer gebruikers dan u vroeger had? Zijn ze gelicentieerd voor gelijktijdig gebruik?
Culture
Nee, dit is niet jouw huis, maar wat is echt de aantrekkingskracht om terug naar kantoor te komen? Het mag niet zomaar een mandaat zijn. 
- De drankautomaat is al maanden niet gevuld. Maak er een waar welkom terug. Laat uw medewerkers niet het gevoel hebben dat ze een verlaten huis binnensluipen en dat ze niet verwacht werden. Snacks zullen de bank niet breken en zullen een lange weg banen om hen te laten weten dat ze worden gewaardeerd. Bedenk dat sommige medewerkers toch liever thuis blijven.
- Houd een waarderingsdag voor medewerkers. Veel bedrijven houden een soort grootse opening om het personeel terug te verwelkomen.
- Een van de redenen waarom u personeel weer op kantoor wilt hebben, is de samenwerking en productiviteit. Verstik netwerken en creativiteit niet met achterhaald beleid. Blijf op de hoogte van de nieuwste CDC en lokale richtlijnen. Sta werknemers toe om comfortabele grenzen te stellen, maskers op te zetten als ze dat willen en thuis te blijven wanneer dat zou moeten.
| Pro-tip voor werknemers: Veel organisaties maken terugkomen naar kantoor optioneel. Als uw bedrijf de deuren heeft geopend maar geen duidelijke richting heeft gegeven, zijn de gratis lunches een manier om te zeggen: "we willen je terug." |
- U heeft de afgelopen twee jaar ongetwijfeld nieuw personeel aangenomen. Vergeet niet om ze te oriënteren op de fysieke ruimte. Laat ze rondleiden. Zorg ervoor dat ze een parkeerplaats en al hun kantoorbenodigdheden hebben. Zorg ervoor dat ze zich niet gestraft voelen omdat ze naar kantoor komen.
- Er is geen gevaar dat het personeel casual Friday's vergeet, maar het is niet nodig om het elke dag tot casual te laten sluipen. Maak je geen zorgen, velen van ons hebben outfits die geduldig op ons hebben gewacht om erop terug te komen. Je hoopt gewoon dat ze nog steeds passen bij de "pandemie 15" die nu op ons ligt.
Overeenstemming
In het begin van de pandemie waren veel organisaties traag om werknemers thuis te laten werken. Het was een nieuwe manier van denken. De meesten stemden er met tegenzin in toe om veel van hun werknemers op afstand te laten werken. Dit was nieuw terrein en er was geen consensus over de optimale balans tussen werken op afstand versus kantoorwerk. In oktober 2020 deed Coca-Cola een verrassende aankondiging. Krantenkoppen schreeuwden, Permanent Work From Home For All Indian Employees. "Het thuiswerkmodel heeft ertoe geleid dat veel bedrijven en organisaties (voornamelijk IT) hebben besloten dat zodra het effect van de pandemie begint af te nemen, een groot deel van de werknemers nooit meer naar kantoor zal worden gedwongen." Er was een verschuiving naar werken op afstand en uit de resultaten van een PWC-enquête bleek dat "werk op afstand een overweldigend succes is geweest voor zowel werknemers als werkgevers." Wauw.
Het is niet verwonderlijk dat niet iedereen het daarmee eens is. David Solomon, CEO van Goldman Sachs, zegt dat werken op afstand "een aberratie" is. Niet te worden overtroffen, Elon Musk, de Dissenter in Chief, zegt: "werk op afstand is niet langer acceptabel." Musk deed wel een concessie. Hij zei dat zijn Tesla-personeel op afstand kon werken zolang ze op kantoor waren voor een minimum (“en ik bedoel minimum”) van 40 uur per week! Twitter was een van de eerste bedrijven die een thuiswerkbeleid hanteerde. Twitter-managers beloofden in 2020 dat ze een "gedistribueerd personeelsbestand" zouden hebben, voor altijd. In zijn discussies om Twitter te kopen, maakte Musk duidelijk dat hij verwachtte dat iedereen op kantoor zou zijn.
Dus geen consensus, maar veel sterke meningen aan beide kanten. Voorbehoud medewerker.
Beleid en processen
Tijdens de pandemie zijn processen verschoven. Ze hebben zich aangepast aan een verspreid personeelsbestand. Bedrijven hebben het beleid en de procedures moeten herzien om alles aan te passen aan het inwerken en trainen van nieuwe medewerkers, teamvergaderingen, veiligheid en tijdregistratie.
- Een recente Gartner-onderzoek ontdekte dat een van de verschuivingen van processen een subtiele overgang naar veerkracht en flexibiliteit was. Voorheen lag de focus op het creëren van processen om de efficiëntie te maximaliseren. Sommige organisaties vonden dat processen die waren geoptimaliseerd voor efficiëntie te kwetsbaar waren en niet flexibel genoeg waren. Denk aan de just-in-time supply chain. Op het hoogtepunt is de geldbesparing enorm. Als er echter verstoringen zijn in de toeleveringsketen, moet u andere opties verkennen.
- Uit hetzelfde onderzoek bleek dat processen complexer worden naarmate het bedrijf zelf complexer wordt. Bedrijven diversifiëren hun inkoop en markten in een poging de risico's te beperken en te beheersen.
- Dit is misschien een goed moment voor een interne review. Is uw beleid aan herziening toe? Zijn ze geëvolueerd om toekomstige onvoorziene omstandigheden aan te kunnen? Wat gaat uw bedrijf bij de volgende uitbraak anders doen?
Conclusie
Het goede nieuws is dat de grote migratie terug naar kantoor geen noodgeval is. In tegenstelling tot de snelle kosmische verschuiving die het bedrijfsleven en ons leven ontwrichtte, kunnen we plannen hoe we willen dat het nieuwe normaal eruitziet. Het ziet er misschien niet hetzelfde uit als voor de pandemie, maar met een beetje geluk kan het beter. Gebruik de overgang terug naar kantoor als een kans om opnieuw te evalueren en plannen te maken voor een sterkere toekomst.
PWC-enquête, juni 2020, Onderzoek naar werken op afstand in de VS: PwC
