Het is goedkoop en gemakkelijk. De spreadsheetsoftware Microsoft Excel is waarschijnlijk al op de computer van de zakelijke gebruiker geïnstalleerd. En veel gebruikers zijn tegenwoordig al sinds de middelbare school of zelfs eerder in aanraking gekomen met Microsoft Office-software. Deze reflexmatige reactie op de vraag waarom Excel de toonaangevende analysetool is, is misschien niet het juiste antwoord. Het echte antwoord zal je misschien verbazen.

Laten we, om dieper in te gaan op het antwoord op de vraag, eerst kijken naar wat we bedoelen met een analysetool.

Analytics- en Business Intelligence-platforms

De toonaangevende analist, Gartnerdefinieert Analytics- en Business Intelligence-platforms als hulpmiddelen die minder technische gebruikers in staat stellen om “gegevens te modelleren, analyseren, verkennen, delen en beheren, en samen te werken en bevindingen te delen, mogelijk gemaakt door IT en aangevuld met kunstmatige intelligentie (AI). ABI-platforms kunnen optioneel de mogelijkheid bieden om een ​​semantisch model, inclusief bedrijfsregels, te creëren, aan te passen of te verrijken.” Met de recente groei van AI erkent Gartner dat augmented analytics de doelgroep verschuift van de traditionele analist naar consumenten en besluitvormers.

Om Excel als een analysetool te kunnen beschouwen, moet het dezelfde mogelijkheden hebben.

Dus hoewel Excel veel van dezelfde mogelijkheden heeft als toonaangevende ABI-platforms, mist het enkele belangrijke functies. Waarschijnlijk om deze reden neemt Gartner Excel niet op in de lijst van grote spelers op het gebied van Analytics en BI-tools. Bovendien zit het ook in een andere ruimte en wordt het door Microsoft anders gepositioneerd in zijn eigen opstelling. Power BI zit in het assortiment van Gartner en heeft de functies die Excel mist, namelijk de mogelijkheid om te delen, samen te werken en door IT te worden beheerd.

De belangrijkste waarde van Excel is zijn ondergang

Interessant genoeg is de echte waarde van ABI-tools en waarom Excel zo alomtegenwoordig is dezelfde: het wordt niet beheerd door IT. Gebruikers houden van de vrijheid om gegevens te verkennen en naar hun desktops te brengen zonder tussenkomst van de IT-afdeling. Excel blinkt hierin uit. Ondertussen is het de verantwoordelijkheid en missie van het IT-team om orde in de chaos te brengen en governance, beveiliging en algeheel onderhoud toe te passen op alle software onder hun toezicht. Excel faalt hierin.

Dit is het raadsel. Het is absoluut noodzakelijk dat de organisatie controle behoudt over het beheer van de software die haar medewerkers gebruiken en de gegevens waartoe zij toegang hebben. We hebben geschreven over de uitdaging van wilde systemen voorheen. Excel is het proto-wilde IT-systeem zonder corporate governance of controle. Het belang van één enkele, goed beheerde versie van de waarheid mag duidelijk zijn. Met spreadsheetfarms creëert iedereen zijn eigen bedrijfsregels en standaarden. Het kan niet eens echt een standaard worden genoemd als het eenmalig is. Er bestaat niet één versie van de waarheid.

Zonder één enkele, overeengekomen versie van de waarheid wordt het moeilijk om beslissingen te nemen. Bovendien stelt het de organisatie bloot aan aansprakelijkheid en wordt het moeilijker om een ​​potentiële audit te verdedigen.

De prijs-waardeverhouding van Excel

Ik dacht aanvankelijk dat een van de redenen waarom Excel vaak de nummer één analysetool werd genoemd, was dat het zo goedkoop was. Ik denk dat ik kan zeggen dat letterlijk elk bedrijf waarvoor ik heb gewerkt mij een licentie heeft gegeven voor Microsoft Office, inclusief Excel. Voor mij is het dus vaak gratis geweest. Zelfs toen het bedrijf geen bedrijfslicentie verstrekte, heb ik ervoor gekozen om mijn eigen Microsoft 365-licentie aan te schaffen. Het is niet gratis, maar de prijs moest een bijdragende factor zijn.

Mijn uitgangspunt was dat Excel aanzienlijk goedkoper moest zijn dan de andere ABI-platforms. Ik verdiepte me erin en ontdekte dat het niet zo goedkoop was als ik dacht. Sommige van de ABI-platforms die Gartner evalueert, kunnen voor grote organisaties feitelijk goedkoper zijn per zetel. Ik selecteerde een paar van de software en vroeg ChatGPT om me te helpen ze te vergelijken en te rangschikken in termen van kosten voor organisaties van verschillende grootte.

Wat ik ontdekte was dat Excel niet de goedkoopste optie was voor organisaties van welke omvang dan ook. Er zijn kosten aan verbonden. Uiteraard is het moeilijk om exacte prijzen te verkrijgen en worden er vaak aanzienlijke kortingen aangeboden om naar een specifieke leverancier te migreren. Ik denk echter dat de relatieve rangschikking consistent zal zijn. Wat ons opvalt is dat Microsoft Office Suite waar Excel een onderdeel van is niet de goedkoopste optie is. Verrassing.

Excel mist belangrijke componenten van een ABI van ondernemingsklasse en er zijn meer kosteneffectieve alternatieven in de wereld van analytische hulpmiddelen. Grote hit voor de prijs-waardeverhouding van Excel.

Samenwerking

Samenwerking met behulp van software voor data-analyse en Business Intelligence binnen grote organisaties biedt voordelen die de besluitvormingsprocessen, operationele efficiëntie en strategische planning aanzienlijk kunnen verbeteren. Samenwerking erkent dat geen enkele individuele bijdrager een eiland is en dat de wijsheid van de massa betere inzichten en beslissingen kan opleveren. Organisaties hechten zo veel waarde aan samenwerking dat ze bereid zijn meer te betalen dan tools zoals Excel die deze functie niet bieden.

Tools die de samenwerking tussen teamleden bevorderen, bieden:

• Verbeterde besluitvorming
• verhoogde efficiëntie
• Verbeterde gegevenskwaliteit en consistentie
• Schaalbaarheid en flexibiliteit
• Kennisdeling en innovatie
• Kostenbesparingen
• Verbeterde beveiliging en naleving
• Data-integriteit
• Gemachtigde medewerkers

De waarde van het gebruik van software voor data-analyse en BI die samenwerking binnen grote organisaties mogelijk maken, ligt in de synergie van verbeterde besluitvormingsmogelijkheden, operationele efficiëntie en een cultuur van innovatie en empowerment. Tools die niet voor samenwerking zorgen, bevorderen eilanden van informatie en silo's van gegevens. Excel mist deze belangrijke functie.

De bedrijfswaarde van Excel neemt af

Excel is misschien wel de meest gebruikte datatool binnen organisaties, maar om de verkeerde redenen. Bovendien worden de redenen waarom we het denken te gebruiken – omdat het goedkoop en gemakkelijk is – steeds minder waar naarmate bedrijfsanalyses en BI-tools betaalbaarder worden en AI integreren om te helpen bij complexere taken.