O que os empregadores precisam fazer para receber seus trabalhadores de volta ao escritório
Depois de quase 2 anos trabalhando em casa, algumas coisas simplesmente não serão as mesmas.
Em resposta à pandemia de Coronavírus, muitas empresas fecharam as portas de suas lojas físicas e pediram que seus funcionários trabalhassem em casa. Em nome de manter os trabalhadores seguros, os empregadores que poderiam fazer a transição para uma força de trabalho remota o fizeram. Foi uma grande transição. Não foi apenas uma mudança de cultura, mas, em muitos casos, a TI e as operações tiveram que lutar para dar suporte a uma rede distribuída de indivíduos. As expectativas eram de que todos ainda pudessem acessar os mesmos recursos, mesmo que não estivessem mais fisicamente na rede. 
Algumas indústrias não tinham a opção de permitir que seus funcionários trabalhassem remotamente. Pense em entretenimento, hospitalidade, restaurantes e varejo. Quais indústrias resistiram melhor à pandemia? Big Pharma, fabricantes de máscaras, serviços de entrega em domicílio e lojas de bebidas, é claro. Mas, não é disso que trata a nossa história. As empresas de tecnologia prosperaram. Empresas de tecnologia como Zoom, Microsoft Teams e Skype estavam prontas para dar suporte a outros setores na nova demanda por reuniões virtuais. Outros, desempregados ou aproveitando seus bloqueios, recorreram aos jogos online. Quer as pessoas estivessem trabalhando remotamente ou recém demitidas, a tecnologia relacionada à colaboração e comunicação era necessária mais do que nunca.
Tudo isso ficou para trás. O desafio agora é levar todos de volta ao escritório. Alguns trabalhadores estão dizendo: “não, eu não vou”. Eles resistem a voltar ao escritório. Alguns podem desistir. A maioria das empresas, no entanto, está exigindo que seus funcionários retornem ao escritório em, pelo menos, um modelo híbrido – 3 ou 4 dias no escritório e o restante trabalhando em casa. Além do pessoal e do pessoal, o seu imóvel comercial que está vazio há tanto tempo está pronto para receber em casa esses funcionários?
Segurança
Alguns dos funcionários que você contratou nas entrevistas do Zoom, você enviou um laptop e eles nunca viram o interior do seu escritório. Eles estão ansiosos para conhecer seus companheiros de equipe cara a cara pela primeira vez. Mas o laptop deles nunca esteve em sua rede física.
- O sistema operacional do computador foi mantido atualizado com atualizações e patches de segurança?
- Os laptops dos funcionários têm software antivírus apropriado?
- Os funcionários foram treinados em segurança cibernética? Ataques de phishing e ransomware estão aumentando. Os espaços de trabalho domésticos podem ser menos seguros e um funcionário pode, involuntariamente, transportar malware para o escritório. As vulnerabilidades de segurança de rede do Office podem ser comprometidas.
- Como seus serviços de diretório e segurança de rede lidarão com um endereço MAC nunca visto antes?
- A segurança física pode ter se tornado frouxa. Caso os funcionários tenham saído da equipe ou da empresa, você se lembrou de recolher seus crachás e/ou desabilitar o acesso?
Comunicações
Muitos daqueles que retornam ao escritório vão gostar de ter um serviço confiável de internet e telefone que eles não precisam para manter e solucionar problemas por conta própria. 
- Você verificou os telefones de mesa e os telefones das salas de conferência? As chances são boas de que, se não forem usados há algum tempo, os telefones VOIP talvez precisem ser redefinidos. Com quaisquer flutuações na eletricidade, mudanças no hardware, falhas na rede, esses telefones geralmente perdem seu IP e precisarão ser pelo menos reinicializados, se não forem atribuídos novos endereços IP.
- Os funcionários que trabalham em casa estão usando seu serviço favorito de mensagens instantâneas, além de videoconferência, por necessidade. Estes têm sido tremendamente úteis para aumentar a produtividade. Esses funcionários ficarão desapontados ao descobrir que ferramentas como essas nas quais eles confiam ainda estão restritas no escritório? É hora de reconsiderar o equilíbrio entre produtividade e controle?
Hardware e Software
Sua equipe de TI tem estado ocupada mantendo a força remota conectada. O hardware e o software do escritório foram negligenciados.
- Seu sistema interno já precisou dar suporte a tantos usuários ao mesmo tempo?
- Algum dos equipamentos está desatualizado ou obsoleto após 2 anos? Servidores, modems, roteadores, switches.
- O software dos servidores está atualizado com as últimas versões? Ambos os sistemas operacionais, bem como aplicativos.
- E as licenças para seu software corporativo? Você está em conformidade? Você tem mais usuários do que costumava ter? Eles são licenciados para uso simultâneo?
Cultura
Não, esta não é a sua casa, mas qual é realmente o atrativo de voltar ao escritório? Não deve ser apenas mais um mandato. 
- A máquina de bebidas não é abastecida há meses. Torná-lo um verdadeiro bem-vindo de volta. Não deixe que seus funcionários sintam que estão entrando em uma casa abandonada e não são esperados. Os lanches não vão quebrar o banco e vão fazer com que eles saibam que são apreciados. Lembre-se, alguns funcionários ainda preferem ficar em casa.
- Tenha um dia de valorização do funcionário. Muitas empresas estão tendo uma espécie de grande inauguração para receber os funcionários de volta.
- Uma das razões pelas quais você quer a equipe de volta ao escritório é a colaboração e a produtividade. Não sufoque a rede e a criatividade com políticas desatualizadas. Acompanhe as últimas diretrizes do CDC e locais. Permita que os funcionários estabeleçam limites confortáveis, mascarem-se se quiserem e fiquem em casa quando devem.
| Dica profissional para os funcionários: muitas organizações estão tornando o retorno ao escritório opcional. Se sua empresa abriu as portas, mas não deu uma direção clara, os almoços grátis são uma forma de dizer “queremos você de volta”. |
- Você, sem dúvida, contratou novos funcionários nos últimos dois anos. Não se esqueça de orientá-los para o espaço físico. Mostre-lhes ao redor. Certifique-se de que eles tenham um lugar para estacionar e todos os materiais de escritório. Certifique-se de que eles não se sintam penalizados por virem ao escritório.
- Não há perigo em os funcionários esquecerem as sextas-feiras casuais, mas não é necessário deixá-las se tornarem casuais todos os dias. Não se preocupe, muitos de nós têm roupas que estavam esperando pacientemente para voltarmos a elas. Só esperamos que eles ainda se encaixem na “pandemia 15” agora em nós.
Consenso
No início da pandemia, muitas organizações demoraram a permitir que os funcionários trabalhassem em casa. Era uma nova maneira de pensar. A maioria, com relutância, concordou em deixar muitos de seus funcionários trabalharem remotamente. Esse era um território novo e não havia consenso sobre o equilíbrio ideal entre trabalho remoto e trabalho de escritório. Em outubro de 2020, a Coca-Cola fez um anúncio surpreendente. As manchetes gritavam: Trabalho permanente em casa para todos os funcionários indianos. “O modelo de trabalho em casa fez com que muitas empresas e organizações (principalmente TI) decidissem que, uma vez que o efeito da pandemia começasse a reduzir, nunca mais haverá compulsão de uma grande parte dos funcionários voltando ao escritório.” Houve uma mudança para o trabalho remoto e os resultados de uma pesquisa da PWC ostentaram que “o trabalho remoto tem sido um sucesso esmagador para funcionários e empregadores”. Uau.
Sem surpresa, nem todos concordam. David Solomon, CEO da Goldman Sachs, diz que o trabalho remoto é “uma aberração”. Não ser ultrapassado, Elon Musk, o Dissidente-Chefe, diz: “trabalho remoto não é mais aceitável”. Musk fez uma concessão, no entanto. Ele disse que sua equipe da Tesla poderia trabalhar remotamente desde que estivesse no escritório por um mínimo (“e quero dizer mínimo”) de 40 horas por semana! O Twitter foi uma das primeiras empresas a adotar uma política de trabalho em casa. Executivos do Twitter em 2020 prometeram que teriam uma “força de trabalho distribuída”, para sempre. Em suas discussões para comprar o Twitter, Musk deixou claro que esperava que todos estivessem no escritório.
Portanto, não há consenso, mas muitas opiniões fortes de ambos os lados. Empregado de advertência.
Políticas e Processos
Durante a pandemia, os processos mudaram. Eles se adaptaram a uma força de trabalho distribuída. As empresas tiveram que revisar políticas e procedimentos para acomodar tudo de integração e treinamento de novos funcionários, reuniões de equipe, segurança e pontualidade.
- Um recente Estudo Gartner descobriram que uma das mudanças de processos foi uma transição sutil para resiliência e flexibilidade. Anteriormente, o foco era a criação de processos para maximizar a eficiência. Algumas organizações descobriram que os processos otimizados para eficiência eram muito frágeis e careciam de flexibilidade. Considere a cadeia de suprimentos just-in-time. No seu auge, a economia de dinheiro é enorme. No entanto, se houver interrupções na cadeia de suprimentos, você precisará explorar outras opções.
- O mesmo estudo descobriu que os processos estão se tornando mais complexos à medida que a própria empresa se torna mais complexa. As empresas estão diversificando suas fontes e mercados na tentativa de mitigar e gerenciar riscos.
- Este pode ser um bom momento para uma revisão interna. Suas políticas precisam ser revisadas? Eles evoluíram para lidar com contingências futuras? O que sua empresa fará de diferente com o próximo surto?
Conclusão
A boa notícia é que a grande migração de volta ao escritório não é uma emergência. Ao contrário da rápida mudança cósmica que interrompeu os negócios e nossas vidas, podemos planejar como queremos que seja o novo normal. Pode não parecer o mesmo de antes da pandemia, mas com alguma sorte, pode ser melhor. Use a transição de volta ao escritório como uma oportunidade para reavaliar e planejar um futuro mais forte.
Pesquisa PWC, junho de 2020, Pesquisa de trabalho remoto nos EUA: PwC
